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  1. MANUEL DE PROCEDURES & D’ORGANISATION

  2. MANUEL DES PROCEDURES SOMMAIRE Février 2012

  3. SOMMAIRE

  4. MANUEL DES PROCEDURES PRESENTATION Février 2012

  5. PRESENTATION DU MANUEL PRESENTATION DU MANUEL Contexte de tenue du Manuel • Le Fédération Royale Marocaine de Taekwondo (FRMT) a décidé de présenter ses comptes selon les normes du plan comptable des associations. Ce plan comptable se réfère aux Code Général de Normalisation Comptable en matière d’informations financières et comptables. • Le Code Général de Normalisation Comptable (C.G.N.C) prévoit parmi les livres et autres supports comptables, un manuel décrivant les procédures et l’organisation lorsqu’il est nécessaire à la compréhension du système de traitement et à la réalisation des contrôles. Objet du Manuel • Le CGNC n’a pas arrêté un canevas ou un modèle à suivre lors de la conception d’un manuel de procédures et de l’organisation. L’objectif de ce manuel est de : • répondre aux dispositions du CGNC, • constituer pour la Fédération une opportunité d’analyser sa gestion afin de permettre la compréhension du système de traitement des informations et son contrôle. • Il ne s’agit pas d’un manuel complet des procédures mais d’un manuel fournissant, notamment à un contrôleur externe, les éléments de compréhension du système en place en matière de : • l’organisation générale de la Fédération ; • l’organisation du travail au sein de la Fédération; • circuit de transmission des informations et procédures appliquées ; • règles de comptabilisation et les méthodes d’évaluation ; Forme du Manuel Aucune précision sur la forme de ce document n’est fournie par les textes législatifs et réglementaires en vigueur au Maroc. La tenue d’un dossier à feuillets mobiles est sans doute la forme la plus appropriée, car elle permet de suivre l’évolution de l’organisation en place. Pour ce faire, il paraît en outre utile de mentionner sur les différentes feuilles de ce document les dates de création et de mise à jour éventuelles, ainsi que l’identité des personnes ayant procédé à ces mises à jour. Le CGNC énonce dans son volume 1 que : «  le manuel est conservé aussi longtemps qu’est exigée la présentation des documents comptables auxquels il se rapporte ». Ainsi, le manuel devient un document officiel à conserver pendant la même durée que les pièces et supports comptables. C’est également le cas des mises à jour des procédures existantes : les anciennes procédures doivent être conservées pendant la même durée que les pièces et supports comptables, soit 10 ans. Conservation du Manuel

  6. PRESENTATION DU MANUEL Présentation et fonctionnement du Manuel • Le présent manuel comprend 5 parties : • Présentation du Manuel • Présentation de la Fédération • Organisation comptable • Organisation Générale et Fiches de Fonctions • Procédures de gestion • Le manuel se présente sous la forme d’un classeur avec des feuillets mobiles pour une mise à jour facile en fonction de l’évolution de l’activité et de l’organisation de la Fédération. • Des feuillets nouveaux pourraient être créés pour décrire des procédures nouvelles, ou se substituer à des feuillets anciens. • La feuille remplacée doit être conservée en annexe du manuel et annotée de la mention “ modifiée et remplacée le ………………. par ………………. ”. PRESENTATION DU MANUEL

  7. MANUEL DES PROCEDURES PRESNTATION DE LA FEDERATION Février 2012

  8. FICHE SIGNALETIQUE Fédération Royale Marocaine de Taekwondo - FRMT FICHE SIGNALETIQUE Dénomination sociale Siège Social Siège des Fédération, Belle Vue, Agdal – Rabat Historique La fédération royale marocaine de taekwondo a été créée en 1981 dans le but de veiller au développement et à la promotion du taekwondo au Maroc. C'est l'organisme mandaté par l'état et le seul habilité à décerner les titres officiels, représenter les associations auprès des pouvoirs publics et auprès de la commission olympique nationale et les fédérations sportives nationales, continentales et international. Coordonnées • Téléphone : 0537 67 03 67 • FAX: ………………………. • Site Web: http://frmtkd.webs.com Principaux Responsables Intervenants Externes Relations Bancaires

  9. FICHE SIGNALETIQUE Informations Fiscales • En matière de l’impôt sur les sociétés: • Régime de droit commun pour les opérations à but lucratif. • En matière de la taxe sur la valeur ajoutée: • L’activité de la Fédération se trouve hors champs de la TVA. en conséquence, elle ne déclare pas de TVA collectée et ne récupère pas la TVA ayant grevé ses achats. • En matière de l’impôt sur le revenu: • Pour les salariés permanents : Régime de droits commun. PRESENTATION

  10. MANUEL DES PROCEDURES Organisation Générale Février 2012

  11. Organigramme de la Fédération GOUVERNANCE Bureau Fédéral Comités Permanents PRESIDENT OPERATIONNEL Secrétaire Général Trésorier Directeur Administratif Administration / Service Ligues et Clubs Service Tournois et Evénements Sportifs Service Communications Moyens Généraux Service Passeports et Licences Gestionnaire Evénements Nationaux Comptabilité Service Affiliation Gestionnaire Evénements Internationaux Service Assurance Service Relations Nationales Service Relations Internationales

  12. FICHES DE FONCTIONS FICHES DE FONCTIONS Président • Le président s’occupe de la gestion et de la supervision générale des affaires et des activités courantes de la FRMT.  • Il doit : • présider toutes les réunions de la FRMT;  • convoquer les membres du comité exécutif aux réunions requises pour discuter et s’occuper des affaires  qui concernent la Fédération.  • agir en tant que représentant officiel de la Fédération et répondre aux questions  urgentes et prendre les  mesures nécessaires;  • présider les comités et superviser les activités associées à la Fédération ainsi que celles associées aux  activités  internationales;  • établir  avec le Trésorier et présenter le Plan de fonctionnement à l’Assemblée Générale Annuelle (AGA); • mettre au point la demande de financement auprès du Ministère de la Jeunesse et des Sports;  • fournir un rapport annuel écrit lors de l’AGA mettant en relief les domaines de compétence et les résultats de la Fédération (Rapport Moral et Financier);  • s’assurer que les mises à jour sont faites et que les corrections sont  apportées au Manuel des procédures et à d’autres documents de la Fédération;  • signer toutes les correspondances et les documents de la FRMT ;  • superviser les activités du secrétaire général;  • superviser les activités de du Directeur Administratif;  • superviser les activités du trésorier et passer en revue divers rapports et états financiers;  • valider et présenter un Budget de fonctionnement prévisionnel qui sera étudié lors de l’AGA de la  Fédération;  • Signer avec le Trésorier les chèques de la Fédération pour le règlement des différentes dépenses. • En cas d’absence ou d’empêchement du président, le vice­président à est la personne qui doit assurer la relève du président et assumer ses fonctions à titre temporaire. Secrétaire Général • Le secrétaire doit assister à toutes les assemblées générales et à toutes les réunions ordinaires, puis préparer les procès­verbaux et les consigner dans les registres prévus à cet effet..  Le secrétaire doit : • faire parvenir aux membres  tous les avis de convocation requis;  • diffuser les procès­verbaux des réunions aux membres du comité exécutif de la  FRMT;  • compiler tous les ans des statistiques sur les inscriptions à partir des renseignements fournis par le Directeur Administratif.  • exécuter d’autres tâches à la demande du Président.

  13. FICHES DE FONCTIONS FICHES DE FONCTIONS Trésorier • Le trésorier doit s’occuper des aspects financiers relatifs au paiement des factures et au suivi des recettes et  dépenses de la Fédération.  Le trésorier doit : • tenir des documents complets et exacts de tous les dépôts, reçus et versements de la Fédération dans les livres comptables appropriés;  • Assurer l’enregistrement de tout l’argent au Crédit du compte bancaire de la Fédération (Versement) • distribuer les fonds de la FRMT selon les instructions du Président en suivant les méthodes recommandées en matière de paiement;  • Fournir par écrit au Président les détails relatifs aux transactions financières de la Fédération; • fournir et présenter des états financiers vérifiés lors de l’AGA de la FRMT;  • Préparer et présenter au Président le Budget annuel prévisionnel pour l’exercice à venir. • exécuter d’autres tâches à la demande du Président. Directeur Administratif • Les attributions du Directeur Administratif se présentent comme suit : • Animer et coordonner l’activité de la fédération ; • Superviser les travaux réalisés par les différents intervenants au sein de la direction ; • Elaborer et mettre en œuvre les outils de gestion  ; • Etablir le tableau de bord financier et ce en étroite collaboration avec le Trésorier ; • Superviser la comptabilité générale ; • Mettre à jour le manuel de procédures et d’organisation comptables ; • Gérer la relation avec les auditeurs ; • Valider les analyses des comptes de la comptabilité générale et les situations comptables périodiques ; • Veiller au respect des échéances et obligations légales. • Le DA assume trois fonctions principales : • Une fonction comptable exercée sous le contrôle d’un expert comptable qui assure l’audit des écritures. • Une fonction administrative envers les partenaires de la fédération. • Une fonction de gestion du patrimoine particulièrement en ce qui concerne la gestion des immobilisations. • Les attributions du Directeur Administratif se présentent comme suit : • La fonction comptable • Saisir et traiter, de manière exhaustive, tout fait, événement ou situation né dans l’exercice en conformité avec les principes comptables et fiscaux ; • Mettre en place des procédures comptables nécessaires à la sauvegarde et la protection du patrimoine; • Mettre à jour le manuel de procédures et d’organisation comptables ; • Mettre en place, en concertation avec les autres services et départements, les procédures permettant un meilleur traitement de l’information comptable ; • Superviser la comptabilité générale ; • Valider les analyses des comptes de la comptabilité Générale et les situations comptables périodiques ; • Récapituler les résultats des traitements comptables de façon claire et sans compensation entre eux ; • Organiser les opérations d’inventaire de fin d’exercice (Immobilisations) ; • Garantir la transparence et de la fiabilité des traitements depuis leurs origines jusqu’à leur aboutissement aux états de synthèse ; • Préparer les états de synthèse conformément aux règles en vigueur ; • Assurer les liens avec l’administration ; • Etablir le reporting et les tableaux de bord à l’attention de la Présidence; • Gérer la relation avec les auditeurs externes.

  14. FICHES DE FONCTIONS FICHES DE FONCTIONS Directeur Administratif • La fonction administrative • Le DA est chargé de la gestion des affaires administratives. Il s’agit, en particulier, des problèmes administratifs qui ont trait aux relations avec : • Les ligues et les clubs, • Le Ministère des sports, • Responsable des sites externes. • Il gère également tout problème de nature administrative. • Ainsi, ses principales attributions administratives sont : • Superviser la relation avec les ligues et les clubs et veiller à l’encaissement de la totalité des cotisations ; • Assurer la relations de la fédération avec le ministère des sports. • La fonction de sauvegarde du patrimoine en matière de gestion des immobilisations : • Tenir le registre des immobilisations ; • Réaliser l’inventaire physique des immobilisations et traduire ses résultats en comptabilité. Service Tournois et Evénements Sportifs • Ce service se charge du suivi des événements sportifs nationaux et internationaux dès la planification jusqu’à son bouclage. Ainsi, les principales tâches devant être exécutées par ce service pouvant être résumées comme suit: • Pour les événements nationaux: • Négocier les tarifs avec tous les prestataires intervenant sur l’événement sportif en question; • Etablir les bons de commandes et les remettre au Directeur administratif pour approbation; • Réceptionner les commandes; • Tenir un fonds de caisse pour les dépenses urgentes; • Classer les justificatifs des dépenses par caisse et les remettre à la comptabilité; • Etablir le budget prévisionnel pour chaque événement planifié; • Valider les notes de frais avant de les remettre à la comptabilité pour règlement. • Pour les événements internationaux: • Etablir le budget prévisionnel pour les événements sportifs planifiés par la fédération; • Etablir toute réservation de billets d’avions et d’hôtels pour les athlètes; • Suivre les procédures administratives pour l’obtention des visas de voyages; • Assurer le suivi avec la Fédération internationale le cas échéant; • Valider les dépenses personnel avant de les remettre à la comptabilité pour remboursement. • D’une manière générale, ce service se charge du suivi total de l’organisation des événements et des tournois sportifs. Service Communications • Ce service assure le lien entre la Fédération et les médias. L’objectif de cette fonction est de communiquer pour assurer l’intervention des médias dans tous événement organisé par la Fédération ou dont elle participe. Les principales taches de ce services se résument comme suit: • Recueillir (au moyen d'entretiens, réunions, enquêtes, reportages...), vérifier et sélectionner, les informations actualisées relatives à la vie de la fédération, pour les diffuser à l'intérieur ou à l'extérieur. • Proposer les moyens et choisir les supports de communication. • Concevoir les contenus des messages, avec un langage et un style adaptés. • Mettre en œuvre les actions de communication les plus efficaces. • Assurer les contacts avec les interlocuteurs de la Fédération (internes, externes) et les médias (journalistes...). • Négocier avec les prestataires et les fournisseurs et suivre les productions de documents. • Organiser et gérer les activités matérielles, les dossiers administratifs et budgétaires des actions de communication.

  15. FICHES DE FONCTIONS FICHES DE FONCTIONS Administration Générale • Service « Passeports et Licences » : • D’une manière synthétique, les principales taches de ce service se résument comme suit: • S’assurer que chaque adhérent à la Fédération est propriétaire d’un passeport d’adhésion; • Délivrer les licences aux membre de la Fédération; • Tenir l’état des suspens en matière de règlement des passeport et licences et faire le recouvrement le cas échéant; • Communiquer à la comité d’affiliation tout problème d’encaissement; • Proposer en cas de problème le retrait des licences et des passeport auprès des adhérents. • Service Affiliation: • Les principales tâches de ce service se rattachent aux aspects suivants : • Recevoir les demandes d’affiliation des clubs; • Transmettre ces demandes au comité d’affiliation pour étude du dossier; • Tenir les dossier administratif de chaque affilié et adhérent à la Fédération; • Transmettre les lettres de relances pour versement des cotisations des affiliés; • Assurer l’encaissement de la totalité des frais d’adhésion et rendre compte s’il y a problèmes; • Transmettre à la comptabilité la situation des affiliés pour validation et rapprochement avec les données comptables; • Proposer la radiation des adhérents pour faute de respect du cahier de charges et des disciplines de la fédération; • D’une manière générale, ce service se charge d’assurer la suivi administratif entre la fédération et tous ses adhérents. • Service Assurance: • La Fédération assure le rôle d’intermédiaire entre ses adhérents et les compagnies d’assurances. Ainsi, chaque affilié doit souscrire un contrat d’assurance imposé par la Fédération. Ainsi, cette dernière assure la collecte des fonds pour le paiement des primes d’assurance des adhérents. Ce service se charge principalement de: • Assurer que tous les adhérents ont souscrits au contrat d’assurance proposé par la Fédération; • Assurer que les fonds encaissés sont versés, par la comptabilité, aux comptes bancaires de la fédération; • Suivre le jour le jour la situation des adhérents en matière d’assurance; • Tenir les dossiers de remboursement d’assurance et assurer le suivi auprès des compagnies; • Recevoir les remboursements compagnies et assurer leur versement à l’adhérent concerné; • Etablir annuellement des propositions pour la renégociation des contrats d’assurance souscrits par la Fédération; • Etablir un suivi le jour le jour pour les déclarations d’assurance et assurer la mise en place d’un état récapitulatif annuel. • Service Relations externes: • La tache principale de ce service se rattache principalement aux relations entre la fédérations et les partenaires nationaux et internationaux. • Partenaires Nationaux: • Ministère de la Jeunesse et des sports; • Comité Olympique; • Les ligues régionales; • Autres tiers (Sponsoring éventuellement). • Partenaires internationaux: • Fédération Internationale de Taekwondo; • Fédération Africains de Taekwondo; • Kukkiwon. • Ainsi, ce service prend en charge toutes les fonctions ayant une relations directes avec l’un de ces partenaires, savoir: • Suivre les subventions reçues et à recevoir; • Elargir la base de données des sponsors et chercher d’autres ressources pour la fédération; • Faire le point avec le comité olympique marocain sur les événements sportifs dont la Fédération peut y participer; • Communiquer tout événement ou procédure aux ligues régionales; • Faire le point sur les derniers communiqués de la Fédération Internationale de Taekwondo; • Tenir le calendrier des séminaire et conférence régionaux et internationaux (Assemblée générale, Conférence,….); • Faire de suivi des certifications des athlètes marocain auprès de Kukkiwion et délivrer les cartes de certification.

  16. FICHES DE FONCTIONS COMPTABILITE GENERALE Attributions Générales • Tenir la comptabilité Générale de la fédération conformément aux règles de la loi comptable ; • Veiller à la conformité des états et situations comptables aux règles en vigueur ; • Veiller au respect du principe de spécialisation (cut-off). Journalières • S’assurer de la comptabilisation de la prestation avant paiement ; • Comptabiliser les encaissements des cotisations des clubs et ligues ; • Comptabiliser les opérations afférentes aux immobilisations ; • Comptabiliser les opérations relatives au personnel ; • Comptabiliser les opérations relatives aux événements sportifs Mensuelles • Comptabiliser toutes les opérations afférentes au personnel et aux organismes sociaux  le cas échant; • Assurer de la cohérence entre les données comptables avec les opérations de la trésorerie; • Centralisation mensuelle la trésorerie ; • Analyser les comptes bilantiels (Ligues, Clubs et fournisseurs) ; • Etablir les états de rapprochements bancaires mensuels et le suivi des régularisations des instances ; • Informer la Direction Administrative pour les comptes qui présentent des soldes anormaux, en faire le suivi pour régularisation ; • Constituer et régulariser les provisions, (charges à payer..) ; • Editer les balances mensuelles à la fin de chaque mois; • S’assurer de l’exhaustivité de l’imputation des charges et des produits ; • S’assurer que toutes les pièces de caisse sont signées et portent les cachets de règlement et de comptabilisation ; • Préparer les demandes de confirmations des soldes aux tiers ; • Prépare au DA les situations comptables périodiques comparatives ; • Tenir à jour le fichier des immobilisations, calculer et comptabiliser les amortissements après validation du DA. Trimestrielles Annuelles • Réaliser les éditions comptables annuelles ; • Préparer les demandes de confirmations des soldes fournisseurs ; • Assister le DA dans l’élaboration des «états comparatifs des comptes de produits et charges » ; • Veiller à la clôture des écritures de fin d’exercice et report à nouveau ; • Assister les auditeurs dans le cadre de leur mission ; • Etablir les états de synthèse de fin d’année.

  17. LIEN COMPTABILITE ET AUTRES SERVICES

  18. Comités Permanents • Au sein de la Fédération, des comités permanents sont crées. Ils se rattachent, principalement, aux aspects suivants: • Comité des finances; • Comité de sanctions et récompenses; • Comité de planifications Stratégiques; • Comité de vérifications; • Comité de haut performance; • Comité de développement des arts martiaux. • 1. Comité des Finances: • Le comité – Finances, constitue un comité permanent de la Fédération. Il lui fournira son soutien de par ses responsabilités de surveillance en matière de rapports financiers, de politiques, de stratégies et d’activités ainsi que de gestion de risque financier. Il assume ces responsabilités en vertu des politiques approuvées conformes aux principes comptables généralement reconnus. • 1.1. Tâches clés: • Dans le cadre de son mandat, le comité exécutera les tâches suivantes : • Fournir, sur une base continue, de l'expertise pour améliorer la qualité des discussions du bureau Fédéral au sujet des affaires financières et faciliter la prise de décisions efficaces; • Déterminer le caractère adéquat des contrôles financiers et des procédures financières internes pour la prestation de rapports financiers à l’Assemblée Générale; • Revoir les états de synthèses de la fédération régulièrement; • Élaborer des politiques et surveiller leur mise en œuvre afin de protéger les actifs et les sources de revenus de la fédération; • Recevoir, s'il y a lieu, des rapports et aviser le bureau Fédéral sur les implications financières de toute enquête gouvernementale matérielle, tout recours, toute dispute contractuelle ou toute question juridique; • Communiquer les résultats de chaque réunion au Bureau Fédéral; • Valider les budgets annuels; • Accomplir toutes les tâches additionnelles conférées par le Bureau fédéral; • 1.2. Politique – Responsabilités • Le comité des finances s'occupera de la recherche et de la surveillance des politiques organisationnelles suivantes : • Prestation de rapports financiers; • Investissements; • Politique sur les dépenses. • 1.3. Composition: • Le comité consistera d’un minimum de trois (3) personnes. Chaque membre du comité devra s'y connaître dans le domaine financier, car le conseil juge une telle qualité essentielle. Le trésorier (ou le secrétaire-trésorier, si on a doté ce poste de cette façon) présidera le comité. Au moins l'un des membres du comité devra détenir un titre professionnel comptable reconnu au Maroc. • 1.4. Nomination • Le Bureau Fédéral nomme les membres du comité. Ceux-ci y siégeront de leur nomination jusqu'à son remaniement. S'il y a un poste vacant, peu importe la raison, le Bureau Fédéral nommera une personne qualifiée jusqu'à la fin du mandat. Le Bureau Fédéral pourra destituer tout membre du comité.

  19. Comités Permanents • 1.5. Objectifs/livrables: • Revoir les déclarations financières mensuelles de la Fédération, pour confirmer s'il faut fournir des recommandations pour l’apport d’améliorations; • Revoir le budget annuel de la fédération, avant de le présenter au Bureau Fédéral avec l'intention de et recommander les changements appropriés; • Revoir ou établir les politiques et les procédures de l'organisation en matière de réception, de rétention et de résolution de plaintes associées à la comptabilité, à la divulgation financière ainsi qu'aux contrôles internes et aux questions liées aux vérifications; • Revoir les processus ou les procédures de l'organisation en matière de gestion financière et présenter des recommandations à des fins d'amélioration ou d'application des pratiques exemplaires; • Formuler et présenter un budget annuel aux fins d'approbation. • 2. Comité de sanctions et récompenses • 2.1. Mandat: • Le comité – Sanctions et récompenses, constitue un comité permanent du Bureau Fédéral. Il s'occupe de faire rapport sur les infractions ou les plaintes pour des motifs disciplinaires portées contre des membres de la Fédération. Il cherche également à créer un cadre de travail, que le Bureau Fédéral devra approuver, pour reconnaître et récompenser des membres de l'association. • 2.2. Tâches clés: • Dans le cadre de son mandat, le comité exécutera au moins les tâches suivantes : • Nommer un comité d'arbitrage pour les événements; • Passer en revue une plainte pour déterminer s'il faut tenir une audience; • Entendre les représentations des parties en cause; • Étudier la cause; • Emettre une recommandation en vue de l'imposition de sanctions à l'endroit d'un ou des membres; s'il y a lieu et si c'est justifiable; • Présenter ses recommandations au Président, qui les approuvera ou les rejettera; • Passer en revue toutes les demandes visant à conférer un honneur ou une récompense à un membre et faire une recommandation au Bureau Fédéral pour considération ou approbation; • 2.3. Politique – Responsabilités • Le comité des sanctions et des récompenses s'occupera de la recherche en matière de politiques et de la surveillance des politiques organisationnelles suivantes : • Sanctions; • Membre honoraire et membre à vie; • Temple de la renommée et autres récompenses; • Politique sur les appels; • Politiques liées au harcèlement et aux abus. • 2.4. Composition • Le comité comportera un minimum de trois (3) personnes. Le mandat du président aura la même durée que celui du président de la Fédération. Ce dernier recommandera les membres du comité.

  20. Comités Permanents • 2.5. Nomination: • Le Bureau Fédéral nomme les membres du comité. Ceux-ci y siégeront depuis leur nomination jusqu'à son remaniement. S'il y a un poste vacant, peu importe la raison, le Bureau Fédéral nommera une personne qualifiée jusqu'à la fin du mandat. Le Bureau pourra destituer tout membre du comité. • 2.6. Objectifs/livrables • Le comité des sanctions et des récompenses complètera cette section en conjonction avec le plan stratégique annuel. On s'attend à des objectifs simples, mesurables et assortis d'un calendrier. Les objectifs doivent faire l'objet d'une révision ou d'un renouvellement annuel. • Elaborer d'un cadre de travail pour la création d’un Temple de la renommée du taekwondo au MAROC et des adhésions honoraires, ainsi que toute autre récompense. • Formuler et présenter le budget annuel du comité aux fins d'approbation. • Le Président du Comité, fera acheminer les appels contre les décisions du comité au Président pour établir un comité d'appels ad hoc qui entendra le cas. • 3. Comité de planifications stratégiques : • 3.1. Mandat • Le comité de planification stratégique constitue un comité permanent du Bureau Fédéral. Il lui fournit des recommandations en vue d'apporter des améliorations stratégiques et d’assurer un processus de révision et d'évaluation annuel du plan stratégique tout en améliorant les services aux membres de la Fédération. • 3.2. Tâches clés • Dans le cadre de son mandat, le comité exécutera les tâches suivantes : • surveiller les tendances externes et les enjeux qui pourraient constituer de nouveaux objectifs stratégiques; • revoir annuellement le progrès en vue de l'atteinte des objectifs stratégiques; • revoir annuellement le plan stratégique; déterminer les lacunes et les préoccupations; • recommander des modifications au plan et aux priorités stratégiques; • communiquer avec les membres et les intervenants s'il y a lieu; • communiquer les résultats de chaque réunion au Bureau Fédéral; • accomplir toutes les tâches additionnelles qui peuvent de temps à autre lui être conférées par le Bureau fédéral. • 3.3. Composition • Le comité comptera un minimum de quatre (4) personnes dont deux seront des directeurs de la Fédération. • 3.4 Objectifs/livrables: • Fournir un rapport annuel aux membres lors de l'AG (Rapport Moral sur la stratégie de la Fédération); • Fournir une liste d'objectifs stratégiques recommandés pour approbation du Bureau fédéral avant l'AGA; • Formuler et présenter un budget annuel aux fins d'approbation.

  21. Comités Permanents • 4. Comité de vérification: • 4.1. Mandat • Le comité – Vérification, constitue un comité permanent du Bureau Fédéral. Il lui fournira son soutien de par ses responsabilités de surveillance en matière de vérification et de reddition de compte de la fédération. Il assume ces responsabilités en fonction des politiques approuvées et conformes aux principes comptables généralement reconnus. • 4.2. Tâches clés • Dans le cadre de son mandat, le comité exécutera les tâches suivantes : • Revoir et approuver la portée de la vérification annuelle et les frais de vérification à payer; • recommander tous les ans aux membres de la Fédération la nomination d'un vérificateur; • Informer le Bureau Fédéral promptement de tout problème, enjeu, ou inquiétude relevé par le vérificateur; • S'il y a lieu, discuter périodiquement avec les vérificateurs, sans la présence de la direction, pour obtenir leur avis sur la qualité et le caractère approprié des principes de comptabilité et les pratiques de divulgation financière de la Fédération, comme appliqué dans sa publication de l’information financière; • Communiquer les résultats de chaque réunion au Bureau Fédéral; • Accomplir toutes les tâches additionnelles que lui confère le Bureau Fédéral; • Formuler des recommandations visant l'amélioration ou l'apport de mesures correctives, s'il y a lieu/si c'est requis, à la suite des vérifications. • 4.3. Autorité: • Le comité agira comme membre du conseil à pouvoir limité. Ainsi, il verra à surveiller le travail du vérificateur externe. Il peut communiquer directement avec les vérificateurs internes et externes. • 4.4. Composition • Il comptera au moins trois (3) personnes. Chaque membre devra bien connaître les finances, car le conseil juge de telles qualités essentielles. Le trésorier (ou le secrétaire-trésorier, si on a doté le poste de cette façon) présidera le comité. Au moins l'un des membres du comité devra détenir un titre professionnel comptable reconnu au Maroc. • 4.5. Objectifs/livrables • Recevoir et passer en revue les états financiers vérifiés de la Fédération et en faire rapport au Bureau Fédéral avant la tenue de l'AGA. • Revoir ou établir les politiques et les procédures de l'organisation en matière de vérification. • Formuler et présenter un budget annuel aux fins d'approbation.

  22. Comités Permanents • 5. Comité Hautes Performances: • 5.1. Mandat • Le comité de la haute performance (HP) constitue un comité permanent du Bureau Fédéral. Son mandat consiste à améliorer le programme de haute performance de la Fédération. Jusqu'à ce que l'on ait nommé son président, le comité entreprendra des activités de développement de la HP, s'il y a lieu, pour soutenir les responsabilités opérationnelles du Président. • 5.2. Objectif • Établir et conserver une base de politiques robuste, qui permettra au programme de la haute performance de la Fédération de déterminer, de développer et de maintenir des équipes de haute performance qui gagneront avec constance des médailles lors de championnats internationaux sanctionnés par la WTF, des Jeux olympiques et d'autres compétitions d'importance. • 5.3. Composition • Le comité sera présidé par une personne nommée par le Bureau Fédéral. Il sera constitué de membres dotés d'une expérience indéniable en développement de la HP. Plus précisément, le comité inclura : • un médecin, ou tout autre professionnel de la santé (actif ou à la retraite), avec de vastes connaissances en matière d'anatomie, de physiologie et de toute autre discipline associée aux arts martiaux; • un athlète de l'équipe nationale; • un entraîneur national; • un athlète ayant une déficience (ou, en l'absence d'un athlète de HP ayant une déficience, un intervenant reconnu par le conseil en matière de personnes ayant un handicap). • Les membres du comité devront être approuvés par le Bureau Fédéral. Le comité pourra créer des sous-comités ad hoc et inclure des membres supplémentaires pour travailler sur des défis spécifiques, s'il y a lieu. • 5.4. Tâches clés • Le comité aura pour mandat : • De maintenir une vision globale en matière d'élaboration de politiques, de pratiques exemplaires et de possibilités à exploiter, et d'apporter des recommandations pour l'amélioration des politiques de la haute performance; • De surveiller les actions liées au programme d'aide aux athlètes ainsi que le soutien ciblé accordé aux athlètes et de recommander des changements de politiques, s'il y a lieu; • De surveiller le processus de sélection de l'équipe nationale et de recommander des changements de politiques, s'il y a lieu; • D'accomplir toutes les tâches additionnelles qui peuvent lui être conférées par le Bureau Fédéral. • 5.5. Politique – Responsabilités • Le comité de la haute performance s'acquittera de la recherche, de la rédaction, de la surveillance et de la modification active des politiques et des normes liées au développement et au maintien d'un programme de haute performance de classe mondiale pour la Fédération, notamment des politiques liées : • à la sélection des athlètes de l'équipe nationale; • au perfectionnement et à la certification des entraîneurs; • au perfectionnement et à la certification des arbitres; • aux opérations et à la gestion de compétitions nationales; • aux opérations et à la gestion des équipes nationales; • au programme d'aide aux athlètes et aux critères d'obtention de brevets; • au dopage; • au programme de la haute performance de la Fédération.

  23. Comités Permanents • 6. Comité de développement des arts martiaux: • 6.1. Mandat • Le comité de développement des arts martiaux constitue un comité permanent du Bureau Fédéral. Il doit soutenir le Président de la Fédération en vue de l'élaboration et de la promotion de tous les programmes de taekwondo de l'Association dans les secteurs suivants : • Développement des arbitres et des juges; • Certification d'entraîneur; • Accréditation des clubs et des écoles et programmes d'excellence de club et de reconnaissance; • Modèle de développement des athlètes à long terme; • Para Taekwondo en vertu des recommandations du comité permanent en matière de Para Taekwondo; • 6.2. Tâches clés • Dans le cadre de son mandat, le comité exécutera les tâches suivantes, avec l’aide du personnel de soutien : • Revoir les recommandations et les plans, comme préparés par le bureau en ce qui a trait au mandat du comité, et procurer une orientation et des conseils pour améliorer les programmes d’arts martiaux; • Soutenir le bureau afin d'élaborer et de procurer la formation pour les membres dans les domaines suivants, sans en exclure d'autres : • le perfectionnement et la certification des arbitres; • le perfectionnement et la certification des entraîneurs; • l'accréditation des clubs et des écoles; • les enjeux liés au Kukkiwon; • l'élaboration de politiques; • l'élaboration du programme de taekwondo et les services connexes; • le soutien au Président afin de promouvoir les buts et les objectifs aux adhérentes et aux gouvernements; • Le comité agira à titre de groupe consultant auprès du Président sur des sujets connexes à son mandat, au moyen de recommandations officielles dans le domaine de l'élaboration de politiques et de programmes. Le président du comité fera rapport officiellement aux adhérents de l'Association au moins une fois par année dans le cadre d'un rapport écrit. • 6.3. Politique – Responsabilités • Le comité de développement des arts martiaux (taekwondo) se concentrera sur la révision et l'élaboration de politiques que le Bureau Fédéral passera en revue, modifiera et examinera en fonction de ce qui suit : • Programmes d'arts martiaux et de développement; • Développement des athlètes; • Perfectionnement et certification des entraîneurs; • Perfectionnement et certification des arbitres; • Accréditation des clubs et des écoles.

  24. MANUEL DES PROCEDURES Courrier Février 2012

  25. Objectif • Tout le courrier à destination de la Fédération de quelque nature que ce soit et toute correspondance avec les tiers devrait faire l’objet d’un enregistrement sur un registre tenu par l’assistanat du Président. Cet enregistrement a pour objectif : • De protéger la Fédération contre toute perte de documents, • D’assurer une exhaustivité des enregistrements, • De porter à la connaissance de la direction, en plus des destinataires principaux, toutes les affaires concernant la Fédération. Etendue Cette procédure s’applique à tout le courrier arrivé et à tout courrier départ de quelque nature que ce soit, y compris le courrier électronique. Procédure Courrier arrivé • Dès réception, le courrier doit être enregistré sur un registre d’arrivée, mentionnant : • La date de réception, • Le nom ou la raison sociale de l’émetteur du courrier, • L’objet, • Le service et les personnes destinataires. • Toute autre information jugée utile. • Le courrier doit être tamponné, porter la date et le numéro chronologique de réception. • Le courrier comptable doit être remis au Directeur Administratif. • Ce courrier comprend généralement : • les documents émanant des banques, • les factures fournisseurs et, • les autres tiers. Courrier Départ • Le courrier émis par la Fédération à destination de l’extérieur, doit faire l’objet d’enregistrement par l’émetteur dans un registre courrier départ. • Ce registre comporte les rubriques ci-après : • Numéro d’ordre ; • Date ; • Destinataire ; • Objet. • Le courrier départ doit être signé ou visé par une personne autorisée. • Une copie du courrier départ doit être classée au niveau de l’assistanat de la Présidence et au niveau de l’émetteur. • La Direction Administrative supervise la rédaction et la saisie, sous traitement de texte, de tout le courrier comptable. Le courrier doit être remis aux personnes habilitées pour signature. • Le courrier expédié est, ensuite, doit être archivé dans le classeur appelé “courrier départ” accompagné de l’accusé de réception du destinataire.

  26. Procédure Courrier Electronique • Le courrier électronique concerné par cette procédure correspond aux e-mails se rattachant aux opérations de la Fédération. • Cette procédure a pour objectif d’assurer la sauvegarde de tous les courriers ayant une relation directe avec la comptabilité de la Fédération. Ce courrier peut émaner des : • Sources externes : • Organismes financiers ; • Auditeurs externes ; • Ministère ; • Clubs et Ligues • Avocats ;….. • Sources internes : • Présidence ; • Secrétaire Général; • Trésorier; • Directeur Administratif  ; • Autres services. • La Fédération dispose de deux types de boîte de réception du courrier électronique : • Une, personnel gérée par chaque intervenant et portant généralement son propre nom ;  • L’autre boîte est gérée par le secrétariat de de la Présidence. • Tous les messages qui arrivent dans la boîte de la Fédération peuvent être redirigés vers d’autres adresses électroniques. Le secrétariat est chargé de dispatcher le courrier reçu selon son importance aux différents services de la Fédération. • Ainsi, tous courriers ayant une importance significative, doit être transformé (imprimé) en courrier papier et classer au niveau du secrétariat selon la procédure décrite ci-dessus.

  27. MANUEL DES PROCEDURES Achats Février 2012

  28. étape Principales règles de gestion Prévisions • Chaque année et dans le cadre de la procédure budgétaire, il sera procédé à l’établissement des prévisions annuelles en matière d’achats. La fonction moyens généraux procède à la centralisation de toutes les demandes. • Le programme prévisionnel des achats doit être validé par les responsables de chaque service, la Direction Administrative, Trésorier et la Présidence Règles de gestion Forme • Tous les achats seront matérialisés par un bon de commande afin de : • Formuler correctement les biens et / ou les services demandés, • Garantir la conformité des biens et services achetés à ceux qui sont demandés, • Faciliter le contrôle des entrées. • Seules les articles justifiés par un Bon de Commande dûment signé et cacheté seront autorisés à l’accès. Principe de séparation de pouvoirs

  29. étape Principales règles de gestion Principe de séparation de pouvoirs • Le Contrôle se fait par la multiplication des intervenants et la séparation des pouvoirs • pouvoir budgétaire d’engager la dépense • pouvoir de choix du prestataire • pouvoir d’engagement • pouvoir de valider la réception • pouvoir d’approuver la facture et de déclencher le paiement • Le contrôle se fait également par le jeu des délégations de signature • La séparation des pouvoirs permet d’assurer les objectifs suivants : • le besoin est validé • le fournisseur non choisi par celui qui émet le besoin • la réalité de la prestation / de la livraison est contrôlé par une personne autre que celle qui a passé la commande Règles de gestion Déontologie à respecter • La déontologie se concrétise par des actions faciles à justifier ; par exemple: • ne pas demander à un fournisseur de soumissionner si on ne le considère pas comme valable • donner le même niveau d'information aux différents fournisseurs pressentis • faire jouer ouvertement et loyalement la concurrence • considérer comme confidentielle toute information fournie par le fournisseur • ne pas tirer avantage des erreurs du vendeur • répondre rapidement au vendeur et lui expliquer les raisons de ses choix • La déontologie est une nécessité pour bien travailler : • l'acheteur doit garder la confiance de sa hiérarchie, de ses interlocuteurs internes et des fournisseurs • cette confiance s'obtient par la lisibilité de sa politique d'achat Codification des articles • Les articles doivent être codifiés par groupe, famille et sous famille afin de faciliter la saisie informatique et d’éviter l’existence de deux articles similaires et difficiles à repérer

  30. Nature des achats étape Principales règles de gestion Nature des Achats • Il est indispensable de traiter les achats selon trois volet différents car les acteurs sont différents: Catégories Acteurs

  31. III- ACHATS GENERAUX ET D’EXPLOITATION étape Principales règles de gestion • Les achats de biens et services peuvent être faits : • soit directement par bon de commande • soit par appel d’offre • soit par marchés cadres Types ACHATS DE BIENS ET SERVICES

  32. III- ACHATS GENERAUX ET D’EXPLOITATION étape Principales règles de gestion Cette procédure a pour objet de décrire les modes de déroulement des opérations d’achats de biens et services consommables. La procédure concerne tous les achats effectués par la fédération centralisés au niveau du service moyens généraux. Objet ACHATS DE BIENS ET SERVICES Intervenants • Internes • Président • Trésorier • Directeur Administratif ou responsables des services concernés • Le Service moyens généraux • Comptabilité • Externes • Les fournisseurs

  33. III- ACHATS GENERAUX ET D’EXPLOITATION étape ACHATS DE BIENS ET SERVICES Validation du besoin • Besoins programmés : • Cette procédure permet d’exprimer un besoin, de le qualifier et de faire circuler la demande d’achat pour validation par les différents intéressés. Une demande d’achat (DA) doit être validée pour émission d’un bon de commande ou refusée pour un motif explicite. • Le Directeur Administratif valide ou refuse la DA établie par le demandeur. Il doit s’assurer que le besoin est bien réel malgré qu’il est bien programmé. • La validation budgétaire vient pour confirmer le besoin en faisant la comparaison entre la DA et l’engagement budgétaire. • Besoins non programmés: • Les besoins non programmés doivent être justifiés par l’utilisateur et son chef hiérarchique le cas échéant. L’accord de la Présidence est obligatoire . • Contrôle a posteriori des dépenses et actions de recadrage à faire par le Trésorier • Immobilisations: • Les achats des immobilisations à faire par le service moyens généraux sont suivis par tous les intervenants: Directeur Administratif, Trésorier, Secrétaire Général et le Président. PROCESSUS (Achats par Bon de Commande)

  34. III- ACHATS GENERAUX ET D’EXPLOITATION étape ACHATS DE BIENS ET SERVICES LANCEMENT DE LA COMMANDE • Le demandeur prépare une demande d’achat afin d’exprimer son besoin. Cette demande est adressée au Directeur Administratif pour approbation et puis transférer au service moyens généraux. • Ce service procède à la préparation d’une demande de consultation pour les articles à acheter. • Après réception d’au mois 3 devis, le responsable des moyens généraux procède à la saisie des consultations et établit un tableau comparatif des différents devis. • Le choix du fournisseur est fait par le DA pour tout les montant inférieur à ……….., au-delà de ce montant, le choix doit obligatoirement être fait par le Président (ou le Secrétaire Générale). • Le bon de commande est établi sur la base du choix de la Direction et il est signé par le responsable des moyens généraux et par le Directeur Administratif. • Le Bon de commande doit être daté et doit comporter les conditions et les délais de paiement • Le Document est envoyé au fournisseur choisi • Le Dossier Achat doit comporter tous les éléments de base: • DA signée et validée • Devis fournisseurs (Minimum 3) • Tableau comparatif des devis signé par le Directeur Administratif ou le Président • Le Bon de Commande signé par le DA et le Responsable des moyens généraux PROCESSUS (Achats par Bon de Commande) • La commande est prise en charge par le Responsable des moyens généraux: • Relance de la commande en de retard • Les modifications apportées à la commande pour les produits programmés doivent être signalées au Directeur Administratif et faire l’objet d’un accord écrit. • Les modifications apportées à la commande pour les produits non programmés doivent être acceptées par le DA, le Trésorier et le Président et faire l’objet d’un accord écrit. SUIVI DE LA COMMANDE

  35. III- ACHATS GENERAUX ET D’EXPLOITATION étape ACHATS DE BIENS ET SERVICES RECEPTION DE LA COMMANDE • La Réception de la commande se fait en présence du Demandeur, du Responsable des moyens généraux et du représentant du Fournisseur. • Un contrôle quantitatif et un autre contrôle qualitatif sont faits par les présents en faisant un rapprochement par rapport à la commande. • Suite à ce contrôle, le Bon de Livraison (BL) Fournisseur est signé par le Responsable des moyens généraux. • Une fois le BL signé, un Bon de Réception est préparé par le Responsable des moyens généraux. • Le Bon de Réception est signé par toutes les personnes intervenantes dans l’opération (Utilisateur, Responsable moyens généraux) • Le Bon de Livraison Fournisseur et le Bon de Réception sont classés dans le dossier achat concerné en attendant la réception de la facture Fournisseur. PROCESSUS (Achats par Bon de Commande) • Les factures sont déposées au Bureau d’Ordre qui les transfère après enregistrement au Responsable moyens généraux. • Un premier contrôle de conformité est effectué : • N° de la facture • Date de facturation • Prix facturés • Quantités • Validité de la facture: • Taxe professionnelle • Identifiant fiscale • La Facture est classée dans le dossier achat «avec la mention « Bon à Payer » et il est transmis au Directeur Administratif pour contrôle. • Le dossier est transmis par la suite à la comptabilité pour comptabilisation. • Une copie est remise au Trésorier pour effectuer l’opération de règlement. RECEPTION DE LA FACTURE

  36. III- ACHATS GENERAUX ET D’EXPLOITATION étape ACHATS DE BIENS ET SERVICES APPEL D’OFFRES • Il existe des cas où il est impératif de passer par un appel d’offres au lieu du choisir des fournisseurs directement et passer par le BC direct. • Dans ce cas, Il faut procéder à la rédaction d’un cahier des charges en collaboration avec le service demandeur : • Préparation des termes de références et du cahier de charges qui doivent être explicites et doivent garantir la qualité de l’achat et sécuriser la transaction d’achat • Le Dossier est vérifié par le DA, le Trésorier et le SG, approuvé par la Présidence et l’appel d’offres est lancé. • Lorsqu’il s’agit d’appel d’offres ouvert, un avis de publicité est inséré dans les journaux au moins 3 semaines avant la date d’ouverture des plis. Lorsqu’il s’agit d’une consultation restreinte des fournisseurs, le choix des fournisseurs à consulter s’appuie sur une base de données Fournisseurs référencée et mise à jour périodiquement par le responsable des moyens généraux. La consultation doit être faite auprès d’au moins trois fournisseurs. • A la fin de la réception des appels d’offres, une commission de dépouillement est constituée pour l’analyse des offres: Une note Financière est établie pour chaque concurrent. La commission de dépouillement est composée du responsable concerné par les achats, du responsable des moyens généraux, du DA, du secrétaire Général et le Trésorier. • En parallèle une autre commission (en cas de besoin) est constituée pour analyser le volet technique; il s’agit de la commission technique . Une note technique est établi pour chaque concurrent. • La note fine, le PV et le tableau comparatif sont établis sous forme d’un projet de PV d’adjudication. Cette opération est effectuée par la commission de dépouillement. • La validation du projet d’adjudication est faite par le Président. • Elaboration du contrat de collaboration et signature du fournisseur adjudicataire. Ce contrat est signé par le Président • Réceptionner les produits et/ou services: Vérification qualitative et quantitative de la livraison par rapport au BC et contrat tout au long de la période d’exécution. PROCESSUS (Achats par Appel d’Offres)

  37. III- ACHATS GENERAUX ET D’EXPLOITATION étape ACHATS DE BIENS ET SERVICES CONTRATS CADRES • Dans le cadre budgétaire, il faut procéder au recueil des besoins en achats susceptibles d’être satisfaits par le biais de contrats cadre. • Analyse, traitement et détermination des besoins valables pour plusieurs entités et consolidation en fonction de : • Leur nature, • Les quantités à acheter, • Les dates souhaitables d’achat. • Le DA élabore en collaboration avec le Service moyens généraux un programme annuel d’achat, résumant l’ensemble des achats à effectuer par contrat cadre et précisant les durées prévisionnelles des contrats et le soumet à la validation du trésorier et le Président. • Le Service moyens généraux et le Service Demandeur procèdent à la détermination des termes de références et le cahier de charges qui doivent être explicites et qui doivent se conformer au programme annuel d’achat. • Vérification des dossiers de consultations. Le lancement des consultations, le dépouillement et l’analyse des offres se réalisent conformément à la procédure Achats par appel d’offres ouvert ou restreint. • Sur la base du PV de dépouillement et suite à la validation du choix du contractant cadre, négociation des termes du contrat avec le Contractant cadre afin d’affiner : • Les caractéristiques techniques du produit • Les conditions spécifiques d’exécution de la prestation. • Les délais maximaux de réponses, • Les dates prévisionnelles d’approvisionnement, • Les clauses spécifiques du contrat. • Etablissement des contrats cadre en 4 exemplaires. Le contrat cadre établi est envoyé au Contractant pour signature et soumis par la suite à la validation et signature de la Présidence. • Suivi et évaluation: • Respect de l’exécution des contrats cadre : • vérifier l’épuisement des contrats, • s’assurer du respect des dates et quantités contractuelles de livraison, • vérifier la validité restante des contrats en cours. • Etablir l’état de suivi des contrats cadre • Annuellement, évaluation les Contractants, déterminant ainsi ceux reconduits et les conditions de reconduction. Une notation est donnée à chacun des Contractant. Mise à jour également la base de données Fournisseur PROCESSUS (Achats par Marchés Cadres)

  38. V- ACHATS EVENEMENTS SPORTIFS étape Principales règles de gestion Vue l’importance qui pourra constituer les achats rattachable aux événement sportifs, il s’est avéré indispensable de traiter cette rubrique séparément tout en sachant que le centre acheteur est : le Service moyens généraux. Cette procédure a pour objet de décrire les modes de déroulement des opérations d’achats de telle nature. Objet ACHATS PUBLICITE ET COMMUNICATION • Internes • Président • Secrétaire Général • Trésorier • Directeur Administratif • Responsable des moyens généraux • Comptabilité • Externes • Les fournisseurs Intervenants

  39. V- ACHATS EVENEMENTS SPORTIFS étape Achats événements sportifs • Besoins programmés : • A l’occasion de la préparation du budget annuel, la Fédération fixe les événements qu’elle organisera et dont elle participera courant l’année suivante. La fixation de ces événements se fera en collaboration avec le Directeur Technique National (DTN). Sur cette base, la commission Finance fixe les achats rattachables à chaque événement (Y compris les frais de déplacement) • Cette procédure permet d’exprimer un besoin, de le qualifier et de faire circuler la demande d’achat pour validation par les différents intéressés. Une demande d’achat doit être validée pour émission d’un bon de commande ou refusée pour un motif explicite. • Le Responsable du service Evenements valide ou refuse la DA établie. Il doit s’assurer que le besoin est bien réel malgré qu’il est bien programmé. • La validation budgétaire vient pour confirmer le besoin en faisant la comparaison entre la DA et l’engagement budgétaire. • Besoins non programmés: • Les besoins non programmés doivent être justifiés. L’accord de la Présidence est obligatoire . • Contrôle a posteriori des dépenses et actions de recadrage à faire par le Trésorier • Pour l’achat des « Médailles et Trophets » et après réception d’au mois 3 devis, le Responsable des moyens généraux procède à la saisie des consultations et établit un tableau comparatif des différents devis. • Le choix du fournisseur est fait par le Service Evénements et le DA. • Le bon de commande est établi sur la base du choix de la Direction et il est signé par le Directeur Administratif et le Trésorier • Le Bon de commande doit être daté et doit comporter les conditions et les délais de paiement • Le Document est envoyé au fournisseur choisi • Le Dossier Achat doit comporter tous les éléments de base: • DA signée et validée • Devis fournisseurs (Minimum 3) • Tableau comparatif des devis signé par le DTN et DA • Le Bon de Commande signé par le SG et le Trésorier. BON DE COMMANDE PROCESSUS

  40. V- ACHATS EVENEMENTS SPORTIFS étape Achats de publicité et communication • La Réception de la commande se fait en présence du Responsable des moyens généraux , du responsable du service communications et du représentant du Fournisseur. • Un contrôle quantitatif et un autre contrôle qualitatif sont faits par les présents en faisant un rapprochement par rapport à la commande. • Suite à ce contrôle, le Bon de Livraison Fournisseur est signé par le Responsable des moyens généraux après l’aval du services communication • Un fois le BL signé, le Bon de Réception est préparé • Le Bon de Réception est signé par tous les présents (Responsable des moyens généraux , DA et DTN ) • Le Bon de Livraison Fournisseur et le Bon de Réception sont classés dans le dossier achat concerné en attendant la réception de la facture Fournisseur. LANCEMENT DE LA COMMANDE PROCESSUS RECEPTION DE LA FACTURE • Les factures sont déposées au Bureau d’Ordre qui les transfère après enregistrement au Responsable des moyens généraux (RMG). • Un premier contrôle de conformité est effectué par le RMG: • N° de la facture • Date de facturation • Prix facturés • Quantités • Validité de la facture: • Taxe Professionnelle • Identifiant fiscale • La Facture est classée dans le dossier achat avec la mention « Bon à Payer » et il est transmis au DA pour contrôle. • Le dossier est transmis par la suite à la comptabilité pour comptabilisation. • Une copie est remise au Trésorier pour effectuer l’opération de règlement.

  41. VI- ACHATS D’URGENCE étape CAS D’URGENCE • Compte tenu de l’urgence de certains achats, une procédure spéciale est mise en place pour subvenir à ces besoins • Le caractère d’urgence est validé par le DA et représente l’exception et non pas la règle. • Le Bon de Commande est établi le Service moyens généraux, signé et validé par le DA et adressé directement aux fournisseurs. • Les fournisseurs à contacter sont des fournisseurs agréés et figurent dans la liste des fournisseurs choisis par la Présidence. • Outre la liste des fournisseurs sélectionnés, une liste tarifaire par produit est éditée pour comparaison. • La livraison et la remise de facture sont identique à celle de la procédure achats généraux par bon de commande. (voir ci-haut) BON DE COMMANDE ACHAT URGENT PROCESSUS

  42. MANUEL DES PROCEDURES Immobilisations Février 2012

  43. Objectif La procédure a pour objet de décrire les règles de base à respecter lors du traitement des immobilisations. Etendue • La procédure d’immobilisation couvre toutes les étapes : • de choix et décision d’investissement, de réalisation de l’investissement, de suivi de l’immobilisation et de cession de l'immobilisation. • La démarche poursuivie par la fédération relative aux mouvements des acquisitions, des cessions et de mise en service des immobilisations ; • La procédure de la tenue de l’inventaire d’immobilisation ; • Les personnes habilitées d’approuver les décisions relatives à la gestion Procédure Acquisition d’immobilisations • L’achat des immobilisations revêt un caractère exceptionnel de par sa nature et son montant. • De ce fait, toute acquisition d’immobilisation acquiert une attention particulière avant tout engagement d’achat. • Le besoin en immobilisations doit s’insérer dans le cadre de la politique d’investissement fixée par la Présidence (budget d’investissement). • L’accord écrit de la direction Administratif en fonction du budget est indispensable pour le lancement de la procédure d’achat. • La procédure d’acquisition d’immobilisation dépend de la valeur d’acquisition et l’importance de l’investissement. • Deux procédés peuvent être retenus : • Appel d’offres, • Consultation de plusieurs fournisseurs (au moins trois devis). • Le deuxième procédé reste le plus adapté à la Fédération. • LANCEMENT DE LA COMMANDE • Après réception des devis de trois fournisseurs, les offres sont étudiées par le directeur Administratif et le Trésorier. Le choix du fournisseur est matérialisé sur un tableau comparatif indiquant l’identité du fournisseur et les paramètres de l’offre. • Dès que le choix du fournisseur est opéré, un bon de commande doit être établi par le Responsable des moyens généraux en trois exemplaires. Ce bon de commande constitue l’acte officiel engageant la Fédération vis à vis du fournisseur. Il est revêtu de visa de la direction. une copie est adressée au fournisseur par fax, les deux copies sont conservées par la fédération. • RECEPTION DE L’IMMOBILISATION • La réception de l’immobilisation doit être approuvée par un responsable compétent, et confirmée par un bon de livraison fournisseur. • Avant de procéder à tout règlement, le rapprochement des termes stipulés dans le devis (ou l’appel d’offres), et la facture du fournisseur est nécessaire.

  44. Procédure Gestion des immobilisations • JUSTIFICATION DES MONTANTS IMMOBILISES • Un dossier “ immobilisations ” comprenant tous les éléments relatifs à la justification des montants immobilisés doit être constitué. Il doit contenir les devis, bon de commande, bon de réception, facture, carte grise, contrat d’achat, pièce de règlement ..... • TENUE DES FICHES D’IMMOBILISATIONS • Une fiche doit être tenue par type d’immobilisation. Cette fiche contient un bon nombre d’informations nécessaires à la justification des immobilisations. • CONTROLE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS • Un inventaire physique exhaustif des immobilisations doit être effectué à la clôture de chaque exercice sous la responsabilité de la direction. • Cet inventaire permet de : • s’assurer de l’existence réelle des actifs immobilisés, • apprécier leur état de fonctionnement, • constituer une base pour une mise à jour de l’actif immobilisé. • FICHIER DES IMMOBILISATIONS • Le fichier des immobilisations constitue la récapitulation des fiches des immobilisations, et rapproché avec l’inventaire physique et les données de la comptabilité. • Le fichier et les tableaux d’amortissement sont tenus par le Comptable. • CODIFICATION DES IMMOBILISATIONS • Toutes les immobilisations, hors aménagements et installations, détenues par la fédération doivent faire l’objet d’une codification alphanumérique : • 3 premières lettres indiquant le sigle de l'école ; • 2 lettres indiquant le site ; • 2 lettres indiquant la localisation de l'immobilisation à l'intérieur du site • 4 chiffres indiquant le code de la famille comptable • un code article en trois chiffres • et le rang de l'article. • Pour les aménagements, le code est le n° de la facture d’acquisition. • CAS DES IMMOBILISATIONS EN LEASING • Ces immobilisations doivent être inventoriées et codifiées (code spécifique) au même titre que les autres immobilisations de GSR.

  45. Procédure Retrait des immobilisations • JUSTIFICATION DES RESTRAITS • Les immobilisations a retiré du patrimoine de la société doivent être identifiées individuellement. • La proposition de retrait doit être établie par le Responsable de service concernés et doit être obligatoirement motivée. • Le retrait des immobilisation est de deux nature: • Cession d’immobilisation, • Mise en rebut. • Pour le deuxième cas, le responsable des moyens généraux doit établir une proposition de mise en rebut devant être adressée à la DA et la Présidence pour approbation. • La mise en rebut est justifiée généralement par un procès verbal signé par la Direction. • En ce qui concerne les cession d’immobilisations, le responsable des moyens généraux identifié le lot a cédé et consulté les acheteurs potentiels. Les proposition de prix doivent être adressées à la DA et le Président pour validation. • Après fixation du prix de transfert, le Responsable des moyens généraux en informe la comptabilité qui prépare une facture de vente et s’assure de l’encaissement du prix de cession. • La comptabilité procède par la suite à la traduction comptable de l’opération de retrait de l’actif immobilisé de l’immobilisation cédée.

  46. MANUEL DES PROCEDURES Gestion des Ressources Humaines N.B: Les intervenants actuels au niveau de la Fédération sont des personnes détachées. Cette procédure a été élaborée dans un souci de développement de l’organisation actuelle de la fédération et dans une perspective de recrutement des nouveaux salariés et ce suite à la création des nouveaux services régis par le présent Manuel. Février 2012

  47. I-Planification des besoins étape Principales règles de gestion Règles principales Planification du besoin • Le cadrage des ressources humaines doit être issue des orientations stratégiques définies tant au niveau de la structure • Il faut s’assurer de l’adéquation entre le cadrage des ressources humaines avec le dimensionnement des postes de travail et tenant compte notamment de l’apport du système d’information dans le plan de charge de chaque poste. • Chaque année, et à l’échéance de préparation des budgets annuel, la Direction Administratif doit procéder à un cadrage des ressources humaines. • Les prévisions et le cadrage doivent être centralisés. • La planification des besoins doit porter sur les éléments suivants : • - la nature des postes à pourvoir • - les qualifications techniques requises • - le timing prévu pour l’opération • - les éléments de salaires • - la fonction concernée par le recrutement

  48. II- Procédures détaillées étape Gestion des recrutements • Existence d’un besoin réel et découlant du cadrage général approuvé par la Présidence dans le cadre du budget annuel • Les procédures de recrutement ont été respectées sans privilège • Le salaire proposé appartient à la grille des salaires et répond au poste – profil demandé • Bonne application des procédures en matière du mode et de constitution des commissions • Respect des délais • Validation des références morales des candidats avant engagement • Insertion des clauses de protection (période d’essai, préavis et surtout confidentialité et mobilité au niveau des services de la fédération) • Revue et validation de la lettre d’engagement par la Présidence • Assurance de la personne juste au moment de son engagement • Toutes les pièces nécessaires sont fournies par le candidat et sont valides Règles principales Recrutement du personnel permanent Expression du besoin • L’expression des besoins peut être automatique en fonction des prévisions générales des différentes fonctions. Dans tous les cas, l’expression du besoin doit intervenir suffisamment à l’avance pour tenir compte des modes et des contraintes rattachés à la finalisation de l’opération. L’expression des besoins doit être formalisée par écrit (demande) précisant les éléments suivants : • le poste à pourvoir • Indications quant au profil demandé • Ébauche du descriptif de poste • Délais souhaités • Mode proposé pour le recrutement • Cette lettre doit être signée par le responsable de la fonction et la hiérarchie adressée au Directeur Administratif.

  49. II- Procédures détaillées étape Gestion des recrutements Centralisation du besoin Recrutement du personnel permanent • La centralisation des besoins est effectuée par le Directeur Administratif qui est chargé d’étudier la demande formulée et informer la Présidence. L’approbation du besoin • Cette demande est acheminée au Trésorier pour validation du poste budgétaire. • Après validation du poste budgétaire, l’approbation de la demande est faite par la Présidence. • Le Responsable hiérarchique procède à la recherche du profil requis en consultant les CV reçus, les annonces des demandes d’emploi: • Annonces • CV • ANAPEC • Ecoles • Cabinets de recrutement • Etablissement d’une liste des candidats présélectionnés analysés • Validation de la liste des candidats à convoquer pour entretien Prospections Présélections • Contact des candidats retenus et préparation d’un échéancier pour les entretiens est effectué dans les meilleurs délais par le responsable hiérarchique et le Directeur Administratif • Le Responsable hiérarchique établit un rapport d’appréciation du candidat et précise les revendications salariales • Sélection des candidats à convoquer pour une réunion avec la Présidence.

  50. II- Procédures détaillées étape Gestion des recrutements Sélection Recrutement du personnel permanent • Le Directeur Administratif procède à la Convocation des candidats retenus par la Présidence • La Direction effectue la sélection définitive après un entretien individuel avec les candidats • Une appréciation finale écrite doit être établit et contenant les appréciations finales sur le candidat retenu. Pré-embauche • Préparation de la lettre d’engagement • Ouverture d’un nouveau dossier administratif relatif au nouveau employé comprenant toutes les informations de base relatives à la personne: nom, prénom, nouveau matricule, n° CIN. • De plus le dossier est alimenté par les pièces demandées au nouveau employé. • Préparation du contrat de travail mentionnant toutes les conditions de l’ordre d’embauche • Le Président contrôle et signe le contrat d’embauche Période d’essai • Prise effective du travail pour une période d’essai conventionnelle normalement de 3 mois. • Déclaration à la sécurité sociale durant le premier mois de travail et remise de la carte de travail. Pour les travailleurs étrangers il faut introduire une demande auprès du Ministère de l’Emploi • A la fin de la période d’essai, Avis des responsables hiérarchiques et présentation à la Présidence pour prise de décision : • Avis Favorable: Lettre de confirmation adressée à l’employé l’informant qu’il fait partie du personnel permanent. • Avis Défavorable: Lettre adressée à l’employé l’avisant de la rupture du contrat: motif période non concluante + copie dans le dossier RH