A monitoring rendszer folyamatai és felépítése

1. A monitoring rendszer folyamatai és felépítése

2. Kulcskérdések • Ki működteti a rendszert? • Milyen döntéshozatali mechanizmus működik? • Milyen jelentés rendszer működik?

3. A jó monitoring rendszer • Kialakításra kerül már a tervezési szakaszban • Biztosítja a szükséges információk rendszeres gyűjtését • Olyan formában biztosítja az információkat, mely alkalmas a menedzsment döntések megalapozására • Biztosítja a szükséges információkat a donor szervezetek felé

4. A monitoring bizottságok működése

5. Hogyan jut információhoz a Monitoring Bizottság? • A Végrehajtó Hatóság felelős a Monitoring Bizottság ülésének előkészítéséért, ideértve az információk biztosítását is. • Az információk az alábbiak lehetnek: • megvalósítási jelentések az OP előrehaladásáról • stratégiai anyagok • értékelési dokumentumok + cselekvési dokumentumok • pénzügyi tervek • Mindezeket az infromációkat a Végrehajtó Hatóságnak legalább három héttel az ülést megelőzően ki kell küldenie.

6. Tipikus napirend • Az előző ülés jegyzőkönyve (follow-up intézkedések) • Az éves Megvalósítási Jelentés prezentálása és elemzése • A módosított pénzügyi terv prezentálása és vizsgálata • Az értékelési jelentések jóváhagyása • Az új intézkedések vagy finanszírozási javaslatok prezentálása • Az operatív programmal összefüggő stratégiai kérdések megvitatása

7. Tipikus problémák A Monitoring Bizottság ülésein felmerülő helyzetek: • Az ügynökségek nem készítettek projekt listákat, az indikátorok hiányoznak az éves előrehaladási jelentésekből. • Nincs megfelelő összhang a tájékoztatás és nyilvánosság szabályaival. • Az értékelés negatív következtetéseket fogalmaz meg a projekt managementjére vonatkozóan. • A tervezettnél kevesebb pénz került felhasználásra a program keretében, javaslatok kerültek megfogalmazásra a források átrendezésre vonatkozóan.

8. Adatáramlás, jelentéstétel

9. Adatáramlások a SA programjainak intézményrendszerében Európai Bizottság Kifizetési kérelmek Kifizetési igazolások Monitoring jelentések Végrehajtással kapcsolatos egyéb információk Kifizetési kérelmek, igazolt költségek Monitoring adatok Javaslatok Monitoring Bizottságok Végrehajtó Hatóságok Kifizető Hatóság(ok) Monitoring adatok Jelentések Kifizetési kérelmek, igazolt költségek Végrehajtó szervezetek Monitoring adatok Jelentések Kifizetési kérelmek Végső kedvezményezettek

10. Az éves végrehajtási jelentés (37. cikk) • Az adott év végét követő hat hónapon belül kell benyújtani az Európai Bizottságnak. • A Bizottság a benyújtástól számított két hónapon belül jelzi, ha a jelentést elégtelennek ítéli, egyébként elfogadottnak tekintik. • Bemutatja az áttekintett időszak során a releváns gazdasági-társadalmi környezetben bekövetkezett változásokat. • Bemutatja a kitűzött (számszerűsített) célokhoz viszonyított előrehaladást. • Bemutatja támogatás pénzügyi megvalósítását minden egyes intézkedés vonatkozásában (kifizetések, a Bizottságtól érkező utalások)

11. Az éves végrehajtási jelentés (37. cikk) • A végrehajtás hatékonyságának javítása érdekében tett lépések áttekintése: • monitoring, pénzügyi irányítás, értékelés, management, szakértői segítség igénybevétele, stb. • a program nyivánosságának biztosítása érdekében tett lépések • A közösségi politikákkal való összhang biztosítása érdekében tett lépések. • Fontosabb problémák összefoglalása • Külön szakasz a jelentős projektek és globális támogatások megvalósításával kapcsolatban. • A Bizottság az eredményeket a Végrehajtó Hatósággal közösen tekinti át.

12. Pénzügyi vs. teljesítmény monitoring (1) A pénzügyi monitoring • Alapja a program pénzügyi terve: elkötelezetségek, lehívások, kifizetések ütemezése • Eltérés esetén a program teljesítése nem megfelelő ütemben halad, vagy a pénzfelhasználás nem a várt mértékű

13. Pénzügyi vs. teljesítmény monitoring (2) • Jellemző a pénzügyi monitoring túlsúlya, mert: • Még ma is a legfontosabb elvárás a monitoringgal szemben, hogy elősegítse a források hatékony elköltését, valamint a közpénzekkel való visszaélés megakadályozását; • A pénzügyi monitoring viszonylag egyszerűbb, a pénzügyi teljesítés egzaktabb módon nyomon követhető; • Pénzügyi monitoring akkor is jól végezhető, ha a tervezés során a monitoring rendszer kialakítása kisebb hangsúlyt kapott.

14. Az 1994-1999-es ír KTK monitoring adatáramlási folyamata

15. Az 1994-1999-es ír KTK monitoring adatáramlási folyamata (1.) • Az al-intézkedések (műveletek) szintjén kialakításra kerülnek a pályázati nyomtatványok, amelyek tükrözik az al-intézkedés céljait, a finanszírozás jellegét és forrását, a végső kedvezményezett szintjén elvárt eredményeket és jelentési kötelezettségeket. • A megvalósításért felelős szervezet / ügynökség negyedévente gyűjt információkat, vizsgálva a projektek megvalósításának célokhoz viszonyított előrehaladását. • Az ügynökség összegzi az információkat oly módon, hogy azok al-intézkedés / intézkedés szinten értelmezhetőek legyenek, majd elektronikus formában eljuttatja a megvalósításért felelős minisztériumnak (OP Végrehajtó Hatóság).

16. Az 1994-1999-es ír KTK monitoring adatáramlási folyamata (2.) • Az ügynökség félévente jelentéseket nyújt be a megvalósításért felelős minisztériumhoz valamennyi olyan intézkedéshez kapcsolódóan, amelynek megvalósítását végzi. Ezek a jelentések tartalmazzák a teljesítménymutatók értékét; elektronikus és nyomtatott formában egyaránt benyújtandóak. • A megvalósításért felelős minisztérium félévente készít előrehaladási jelentést az adott operatív programról és nyújtja be a felelős Monitoring Bizottságnak. (A második féléves jelentés egyben az éves jelentés is.) • A megvalósításért felelős minisztérium összefoglaló jelentést készít a KTK Monitoring Bizottság felé.

17. Az 1994-1999-es ír KTK monitoring adatáramlási folyamata (3.) • A megvalósító ügynökség és a minisztérium szintjén folyamatos monitoring tevékenység. • Reagál a nem megfelelően teljesítő intézkedésekre: • Nem megfelelő kereslet? • Nem megfelelő publicitás? • Az intézkedés keretében támogatott tevékenységekre más programok keretében is rendelkezésre áll támogatás? • A megvalósításért felelős minisztérium az OP Monitoring Bizottság felé javaslatot fogalmaz meg az adott intézkedés átalakítására, vagy megszüntetésére.

18. Új monitoring szabályok - 2000-2006-os ír KTK (1.) • 18. cikk - Az Operatív Program keretében meg kell határozni a monitoring adatok elektronikus továbbításának részleteit az EU Bizottság és tagállam között. – A Pénzügyminisztériumban egy központi számítógépes rendszer kerül kialakításra, mely valamennyi kifizetés és a kapcsolódó mutatók monitoringját biztosítja. • Az Európai Regionális Fejlesztési Alaphoz, a Kohéziós Alaphoz és a Közösségi Kezdeményezésekhez kapcsolódó adatok gyűjtése projekt szinten, a többi alaphoz kapcsolódóan az intézkedések szintjén.

19. Új monitoring szabályok - 2000-2006-os ír KTK (2.) • Az új rendszer a pénzügyi információkat havi gyakorisággal, a fizikai indikátorokat pedig negyedévente gyűjti a megvalósító szervezetektől. • Az összegyűjtött információkat a Végrehajtó Hatóságok és a Kifizető Hatóság az előre meghatározott gyakorisággal elektronikus úton továbbítja a Bizottság felé.

20. Döntéshozatal (Írország) • Általában konszenzussal születnek döntések • Egyet nem értés esetén a kérdés megtárgyalásra kerül a Pénzügyminisztérium (a KTK Végrehajtó Hatósága), az adott OP Végrehajtó Hatósága és az esetleges további érintett Minisztériumok között; valamint, ha szükséges, továbbítják a Kormány elé • A KTK Monitoring Bizottságot értesítik az ügy kimeneteléről

21. Tájékoztatás és nyilvánosság

22. Tájékoztatás és nyilvánosság I. (1260/1999. Tanácsi rendelet 46. cikkely, 1159. Sz. Bizottsági Rendelet) CÉLCSOPORTOK ÉS CÉLOK • A potenciális és végső kedvezményezettek, valamint a regionális és helyi hatóságok, vállakozások, gazdasági és társadalmi partnerek, nem kormányzati szervezetek, projekt megvalósítók tájékoztatása az EU és a tagállam közös forrásai kínálta lehetőségekről (átláthatóság). • A közvélemény informálása az EU támogatásokról és eredményeikről (tudatosítás)

23. Tájékoztatás és nyilvánosság II. MEGVALÓSÍTÁS • Intézkedések megtervezése:Kommunikációs akciótervet kell kidolgozni, mely lefedi valamennyi operatív programot (Végrehajtó Hatóság felelőssége) • Intézkedések finanszírozása: Minden OP tartalmaz szakértői segítségnyújtási elemet, melyből finanszírozható az intézkedések megvalósítása (forrásokat el kell különíteni erre a célra!) • Felelősség: Minden Végrehajtó Hatóságnak meg kell neveznie egy vagy több olyan személyt, akik felelősek a tájékoztatási tevékenységért, a nyilvánosság biztosításáért.

24. Tájékoztatás és nyilvánosság III. A MONITORING BIZOTTSÁG SZEREPE • Biztosítania kell, hogy munkájáról a közvélemény megfelelő információhoz jusson.(Elnök felelőssége a kapcsolattartás a médiával.) • A Monitoring Bizottság áttekinti az éves végrehajtási jelentést, melyben szerepelnie kell egy fejezetnek a tájékoztatás és nyilvánosság érdekében tett lépésekről.

25. Tájékoztatás és nyilvánosság IV. A FELHASZNÁLHATÓ ESZKÖZÖK: • Tájékoztató táblák (fejlesztéseknél) • “Emléktáblák” • Poszterek (nem fizikai fejlesztés jellegű programoknál) • Információs és kommunikációs eszközök (hírlevél, kiadvány, Web-site) • Információs rendezvények (szemináriumok, kiállítások, vásárok, konferenciák)