INVENTARIO DEI BENI MOBILI

1. CONSORZIO METIS INVENTARIO DEIBENI MOBILI Ing. Francesca Iannarilli Consorzio Metis

2. CONSORZIO METIS ? CHE COSA E’ L’INVENTARIO L’ inventario dei beni mobili è un registro contabile dei beni di cui un ente entra in possesso. L’inventariazione riveste un’ importanza fondamentale in quanto fornisce in qualsiasi momento la conoscenza per quantità, qualità e valore della consistenza dei beni che costituiscono il patrimonio di un Ente o di un’ Azienda.

3. ? CONSORZIO METIS COSA SONO I “BENI MOBILI” • I beni mobili dello Stato sono definiti in maniera implicita dall’ art. 812 del Codice Civile che fornisce una definizione dei BENI IMMOBILI "..... il suolo, le sorgenti e i corsi d’acqua, gli alberi, gli edifici e le altre costruzioni, anche se unite al suolo a scopo transitorio, e in genere tutto ciò che naturalmente o artificialmente è incorporato al suolo.....” Tutti gli altri beni sono BENI MOBILI

4. CONSORZIO METIS CLASSIFICAZIONE DEI BENI MOBILI (1)(le Categorie Merceologiche) • Attrezzature Informatiche • Apparecchiature Sanitarie • Macchine Ordinare di Ufficio • Mobili e Arredi

5. CONSORZIO METIS CLASSIFICAZIONE DEI BENI MOBILI (2)(le Categorie Merceologiche) • Attrezzature Sanitarie • Attrezzature da Cucina • Software • Automezzi • Attrezzature Generiche

6. CONSORZIO METIS Esempio - Categoria Merceologica : Arredi Classe: SEDIA Descrizione: SEDIA UFFICIO CON BRACCIOLI E RUOTE Classe: SCRIVANIA Descrizione: SCRIVANIA UFFICIO Classe: COMODINO Descrizione: COMODINO DEGENZA Classe: CLASSIFICATORE Descrizione: CLASSIFICATORE METALLO 4 CASSETTI Classe: LETTO Descrizione: LETTO DEGENZA NON ELETTRIFICATO Classe: CARRELLO Descrizione: CARRELLO DEGENZA

7. CONSORZIO METIS BENI NON INVENTARIABILI • Materiale di consumo: oggetti di cancelleria, le minuterie metalliche delle officine, il materiale edilizio o in genere tutto il materiale "a perdere", che debba essere consumato per l’utilizzazione o faccia parte di cicli produttivi • Beni Consumabili : non suscettibili di uso continuativo o ripetuto in quanto deteriorabili, logorabili o particolarmente fragili, quali lampadine, materiali vetrosi, ceramici, piccola attrezzatura d’ufficio, materiale didattico, pubblicazioni, estintori, bombole ecc.. • Beni che costituiscono completamento di altro materiale già inventariato: accessori, schede elettroniche, ricambi e simili (si tratta di beni che non hanno vita autonoma) • Beni che vengono installati in modo fisso nelle strutture edilizie : pareti attrezzate, impianti di condizionamento o di aspirazione, tende, veneziane, quadri elettrici, plafoniere, lampadari e simili

8. ? CONSORZIO METIS QUALI INFORMAZIONI DEVE CONTENERE L’INVENTARIO • Numero di Inventario: numero progressivo univoco che identifica il bene • Matricola: serial number del costruttore • Descrizione:descrizione del bene • Codifica CIVAB :Classe, Ditta, Modello • Categoria Merceologica: classificazione del bene • Localizzazione: localizzazione fisica del bene (Presidio, Edificio, Piano, Stanza) • CdC/CdR/Reparto: chi prende in carico il bene • Proprietà del Bene: Azienda o Altri • Acquisizione:acquisto, donazione, service… • Stato d’Uso: stato “a vista” di conservazione del bene • Età presunta: 1-2, 3-5, <8, > 8-10 • Costo di Acquisto: costo reale o presunto del bene • Anno di Costruzione: anno di costruzione del bene • Note

9. CONSORZIO METIS Esempio - Categoria Merceologica : App. Sanitarie AUT TGZ AV Classe: AUTOCLAVE Produttore: TECNO GAZ SPA Modello: ANDROMEDA VACUUM c/s Descrizione AUTOCLAVE TECNO GAZ SPA ANDROMEDA VACUUM C/S Matricola : 2226 Anno Costr: 2003

10. CONSORZIO METIS Esempio - Categoria Merceologica : Attrezzature Informatiche Classe: NOTEBOOK Produttore: TOSHIBA Modello: SA50-111 (PSA50E-06W038IT) Descrizione: NOTEBOOK TOSHIBA SA50-111 1NB Matricola : XXX1233456

11. CONSORZIO METIS Esempio - Categoria Merceologica : Attrezzature Informatiche 1MP Classe: MONITOR PER PC Produttore: SAMSUNG Modello: SYNCMASTER 940 NW Descrizione:MONITOR PER PC SAMSUNG SYNCMASTER 940 NW Matricola : ME22HVFP1033907

12. CONSORZIO METIS L’ESPERIENZA DIRETTA L’AZIENDA OSPEDALIERA G. BROTZU CAGLIARI Ospedale di Alta Specializzazione “San Michele”

13. CONSORZIO METIS LA STRUTTURA EDIFICIO PRINCIPALE: 12 PIANI + SOTTERRANEO CORPO STACCATO : 2 PIANI + CENTRO TRASFUSIONALE + SALA CONFERENZE + UFF. BIBLIOGRAFICO

14. CONSORZIO METIS IL PROGETTO RISORSE: • 5 COLLABORATORI • + • 1 COORDINATORE 3 TEAM DI 2 PERSONE • 3 PC PORTATILI CON SOFTWARE DI GESTIONE INVENTARIALE DURATA STIMATA : 3 MESI

15. CONSORZIO METIS REVISIONE INVENTARIALE OBIETTIVO: DI TUTTI I BENI MOBILI DELL’AZIENDA (numero di beni stimati 22.000) • BASE DI PARTENZA: INVENTARIO PRECEDENTE • AGGIORNAMENTO NEL SOFTWARE DEI BENI CON ETICHETTA • NUOVA INVENTARIAZIONE PER GLI ALTRI (CARTACEA E SOFTWARE)

16. CONSORZIO METIS FASI DELL’INVENTARIAZIONE • RILEVAZIONE FISICA • INSERIMENTO DATI • VALORIZZAZIONE

17. CONSORZIO METIS ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO • Selezione del personale : 5 ragazzi neo diplomati – età media 19 anni • Formazione : nozioni generiche sull’inventario, sul software di gestione da utilizzare e sul “corretto comportamento” da tenere in ambiente ospedaliero • Installazione software: installazione del software Metis su 3 pc portatili a disposizione. Creazione di 3 utenti (TEAM 1, TEAM2, TEAM3) per differenziare l’inserimento dei dati • Avviso al Personale tutti i Reparti sono stati precedentemente avvisati Ospedaliero : con una comunicazione del Direttore Generale

18. CONSORZIO METIS ORGANIZZAZIONE DEL MATERIALE • Caricamento Dati: trasferimento del precedente inventario sul nuovo Data Base (circa 19.000 beni presenti) • Planimetrie : planimetrie dettagliate dei piani con numerazione e destinazione delle stanze • Carrelli : 2 carrelli per agevolare gli spostamenti • Etichette Adesive Stanze : etichette adesive bianche per numerare le stanze • Etichette Inventariali : etichette adesive per l’inventariazione dei beni (numerazione di partenza > 22.000) • Schede Inventariali: preparazione delle schede cartacee per la registrazione dei beni

19. CONSORZIO METIS SCHEDA ETICHETTA

20. CONSORZIO METIS DEFINIZIONE DEL “PIANO DI AZIONE” ALCUNE REGOLE DA SEGUIRE … SULLA RILEVAZIONE … • PRESENTARSI AL REPARTO MUNITI DI CARTELLINO DI IDENTIFICAZIONE • CHIEDERE INFORMAZIONI SUI BENI AL PERSONALE UTIIZZATORE • “RICERCARE” DELL’ETICHETTA INVENTARIALE : Controllare attentamente il bene per verificare la presenza dell’etichetta. PROCEDERE AD UNA NUOVA INVENTARIAZIONE SOLO SE SI E’ CERTI CHE L’ETICHETTA SIA ASSENTE.

21. CONSORZIO METIS BENI INVENTARIATI (Etichetta visibile e in Buono Stato) BENINON INVENTARIATI (Etichetta Assente o Non Leggibile) • APPOSIZIONE DI UNA NUOVA ETICHETTA • EVENTUALE RICERCA NEL SOFWTARE DI UN POSSIBILE NUMERO PRECEDENTE (per tipologica, matricola, ecc…) • COMPILAZIONE DELLA SCHEDA CARTACEA (annotando tutte le informazioni necessarie) • NUMERAZIONE PROGRESSIVA DELLA SCHEDA ANTEPONENDO IL CODICE DEL TEAM (T1-1, T1-2…) • RILEVAZIONE NUMERO INVENTARIO • RICERCA NEL SOFWTARE Se Presente • AGGIORNAMENTO DATI (CODIFICA, LOCALIZZAZIONE) Altrimenti • INSERIMENTO SCHEDA ELETTRONICA

22. CONSORZIO METIS • CODIFICARE I BENI IN BASE ALLA CODIFICA CIVAB (Classe, Ditta, Modello) • SPECIFICARE CORRETTAMENTE IL CDC DI APPARTENENZA: (ATTENZIONE: non sempre coincide con il Reparto di Localizzazione) • MARCARE TUTTI I BENI INDIVIDUATI CON UNA TARGA: OK: dati completi KO : dati incompleti (costo mancante) o dati da verificare • SPECIFICARE TUTTE LE INFORMAZIONI AGGIUNTIVE NEL CAMPO NOTE: (Età Presunta del bene : 0-3 anni, 3-5 , > 5 , > 8, > 10 o Anno di Costruzione Configurazione, Collegamenti tra beni, Accessori, Altri codici presenti )

23. CONSORZIO METIS • INVENTARIARE SEPARATAMENTE I BENI AGGREGATI: I beni appartenenti ad un sistema vengono inventariati singolarmente, indicando nelle note di ciascun bene il collegamento con quello principale. Esempi: PC + Monitor + Stampante, ECOGRAFO + Riproduttore Video Digitale, CARRELLO SERVITORE PER ENDOSCOPI + Fonte Luce + Monitor Televisivo per Bioimmagini • NON INVENTARIARE GLI ACCESSORI: Gli accessori di un bene vengono considerati parte integrante dello stesso e non devono essere inventariati singolarmente. Indicare nelle note tutti gli accessori specificando il Serial Number del costruttore ed eventualmente il modello) Esempi: PC + Mouse + Tastiera

24. CONSORZIO METIS DEFINIZIONE DEL “PIANO DI AZIONE” ALCUNE REGOLE DA SEGUIRE … SULL’ORGANIZZAZIONE … • ORGANIZZARE IL PROGRAMMA DI LAVORO GIORNO PER GIORNO : è bene sapere già come procedere per il giorno successivo, tendendo a disposizione un “PROGRAMMA DI RISERVA” (l’attività ospedaliera e le sue esigenze non sono prevedibili) • TENERE SOTTO CONTROLLO IL MATERIALE NECESSARIO PER L’INVENTARIAZIONE : fotocopie ed etichette devono essere sufficienti per l’intera giornata • SISTEMARE LA SERA PRECEDENTE I CARRELLI CON TUTTO IL NECESSARIO E CONTROLLARE LO STATO DI CARICA DEI PC

25. CONSORZIO METIS • ORGANIZZARE I TURNI DI LAVORO E COORDINARE I COMPONENTI DEI TEAM : Il personale è organizzato con dei turni di lavoro che ricoprono l’intera giornata NON CI DEVONO ESSERE TEMPI SCOPERTI • VALUTARE LA DISTRIBUZIONE DELLA QUANTITA’ DI LAVORO TRA MATTINA E POMERIGGIO : per “concentrare le forze” dove necessario

26. CONSORZIO METIS LA RILEVAZIONE FISICA (1) • Arrivo al Piano…. : • Indviduazione dei Reparti (generalmente due per Piano suddivisi in due ale separate) • Presentazione al Responsabile del Reparto • Numerazione delle stanze in senso antiorario (procedendo verso destra) annotando il numero sulle planimetrie (se mancante) • Preparazione dell’elenco stanze con destinazione d’uso (dove man mano spuntare quelle controllate) • Suddivisione dei Team: ciascun Team inizia da una stanza, con le proprie schede e le proprie etichette (è utile mantenere separate le numerazioni per facilitare lì inserimento sul software)

27. CONSORZIO METIS LA RILEVAZIONE FISICA (2) • Come Procedere…. : • Ingresso nella stanza e controllo visivo di tutti i beni • Suddivisione del lavoro fra i componenti del Team: • Rilevazione etichette presenti, annotando su un foglio: • Numero di Inventario • Descrizione (Classe, Ditta, Modello) • Matricola • Stato d’uso • Età presunta/Anno di costruzione • Contemporaneamente: • Controllo sul software dei dati individuati • Inventariazione dei Beni senza Etichetta con compilazione della scheda cartacea SI PRENDONO TUTTE LE INFORMAZIONI NECESSARIE SENZA DOVER TORNARE PIUì DI UNA VOLTA SULLO STESSO BENE SI EVITANO ERRORI DI DETTATURA OTTIMIZZAZIONE DEI TEMPI!

28. CONSORZIO METIS LA RILEVAZIONE FISICA (3) • Come Apporre le Etichette …. : • Posizione visibile ma protetta da abrasioni • Superficie liscia in modo da garantire una maggiore aderenza • Esercitare una leggera pressione sull’etichetta per assicurarsi che non si stacchi • Per quei beni sui quali non è possibile apporre l’etichetta spillarla alla scheda cartacea

29. CONSORZIO METIS L’INSERIMENTO DEI DATI (1) • Tutte le nuove inventariazioni vengono caricate in giornata nel software Metis: (NON SI DEVE ACCUMULARE DOCUMENTAZIONE CARTACEA NON INSERITA) • Ciascun Team utilizza un PC con il proprio utente e carica le proprie schede (il programma registra l’autore dell’ inserimento e modifica di ogni record) • Tutti i beni caricati sono marcati con la targa “KO” (costo mancante) • Facilitare l’inserimento utilizzando la funzione “DUPLICA” e quindi suddividere le schede secondo dei criteri ben precisi • Porre attenzione ai salti di numerazione

30. CONSORZIO METIS L’INSERIMENTO DEI DATI (2)IL SOFTWARE METIS

31. CONSORZIO METIS L’INSERIMENTO DEI DATI (3)IL SOFTWARE METIS

32. CONSORZIO METIS L’INSERIMENTO DEI DATI (4) • Verifica della correttezza ed Export dei dati: • Terminato l’inserimento ciascun Team verifica la correttezza e completezza dei dati (ad esempio che ci sia sempre la targa per tutti i record con firma modifica uguale al Team) • Export in excel da ciascun PC con tutti i record modificati/inseriti • I tre file vengono uniti in uno unico che viene conservato come Back-Up • Si compila un file di riepilogo per monitorare l’andamento giornaliero • Archiviazione delle schede cartacee ordinate per Team e data

33. CONSORZIO METIS MONITORAGGIO ANDAMENTO (1) INDICE DI RIFERIMENTO = NUMERO BENI INSERITI/MODIFICATI E’ UTILE PER … • MONITORARE GIORNALMENTE L’ANDAMENTO DEI SINGOLI TEAM • MONITORARE L’ANDAMENTO TOTALE (GIORNALIERO E SETTIMANALE) • FACILITA LA CREAZIONE DI UN PROGRAMMA DI LAVORO MIRATO • CONSENTE DI FARE PREVISIONI PER I PIANI SUCCESSIVI TENENDO PRESENTE CHE … • L’ANDAMENTO VARIA IN BASE ALLA DIFFICOLTA’ DEL REPARTO • > NUMERO DI BENI SENZA ETICHETTA > TEMPO INSERIMENTO < IL NUMERO DI BENI VISTI

34. CONSORZIO METIS MONITORAGGIO ANDAMENTO (2)ESEMPIO

35. CONSORZIO METIS VALORIZZAZIONE DEI BENI • Verifica Completezza dei dati: • Revisione di tutti i record marcati come “KO” • Ricerca di Bolle/Fatture • Inserimento del costo di acquisto (reale o presunto) • Inserimento Data Inizio Utilizzo e Anno Esercizio COINVOLGIMENTO DEL PERSONALE AMMINISTRATIVO (MAGAZZINO , BILANCIO, UFFICIO ACQUISTI)

36. CONSORZIO METIS CALCOLO DEGLI AMMORTAMENTI 1 • Calcolo degli ammortamenti dei cespiti suddivisi per categoria merceologica: Quota: valore della quota prevista per l’anno corrente Fondo: valore ammortizzato fino al 31/12 dell’esercizio, risultante dalla somma delle quote maturate compresa la quota dell’esercizio corrente Residuo: valore ancora da ammortizzare risultante dalla differenza tra il costo di acquisto e il fondo • Impostazione Tipologia di Calcolo: Civilistico: prima quota calcolata in base ai mesi di utilizzo del primo anno Fiscale: prima quota pari a metà di quella annuale • Ricerca degli errori: verifica della presenza dei dati necessari al calcolo (proprietà, causale acquisizione, anno di esercizio, costo di acquisto, categoria merceologica)

37. CONSORZIO METIS CALCOLO DEGLI AMMORTAMENTI 2 • Calcolo Ammortamenti per le Integrazioni • Calcolo Ammortamenti per i Fuori Uso • Calcolo degli Acquisti nell’anno • Riepilogo: Schema riassuntivo dei conteggi effettuati suddiviso per categoria merceologica

38. CONSORZIO METIS … UN PO’ DI NUMERI … • DATA INIZIO PROGETTO 26/11/2007 • DATA INIZIO RILEVAZIONE 03/12/2007 • DATA FINE RILEVAZIONE 06/03/2008 • DATA FINE PROGETTO 20/03/2008 • N° BENI MODIFICATI/INSERITI = 27.462 • N° SCHEDE CARTACEE = 11.491

39. CONSORZIO METIS ESPERIENZE IN CORSO L’AZIENDA USL 6 SANLURI L’AZIENDA USL 9 GROSSETO

40. CONSORZIO METIS ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO IN BASE ALLE CONOSCENZE ACQUISITE IN PRECEDENZA TENENDO CONTO CHE… LE AZIENDE USL HANNO STRUTTURE DISLOCATE NEL TERRITORIO

41. CONSORZIO METIS INVENTARIO GENERALE USL 6 SANLURI OBIETTIVO: DI TUTTI I BENI MOBILI DELL’AZIENDA • INVENTARIAZIONE DI TUTTI I BENI MOBILI PRESENTI NELLE STRUTTURE DEL TERRITORIO DELL’ AZIENDA SENZA INVENTARIO DI PARTENZA: • Apposizione nuove etichette e Compilazione scheda cartacea • Inserimento dati nel programma Metis con compilazione scheda elettronica

42. CONSORZIO METIS • 4 COLLABORATORI • + • 2 COORDINATORI (CON ESPERIENZA ACQUISITA NEL PROGETTO DELL’AZIENDA BROTZU) • + • 1 REFERENTE DELLA SEDE CENTRALE DEL • CONSORZIO METIS RISORSE: DURATA STIMATA : 2 MESI dal 10/03/2010 al 09/05/2010

43. CONSORZIO METIS LE STRUTTURE 37 EDIFICI DISLOCATI IN 24 COMUNI • 1 PRESIDIO OSPEDALIERO • 5 POLIAMBULATORI • 1 SEDE AMMINISTRATIVA • 25 AMBULATORI • 2 CASE FAMIGLIA • 1 SERT • 2 CSM

44. CONSORZIO METIS ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO 1 • Formazione : nozioni generiche sull’inventario e sul software di gestione da utilizzare • Team : organizzazione del personale in due Team di lavoro • Installazione software: il software Metis viene installato sui 4 pc fissi nella Sede Amministrativa dell’Asl di Sanluri. Creazione di un utente per ciascun componente dei team per personalizzare l’inserimento • Avviso al Personale tutti i Reparti sono stati precedentemente avvisati Sanitario : con una comunicazione del Direttore Generale

45. CONSORZIO METIS ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO 2 I due coordinatori organizzano giornalmente il lavoro dei Team in accordo con il personale Aziendale e il referente Metis della Sede Centrale, tenendo conto della complessità delle strutture e della localizzazione nel territorio. I componenti dei Team, secondo necessità, vengono a volte separati per coprire più attività contemporaneamente: rilevazione fisica ed inserimento dati. A fine giornata i due coordinatori inviano al referente Metis un report dell’attività svolta con eventuali problematiche riscontrate.

46. CONSORZIO METIS

47. CONSORZIO METIS SITUAZIONE ATTUALE • 33 EDIFICI VISITATI • PRESIDIO OSPEDALIERO IN CORSO • 3 EDIFICI DA INIZIARE IN 25 GIORNI LAVORATIVI • NUMERO BENI INVENTARIATI: CIRCA 9.500 • NUMERO SCHEDE INSERITE: CIRCA 8.871 LA DIFFERENZA NUMERICA TRA I BENI INSERITI E RILEVATI E’ GIUSTIFICATA DALLA VASTITA’ DEL TERRITORIO CHE NON CONSENTE QUOTIDINAMENTE L’INSERIMENTO DEI DATI

48. CONSORZIO METIS INVENTARIO GENERALE USL 9 GROSSETO OBIETTIVO: DI TUTTI I BENI MOBILI DELL’AZIENDA • INVENTARIAZIONE DI TUTTI I BENI MOBILI PRESENTI NELLE STRUTTURE DEL TERRITORIO DELL’ AZIENDA: • Apposizione nuove etichette e Compilazione scheda cartacea • Inserimento dati nel programma Metis con compilazione scheda elettronica • Supporto dell’attuale inventario delle APPARECCHIATURE ELETTROMEDICALI

49. CONSORZIO METIS IL TERRITORIO DELL’AZIENDA L’Azienda USL 9 di Grosseto è costituita da 4 zone: • Colline Metallifere • Colline dell’Albenga • Amiata Grossetana • Area Grossetana

50. CONSORZIO METIS COMUNI DI COMPETENZA METIS COMUNI DI COMPETENZA AZIENDA USL 9 • CASTEL DEL PIANO • FOLLONICA • GROSSETO • MANCIANO • MASSA MARITTIMA • ORBETELLO • PITIGLIANO RESTANTE TERRITORIO