Microsoft Access

Microsoft Access ระบบฐานข้อมูล

ระบบฐานข้อมูล • ฐานข้อมูล เป็นการนำเอาข้อมูลต่างๆที่มีความสัมพันธ์กันมาจัดเก็บไว้ในที่เดียวกัน เพื่อให้สามารถใช้ข้อมูลเหล่านั้นร่วมกันได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

องค์ประกอบของระบบฐานข้อมูลองค์ประกอบของระบบฐานข้อมูล • ข้อมูล • ฮาร์ดแวร์ • ซอฟท์แวร์ Database Management System (DBMS) • ผู้ใช้ระบบฐานข้อมูล - End User - Application Programmer - Database Administrator

ประโยชน์ของฐานข้อมูล • ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล • สามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลได้ในระดับหนึ่ง • สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ • สามารถควบคุมความเป็นมาตรฐานได้ • สามารถจัดหาระบบความปลอดภัยที่รัดกุมได้ • สามารถควบคุมความถูกต้องของข้อมูลได้ • สามารถตอบสนองต่อความต้องการใช้ข้อมูลในหลายรูปแบบ • เกิดความเป็นอิสระของข้อมูล

Database Management System(DBMS) เป็นโปรแกรมที่ทำหน้าที่เป็นตัวกลางในการติดต่อระหว่างผู้ใช้กับฐานข้อมูล ทำหน้าที่ในการควบคุมการสร้างและเรียกใช้ฐานข้อมูล เพื่อจัดการและควบคุมความถูกต้อง ความซ้ำซ้อน และความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล เช่น • microsoft Access จากบริษัทไมโครซอฟท์ • FoxPro • ORACLE • Informix • Paradox • dBaseIV • MySQL • SQL Server

หน้าที่ของDBMS • แปลงคำสั่งที่ใช้จัดการกับข้อมูลภายในฐานข้อมูล ให้อยู่ในรูปแบบที่ฐานข้อมูลเข้าใจ • ทำหน้าที่ในการนำคำสั่งต่างๆซึ่งได้รับการแปลแล้ว ไปสั่งให้ฐานข้อมูลทำงาน • ป้องกันความเสียหายที่เกิดขึ้นกับข้อมูลภายในฐานข้อมูล • ทำหน้าที่รักษาความสัมพันธ์ของข้อมูลภายในฐานข้อมูลให้มีความถูกต้องอยู่เสมอ • ทำหน้าที่เก็บรายละเอียดต่างๆที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลภายในฐานข้อมูลไว้ใน Data Dictionary • ทำหน้าที่ควบคุมให้ฐานข้อมูลทำงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

Database Administrator(DBA) • ผู้บริหารที่ทำหน้าที่ควบคุมและตัดสินใจในการกำหนดโครงสร้างของฐานข้อมูล ชนิดข้อมูล วิธีการจัดเก็บ รูปแบบในการเรียกใช้ข้อมูล ความปลอดภัยของข้อมูลและกฎระเบียบที่ใช้ควบคุมความถูกต้องของข้อมูล

ข้อเสียของระบบฐานข้อมูลข้อเสียของระบบฐานข้อมูล • ระบบมีความซับซ้อน • มีค่าใช้จ่ายสูงขึ้น • ต้องใช้ซอฟท์แวร์และฮาร์ดแวร์เพิ่มเติม • หากระบบเกิดความล้มเหลว จะทำให้มีผลกระทบกับการทำงานขององค์กรอย่างกว้างขวาง • การกู้คืนทำได้ยาก ต้องใช้เครื่องมือต่างๆมากขึ้น

เริ่มต้นสร้างฐานข้อมูลใหม่เริ่มต้นสร้างฐานข้อมูลใหม่ เลือกแฟ้ม(File)สร้าง เลือกฐานข้อมูลเปล่า ตั้งชื่อแฟ้ม เลือกตำแหน่งที่จัดเก็บจากนั้นกด สร้าง

Table 1 2 3

การนำข้อมูล Excel เข้ามาในตาราง Access 1. เลือกแฟ้มการรับข้อมูลนำเข้าเลือกไฟล์ Excel ที่ต้องการ

การนำข้อมูลจากไฟล์นามสกุล DBF เข้ามาในตาราง Access คลิกขวาที่ตารางเลือกนำเข้า เปลี่ยนชนิดแฟ้ม เป็น dBase เลือกแฟ้มที่ต้องการ กดนำเข้า

การสร้างตารางจากแม่แบบตาราง (Table Templates) • เมื่อคลิกปุ่มแม่แบบตารางแล้ว จะมีรายการย่อยให้เลือก คือ ที่ติดต่อ งาน • ประเด็น เหตุการณ์ และสินทรัพย์ ให้เลือกรายการที่ติดต่อ จะได้ตารางใหม่ที่มีฟิลด์และกำหนดชนิดและรูปแบบข้อมูลมาให้เรียบร้อยแล้ว

Query(แบบสอบถาม) • Query จะทำหน้าที่เลือกข้อมูลที่สนใจจาก Table มาแสดงหรือมา ประมวลผล เช่น การคำนวณค่า, การรวมผลข้อมูล, การหาค่าเฉลี่ยของข้อมูล เป็นต้น อีกทั้งยังสามารถเชื่อมข้อมูลจากสอง Table เข้าด้วยกันในลักษณะของRelation Database ได้อีกด้วย นอกจากนั้น Query ยังสามารถที่จะแก้ไขข้อมูล, เพิ่มข้อมูล และลบข้อมูลใน Table ได้อีกด้วย การให้ผู้ใช้เรียกผ่าน Query จะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกเฉพาะ ข้อมูลที่สนใจมาแสดงหรือแก้ไขได้ง่ายรวมทั้งนำมาประมวลผลได้เช่นกัน

การสร้างแบบสอบถามโดยใช้ตัวช่วยสร้างการสร้างแบบสอบถามโดยใช้ตัวช่วยสร้าง เลือกแบบสอบถามสร้างแบบสอบถามโดยใช้ตัวช่วยสร้าง เลือกตารางที่ต้องการ เลือกฟิลด์ที่ต้องการ กด ถัดไป

1. ตั้งชื่อแบบสอบถาม กด เสร็จสิ้น

การออกแบบแบบสอบถามเพื่อค้นหาตามเงื่อนไขการออกแบบแบบสอบถามเพื่อค้นหาตามเงื่อนไข เลือกแบบสอบถามที่ต้องการ เลือกมุมมองออกแบบ

การออกแบบแบบสอบถามเพื่อเรียงลำดับข้อมูลการออกแบบแบบสอบถามเพื่อเรียงลำดับข้อมูล เลือกฟิลด์ที่ต้องการ ตำแหน่งเรียงลำดับ กดเลือกรูปแบบการเรียงลำดับที่ต้องการ กดบันทึก ดูผลลัพธ์

การค้นหาตามเงื่อนไข (Criteria) เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ = เท่ากับ < น้อยกว่า <= น้อยกว่าหรือเท่ากับ > มากกว่า >= มากกว่าหรือเท่ากับ <> ไม่เท่ากับ • ตัวอย่าง • HN : = 0000528 • FNAME : = นพรัตน์ • CHANGWAT :<> 21 • DATE_SERV:<Date()-30

การค้นหาตามเงื่อนไข (Criteria) ตัวกระทำเพื่อเลือกข้อมูลเป็นกลุ่ม Between ข้อมูล1 And ข้อมูล2 หาข้อมูลที่อยู่ในช่วง ข้อมูล1 และ ข้อมูล2 In(ข้อมูล1, ข้อมูล2,...) หาข้อมูลเฉพาะที่ตรงกับที่ระบุในวงเล็บ Like “ข้อมูล” หาข้อมูลทั้งหมดที่ตรงตามที่กำหนดใน “ข้อมูล”โดยอาจใช้ wildcard character ร่วมด้วยได้ • HN between 0000001 and 0000100 • DOB: between #1/1/2545# and #31/12/2555# • TITLE : in(“นาย”,”ด.ช.”)

เงื่อนไข (Criteria) Like กับ Wildcard character • *แทนอักษรหรือตัวเลขใดๆก็ได้ กี่ตัวก็ได้ • FNAME Like *ส* • เช่น ส* อาจเป็น สมชาย, สวย, สนม • ? แทนอักษรหรือตัวเลขใดๆก็ได้ 1 ตัว ณ ตำแหน่งนั้น • FNAME Like ส?ย • เช่น ส?ยอาจเป็น สวย, สาย, ส1ย • # แทนตัวเลขใดๆก็ได้ 1 ตัว ณ ตำแหน่งนั้น • HN Like 0000### • เช่น 0000### อาจเป็น 0000101, 0000999

เงื่อนไข (Criteria) Like กับ Wildcard character [ ] แทนช่วงอักษรหรือตัวเลขที่อยู่ในวงเล็บ เช่น [ABC] จะได้ A, B, C [A-D] จะได้ A, B, C, D [A-C]* อาจเป็น Ant, Bat, Computer [A-C][12] อาจเป็น A1,A2,B1,B2,C1,C2 • DIDNAME : Like”[A-C]*” ! แทนตัวอักษรหรือตัวเลขนอกเหนือที่ระบุ เช่น !S* จะได้ ข้อมูลอะไรก็ได้ที่ไม่ได้ขึ้นต้นด้วย S

เงื่อนไข (Criteria) Field Criteria Result Name Like “พ*” ผู้ที่ชื่อขึ้นต้น ด้วย พ Zipcode In(“10240”, “10250”, “10310”) ผู้ที่อยู่ในเขตรหัสไปรษณีย์ 10240 หรือ 10250 หรือ10310 Salary Between 5000 And 7000 ผู้ที่มีเงินเดือนระหว่าง 5000 ถึง 7000

เงื่อนไข (Criteria) • Is Null แสดงเฉพาะเรคคอร์ดที่มีค่าว่าง • PERSON_ID : is null • Is Not Null แสดงเฉพาะเรคคอร์ดที่มีค่าเก็บอยู่ • PERSON_ID : is not null

การค้นหาตามการป้อนค่าการค้นหาตามการป้อนค่า หากต้องการระบุชื่อฟิลด์ในเงื่อนไข เพื่อนำค่ามาเปรียบเทียบ ให้เขียนอยู่ในเครื่องหมาย [ ] ใส่ชื่อที่ต้องการค้นหาในเครื่องหมาย [….] 1 • FNAME : LIKE[กรุณาป้อนชื่อที่ต้องการ]&* • ทดลองค้นหา DOB ตามช่วงเวลาที่ป้อนเข้าไปค้นหา • Between [start] And [end]

การประมวลผลข้อมูล • ให้ click ขวาที่ตารางด้านล่างเลือก ∑ ผลรวม

Query - Options • Group By คือการจัดกลุ่มของข้อมูลที่เหมือนกันเข้าเป็นกลุ่มเดียวกัน • Sumคือการหาผลรวมของข้อมูล • Avg คือหาค่าเฉลี่ยของข้อมูล • Minคือการหาค่าต่ำสุดของข้อมูล • Maxคือการหาค่าสูงสุดของข้อมูล • Countคือการนับจำนวน Record ทั้งหมดที่อยู่ในกลุ่มนั้น • StDevคือการหาค่าส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐานทางสถิติ (Standard Deviation) • Varคือการหาค่าความแปรปรวนทางสถิติ (Variance)

การใช้ฟังก์ชัน

การค้นหาข้อมูลจากหลายตารางการค้นหาข้อมูลจากหลายตาราง

Microsoft Access