1. Dokumendihalduse arendustegevus Tartu linnas Aune Visnapuu Tartu Linnakantselei

2. Eelnev olukord • Kasutasime traditsioonilisi meetodeid • Igal osakonnal oma registritesüsteem • Lahendamisel olevate asjade hulga üle võis otsustada paberivirna järgi • Tähtaegade jälgimine

3. Õiguslik taust • Avaliku teabe seadus • Asjaajamiskorra ühtsed alused • Tartu linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumendiregistri pidamise põhimäärus

4. Peamine eesmärk Kiire ja turvaline asjaajamine, mille tehniline lahendus tagab kerge ligipääsu linnavalitsuse tööle.

5. GoPro baasfunktsionaalsus • kontaktide haldus • asjahaldus • kirjavahetuse haldamine • arhiveerimine • ringkirjade saatmise võimalus, postilipikute trükkimine, valmis dokumendipõhjad; • dokumentide kooskõlastamine • teadete tellimine • dokumentide jälgimine töötajale asendaja määramine (näit. puhkuse ajaks); • tegevuste ajalugu (logi). • dokumentide skaneerimine, ühendamine faksiserveriga

6. Meie vajaduste selgitamine Meile spetsiifilised vajadused selgitati välja intervjuude käigus. Intervjueeritavad määras linnavalitsuse projektijuht

7. Meeskond!

8. Ajakava • Lepingus fikseeritud ajakava järgi alustati tööga 01.02.2002 ja lõpptähtajaks määrati 27.05.2002 • Tööd jagati 4 erinevaks plokiks • Lahendus-testimine-tagasiside • 10.06.2002

9. Töötajatele vastuvõetavaks tegemine • Koolitus - Lotus Notes - GoPro • Lisaks töötajatele infomaterjal • Osakonna sekretär tugiisikuna • IT teenistusest tehniline tugi

10. Finantseerimine • Projekti rahastas Tartu Linnavalitsus • Siseministeeriumile esitatud taotlus 500 tuh kr lükati tagasi

11. Meie kogemused + • Väärtusta töötajaskonda, jagades infot võimalikult varases staadiumis ja kaasa arendustegevusse • Regulaarsed töökoosolekud • Loo võimalusi töövälisteks lõõgastusüritusteks, kus saaks jagada muljeid, pärida nõu jne

12. Meie kogemused - • Arvuti kasutamise oskus • Tehniline baas on oluline - andmete edastamise kiirus • Juurutamise hetkel ei loobunud kohe endisest dokumendiringlusest õigusaktide osas

13. Ülevaatlikult • 2002 aastal hakkasid GoProd kasutama linnavalitsus ja linnavolikogu • 2003 aastal võtsime koostöös RIA-ga kasutusele e-blanketid • 2004 aastast on GoPro kasutusel kõigis Tartu linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavates asutustes • 2005 vahetasime GoPro versiooni

14. Tulevikupilt • Veelgi enam e-blankette • SMS sõnumid • Kaugtöö süvenemine

15. Tänan tähelepanu eest! Aune.Visnapuu@raad.tartu.ee 736 1150