Hochschulkurs: Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement Finanzmanagement für Einsteiger

1. Hochschulkurs: Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement Finanzmanagement für Einsteiger am 23./24.0kt. 2006 in Bielefeld Dr. Thomas Behrens, Kanzler Universität Greifswald

2. Entwicklung des Finanzmanagements • bis ca. 1990: herkömmliche Veranschlagungspraxis • ab 1990 – 92:erste Modellversuche flexibilisierter bzw. globalisierter Haushaltsführung im Hochschulbereich • ab ca. 2002 Budgetierung auf Hochschulebene • neu: Budgetierung auf Fakultätsebene

3. Veränderung des Haushaltsverfahrens • kameralistische titelscharfe Mittelzuweisung • Titelgruppenbildung • Überrollen der Haushalte • Flexibilisierung • Globalisierung • Budgetierung

4. „bottom up“ dezentrale Aufstellung Beteiligung der Hochschulgremien Beschlussfassung ministerielles Beteiligungsverfahren parlamentarisches Bewilligungsverfahren „top Down“ Mittelzuweisung an Hochschulen Verteilung innerhalb der Hochschule Bewirtschaftungsmaß-nahmen Haushaltsaufstellungs- und Verteilungsverfahren

5. Haushaltsgrundsätze • Grundsatz der Jährlichkeit • Grundsatz der sachlichen Spezialität • Grundsatz der Einheitlichkeit, Vollständigkeit und Fälligkeit • Grundsatz der Haushaltsgenauigkeit, Haushaltswahrheit und -klarheit • Grundsatz der Wirtschaftlichkeit • Grundsatz der Sparsamkeit

6. Gründe für eine Veränderung des Haushaltsverfahrens • Lange Vorlaufplanung kollidiert mit kurzfristig notwendigen Hochschulentscheidungen. • Semesterturnus passt nicht zum Haushaltsjahr. • Bewirtschaftungsmaßnahmen widersprechen den Notwendigkeiten des Hochschulalltags. • Hochschule hat mit anderen „Behörden“ wenig Gemeinsamkeiten.

7. Personalkostenbudgetierung (Einführung durch Senatsbeschluss vom 21.08.2002) • Verteilung des Gesamtbudgets auf die Organisationseinheiten (= Fakultäten) sowie Verwaltung (incl. UB, URZ) • Berücksichtigung von Vorwegabzügen

8. Entstehung eines Personalkostenbudgets (PKB) einer Fakultät: • überkommener „Schlüssel“ • formelgebundene Mittelzuweisung • Zielvereinbarung zwischen Hochschule und Fakultät

9. Grundlage eines Personalkostenbudgets: • Personalkosten ca. 75- 80 % des Gesamtbudgets • Differenz zwischen Gesamtbudget und Vorwegabzügen • Stellenplan kombiniert mit Personalkostendurchschnittssätzen • Festlegung: laufende Aktualisierung

10. Personalbudget der Fakultät • berechneter prozentualer Anteil der Fak. an den gesamten kalkulatorischen Personalkosten • Mittel für die besetzten Stellen werden zentral verwaltet • Dekan beantragt Stellenbesetzung beim Rektorat • monatlicher Abgleich des Personalbudgets mit prognostizierten Personalkosten • Prognose: Personal-Istkosten werden durch LBA hoch gerechnet

11. Bei Abweichungen: • liegt Personalbudget unter Personalkostenprognose: - Stellensperre auf Fakultätsebene solange bis Prognose und Budget übereinstimmen • liegt Budget über Personalkostenprognose, können freie Stellen besetzt werden (zu Personalkosten-durchschnittssätzen) bis Budget und Personalkostenprognose einander entsprechen

12. Kann Fakultät Personalkostenbudget nicht ausschöpfen: • kurzfristig: Verteilung auf andere Org.-Einheiten (oder Zuführung zur (zentralen) Rücklage • mittel/langfristig: Änderung des Schlüssels

13. Perspektive: • Ersetzung von Durchschnittssätzen durch echte Personal-Istkosten Konsequenz: • Ausschöpfung des Budgets = Reduzierung der Rücklagenbildung

14. Aktuelles Beispiel einer PKB Verfahren: • Entwurf durch Verwaltung • Vorberatung im Rektorat • Vorstellung/Anhörung in der Dienstberatung • Behandlung im Senat (Änderungsmöglichkeit mit Zweidrittelmehrheit) • Beschlussfassung im Rektorat

16. Erläuterungen: Rückgang des Personalkostenbudgets (PKB) durch • Vorwegabzug für geplante Baumaßnahmen • Berücksichtigung höherer Bewirtschaftungskosten • a) Inbetriebnahme von Neubauten • b) Kostensteigerungen für Strom, Gas, etc. • Steigerung bei Sach- und Investitionsmitteln = Reduzierung des PKB um 1,2 Mio.€

17. Randbedingungen des PKB: • Neubewertung des Stellenplanes • (FinMin legt „Nasensätze“ neu fest): • C4/W3 – Stellen nach BesO C – West 81,50 T€ • C3/W2 – Stellen nach BesO C – West 70,14 T€ • BAT IIa (Ost) –Stellen (unbefr.) 60,02 T€ • C1-,W1 – Stellen und IIa – O (befr.) 45,01 T€ • Auswirkungen des TV-L • (geringfügige) Minderung der Personalkosten

18. Instrumente und Modelle der Mittelverteilung in M-V / Greifswald „Wenn die Welt untergeht, geht sie in Mecklenburg hundert Jahre später unter“ (Bismarck) • formelgebunden • Einbeziehung der Universitäten und FH • 2004: Anteil von 2,5 % • Steigerung bis 2010 auf 10 % • fächerspezifische Gewichtung

19. Mittelverteilungsmodell M-V • „Einzahlung“ in Topf durch die Hochschulen, anschließende Neuverteilung • Gesamtumfang 4,5 Mio.€ • Jede Hochschule zahlt prozentualen Anteil am Gesamtbudget ein, Veränderungsmöglichkeiten eingeschränkt durch Kappungsgrenze. • (Gewinner war immer Greifswald, Verlierer immer Rostock)

20. Lehre: Absolventen 40% Studierende (1.-4.FS) 30% davon Bachelor 5% wiss. Personal (Lehre) 0% ausl. Studierende 10% Absolventinnen 5% Frauenanteil wiss.Personal 10% Forschung Stellen wiss. Personal Forschung 0% Drittmittel Ist-Ausgaben (3-Jahre) 90% Promotionen 10% Indikatoren

21. Mittelverteilung innerhalb der Hochschule auf die Fakultäten • herunterbrechen der Formel auf Fakultäten und innerhalb der Fakultäten auf Institute • Entwicklung eines Greifswalder Modells nach der Wiederwahl des Rektors