República de Colombia

1. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA Resolución No. 0379 del 19 de enero de 2012 PROCESOS BIENES MUEBLES - INVENTARIOS BIENES INMUEBLES PROGRAMA DE SEGUROS - PORTAFOLIO

2. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA BIENES MUEBLES El Grupo se encuentra desarrollando y actualizando los procesos y procedimientos con criterios claros y unificados a nivel nacional, que permitan contar con una base de datos consolidada que refleje la realidad de la Propiedad, planta y Equipos de la Superintendencia de Notariado y Registro

3. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA BIENES MUEBLES Los Bienes Muebles se clasifican en: DEVOLUTIVOS: Son los bienes que no se extinguen o consumen de manera inmediata y que desde el punto de vista de su administración, control y seguimiento, requieren ser controlados, mediante una placa de identificación. Ejemplo: Equipos de computo, maquinaria , equipos de oficina, como escritorios, puestos de trabajo, sillas, entre otros.

4. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA BIENES MUEBLES CONSUMO CONTROLADO: Son los Bienes que habiendo sido registrados directamente al gasto como consumo, por su valor de adquisición (medio SLMLV), la Entidad decide que deben ser controlados administrativamente, mediante placa de identificación. Ejemplo: Cosedoras Industriales, basureras, perforadoras industriales, papeleras de escritorio, entre otros.

5. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA BIENES MUEBLES APLICABILIDAD Se estandarizaron los formatos para el registro de los bienes, facilitando la identificación, control, ubicación y la administración de los inventarios. FORMATO F1 “Levantamiento Inventario Individual” FORMATO F2 “Traslado de Bienes entre funcionarios de la misma oficina” FORMATO F3 “Control de Reintegros” FORMATO F4 “Concepto Técnico”(Únicamente equipos de computo) FORMATO F5 “Consolidado General de Inventarios( base de datos) FORMATO F6 “Control de Reintegros”

6. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA • BIENES MUEBLES • MARCO NORMATIVO • Resolución 8631 de 2012 • Memorando No. 116 del 10 de Junio de 2009 • Circular No. 268 de 25 de Noviembre de 2009 Nivel nacional • Circular No. 272 del 7 Diciembre de 2009, Nivel Central • Circular 244 del 3 de Diciembre de 2010 • Memorando No. 127 de 29 de Julio de 2011 • Circular No. 677 de 9 Diciembre de 2011 • Resolución 8631 de 17 de Septiembre de 2012 • Circular No. 1035 de 4 de Diciembre de 2012 • Circular No. 1471 del 5 de Septiembre de 2013

7. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA • BIENES MUEBLES • ASPECTOS RELEVANTES • Es responsabilidad del Funcionario o Contratista de la Entidad velar por el buen uso y el adecuado manejo de los bienes muebles asignados para desempeño de sus funciones. • La Administración y control de los inventarios de los bienes muebles de cada Oficina de Registro de Instrumentos Públicos esta bajo la responsabilidad del Registrador de la Oficina.

8. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA • BIENES MUEBLES • ASPECTOS RELEVANTES • Las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, seccionales, tienen la responsabilidad y la obligación de reportar la información de los inventarios a la Oficina Principal del Circulo Registral en los formatos institucionales establecidos. • Las Oficinas de Registro de Instrumentos Publicos Principales de los Círculos Registrales deben consolidar la informacion de sus Seccionales en el formato Institucional establecido y remitirlo al Grupo de Bienes Muebles e Inmuebles y Seguros para que este a su vez consolide la informacion de los Bienes Muebles a nivel nacional.

9. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA • BIENES MUEBLES • FUNCIONES PRINCIPALES • Apoyar y asesorar a Nivel Nacional, a las dependencias del Nivel Central y a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, en lo que hace referencia al manejo, control y administración de los inventarios de bienes muebles, devolutivos, reintegros, inservibles y bienes de consumo controlado. • Mantener actualizada y consolidada en coordinación con las dependencias del Nivel Central y con las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, la base de datos de los inventarios, donde se clasifiquen e identifiquen los bienes muebles y el funcionario o contratista a su cargo, por cada una de las oficinas aplicando los formatos institucionales diseñados para este fin.

10. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA • BIENES MUEBLES • FUNCIONES PRINCIPALES • Planear, coordinador y promover las actividades a desarrollar por la entidad para adelantar a jornada anual de inventarios a Nivel Nacional, en cumplimiento a las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación. • Realizar en el Nivel Central y en Oficinas de Registro de Instrumentos Publicos pruebas presenciales y selectivas de inventarios, con el fin de verificar la calidad de la informacion reportada y el cumplimiento de la Jornada anual de inventarios. • Asesorar y brindar capacitación a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos en los procesos para dar de baja los bienes muebles que han cumplido su vida útil y que por su estado ya no prestan un servicio útil a la entidad.

11. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA • BIENES MUEBLES • FUNCIONES PRINCIPALES • Promover la importancia del adecuado manejo de los bienes muebles que son asignados a cada funcionario o contratista y brindar capacitación sobre la administración de los inventarios y de los cambios o ajustes que se presenten en mejora de una buena administración de estos. • Expedir el Acta de Entrega de los bienes muebles de los funcionarios del Nivel Central que se retiran de la entidad o se trasladen a otra Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.

12. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA • BIENES MUEBLES • PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE BIENES MUEBLES • Es responsabilidad de las Oficinas de Registro de Instrumentos Publicos el mantener descongestionado los lugares de trabajo y del almacenamiento de bienes que por su estado se encuentran inservibles, obsoletos o dañados, realizando permanentemente el siguiente procedimiento para la baja de bienes. • Identificar los elementos inservibles relacionándolos en el FORMATO F3, tanto para elementos Devolutivos como los elementos de Consumo Contralado. • Para los equipos de cómputo, impresoras, entre otros, se debe elaborar el FORMATO F4 – CONCEPTO TÉCNICO, recuerde llamar a Asistencia Técnica o Mesa de Ayuda.

13. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA • PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE BIENES MUEBLES • Para demás elementos se debe elaborar el Acta de Inspección Ocular, aclarando el estado del bien. • Confrontar y verificar que se encuentren en la base de datos de Inventarios, o incluir los que no estén (haciéndole el seguimiento a los elementos devolutivos y consumo controlado, luego hacer el ingreso correspondiente). • Registrar y asignar las tarjetas Kárdex a cada uno de los elementos devolutivo y consumo controlado, en la base de datos del Almacén, los cuales deben estar valorizados. • Elaborar la orden de ingreso de inservibles, para ser registrados en la base de datos de Almacén, con esta orden de ingreso, se descarga de la base de datos de Inventarios.

14. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA • PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE BIENES MUEBLES • Se registra la información en el FORMATO F6 – CONTROL DE BIENES INSERVIBLES. • Los equipos de cómputo, se deben ofrecer primero al programa de COMPUTADORES PARA EDUCAR Proceso de Donaciones MinTIC. (Decreto 2324 de 2000 Presidencia de la República) según las Especificaciones técnicas enviadas por este Programa. • Elaborar Acta con los equipos que cumplan para “El Programa Educar” y se hace la Resolución de entrega de los elementos y comprobante de egreso a nombre de Computadores para Educar. • Elaborar la orden de egreso de inservibles, se descarga del Kárdex.

15. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA • PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE BIENES MUEBLES • Con el resto de elementos se elabora la Resolución de Baja de Inservibles, para ser publicada en la Oficina de Divulgación de la SNR (Resolución 7596 de 28 de diciembre de 2005 y memorando 127 del 29 de julio de 2011). • Esperar a que haya un proponente o interesado. • Cumplido el plazo de (30) treinta días y al no presentarse oferente, se ofrecen a una Fundación Sin Ánimo de Lucro, o en su defecto se elabora acta de destrucción para destrucción. • Elaborar la orden de egreso a nombre de la entidad proponente y se descarga del Kárdex de Almacén, con la misma orden de egreso se descarga de la parte contable.

16. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA • PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE BIENES MUEBLES • Actualizar la base de datos de Inventarios, para ser remitida a la Oficina Principal y esta a su vez la consolida y la envía a la SNR - Grupo de Administración de Bienes Muebles e Inmuebles y Seguros, con todas las casillas debidamente diligenciadas, para el control y administración de los inventarios. • Para los equipos de cómputo donde no se presenten interesados y tampoco ninguna Fundación Sin ánimo de lucro los requiera, se debe tener en cuenta lo establecido por el Ministerio del Medio Ambiente. Para esta labor el Grupo de Bienes Muebles e Inmuebles y Seguros estará atento para su asesoría.

17. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA • BIENES INMUEBLES • Administrar y controlar a nivel nacional toda la información sobre los bienes Inmuebles propiedad de la Entidad incluyendo los tomados o dados en comodato. • Los inmuebles tomados y dados en arriendo se encuentran a cargo del Grupo de Infraestructura de la Entidad. • Las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, deben administrar los inmuebles asignados a su cargo, bien sean para uso de la Oficina, inmuebles desocupados, recibidos en comodato y los dados en comodato si en el contrato se asigna al Registrador como responsable del contrato.

18. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA • BIENES INMUEBLES • El Grupo consolida la información de los pagos, por concepto de impuesto predial, valorización y de administración, de los bienes inmuebles propiedad de la Entidad, incluyendo los bienes inmuebles desocupados y en comodato, adscritos a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. • Estos pagos deben ser gestionados por cada Oficina de Registro, ante el Grupo de presupuesto de la Entidad, para la asignación de recursos. Luego de realizado el pago, se debe enviar el comprobante al Grupo de Bienes Muebles Inmuebles y Seguros para su consolidación. • La información sobre el pago de servicios públicos no se consolida en el Grupo, por lo cual es deber de cada Oficina de registro, llevar el control de esta información.

19. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA PROGRAMA GENERAL DE SEGUROS - PORTAFOLIO La Superintendencia de Notariado y Registro actualmente cuenta con el Portafolio de Seguros que consta de las siguientes Pólizas con las siguientes Aseguradoras: QBE SEGUROS S.A. Todo Riesgo Daños Material Manejo Para Entidades Oficiales Responsabilidad Civil Extracontractual Infidelidad y Riesgos Financieros De Automóviles LIC. Transporte de Valores ACE SEGUROS S.A. Responsabilidad Civil Servidores Públicos

20. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA TODO RIESGO DAÑO MATERIAL  Ampara las pérdidas y/o daños materiales que sufran los bienes de propiedad de la Entidad o bajo su responsabilidad, tenencia o control y, en general, los recibidos a cualquier titulo y/o por los que tengan algún interés asegurable.   MANEJO PARA ENTIDADES OFICIALES Ampara los riesgos que impliquen menoscabo de los fondos o bienes de la Superintendencia de Notariado y Registro, causado por acciones y omisiones de sus servidores, empleados o en complicidad de terceros, que incurran en delitos contra la administración pública o en alcances Fiscales por incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.

21. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL Ampara los perjuicios patrimoniales que cause el asegurado, con motivo de la Responsabilidad Civil Extracontractual en que incurra o le sea imputable de acuerdo a la ley Colombiana, por lesiones, menoscabo en la salud, perjuicio fisiológico o muerte de personas; y/o deterioro, destrucción o perdida de bienes de terceros; y/o perjuicios económicos, incluyendo lucro cesante y daño moral como consecuencia directa de tales daños personales y/o materiales, causados durante el giro normal de sus actividades.

22. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA INFIDELIDAD Y RIESGOS FINANCIEROS Ampara, bajo las condiciones de la Póliza, el patrimonio de la Entidad por perdidas y/o daños a los bienes propios por los cuales la Superintendencia sea responsable, incluyendo dinero en todas sus formas y denominaciones, títulos reales o virtuales y títulos valores, a consecuencia de los riesgos a que esta expuesta la Entidad en su giro normal de su actividad, a consecuencia de empleados, terceros o en complicidad con éstos. DE AUTOMOVILES Ampara las pérdidas y/o daños que sufran los vehículos de propiedad o por los que sea legalmente responsable la Entidad, así como los daños a bienes y/o lesiones y/o muerte de terceros por causa de accidentes en territorio nacional.  

23. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA TRANSPORTE DE VALORES Ampara todos los bienes que sean movilizados a nombre de la Superintendencia de Notariado y Registro, desde el momento en que queden bajo responsabilidad de la Entidad. Cobertura de todo riesgo de daños materiales y perdidas que sufran los bienes asegurados durante su transporte por cualquier causa no excluida, incluyendo: Motín, Asonada, Huelga o en general conmociones populares de cualquier clase, Actos mal intencionados de terceros. RESPONSABILIDAD CIVIL SERVIDORES PUBLICOS Ampara la responsabilidad de los mismos ( Servidores Públicos) por actos o hechos no dolosos ocurridos en el ejercicio de sus funciones, y los gastos de defensa en materia disciplinaria, penal, y fiscal que deban realizar.  

24. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA • PRESENTACION DE RECLAMACIONES POR SINIESTROS CONOCIDOS • Conocido el hecho generador del siniestro, el Funcionario responsable de la dependencia o de la oficina de Registro de Instrumentos Publicos debe Informar dentro de las veinticuatro horas (24) hábiles siguientes a su ocurrencia y por escrito a la Secretaria General de la Superintendencia, con el fin de tomar las medidas pertinentes que generen actos administrativos y de controles que garanticen la no ocurrencia del evento y minimicen los riesgos a que esta expuesta la Entidad por el giro normal de sus actividades, al mismo tiempo se deben informar a la Coordinación del Grupo de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros. •  INFORMACION Y DOCUMENTACION A APORTAR • Especificación del tipo de siniestro: Incendio, hurto, Responsabilidad, automóviles, etc.

25. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA • PRESENTACION DE RECLAMACIONES POR SINIESTROS CONOCIDOS • Elaborar por escrito el informe respectivo donde se evidencie claramente circunstancias de tiempo, modo y lugar, fecha de ocurrencia. • Informar la cuantía aproximada de la Perdida (de acuerdo con la Orden de Ingreso o valor comercial, informes de auditoria). • Actas de Inspección o Verificación por parte del Registrador de la Oficina de Registro de Instrumentos públicos o del funcionario competente del Nivel Central. • Acta de Arqueo ( si lo requiere la aseguradora).

26. Repúblicade Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y SEGUROS DIRECCION ADMINISTRATIVA • PRESENTACION DE RECLAMACIONES POR SINIESTROS CONOCIDOS • Informe de Visita de la Dependencia Competente (si lo requiere la aseguradora). • Concepto técnico (daños equipos eléctricos, electrónicos, de computo, maquinaria), • Copia de la Denuncia penal ante la FISCALIA GENERAL DE LA NACION (en caso de hurto) • Informe de la Empresa de Vigilancia ( en caso de hurto) • Y demás documentos que la aseguradora solicite según el tipo de siniestro ocurrido.