Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Byggnadsnämnd Teknisk nämnd Samhällsbyggnadskontoret Fastighet

1. Kommunfullmäktige • Kommunstyrelse • Byggnadsnämnd • Teknisk nämnd • Samhällsbyggnadskontoret • Fastighet

2. Roller och ansvar/Tekniska Nämndens ansvar: Tekniska Nämnden är ägarföreträdare för kommunens fastigheter och huvudansvarig för kommunens lokalförsörjning och lokalanvändning. I ansvaret ingår att besluta om policys, mål och strategier för lokalförsörjningen och lokalanvändningen, samt vilka styrmedel som ska användas för att nå målen. Tekniska Nämnden ansvarar och bekostar också vakanser i beståndet över vilka Fastighet inte råder över. Lokalstyrdokument

3. Samhällsbyggnadskontoret Fastighet • Erbjuder tjänster åt sina kunder, vilka främst består av Umeå kommuns övriga förvaltningar. • Förvaltningen skall dessutom samordna olika stöd- servicefunktioner som kan ge rationaliseringsvinster för kommunen.

5. KUND Ledning och ekonomi STÖD Förvaltare Hyresadm Driftområdeschefer Soc • Fastighet Teknik • Bygg-projekt • Energi • Säkerhet • Byggservice Skolan Fritid Totalt ca 100st • Fastighet Förvaltning • Hyresadm • Planering/dok driftadm • Lokalförs • Drift Kultur KDN Övriga förvaltn och Externa kunder 3 FÖRVALTNINGSOMRÅDEN

6. Skolor/förskolor ca: 486 000 kvm Egna skolor: 412 000 kvm Förhyrda skolor: 17 000 kvm Egna förskolor: 55 000 kvm Förhyrda förskolor: 2 000 kvm Servicehus/sjukhem ca:86 000 kvm Egna: 36 000 kvm Förhyrda: 50 000 kvm Affärs- & servicelokaler ca: 66 000 kvm Förvaltningsfastigheter ca: 106 000 kvm Egna: 70 000 kvm Förhyrda: 36 000 kvm Totalt c:a 904 000 kvm Egna ca: 773 000 kvm Förhyrda ca: 131 000 kvm 2009-08-31 Fastighetsportfölj • Bokförda värden • c:a 2.6 miljarder • Försäkringsvärden c:a 9 miljarder

7. Kapital Budget år 2009 SHBK/Fastighet 692 000 000 kr 317 000 000 kr Försäkringar o Skatt mm 5 000 000 kr Personal etc LPU/Reinvestering 40 000 000 kr Media/Skötsel & Tillsyn/AU 100 000 000 kr 130 000 000 kr

8. Fastighets verksamhetsidé • Vi anskaffar, förvaltar och avvecklar fastigheter. Det gör vi som partners till kommunens verksamhetsföreträdare kostnadseffektivt och ansvarsfullt. • Vi har hög kunskap i organisationen. • Vi skall i vårt arbete utveckla ett långsiktigt miljö- och kvalitetstänkande.

9. Fastighets Vision Vi ska betraktas som de som bäst kan tillgodose Umeå kommuns verksamheters behov av lokaler och bostäder. Vi ska kunna mäta oss med de bästa i branschen.

13. Samhällsperspektiv • Strategiska mål: Minska miljöpåverkan. • Framgångsfaktorer: kunskap i miljöfrågor, LCA analys. • Nyckeltal: Energianvändning kWh kvm/år, CO2 utsläpp g/kvm-år

14. Strategiska utvecklingsområden • Kundfokusering • Organisationsutveckling • Energioptimering • Verktygsutveckling • Kvalitetsutveckling • Arbetsmiljö

15. Kundfokus • Kunderna är främst kommunens olika verksamheter som är hyresgäster i de fastigheter vi har i uppdrag att förvalta. Det är deras krav och önskemål vår kvalitets-policy och vår kvalitetsdeklaration avser att uppfylla. • Vår uppdragsgivare är dock ytterst kommunstyrelsen och vid en eventuell konflikt mellan hyresgästernas krav och önskemål och kommunstyrelsens direktiv är det alltså i första hand kommunstyrelsens krav som ska tillgodoses. • Kvalitetsdeklarationen är fastställd av kommunstyrelsen och är styrande för servicenivån vi ska tillhandahålla våra kunder. • Fastighet består av flera enheter som samverkar i process-flöden som möter och bygger på varandra. Det innebär att dessa är beroende av att uppgifter och underlag levereras enligt fastställda rutiner för att det interna arbetet inte ska försvåras. Fastighets enheter ska därför ha ett kund-perspektiv även i det interna arbetet.

16. Organisationsutveckling • Fastighetsorganisationen inriktas mot kompetenta beställare och byggherrar. • Lokalförsörjning och lokalplanering med god omvärldsbevakning. • Ökad grad av outsourcing / alternativt genomförande. • Strategiska kompetenser för lokalförsörjning och teknik. • Ökad grad av ansvars- och befogenhetsomfördelning.

17. Energioptimering • Under 2009 ska klimatkorrigerat energiförbrukningen ha minskat från 210 kwh/m2 BRA 2007 till 200 kwh/m2 BRA • Minst ett passiv/lågenergihus ska uppföras 2009 • Fortsatt utbildning av främst driftpersonalen • EPC projektet – 170 Mkr 2009-2012

18. Verktygsutveckling • Webbaserat och GIS relaterat system som bygger på en kartdatabas som fylls med verksamhets- och fastighetsinformation från underliggande system. Syfte: förbättrat beslutsunderlag i lokalresursplaneringen. • Systemet har utvecklats av våra byggprojekt-ledare, förvaltare, och ekonomer. Syftet är att minska administrationen, få bättre ekonomiskt underlag, förenkla projektavslut. • Målet är att ha ett fullständigt E-arkiv 2007. Webbaserad upphandling minskar administration och kostnader samt ökar effektiviteten och uppföljningen i byggprocessen. • Utvecklat ett samordnat system för fastighets- & verksamhetsinformation. • Utvecklat ett eget system för projektuppföljning. • Överför all bygg- och förvaltningsdokumentation elektroniskt, övergår till upphandling av bygg-projekt via webb (byggnet).

19. Kvalitet och miljö • ISO certifierade • Vi arbetar systematiskt med avvikelser och ständiga förbättringar.

20. Arbetsmiljö • Vi genomför kontinuerliga medarbetarenkäter med analys, åtgärder och uppföljning. • Vi upprättar handlingsplaner för att förbättra vår arbetsmiljö. • Vi har genomfört friskvårdsprogram (hälsoprofiler, massage, bidrag till motion etc.). • Vi jobbar med våra långtidssjukskrivna genom aktivitetsprogram och regelbundna träffar.

21. Fastighetsägandet Långsiktigt och totalekonomiskt bästa alternativ Investeringar och förhyrningar Behov av lokaler löses inom befintligt bestånd Vid investeringar ska lokaleffektivitet prioriteras Byggnadstekniska investeringar och underhåll Om de är nödvändiga för funktion, myndighetskrav, bevarandekrav, miljökrav eller lägre D o UH – kostnader. Anpassas till nytta och tid för verksamheten och efter förvaltningsplan Inhyrning SHBK Fastighet hyr in alla lokaler och bostäder Avveckling Fastigheter, lokaler och bostäder som inte behövs långsiktigt Vakanser Bekostas av KS ( sådana som Fastighet inte råder över) Strategi för kommunens lokalinnehav

22. Fastighetsförvaltaren • Har en nyckelroll • Omfattar flera kompetensområden • Juridik • Ekonomi • Teknik • Ständigt i utveckling

24. Fastighetsförvaltarens roll • Kommunens handläggare och kontaktperson för lokalförsörjnings- och hyresfrågor med interna och externa hyresgäster i enlighet med kvalitets-, miljö- och energi-ledningssystemen. Initierar lokalfrågor i, - samt svarar för samordning och uppföljning av processerna anskaffning, förvaltning och avveckling. Omfattar bl.a. planering, budget, hyreskalkyler, hyresförhandlingar, upprättande av hyresavtal med hyresgästerna, underhåll, investeringar, rivning och försäljning lokaler samt lokalanpassningar. • Ansvarar inom sitt förvaltningsområde för samordning av huvudprocesserna anskaffning, förvaltning och avveckling innefattande planering, budget, genomförande och uppföljning. Ansvarar också inför ägarna (kommunen) för fastigheternas totalekonomi, lokalplanering samt bereder ärenden till Tekniska Nämnden.

25. Fastighetsförvaltarens roll • Då – Nu • Teknik – Service • Byggnad – Hyresgäst • Annonsering – Marknadsföring • Ensamvarg – Teamwork

26. Kommunens fastigheter • Utveckling fram till 90-talet • Lokaler = gratis resurs • Ekonomihänsyn endast vid nyproduktion • Förvaltning = låg status • Frånvaro av samordning • Låg flexibilitet • Lokalkostnadsandelen ökar på verksamheternas bekostnad

27. Kommunens fastigheter • Utveckling från 90-talets början • Ekonomin stagnerar • Medvetenheten om lokalkostnader ökar • Alternativa driftformer införs • Fokusering på lokaleffektivitet • Samordning • Professionalism

28. Kommunens fastigheter • Framtida utveckling? • Flernyttjande • Högflexibla lokaler – snabbt föränderliga • Dygnet runt-nyttjande • Många olika driftformer • Kundfokus – efterfrågestyrd förvaltning • Valfrihet • Grundservice – Helhetslösningar • Kvalitetstänkande – Miljötänkande • Lokalresursplanering

29. Omfattning • In- och uthyrning av lokaler • Lokalplanering • Hyresförhandlingar • Besiktningar • Fastighetsdrift • Skötsel och tillsyn • Underhåll • Investeringar i byggnader • Ny-, till- och ombyggnationer • Reinvesteringar

30. Stödprocesser • Fastighetsdrift • Hyresadministration • Fastighetsekonomi • Byggprojektledning • Underhållsplanering • Registerhantering

31. Fastighetsdrift • Skötsel/tillsyn • Avhjälpande underhåll • Förebyggande underhåll • El, värme, vatten, kyla • Myndighetsförelägganden • Arbetsmiljö • Miljö • Brand • Etc.

32. Hyresadministration • Hyresdebiteringar och utbetalningar • Avtalshantering inkl bevakning • In- och utflyttningsbesiktningar • (Krav- och inkassoverksamhet)

33. Fastighetsekonomi • Budget • Redovisning • Månadsuppföljning • Analyser

34. Byggprojektledning • Upphandling av konsulter • Upphandling av entreprenörer • Kontroll • Besiktningar • Överlämnande

35. Underhållsplanering • Långsiktigt planerat underhåll (LPU) • Statusbesiktningar • Rullande underhållsplan • Ajourhålla underhållssystem

36. Registerhantering • Fastighetsdatabas • Ritningsarkiv • Nyckel- & låssystem

37. Fastighetsdatabas • Struktur • Fastighetsbestånd • Lokalkategorier/verksamheter • Objekt • Fastighet • Byggnad • (Lokal) • Rum • (Komponenter)

38. Huvudprocesser Anskaffa Förvalta Vidmakthålla Förädla Avveckla

39. Anskaffa Bygga nytt Bygga till Förvärva Hyra in

40. Vidmakthålla Underhålla Långsiktigt planerat underhåll Förebyggande underhåll Reinvestera Utbyte av komponenter

41. Förädla Anpassa Effektivisera Förbättra

42. Avveckla • Sälja/avyttra • Riva • Säga upp avtal

43. Egen regi • Fördelar • Lokalkunskap • Personkännedom • Anpassningsbar • Smidigt • Nackdelar • Svårt hantera stora variationer • Vet ej vad som är ”rätt pris”

44. Entreprenad • Fördelar • Spetskompetens • Konkurrens • Kostar bara vid behov • Nackdelar • Bygghandlingar • Saknar lokalkännedom

45. FastighetsförvaltningOffentligsektor Privat sektor Förvaltningsmodellen Behovsstyrd Anslagsfinansierad Ramtänkande Självkostnad Interna transaktioner Interna avtal Politiska avvägningar Privat regi • Avkastningsstyrd • Lönsamhetskrav • Flera överlåtelser • Högre flexibilitet • Mindre administration • Långa avtal

46. Yttre krav • Arbetsmiljöverket • Boverket • Räddningsverket • M.fl.

47. Obligatoriska kontroller • Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) • Hissar • Tryckkärl • Kylmedia • Ventilation (OVK) • Elrevision • M.fl.