010761000 Projektityöskentely Luento 4 Hanna-Kaisa Lammi hanna-kaisa.lammi@lut.fi

1. 010761000 ProjektityöskentelyLuento 4Hanna-Kaisa Lammihanna-kaisa.lammi@lut.fi

2. Projektintavoitteidenasettaminen Projektin organisointi Projektin osittaminen Aika- suunnittelu Resurssi- suunnittelu Kustannus- suunnittelu Ohjaus- järjestelmän suunnittelu Projektisuunnittelun vaiheet Projektisuunnitelma

3. Projektin vaiheistus ja ositus • Projektin ositus eli WBS (Work Breakdown Structure) • Tavoitteet: • jaetaan projekti vastuukokonaisuuksiin • jaetaan aikataulut osa-aikatauluihin • puitteet kustannusohjaukselle • työlle hierarkinen jäsentely ja koodaus • integroida ajallinen ja taloudellinen suunnittelu ja ohjaus • luoda projektin keskeinen informaatioväline

4. Kaksitasoinen ositus • Aktiviteetti • suurehko kokonaisuus, voidaan jakaa aliaktiviteetteihin • voi kestää jopa koko projektin (esim. projektinhallinta) • tärkeitä tietoja ovat alkuajankohta, loppuajankohta, resurssit, työmäärä ja lopputuotteet • Tehtävä • yleensä yhden henkilön suorittama kokonaisuus • kesto tyypillisesti muutamia päiviä, max. 2 viikkoa: • luotettavat arviot • poikkeamat havaitaan nopeasti ja voidaan reagoida niihin • tosin liian pienet tehtävät lisäävät byrokratian määrää

5. Osituksen huomioita 1/2 • Kaikkia tehtäviä ei pysty suunnittelemaan etukäteen; ennakoimattomat ongelmat ovat tavallisia • Varaa aikaa odottamattomille tehtäville • Älä resurssoi ihmisiä 100-prosenttisesti vaan varaa aikaa organisaation yleisiin tehtäviin, poissaoloihin jne. • Varaa aikaa myös katselmointeihin ja muihin tarkastuspisteisiin, viranomaisten lupiin, laitteistojen hankkimiseen ja asentamiseen jne.

6. Osituksen huomioita 2/2 • Tarkenna tehtäviä projektin edetessä (yleisaikataulu, 90 päivän aikataulu, viikkoaikataulu) • Pyri edistämään yrityksen sisäisen tehtävälistan luomista. Tämä helpottaa projektin suunnittelua huomattavasti.

7. esimerkki WBS:stä Esitysohjelmisto Tietokanta Määrittelyn tarkennus Kohdetietokannan rakenteen suunnittelu Projektinhallinta Järjestelmätehtävät Kartta Lisätietokannan Projektisuunnitelman Versionhallinta ja Määrittelyn rakenteen suunnittelu laadinta arkistointi tarkennus Kohdetietokantaolion Johtoryhmän palaverit Käyttöohjeen laadinta Karttojen luonti suunnittelu ja Raportointi Hankinnat Symbolien luonti pakkauskuvauksen Projektin Loppuraportin Koulutus Karttaosuuden laadinta laadinta Käyttöönottotuki suunnittelu ja Tietokannan Asennus pakkauskuvauksen suorituskykytestit Hyväksymiskoe laadinta Ohjelmointi Ohjelmointi Moduulitestaus Moduulitestaus Testaus Liityntä X-järjestelmään Käyttöliittymä Testisuunnitelman laadinta Protokollan tarkennus Määrittelyn tarkennus Testiympäristön Liityntäosuuden suunnittelu ja Käyttöliittymäproton luonti kokoaminen pakkauskuvauksen laadinta Käyttöliittymäproton arviointi Testitapausten laadinta Ohjelmointi Ikkunoiden viimeistely Järjestelmätestaus Moduulitestaus Koekäyttötestaus Sovellus Tekninen suunnittelu Määrittelyn tarkennus Arkkitehtuurikaavion laadinta Sovellusosuuden suunnittelu Vaatimusten laadinta Koodaus arkkitehtuuriosille Moduulitestaus Tekninen määrittely Projektisuunnitelman tarkennus

8. Projektin aikaohjaus • Huomioitavia asioita • myöhästymissakot, esim 0,5% viikossa, max 10% projektin kauppahinnasta • sidotun pääoman korko, esim. investoiduille laitteille, työlle, tilat, koneet jne. • tuotto projektin tuloksista • menetetty tuotto • markkinaetu • maine luotettavana toimittajana

9. Yleisiä ongelmia aikataulusuunnittelussa • tehtävät kuukausien ja jopa vuosien pituisia • riippuvuudet tehtävien väliltä puuttuvat • pelivaroja ei tunneta • resursseja ei ole merkitty aikatauluun • aikatauluja ei ylläpidetä vaan toimitaan vanhentuneen aikataulun perusteella • aikataulun luettavuus on heikko • aikataulusta puuttuu tehtäviä • henkilöstön asenne aikasuunnitteluun on heikko: ”ei ne aikataulut kuitenkaan pidä paikkaansa”

10. Työajan jakautuminen (esim.)

11. Projektiryhmän jäsenen työaika

12. Projektipäällikön työaika

13. Aikataululaadinnan tehtävät • laadi tehtäväluettelo • arvioi tehtävien työmäärät ja kestot ja sijoita ne työkaluun paikalleen • selvitä tehtävien suoritusjärjestys ja riippuvuudet • allokoi resurssit tehtäville • viimeistele aikataulu valitsemallasi työkalulla • tarkastele ja analysoi tulosta • hyväksytä aikataulu ja sitoudu sen noudattamiseen ja ylläpitämiseen

14. Työmäärien arviointi • aikataulutuksen kulmakivi • arvioinnilla tarkoitetaan tehtävän koon, kustannusten, resurssien ja keston määrittämistä • arviointia tarkennetaan koko projektin ajan • alussa arviointi tehdään niin hyvin kuin se on sen hetkisen tietämyksen perusteella mahdollista

15. Työmääräarvioiden ongelmia • projektin vaatimukset muuttuvat • projektin tavoite ja sisältö on heikosti määritelty • projektin organisaatio, määräykset, lait tai tilajärjestelyt muuttuvat • arvioiden tekijät ovat kokemattomia • arviointi on tehty liian suurina kokonaisuuksina • käytössä ei ole historiatietoa • henkilöstö vaihtuu • johto sanelee työmääräarviot • projektin johtaminen ei ole jämäkkää

16. Yleissääntöjä • jos arvioit jonkun tehtävän alakanttiin, arvioi seuraava yläkanttiin • pelivaran voi sisällyttää tehtäviin tai laittaa erikseen aikatauluun näkyviin. Asiakas ei välttämättä hyväksy erikseen näkyviä pelivaroja. • eri ihmisten tuottavuus vaihtelee jopa 10-20 -kertaisesti: historiatieto arvioiden pitävyydestä henkilöittäin helpottaa arviointia

17. Tehtävän kesto • kesto = työmäärä / resurssimäärä • esim: • tehtävän työmäärä 10 työpäivää • 1 resurssi käyttää ajastaan 65% ajastaan • tehtävän kesto on 10 / 0,65 = 15,38 työpäivää • jos pyöristät 15 päiväksi, pyöristä seuraava ylöspäin • jos pyöristät 16 päiväksi, pyöristä seuraava alaspäin

18. Toimintoverkko teht. 1 teht. 4 teht. 7 teht. 2 teht. 5 teht. 3 teht. 6 aika

19. Arviointimenetelmiä • RAHI ja MUTU • tehtävien arviointi • ryhmässä • 2-N ihmisen ”sokkotyönä” • vaihejaon hyödyntäminen (esim. 20% suunnitteluvaiheelle) • nyrkkisäännöt (esim. dokumentointi 3 sivua / päivä) • matemaattiset mallit, joissa otetaan huomioon kokemus ja tehtävien vaikeus

20. Työmääräarvioiden kehittyminen Työmäärä- tiedot Työmäärä- arviointi Arviointi- menetelmät Toteutuneiden työmäärien raportointi TIETO- PANKKI Vertailu arvioihin Arviointi- menetelmien kehittäminen Näistä lisää ensi luennolla Vahvistus arvioille Poikkeamia Poikkeamien syiden analysointi EI ON

21. Riskien hallinta projektissa • Riskin määritelmä: Mahdollinen negatiivinen poikkeama projektin tavoitteista. • Riskianalyysi ainakin toteutettavuustutkimuksen loppupuolella, mahdollisesti muissakin vaiheissa. • Riskejä seurataan esim. viikkokokouksissa ja niiden perusteella ohjataan projektia ja tehdään päätöksiä toimintatavoista. Tarvittaessa projektin johtoryhmä voi tehdä päätöksiä riskien minimoimiseksi.

22. Riskityypit, esimerkkejä • tekniset riskit • tuotevastuuriskit • projektiriskit • aikataulu- ja budjettiriskit • organisaatio, henkilöstö, tiedonkulku • ulkopuoliset hankinnat, toimittajat • sopimusriskit • bisnesriskit • taloudelliset ja sopimuksiin liittyvät riskit • ympäristötekijät, luonnonolosuhteet • kohdemaahan liittyvät riskit, esim. lait, politiikka

23. Riskianalyysi • Workshop, osallistujat eri alueiden asiantuntijoita • Riskit kerätään listaksi, jossa jokaisen riskin todennäköisyys (P) ja vaikutus (I) arvioidaan ennalta sovitulla asteikolla (usein 1-5) • Lista järjestetään PxI arvon perusteella • Tärkeimmille riskeille tehdään varautumissuunnitelma

24. P Etsitään ratkaisuja riskien poistamiseksi Riskejä tarkkaillaan Analyysi ja torjunta- suunnitelma Ei toimen- piteitä 0 I Riskien hallinnan nelikenttä

25. Riskien seuranta ja hallinta • Mahdolliset toimenpiteet • riskien ennakointi • riskien eliminointi • riskien väistäminen • seurausten minimointi • Toimenpiteissä täytyy aina muistaa vaikutukset projektin budjettiin, aikatauluun, ominaisuuksiin ja laatuun

26. Top risks, USA • Avainhenkilö vaihtaa työpaikkaa • Epärealistiset aikataulut ja budjetit • Kehitetään ohjelmistoon vääriä toimintoja ja turhia piirteitä • Huono käyttöliittymä • Muutokset määrittelyssä = "liikkuva maali" • Ongelmat muualta hankituissa komponenteissa ja/tai palveluissa • Tekniset ongelmat (suoritusteho, reaaliaikaisuus, muistitila).

27. Top risks, Lappeenranta • MITEN • aikataulu petti • kustannukset ylittyivät • asiakas tyytymätön tuotteeseen (ei vastaa tavoitteita, liiketaloudelliset menetykset) jälkihoidon työmäärä valtava. • MIKSI ? • työmääräarvio virheellinen • määrittely puutteellinen • liian suuri projekti • asiakkaan/toimittajan asiantuntemattomuus • suunnittelematon käyttöönotto • henkilöstön vaihtuvuus • huono projektipäällikkö • ongelmat työvälineissä/laitteissa

28. Critical (anti) success factors in software projects (J. S. Reel, IEEE Software May/June 1999) • 1. projektinvetäjä ei ymmärrä asiakasvaatimuksia • 2. projektin laajuutta ei ole määritelty kunnolla • 3. muutostenhallinta on puutteellista • 4. teknologiassa tapahtuu muutoksia • 5. asiakasvaatimukset muuttuvat • 6. aikataulu on epärealistinen • 7. käyttäjien vastustus • 8. tuki projektille loppuu • 9. projektiryhmässä ei ole tarvittavaa ammattitaitoa • 10. ei oteta oppia toimivista käytännöistä ja tehdyistä virheistä. Johtopäätös: Projektien ongelmat eivät niinkään ole teknisiä, vaan liittyvät projektinhallintaan, ihmisten johtamiseen, ryhmätyöhön, kommunikointiin, asiakastarpeiden ymmärtämiseen…