SZKOLENIE dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

1. SZKOLENIE dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

2. 1 2 4 3 AGENDA SZKOLENIA CEL OPISU PROCEDUR ADMINISTRACYJNYCH METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY ORGANIZACJA PRACY I WSPÓŁPRACY ZESPOŁÓW ZADANIOWYCH Z KOORDYNATOREM PROJEKTU Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

3. 1 2 4 3 AGENDA SZKOLENIA CEL OPISU PROCEDUR ADMINISTRACYJNYCH METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY ORGANIZACJA PRACY I WSPÓŁPRACY ZESPOŁÓW ZADANIOWYCH Z KOORDYNATOREM PROJEKTU Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

4. 1 CEL OPISU PROCEDUR ADMINISTRACYJNYCH Uproszczenie procedur związanych z rejestracją i prowadzeniem działalności gospodarczej oraz ich elektronizacja za pośrednictwem elektronicznego Punktu Kontaktowego (ePK) Realizacja celu wynika z zapisów Dyrektywy 2006/123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. dotyczącej usług na rynku wewnętrznym. Zgodnie z Dyrektywą Państwa Członkowskie zobowiązane zostały m. in. do uproszczenia procedur administracyjnych związanych z rynkiem usług Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

5. 1 CEL OPISU PROCEDUR ADMINISTRACYJNYCH • Z Dyrektywy wynika obowiązek: • wprowadzenia pojedynczych punktów kontaktowych - celem zintegrowanej (w jednym miejscu) rejestracji podjęcia działalności gospodarczej • uproszczenia procedur i formalności dotyczących podejmowania i prowadzenia działalności usługowej - w wyniku czego obniżone zostaną ryzyko powtarzania czynności i ponoszone koszty (zarówno dla urzędu jak i dla przedsiębiorcy), a także wzrośnie przejrzystość i dostępność usług administracji publicznej, • oceny - czy konieczny jest wymóg przedstawiania wszystkich dokumentów, czy też niektóre informacje mogą być przysłane z innych źródeł (np. innych właściwych jednostek administracji, które takie informacje posiadają), • oceny - czy uprawnione jest wymaganie przedstawiania niektórych dowodów w określonej formie (np. w formie oryginału, uwierzytelnionej kopii lub tłumaczenia, czy też wystarczające jest przedłożenie dokumentów nieuwierzytelnionych). Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

6. 1 CEL OPISU PROCEDUR ADMINISTRACYJNYCH Niezbędnym uzupełnieniem wymagań zapisów szczegółowych Dyrektywy jest doprecyzowanie danych wymaganych w realizacji procedur rejestracji i prowadzenia działalności gospodarczej oraz określenie zbioru jednostek organizacyjnych (np. Urząd Skarbowy, ZUS, GUS), rejestrów państwowych (np. Krajowy Rejestr REGON, CEIDG) i systemów informatycznych (np. e-PUAP) obsługujących procedury w administracji publicznej. Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

7. 1 2 4 3 AGENDA SZKOLENIA CEL OPISU PROCEDUR ADMINISTRACYJNYCH METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY ORGANIZACJA PRACY I WSPÓŁPRACY ZESPOŁÓW ZADANIOWYCH Z KOORDYNATOREM PROJEKTU Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

8. 2 Identyfikacja, opis, mapowanie, analiza i ocena procesów oraz wywołanych w nich procedur Proces rzeczywisty Identyfikacja, analiza i ocena otoczenia prawnego, organizacyjnego i technologicznego realizacji procedur administracyjnych § Wzór dokumentu elektronicznego Uproszczenie, standaryzacja oraz elektronizacja procedur Uproszczony proces Przyjecie i wdrożenie zmian prawnych i organizacyjnych w realizacji procedur administracji publicznej KU ePK Przyjęcie i wdrożenie zmian technologicznych METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ Konsultacje społeczne i międzyresortowe Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

9. START Metodyka upraszczania i elektronizacji procedur obsługi administracyjnej Identyfikacja, opis i mapowanie procesów oraz wywołanych w nich procedur Analiza i ocena procedur Ocena istniejących aktów prawnych pod kątem wykonalności procedur Analiza rozwiązań organizacyjnych i technologicznych realizujących procedury Nie Czy są przesłanki do uproszczenia, standaryzacji lub elektronizacji procedur ? Tak Podproces A Opracowanie propozycji uproszczeń, standaryzacji oraz elektronizacji procedur Czy wymagane są zmiany prawne, organizacyjne lub technologiczne ? Nie Tak Opracowanie propozycji zmian prawnych, organizacyjnych lub technologicznych Czy wymagane są konsultacje opracowanych zmian ? Nie Tak Przeprowadzenie konsultacji międzyresortowych i społecznych dla propozycji uproszczeń procedur, zmian aktów prawnych, rozwiązań organizacyjnych i technologicznych Czy wymagana jest aktualizacja propozycji opracowanych zmian ? Tak Nie Podproces B Implementacja zmian w realizacji procedur administracji publicznej Monitoring realizacji procedur i procesów administracji publicznej Czy są nowe procedury lub są wymagane zmiany w dotychczasowych procedurach ? Tak Nie STOP Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

10. 2 METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ START PODPROCES A Opracowanie modeli referencyjnych elektronicznych procesów obsługi administracyjnej oraz wzorów dokumentów elektronicznych Opracowanie wzorów dokumentów elektronicznych i formularzy elektronicznych Opracowanie elektronicznych modeli referencyjnych procesów obsługi administracyjnej w notacji BPMN i języku BPEL Opracowanie wymaganej zawartości informacyjnej i struktury dokumentu elektronicznego Określenie nazw, typu i formatu danych dokumentu z uwzględnieniem wymagań aktów prawnych i modelu interoperacyjności w administracji publicznej Budowa schematu XML (xsd), reprezentacji graficznej, wyróżnika i formularza elektronicznego dla dokumentu elektronicznego STOP PODPROCES A Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

11. 2 METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ START PODPROCES B Przyjecie i wdrożenie zmian w realizacji procedur administracji publicznej Czy są propozycje zmian prawnych ? Nie Tak Przyjęcie i wdrożenie zmian prawnych Czy są propozycje zmian organizacyjnych ? Tak Przyjęcie i wdrożenie zmian organizacyjnych Czy są propozycje zmian technologicznych ? Nie Tak PODPROCES C Przyjęcie i wdrożenie zmian technologicznych STOP PODPROCES B Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

12. 2 METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ START PODPROCES C Implementacja procedur na ePK i ePUAP Wprowadzenie elektronicznych modeli referencyjnych procedur obsługi administracyjnej do repozytorium elektronicznego Opracowanie zmian do projektu informacyjnego, funkcjonalno-organizacyjnego i informatyczno-technologicznego ePK i ePUAP Nadanie jednolitego identyfikatora dla modelu procedury Wprowadzenie zmian w oprogramowaniu ePK i ePUAP Wprowadzenie wzorów dokumentów elektronicznych do repozytorium elektronicznego Konfiguracja środowiska użytkowego ePK i ePUAP Nadanie jednolitego identyfikatora dla wzoru dokumentu Przeprowadzenie testów użytkowych ePK i ePUAP Publikacja modeli procesów i wzorów dokumentów w BIP MSWiA oraz udostępnienie na platformie ePK, i ePUAP STOP PODPROCES C Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

13. 1 2 4 3 AGENDA SZKOLENIA CEL OPISU PROCEDUR ADMINISTRACYJNYCH METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY ORGANIZACJA PRACY I WSPÓŁPRACY ZESPOŁÓW ZADANIOWYCH Z KOORDYNATOREM PROJEKTU Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

14. 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY PRZYGOTOWANY FORMULARZ ELEKTRONICZNY BĘDZIE DO PAŃSTWA DYSPOZYCJI W CIĄGU NAJBLIŻSZYCH DNI Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

15. 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY • Punktem wyjścia będą: • kodeks postępowania administracyjnego, • akty prawne wyznaczające zadania i obowiązki dla struktur administracji rządowej i samorządowej, • instrukcje kancelaryjne dla organów właściwych uczestniczących w realizacji procedur administracyjnych, • regulacje prawne związane z realizacją procedur administracyjnych drogą elektroniczną, • opisy systemów teleinformatycznych wspierających realizację procedur administracyjnych Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

16. 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

17. 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY • Uczestnicy (wykonawcy) procedury • Opis: Zdefiniowane zostaną podmioty (jednostki administracji, obywatel) biorący udział w procedurze pod względem ich obowiązków i ról, które w niej pełnią. Dla każdego podmiotu przewidziana jest możliwość zdefiniowania wewnętrznych jednostek organizacyjnych, która pozwoli na określenie zależności pomiędzy wydziałami w urzędach i jednostkach administracji publicznej. Możliwe będzie np. wskazanie urzędu i jego poszczególnych departamentów. • Pytania dla opisu: • Jakie instytucje/stowarzyszenia/organizacje poza rządowe/ izby i inne podmioty, oprócz Państwa organu właściwego uczestniczą w realizacji procedury? • Czy organ właściwy jest odpowiedzialny za cały kraj/region? Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

18. 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY • Warunki wejściowe • Opis:Warunki, jakie musi spełnić podmiot wywołujący procedurę np. obywatelstwo polskie, praktyka zawodowa itd. • Pytania dla opisu: • Jakie dokumenty należy złożyć by zrealizować daną procedurę? • Czy należy uprzednio lub równolegle uruchomić inną procedurę ? jaką ? • Warunki wyjściowe • Opis:Warunki, jakie muszą być spełnione, aby procedura została pomyślnie zakończona (wyniki procedury np. decyzje, wpisy do rejestrów itd.). • Pytania dla opisu: • Co finalnie otrzymuje wnioskodawca (zezwolenie, pozwolenie, koncesję, wpis do rejestru…)? • Czy są z tym związane jakieś obwarowania (np. konieczność aktualizacji co 3 lata …) Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

19. 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY • Opis przebiegu procedury • Opis:Procedura zostanie szczegółowo opisana, z zaznaczeniem poszczególnych faz, punktów decyzyjnych i zdarzeń towarzyszących poszczególnym etapom realizacji procedury. • Pytania dla opisu: • Jakie są poszczególne etapy procedury i kto podejmuje na tych etapach decyzje? • Jakie są działania realizowane w trybie odwoławczym ? • Jaki jest okres oczekiwania na załatwienie sprawy określonej w procedurze? • Jaki jest okres oczekiwania w trybie odwoławczym? • Czy istnieje jeden rejestr dokumentów związanych z realizacją spraw przez organ właściwy? • Jeżeli odpowiedź na pytanie powyżej brzmi nie, proszę podać jakie to rejestry? Metody pomiaru i mierniki dotyczące działań i wyników procedury (np. jakości dokumentów, obsługi petenta, czasu realizacji, ilości błędów, produktywności, kosztów i efektywności procedury Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

20. 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY • Ograniczenia procedury (czynniki ograniczające swobodny przebieg procedury) • Opis:Wymienione zostaną czynniki ograniczające przebieg procedury np. wymóg zgromadzenia odpowiedniego organu, wymóg zdania egzaminu, uzyskania uprawnień itp. • Przeanalizowane zostaną również wymagania wynikające z potrzeby komunikowania się w sposób bezpieczny dla urzędu i petenta, a mające związek z koniecznością stosowania zabezpieczenia przekazywanych dokumentów w postaci odpowiedniego rodzaju podpisu cyfrowego, wybranego w drodze oszacowania występującego ryzyka. • Pytania dla opisu: • Nie złożenie jakich dokumentów może być powodem nie zrealizowania procedury administracyjnej (załatwienia sprawy)? • Nie wykonanie jakich czynności może być powodem nie zrealizowania procedury administracyjnej (załatwienia sprawy)? • W jakim stopniu funkcjonuje w organie właściwym elektroniczny obieg dokumentów – opis? • Czy wszystkie niezbędne dokumenty wymagane do realizacji sprawy są dostępne elektronicznie (Internet)? Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

21. 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY • Ryzyko procedury • Opis: Określone zostaną ryzyka nieprzeprowadzenia procedury np. wyjątki od zapisów w ustawach, sprzeczności w przepisach itd. oraz ryzyko związane z zabezpieczeniem przepływu informacji, autentyczności i spójności danych, autoryzacji nadawcy i odbiorcy danych. • Pytania dla opisu: • Czy istnieją formalne (prawne) niebezpieczeństwa nieprzeprowadzenia procedury? • Czy istnieją komunikacyjne niebezpieczeństwa nieprzeprowadzenia procedury? Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

22. 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY • Środki zapobiegające błędom przebiegu procedury • Opis:Określone zostaną środki zapobiegające błędom w procedurze np. punkty kontroli administracyjnej wydanych dokumentów. • Pytania dla opisu: • Ile i jakie są punkty kontroli organu właściwego w odniesieniu do wydawanych dokumentów (zezwolenia, licencje, koncesje, pozwolenia…)? • Sposób nadzorowania i doskonalenia procedury • Opis:Wskazane zostaną sposoby nadzorowania procedury np. organy kontrolujące, organizacje weryfikujące itp. • Pytania dla opisu: • Kto (instytucja/organ) i w jaki sposób nadzoruje pracę i prawidłowość działania organu właściwego? Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

23. 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY • Dopuszczalne odstępstwa od reguł procedury • (od zakładanego przebiegu procedury) • Opis:Zdefiniowane zostaną możliwości odstępstw od zakładanego przebiegu procedury, powiązane z punktami decyzyjnymi w procedurze. • Pytanie dla opisu: • Czy istnieją specjalne warunki lub odstępstwa odnośnie realizacji danej procedury? Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

24. 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY • Komunikacja procedury z innymi procedurami • Opis: Określone zostaną związki pomiędzy procedurami administracyjnymi. • Pytania do opisu: • Jakie procedury są powiązane z określoną procedurą? • Realizacja jakich procedur warunkuje realizację określonej procedury? Lista wzorów dokumentów stosowanych w procedurze Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

25. 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY Będziemy również prosili Państwa o uzupełnienie listy procedur i dodatkowe wpisy (będzie to osobny formularz) Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

26. 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY PRZYKŁADY Uzyskanie zezwolenia na organizację i pośrednictwo w usługach turystycznych Uznawanie kwalifikacji do wykonywania zawodu architekta w stosunku do osób będących obywatelami państw członkowskich Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej oraz państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, którzy nabyli w tych państwach, poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, kwalifikacje do wykonywania zawodu architekta Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

27. 1 2 4 3 AGENDA SZKOLENIA CEL OPISU PROCEDUR ADMINISTRACYJNYCH METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY ORGANIZACJA PRACY I WSPÓŁPRACY ZESPOŁÓW ZADANIOWYCH Z KOORDYNATOREM PROJEKTU Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

28. 4 ORGANIZACJA PRACY I WSPÓŁPRACY ZESPOŁÓW ZADANIOWYCH Z KOORDYNATOREM PROJEKTU Zebranie uwag do formularza opisu procedury administracyjnej - do końca dnia 15.10.2009 Aktualizacja listy procedur administracyjnych (dodawanie, aktualizacja, usuwanie procedur) - do końca dnia 15.10.2009 Wypełnienie informacji o procedurze z wykorzystaniem elektronicznego formularza opisu procedury - od 22.10 - 6.11.2009 Uwagi i propozycje aktualizacji listy procedur administracyjnych proszę przesyłać na adresy : anna.polczynska@ilim.poznan.pl i grzegorz.sokolowski@ilim.poznan.pl Opisy procedur w sformalizowanej formie będą umieszczenie na portalu ePK. Opis procedury na ePK będzie administrowany przez jednostkę odpowiedzialną za procedurę W ramach działań będą świadczone usługi help-desk Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych

29. SZKOLENIE dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych PYTANIA ?

30. SZKOLENIE dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ I WSPÓŁPRACĘ