Focus: FRIS!

1. Focus: FRIS! Richard van Houten www.bronpartners.nl

2. Fris! om • creatief te kunnen zijn • de goede dingen te doen en de juiste beslissingen te nemen • productief te zijn en toegevoegde waarde te hebben en hetzelfde van anderen te krijgen www.bronpartners.nl

3. Inhoud • Chaos => orde Focus • Grensbewaking van jezelf Valkuilen • Respect opeisen Assertief • Effectief/ efficiënt zijn Discipline • E-mails Denken ipv doen • Prioriteiten stellen Nee zeggen www.bronpartners.nl

4. Richard van Houten Achtergrond: Horeca familiebedrijf Marketing/ sales manager KBB-Vendex/ Nestlé / Bols Int./ Holmen Group Werkveld Ondernemer / Consultant ‘Beïnvloeden’ Gedragskunde (presentaties en trainingen) Boeken o.a.: Zelfverzekerd en succesvol netwerken Hoe krijg ik het voor elkaar?! Psychologie van het beïnvloeden Familiebedrijven; 9 succesvolle strategieën InfoTraining 4 www.bronpartners.nl

5. TIJD EN LEVEN 50% effectief • Geslapen 27,0 jaar • Gewerkt 10,5 jaar • Onderweg geweest 8,5 jaar • TV gekeken (privé online) 7,6 jaar • Gegeten 5,5 jaar • Ziek geweest 2,8 jaar • Gerookt 2,0 jaar • Gelezen, radio geluisterd,bioscoop bezocht 2,3 jaar • Naar school gegaan 2,6 jaar • In bad geweest, geschoren,opgemaakt 1,5 jaar • Niets gedaan en gesuft 1,5 jaar • Gespeeld 1,0 jaar • Inkopen gedaan 0,8 jaar • Sport beoefend 0,2 jaar • Sex 0,2 jaar Totaal 73,0 jaar 50% rommelen www.bronpartners.nl

6. Tijd = belangrijkste valuta van deze eeuw Don’t manage your time… … manage your Energy www.bronpartners.nl

7. El Sol Energiebronenergy management Leef!leefregels– geef! – risico’s – let op! – bioritme - brainstorm Schoon (schip) maken to do-lijst en adresboek schonen - waar stop je mee? Opruimen clean desk – clean inbox (houden!) Luchten assertiever (nee zeggen) – helder – frisse wind (nieuwe mensen/ dingen) www.bronpartners.nl

8. Willen = kunnen Gedragsverandering start • bij de echte ‘wíl’ om te veranderen en • de ‘discipline’ om vol te houden Truc: - vind het leuk - via kleine successen - in flow(soms strakker soms losser) - praat/ schrijf erover www.bronpartners.nl

9. Kom in Flow Van stress in flow: DRAAI HET OM (breek eruit) • Teveel stress/ druk (emotie) …. doe niets …. of maak To-do-lijst (ratio) • Weinig energie ….. doe wat je leuk vindt (pos wrdn oef) …... of neem een Risico • Negatief ……. wees belachelijk Positief www.bronpartners.nl

10. Finding Flow B&P 10 Mihaly Csikszentmihalyi => psycholoog => hele leven onderzoek naar: “happiness and fulfilment” www.bronpartners.nl

11. B&P 11 www.bronpartners.nl

12. Flow eigenschappen • Persoonlijke uitstraling (charisma) • Je bent zelf je energiebron en bent een energiebron voor anderen • Vreugde hangt niet af van de ander • Houden van elke actiepunt • Fouten maken = leren • Opgaan in wat je doet en geniet elke seconde www.bronpartners.nl

13. Chaos Gecreëerd door • Anderen • Jezelf www.bronpartners.nl

14. B&P 14 www.bronpartners.nl

15. In Top-10 tijdverspillers 1. Onderbrekingen (onverwacht bezoek, telefoon)2. Zinloze post, email en vergaderingen3. Slecht toegankelijke, doch essentiële informatie4. Geen prioriteiten stellen 5. Delegeren, maar toch betrokken willen blijven6. Superieuren die veel willen, maar niet kunnen beslissen 7. Teveel beloven en dat weer moeten goedpraten www.bronpartners.nl

16. Efficiëntie stoppers • Onderbrekingen (hersenverstoringen) • Uitstelgedrag • Geen doelen hebben • Geen focus op ‘efficiëntie’ • Fout E-mail-gedrag • Irritatie/ Negativiteit • Ophopingen / rommel www.bronpartners.nl

17. Waardoor ontstaat ineffectiviteit? • Overbelasting/ kortsluiting (Delegeren/ Nee zeggen) • Wrijving tussen personen (Karakterologie) • Slecht energiegebruik • Negativisme • Onbalans/ bioritme negeren (Neurologie/ hersenwerking) • Geen duidelijk doel/ richting (Time management) • Onvrede • Onkunde • te weinig kennis (Technieken communicatie/ • te weinig ervaring beïnvloeden) www.bronpartners.nl

18. Wat te doen? Ontdek oorzaak tijdsverspilling Stel doel (hoeveel tijd besparen/ wat doe je met tijdswinst…) Creëer extra energiebron/ Stop negatieve energie Regels invoeren (guidelines + handhaving) Speedtechnieken MM en Snellezen www.bronpartners.nl

19. Grote klussen die maar niet opschieten • Verdeel de klus in stukken • Bezin wat je eigenlijk hindert • Reserveer vaste tijd om eraan te werken • Reserveer rustige plek zonder e-mail en telefoon • Beloon jezelf bij succes • Als rendement/tijdsbesteding afneemt; stop www.bronpartners.nl

20. Prio’s = Onderbrekingen 20 Wat is de echte reden van deze onderbrekingen? • Stap je in je valkuil? • Laat je het al te graag gebeuren? • Kun je geen NEE zeggen? Of • Als je dit nu niet doet, heb je straks veel meer problemen www.bronpartners.nl

21. ONDERBREKINGEN Echte prioriteit Je wint tijd door het nú te doen (alles laten vallen!) Je verliest tijd door het nú te doen(je laat je al te graag afleiden) Niet urgent Urgent Dominantie laten zien (je laat je imponeren) Aandacht vragen (je kunt geen NEE zeggen)(je bent een pleaser) Nep prioriteit 21 www.bronpartners.nl

22. Alles prio en hoge verwachtingen? => Doe NIETS! => Doe een stap terug….. www.bronpartners.nl

23. Het Grote Geheel zien • We verliezen ons zo vaak in details • En dat kost zoveel tijd en energie! www.bronpartners.nl

24. Het grote geheel zien Uit: Dalí museum; Abraham Lincoln www.bronpartners.nl

25. Wat gebeurt er daarboven? • Neurologie: Onbalans tussen lichaam en geest, als hersenen niet optimaal functioneren • Hersenen zijn goed in staat geleerde zaken en opgeslagen patronen te her-leren om te herstellen en zelfs te optimaliseren • Link maken tussen Rechter- en Linker hersenhelft (zelfde golfbereik) www.bronpartners.nl

26. Denken gaat via je prefrontale cortex Ratio en LogicaDenken, plannen, problemen oplossen Beweging, herkenning, oriëntatie Visuele herkenning gehoor herkenning, geheugen en spraak www.bronpartners.nl

27. Wat gebeurt er daarboven? • We leren onze hersenen middels positieve beloning optimaler te werken* (doe 5 positieve woorden oefening) • Wanneer je leert: nieuwe hersen-verbindingen aanmaken • Men gebruikt 10% van de hersencapaciteit: Wil je meer? Dan moet je de hersens trainen www.bronpartners.nl

28. Hersenen en Positief denken De kunst is: • Negatieve gedachten te verminderen (polsbandje) en • Positieve gedachten te vermeerderen • Dopamine en endorfine creatie • Stressverminderende hormonen creatie • Dopamine = neurotransmitter van passie, creativiteit en bevlogenheid • Serotonine = neurotransmitter van zelfverzekerdheid en stabiliteit www.bronpartners.nl

29. Wat gebeurt er? • Door een rustiger geest (training) wordt het zenuwgestel/ immuunsysteem hersteld. ↑ veerkracht, ↑ gezondheid, ↑ emotionele stabiliteit www.bronpartners.nl

30. Wat is er aan de hand? • Te weinig aandacht en rust voor ontspanning • Geest in voortdurende staat van paraatheid • Actie, spanning, bedreiging, vechten, vluchten • Schaadt onze gemoedsrust, levensvreugde en gezondheid • WWW? www.bronpartners.nl

31. De www-regel • Leven volgens je passie is de sleutel tot een gelukkig – voldaan - effectief leven • Het is de kunst om uit te vinden wat uw passie nu écht is…… • De www regel:“De belangrijkste reden waarom mensen niet krijgen wat ze willen, is dat ze niet weten wat ze willen….” => Weet Wat je Wilt • Zonder richting blijf je cirkeltjes draaien www.bronpartners.nl De Passietest, J.Bray Attwood

32. Ontspan u! • Ademhalingsoefeningen • Relax • Slaap • Eet en drink • Sport • Socialize • Lees • Beloon www.bronpartners.nl

33. Hou hersenen fit • Onze hersenen zijn constant in beweging. • Door hersenen fit te houden, kun je je dagelijks leven prettiger inrichten omdat concentratie en geheugen verbeteren omdat je ‘foutjes in de programmering’ herstelt (vervelende gewoonten, negatieve gedachten, onrealistisch angsten) • Je gaat hiermee het verval van de hersenen tegen www.bronpartners.nl

34. Hersenen zijn maakbaar Neuropsycholoog Margriet Sitskoorn: • Hersenen blijven je hele leven verbindingen (synapsen) aanmaken, verdikken en snoeien • Dendrieten en axonen blijven groeien en vertakken (hersencellen sterven af, maar er groeien ook nieuwe bij) • Gedrag en beweging (naast voeding, emoties, zintuigen, gedachten en organen) zijn factoren die je hersenen in beweging houden Bron: Margriet Sitskoorn, Het maakbare brein www.bronpartners.nl

35. Sporten en hersenen? • Sporten kan leiden tot structurele en functionele verandering in de hersenen • Sporten gaat verval van hersenen tegen en heeft een positief effect op de stemming • Hardlopenverhoogt de aanmaak van nieuwe cellen in de hippocampus (speelt een belangrijke rol bij leren en geheugen) en versterkt de kracht van de verbindingen www.bronpartners.nl

36. Sporten en hersenen? • Bij het aanleren van een nieuwe activiteit neemt de omvang van de hersenen toe in het gebied dat er bij betrokken wordt • Combinatie van krachttraining met cardio-oefeningen heeft groter effect dan aerobic-achtige oefeningen.Effect is het grootst als de inspanning >30 minuten en als je > 6 maanden traint www.bronpartners.nl

37. 2 belangrijke tijd-win-regels 37 Hanteer de ‘tijd-jat’regel voor te laat komers Hanteer de ‘Need- of Nice to Know’- regel www.bronpartners.nl

38. Bijzondere Vergader-regels 38 Strakke uitnodigende agenda Rare afwijkende starttijd (08.57) Communicatie codes per onderwerp BToBP-punt (Be there or Be peopled’) Staand Conference call www.bronpartners.nl

39. 3-stappen Turboplanning To-Do-lijst • ‘Take 5’ • MM; schep wekelijks overzicht in ‘chaos’ • Ga na hoeveel tijd het werkelijk gaat kosten • Schrijf (beloof) geen dingen die je waarschijnlijk toch niet kunt waarmaken (slecht voor je energy en geloofwaardigheid) • Pas op met te vaak toch extra taken doen, terwijl je zegt het waarschijnlijk niet te kunnen doen (slechte geloofwaardigheid + belonen voor verkeerd gedrag van anderen) • Bepaal potentieel ‘uitstel-gedrag/ uitstel-taken’ + aanpakken! www.bronpartners.nl

40. 3-stappen KT To-Do-lijst 2. Prioriteer strak • Bepaal doelen • nu makkelijker NEE-zeggen • beter 3 doelen stellen en afmaken, dan 10 doelen en 5 teleurstellingen • maak maandagmiddag de dagplanning voor dinsdag • Deadlines halen = tevredenheid = energy = meer effectiviteit! • Sluit je af van verstoorders • Vind het leuk! www.bronpartners.nl

41. 3-stappen KT To-Do-lijst 3. Communiceer duidelijk maar speels • Wat je wél en níet gaat doen (spreek het uit) • De reden waarom je zo bepaald hebt + commitment www.bronpartners.nl

42. 3-stappen KT To-Do-lijst • ‘Take 5’ • MM; schep wekelijks overzicht in ‘chaos’ • ga na hoeveel tijd het werkelijk gaat kosten • bepaal potentieel ‘uitstel-gedrag/ uitstel-taken’ + aanpakken! • Prioriteer strak • Bepaal doelen • nu makkelijker NEE-zeggen • beter 3 doelen stellen en afmaken, dan 10 doelen en 5 teleurstellingen • Deadlines halen = tevredenheid = energy = meer effectiviteit! • Communiceer duidelijk maar speels • Wat je wel en niet gaat doen • De reden waarom je zo bepaald hebt + commitment www.bronpartners.nl

43. Waarom deadlines effectiviteit versterken “Als ik je 5 dagen geef voor een bepaalde opdracht, i.p.v. 2 uur, dan zal het eindresultaat slechter zijn” • De taak zal niet beter worden uitgevoerd bij 5 dagen • Je zult zelfs effectiever werken als je maar 2 uur krijgt om de taak af te ronden • Je móet jezelf deadlines stellen en niet méér tijd daaraan besteden dan nodig. • Perfectionisten: begin pas 2 uur vóórdat het afmoet • Bij duidelijke doelen (5d is dat niet, 2 uur wel) werk je effectiever www.bronpartners.nl

44. Conclusie Chaos => Kalmte & Control • Laat je hersens regelmatig tot rust komen • Braindump • Breaks nemen • Ontspanningsoefeningen (ademhaling – lopen) • Doe minder per dag, maar maak méér af • Prikkel je hersens positief via mimiek en positivisme • Luister muziek met Alfa- golven • Energy management • DERK-methode (Doe Eerst Rot Klussen) • Bio ritme: Specifieke taken op specifieke momenten www.bronpartners.nl

45. B. E-mail regels 2011 • De meest voorkomende ‘slechte’ e-mails… … niet meer bij u • Kwalitatief sterke e-mails besparen u dagen per jaar www.bronpartners.nl

46. Plan van e-mail aanpak • Creëer eerst een inzicht over je e-mail bestand en de huidige manier waarop je e-mailt. B) Bepaal dan de strategie: • verminder de hoeveelheid e-mail • verbeter de kwaliteit van de e-mail • Zorg voor (zelf)coaching voor een structurele verbetering www.bronpartners.nl

47. E-mail niet gebruiken bij • Meningsverschil • Uitwisselen vertrouwelijke info • In probleem situatie of waar die dreigt te ontstaan • Op het laatste moment een afspraak af wil zeggen • Veel vragen • Vervelend bericht melden www.bronpartners.nl Bron: www.leren.nl en www.emailetiquette.nl

48. Stop slechte e-mails! • Vage ‘ter info’-mail • Triviale ‘bedankt’-mail • De verwarrende mail (met deelantwoorden) • De overbodige mail (“ik ga ernaar kijken…”) • De indek-/ politieke mail: de CC • De ‘kijk eens, ik doe ertoe’-mail: reply-to-all • De ‘ik start een discussie’-mail • De gewenste lees-bevestiging • De ‘ping’ mail • De ‘emotie’-mail • De ‘me’-mail (handig voor mij, maar niet voor jou) www.bronpartners.nl

49. Tijdsbesparing e-mail Verstuurde/ jaarlijkse dagen besparing ontvangen e-mails e-mail dagen e-mails besteding met 20% reductie 20 4.800 20 4 30 7.200 30 6 50 12.200 50 10 70 16.800 70 14 www.bronpartners.nl

50. E-mail efficiency • Codes (e.b. – g.a.n. – g.b.n.) • Check 3x pd • Wizzard regels (inbox leeg door automatisch doorzetten naar sub inboxen) • 2 minuten regel • Onderwerp-regel • Outlook verdieping (agenda – mail) www.bronpartners.nl