Omstilling 2013 – presentasjon formannskapet

1. KONGSVINGER KOMMUNE Omstilling 2013 – presentasjon formannskapet

2. Bakgrunn - hvorfor omstilling? • Overforbruk – behov for reduksjon av driftutgifter • For dårlig resultatoppnåelse • Manglende samhandling • Uklare roller og ansvar • Manglende standardisering • Utydelige mål overordnet og i forhold til den enkelte bruker

3. Prosjektfaser • Identifisere mål • Organisering av arbeidet • Prosjektplan og tidslinjer • Rapporteringsstruktur • Kartlegging av nå-situasjon • Velge fokusområder • Fastslå tjenestenivå og kvalitet • Identifisere forbedringsområder, • effekt og alternative tiltak • Detaljert gjennomgang i • områder og enheter • Fortløpende rapportering • Beslutte ”ny modell” • Utforme plan og struktur for • gjennomføring • Sikre forankring og eierskap i • alle ledd • Gjennomføring

4. Prosjektfaser

5. Prosjektfaser Planlegging Våren 2012 Utredning Høsten 2012 Implementering 2013 2014

6. To typer prosjekter Innsparingsprosjekt Utviklingsprosjekt

7. Omstilling 2012 – Rapportering pr. 30.04.2013

8. Omstilling 2012 – Rapportering pr. 30.04.2013

9. Omstilling 2012 – Rapportering pr. 30.04.2013

10. Omstilling 2012 – Rapportering pr. 30.04.2013

11. Omstilling 2012 – Rapportering pr. 30.04.2013

12. Total nedbemanning

13. Status – generell Mange prosjekter / prosesser er godt i gang Enkelte prosjekter er ikke i gang: Behov for ytterligere avklaringer (mandat, organisering mv) Prosjektleders kapasitet Enkelte prosjekter er satt på vent (prioritert ned)

14. Prioriterte prosjekter i 2013 (jfr implementeringsplan) Felles forvaltningsteam Folkehelse Rus / psykiatri – forebygging Ledelse i skole Ledelse i barnehage Styringssystem oppvekst Samhandling og tverrfaglig systemrettet jobbing Praksisendring HO Velferdsteknologi Frivillighet Oppsøkende team / boligteam Hvordan bruke kommunens eiendomsmasse? Stab/støtte Digitalisering av arbeidsprosesser Nedbemanning LEAN

15. Felles forvaltningsteam Mål: Etablere en helhetlig, uavhengig og robust forvaltning knyttet til helse/omsorg, oppvekst og bolig Status: Forvaltning, servicetorg og dokumentsenter er slått sammen Tildeling av kommunale boliger er overtatt Koordinerende enhet er definert inn i forvaltningsteam Igangsetting av innsatsteam er startet opp Foreløpig avklaring av oppgaver ift oppvekst er gjort Problemstillinger: Få rekruttert inn kompetanse knyttet til oppvekst Få teamet i drift i felles lokaler Relasjonsbygging i forhold til organisasjonen

16. Folkehelse Mål: Kartlegge / få oversikt over aktivitet/tiltak i kommunen relatert til folkehelsearbeidet og på bakgrunn av denne kartleggingen, kommunehelseprofilen og levekårskartleggingen foreslå områder det skal utarbeides tiltaksplaner for. Status: Oppstart senest 01.06 (utsatt pga arbeid med arbeid med Samhandlingsreformen) Problemstillinger: Hvordan få folkehelse til å bli noe som det fokuseres på i hele organisasjonen? Hva slags tiltak planer skal i gangsettes for å oppnå reel forbedring av folkehelsen i Kongsvinger?

17. Ledelse i skole Mål: Finne en / flere ledelsesmodell(er) som bidrar til optimalt læringsmiljø og effektiv ledelse. Status: Teamledermodell testes ut på Holt fra og med mars. Informasjon om ledelse av skoler rundt om i landet innhentes. Skal evalueres opp mot ledelsemodell på øvrige skoler Problemstillinger: Hvordan evaluere ledelsesmodellene på Holt, Tråstad og Vennersberg slik at vi får reel innsikt? Er det mulig å etablere enhetlig praksis med utgangspunkt i enhetlig innsikt? Klarer vi å definere / implementere ledelsesprinsipper og krav / forventninger til ledelse som gir effekter på læringsresultatene? Spiller ledelsesstrukturer noen rolle for resultatet?

18. Ledelse i barnehage Mål: Finne en / flere ledelsesmodell(er) som bidrar til optimalt læringsmiljø og effektiv ledelse. Status: Har jobbet mye med å avdekke forskjeller mellom ledelse (på ulike nivå) i de ulike barnehagene. Beskriver og vurderer ulike ledelsesmodeller. Problemstillinger: Hvilken modell gir bidrar til optimalt læringsmiljø og effektiv ledelse? Er det mulig å etablere enhetlig praksis med utgangspunkt i enhetlig modell? Hvordan se sammenheng mellom dette prosjektet og delprosjektet ”Oppvekstsenter”

19. Styringssystem oppvekst Mål: Etablere et styrings- og ledelsessystem som gir en helhetlig styringslinje (fra kommunestyret til klasserommet) og en styringssløyfe (mål, plan, gjennomføring og evaluering) sikrer at vi gjennomfører tiltak som gir effekt Status: Prosjektet nærmer seg avslutningsfasen. Problemstillinger: Hvordan får til et styringssystem som bidrar til en sammenheng mellom overordnede mål og lokale prosesser? Hvordan sikre god integrering mellom overordnet styringssystem og lokale prosesser ute på enhetene? Hvordan få et system som bidrar til evaluering, analyse og prioritering?

20. Samhandling og tverrfaglig systemrettet jobbing Mål: Å realisere en tverrfaglig systemrettet og systemisk praksis blant oppveksttjenestene i Kongsvinger Status: Prosessen er i gang. Gjennomføres tenketaker med barnehagene og skolene. Mål: utfordre eksisterende praksis og redefinere tankesettet Problemstillinger: Hvordan skape et nødvendig fellesskap? Hvordan etablere en praksis der oppvekst løser utfordringer / problemer sammen – med brukeren (ikke spiller pingpong)? Hvordan sikrer vi en praksis som virker? Hvordan kvitter vi oss med praksis som ikke fungerer?

21. Rus / psykiatri – forebygging og familieperspektiv Mål: Etablere en sømløs og samordnet tjenesteutøvelse i forhold til rusforebygging og sammensatte tjenester med familieperspektiv Status: Arenaer på tvers: Familieforum, dialog med politiet overordnet og operativt, boligsosialt forum Bygger ned grenser / deler kompetanse mellom enheter som jobber med sammensatte problemstillinger Mitt valg: Hele oppvekst SLT-koordinator i 100% stilling Problemstillinger: Etablere en praksis der hjelpeapparatet løses utfordringer / problemer sammen – med brukeren (ikke spille pingpong) Avklare hvilke rusforebyggende tiltak skal vi gjennomføre – hva, hvor og hvordan?

22. Hverdagsrehabilitering Mål: Etablere en praksis som fanger opp behov og avklare brukerens ressurser på et tidligst mulig tidspunkt og som tildeler og utføre samordnende tjenester som kan hindre, utsette og forkorte hjelpebehov Status: Prosjektet er godt i gang. Gjennomført opplæring av 100 ansatte, innsatsteam etablert, ny praksis i forhold til nye saker. Problemstillinger: Hvordan går vi fra tankemodell til endret praksis? Hvordan merker vi at praksis er endret? Kompetanseutvikling gjennom vurdering for læring (etablering av forståelse av roller, oppgaveutførelse og ansvar)

23. Velferdsteknologi Mål: Gjennomføre en pilot for å avdekke om / hvordan velferdsteknologi kan bidra til økt trygghet for brukerne og mer effektive omsorgstjenester Status: Demoleilighet klar i juni Testbrukere er under utvelgelse Jobber med utarbeidelse av informasjon til testbrukere Problemstillinger: Utarbeidelse av rutiner ift for utrykning, innhenting av samtykke, alarmmottak, opplæring med mer Evaluering ansatte, brukere og pårørende – hvordan fungerer teknologien – hva bør vi gå for? Beskrive / dokumentere hvordan velferdsteknologi bidrar til reduksjon av kostnader

24. Frivillighet Mål: Etablere 2-4 partnerskapsavtaler med frivillige aktører i forhold til helse- og omsorgstjenester Status: Arbeidet er i gang. Dialog med frivillige organisasjoner er etablert. Problemstillinger: Hvordan øke rekrutteringen i frivillige organisasjoner? Hvordan definere områder hvor kommunen trenger frivillig innsatts? Avklare sammenhengen mellom frivillige org og kommunens behov? Etablering av 2-4 partnerskapsavtaler (samarbeid med Kultur og fritid)

25. Oppsøkende team / boligteam Mål: Etablere oppsøkende tjenester som jobber målrettet og koordinert Status: Boligteam er etablert og i drift i NAV Økt koordinering mellom enhetene BUE, NAV, H&R og politiet Helhetlig familiefokus Økt bevissthet hos skolene / barnehagene Problemstillinger: Konkretisering av arbeidsmetodikk, målgrupper, integrering med andre deler av organisasjonen. Endret ungdomsatferd

26. Hvordan bruke kommunens eiendomsmasse? Mål: Kommunens har en kostnadseffektiv bruk av egen bygningsmasse. Innleie, salg eller utleie av bygg brukes aktivt som virkemiddel for å kunne yte gode tjenester og redusere kostnader. Kommunale virksomheter er lokalisert slik at det legger til rette for god samordning av tjenester Status: Grunnlagsdokument ift bruk av rådhuset / Fjellgata / Rasta er ferdigstilt. Andre del av utredningen er ikke igangsatt. Problemstillinger: Når flytte Fjellgata (inkl servicetorg) inn i rådhuset? Er det mulig å redusere kostnadene gjennom effektiv bruk av kommunens lokaler?

27. Stab/støtte Mål: Redusere kostnader iftstøttetjenster. Forebygge sårbarhet og risiko på grunn av fravær, frafall og kompetansesvikt. En bedre utnytting, samordning og utvikling av kommunens samlede administrative ressurser Status: Beslutning i forhold til modell for organisering av støtteressurser og fordeling kutt er foretatt. Nedbemanning pågår. Problemstillinger: Hvordan implementere ny modell for sekretærressurser med minst mulig negative konsekvenser Prioritering av oppgaver med lavere bemanning.

28. Digitalisering av arbeidsporsesser Mål: Effektivisere kommunens tjenester gjennom bruk av digitale tjenester Status: Elektroniske reiseregninger E-handel Ressursstyringsportal Feide – felles elevid Mobil omsorg Problemstillinger: Opplæring Gevinstrealisering

29. Nedbemanning Mål: Effektivisering / kostnadsreduksjon Status: KKE: Nedbemanning er fullført Barnehage: Fullføres innen 1. august Assistenter skole: Fullført Aktivitet og bistand: Prosessen er i gang Reduksjon leder helse / P&R: Fullført Støtteressurser: Prosessen er i gang GPPS: Avviklet ca 1.oktober Problemstillinger: Hvordan unngå oppsigelser Hvordan sitte igjen med den kompetansen kommunen trenger?

30. Lean Mål: Effektivisering / kostnadsreduksjon Status: Hatt dialog med industribedrifter i regionen. Problemstillinger: Etablering av en modell / masterplan som muliggjør en gradvis implementering innenfor innarbeidede prinsipper (medarbeiderskap og langtidsfrisk)

31. Hva har vi lykkes med? • Økt fokus på samhandling • Kostnadsreduksjon • Nye fremtidsrettede samhandlingsarenaer • Ny bevissthet om ledelse • Kimen til et styringssystem som virker • Praksisendring • Reel endring flere steder • Innovasjonsfokus

32. Hva må vi jobbe videre med for å lykkes? • Tett oppfølging av prosjektene / prosessene • Styringssystem • Ledelse • Samhandling • Kontinuerlig forbedring (LEAN) • Rapportering • Unngå oppsigelser • Tydeliggjøre forventinger og ansvar også ut mot innbyggerne (tjenestedesign) • Informasjon

33. Videre prosess • Rapportering 15. jun • Rapportering 20. september • Erfaringsseminar oktober / november • Prosjektrapporter leveres løpende ift avtalte frister • Løpende oppfølging av hver enkelt prosjet

34. Rapportering • Mål prosjektet / prosessen • Status (2-3 linjer) • Viktigste milepæler / aktiviteter neste 2-3 mnd • Utfordringer / problemer som må løses i prosjektet/prosessen?