1 / 28

Dokument- och ärendehantering

Dokument- och ärendehantering. Välkomna. Dokument- och ärendehantering. A G E N D A Inledning Presentation Genomgång/diskussioner kravspecen Genomgång Janne Dicander Så här kan vi gå vidare Avslutning. Dokument- och ärendehantering. Kravspecarbete December 94- mars 05

lahela
Télécharger la présentation

Dokument- och ärendehantering

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Dokument- och ärendehantering Välkomna

  2. Dokument- och ärendehantering • A G E N D A • Inledning • Presentation • Genomgång/diskussioner kravspecen • Genomgång Janne Dicander • Så här kan vi gå vidare • Avslutning

  3. Dokument- och ärendehantering Kravspecarbete • December 94- mars 05 Skapa avropsunderlag • April 05 Avrop • Maj-juni 05 Utvärdering • Augusti -

  4. Dokument- och ärendehantering Kravspec och avrop • Storuman, Skellefteå, Eskilstuna, Mjölby, Jönköping och Kungälv • Extern konsult Enbart kravspec • Uppsala och Uddevalla

  5. Dokument- och ärendehantering Vision (Lång sikt) • Vår vision är att dokument- och ärendehanteringsfunktionen ska stödja alla ärenden och dokument som hanteras inom kommunen.

  6. Dokument- och ärendehantering • Vår ambition är att information från ärende- och dokumentfunktionen ska kunna utväxlas inte enbart inom kommunens olika verksamhetsområden utan även mellan kommuner och även till och från andra myndigheter.

  7. Dokument- och ärendehantering • Vårt syfte är att skapa en webbplats (Portal) för våra medborgare som gör att de därifrån på ett säkert sätt ska kunna initiera och följa sina ärenden oberoende av vilken myndighet (kommunal eller statlig) som äger ärendet (ett ärende – en kontakt).

  8. Dokument- och ärendehantering • Vår vision är att i stort sett all hantering av dokument och ärenden i kommunen ska vara elektroniska/digitaliserade. Dokumentfunktionen ska hantera dokumentens hela livscykel från skapande till arkivering.

  9. Dokument- och ärendehantering Mål (Kortare sikt) • Ärendefunktion ska stödja hela kommunens dokumentproduktion och alla kommunens behov av att hantera olika filtyper.

  10. Dokument- och ärendehantering • Vårt initiala mål är en dokument- och ärendefunktion som stödjer dokumenthantering och innehåller nämndsadministration och har stöd för ett processorienterat arbetssätt. Dokumentfunktionen ska dessutom stödja hela kommunens dokumentproduktion av alla kommunens behov av filtyper. Alla dokument ska lagras på ett och samma ställe.

  11. Dokument- och ärendehantering • Inkommande handlingar oberoende av filtyp ska kunna tas emot elektroniskt. Inkommande handlingar i icke elektronisk form ska kunna skannas in och därefter erhålla samma stöd som övriga elektroniska dokument. Dokument och ärenden ska kunna förberedas för att senare kunna långtidsarkiveras.

  12. Dokument- och ärendehantering • Funktionen ska underlätta det interna arbetet i kommunen och även underlätta för medborgarna att erhålla information från ärende och dokumentfunktionen.

  13. Dokument- och ärendehantering • Dokument och ärenden ska kunna publiceras på kommunens webbportal. Medborgaren skall kunna logga in och komma åt sitt personliga engagemang hos kommunen. Detta kan till exempel vara att initiera ett ärende, följa ett pågående ärende eller ta del av ett beslut i ett eget ärende

  14. Dokument- och ärendehantering • Den kommunala organisationen är geografisk spridd, vilket gör att vi eftersträvar full funktionalitet via webbläsare

  15. Dokument- och ärendehantering • Den kommunala organisationen är geografisk spridd, vilket gör att vi eftersträvar full funktionalitet via webbläsare

  16. Dokument- och ärendehantering Effektmål-Internt • Kortare handläggningstider för kommunens personal • Frigöra tid för kvalificerad handläggning • Öka effektivitet genom direkt tillgång till all elektronisk information, som man har rättighet till

  17. Dokument- och ärendehantering • Minska distributionskostnaderna • Minska personberoendet • Bättre kvalitet på beslut genom bättre tillgänglighet på underlag

  18. Dokument- och ärendehantering Effektmål- Externt • Ökad insyn i kommunens arbete • Bättre service för medborgare genom bl a: • Elektronisk ansökning och uppföljning av ärende • Ett ärende - En kontakt • Tillgång på service oberoende av tid och plats

  19. Dokument- och ärendehantering Huvudområden i kravspecen • Funktionella krav • Ickefunktionella krav • Genomförandekrav • Krav på leverantör

  20. Dokument- och ärendehantering Funktionella krav • Indatahantering • Ärendehantering • Dokumenthantering • Utdatahantering • Sökmotorer och Sökverktyg

  21. Dokument- och ärendehantering Ickefunktionella krav • Administration • Användarvänlighet • Behörighetssystem • E-identifiering och E-signatur • Integration • Prestanda

  22. Dokument- och ärendehantering Ickefunktionella krav (forts.) • Skalbarhet • Systemplattform • Säkerhet/sekretess • Förändringsbarhet

  23. Dokument- och ärendehantering Genomförandekrav • Konvertering • Dokumentation • Metoder • Utbildning

  24. Dokument- och ärendehantering Krav på leverantör

  25. Dokument- och ärendehantering Avrop via statskontorsavtalet • Avropsunderlag • Ja/Nej/Delvis

  26. Dokument- och ärendehantering Utvärdering • Inkomna anbud • Visningar • Utvärdering pågår ännu

  27. Dokument- och ärendehantering Upphandlingsförfarande • Sambruk skriver ett grundavtal • Varje kommun tecknar eget avtal baserat på grundavtalet • Nuvarande informationsförsörjningsavtal utgår 20/1-06 • Nytt avtal klart mitten av december, träder i kraft 21/1-06

  28. Dokument- och ärendehantering Slut

More Related