Konsultasi Penyusunan Standar Operasional dan Prosedur dengan Sekretariat Jenderal DPR RI

1. Konsultasi Penyusunan Standar Operasional dan Prosedur dengan Sekretariat Jenderal DPR RI Penyusunan Standar Operasional dan Prosedur Sekretaris jenderal dpr ri Dra. Nining indra shaleh msi. Jakarta, April 2012

2. Pedoman Penyusunan SOP Setjen DPR RI telah menyusun Pedoman Penyusunan SOP dan telah ditetapkan dengan Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 02/PER-SEKJEN/2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI.

3. Jenis SOP • Sejalan dengan tugas pokok dan fungsi Sekretariat Jenderal DPR RI bagi DPR RI yaitu memberikan dukungan teknis, administrasi, dan keahlian, maka disusunlah 3 jenis SOP yaitu: • SOP Teknis • SOP yang dipergunakanuntukkegiatandukunganteknis yang sangatrincisehinggatidakadakemungkinanvariasi lain. • Penyusunan SOP Teknisperlumemasukkanlangkah-langkah yang spesifikdariprosesinisiatif, pengkoordinasiandanpencatatanhasildarikegiatan. • Contoh penggunaan SOP Teknisseperti: kegiatanperekamanpembicaraanrapat-rapatAlatKelengkapan DPR RI, kegiatanpemeriksaandanpenelitianbarang-baranguntukdisimpandandidistribusikandariBagianPerlengkapan.

4. Lanjutan.... • SOP Administratif • SOP yang dipergunakanuntukkegiatandukunganadministrasi. • SOP administratifperlumemasukkanbeberapalangkah yang spesifikdariprosesinisiatifkegiatansepertipengkoordinasiankegiatandanpencatatanhasildarisetiapkegiatan. • Contoh SOP Administratifantara lain dalam me-review dokumensepertikontrak, proyek; menentukankebutuhandiklat; ataupunmenggambarkanprosedursuratmenyuratkantor. • SOP Kognitif • Penggabungan SOP teknisdan SOP administratif yangdipergunakanuntukkegiatandukungankeahlian. • Penyusunan SOP kognitifperlumemasukkanbeberapalangkah yang bersifatteknisdanspesifikdariprosesinisiatifkegiatansepertipengkoordinasiankegiatandanpencatatanhasildarisetiapkegiatan.

5. Prinsip Penyusunan SOP Kemudahan Kejelasan Efisiensi dan efektivitas Keselarasan Keterukuran Dinamis Berorientasi kepada pengguna Kepatuhan hukum Kepastian hukum Pembakuan Pertanggungjawaban Keterkaitan Keamanan Keterbukaan

6. Format SOP Contoh Format SOP.docx • Langkah Sederhana (Simple Steps) • DalamSimpleStepsinikegiatan yang akandilaksanakancenderungsederhanadenganproses yang pendek. • Tahapan Berurutan (Hierarchical Steps) • DalamHierarchical Stepslangkah-langkah yang telahdiidentifikasidijabarkankedalam sub-sub langkahsecaraterperinci. • Grafik • Dalam format iniproses yang panjangtersebutdijabarkankedalam sub-sub proses yang lebihpendek yang hanyaberisibeberapalangkah. • Diagram Alir (Flowchart) • Flowcharts merupakan format yang biasadigunakanjikadalam SOP tersebutdiperlukanpengambilankeputusan yang banyak (kompleks) danmembutuhkanjawaban “ya” atau “tidak” yang akanmempengaruhi sub-langkahberikutnya.

7. Langkah Sederhana (Simple Steps) SOP antara lain: • Kepala • Nama instansi • Nama unit kerja • Nama unit kerja di atasnya • Tanggal persetujuan • Nama SOP • Isi • Rincian kegiatan • Jabatan penanggung jawab • Keterangan • Kaki • Tanda tangan dan nama lengkap pejabat pemberi persetujuan (minimal eselon II)

8. Tahapan Berurutan (Hierarchical Steps) SOP antara lain: • Kepala • Nama instansi • Nama unit kerja • Nama unit kerja di atasnya • Tanggal persetujuan • Nama SOP • Isi • Rincian kegiatan • Jabatan penanggung jawab • Keterangan • Kaki • Tanda tangan dan nama lengkap pejabat pemberi persetujuan (minimal eselon II)

9. Grafik SOP antara lain: • Kepala • Nama instansi • Nama unit kerja • Nama unit kerja di atasnya • Tanggal persetujuan • Nama SOP • Isi • Rincian kegiatan yang disertai dengan penanggung jawabnya • Kaki • Tanda tangan dan nama lengkap pejabat pemberi persetujuan (minimal eselon II)

10. Diagram Alir (Flowchart) SOP antara lain: • Kepala • Nama instansi • Nama unit kerja • Nama unit kerja di atasnya • Tanggal persetujuan • Nama SOP • Isi • Rincian kegiatan • Jabatan penanggung jawab • Keterangan • Kaki • Tanda tangan dan nama lengkap pejabat pemberi persetujuan (minimal eselon II)

11. Identifikasi SOP Setjen DPR RI Kegiatan penyusunan SOP mulai dilaksanakan tahun 2010, dimulai dengan pembentukan Tim Penyusun SOP (dibentuk dengan Keputusan Sekjen DPR RI Nomor 433/SEKJEN/2010) . Tim telah melakukan identifikasi awal sebanyak 489 SOP di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI.

12. Lanjutan... • Tim Penyusun SOP juga telah menetapkan 72 SOP prioritas yang harus diselesaikan selama tahun 2010, dengan 16 diantaranya adalah SOP Unggulan. • Penentuan kriteria unggulan tersebut dengan pertimbangan antara lain: • Melakukan dukungan langsung kepada DPR RI • Terkait dengan keuangan negara • Terkait dengan keselamatan kerja.

13. Lanjutan... Selama tahun 2010, Tim telah menyelesaikan 75 SOP (melebihi jumlah yang ditargetkan, 72 SOP). SOP tersebut telah mendapat persetujuan eselon II di masing-masing unit kegiatan SOP. SOP yang telah selesai kemudian di berikan kekuatan hukum dengan Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 911/SEKJEN/2010 tentang Penetapan Standar Operasional Prosedur di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia.

14. Lanjutan... Bagian Organisasi dan Tata Laksana (Ortala) telah melakukan identifikasi ulang terhadap inventarisasi SOP, dan dari identifikasi sementara saat ini terdapat 725 SOP. Sampai dengan bulan Oktober 2011, jumlah SOP yang telah dibahas dengan Bagian Ortala berjumlah 250 SOP.

15. Terima Kasih Jakarta, 4 November 2011