INFORMACJA

1. INFORMACJA – główny efekt pracy biurowej

2. Praca biurowa Zespół czynności technicznych występujących w procesie obiegu informacji, które są niezbędne do sprawnego funkcjonowania i zarządzania firmą. Informacja – głównym produktem pracy Biurowej.

3. Informacja System przekazywania powiadomień w celu wywołania reakcji kształtujących procesy działania (stanowiących podstawę podejmowania decyzji kierowniczych w firmach i instytucjach)

4. Elementy struktury informacji

5. Rodzaje informacji • Informacje przekazywane mimowolnie – np. burczenie w brzuchu, ziewanie. • Informacje przekazywane celowo.

6. ETAPY OBIEGU INFORMACJI • Zbieranie • Selekcja • Segregacja • Przetwarzanie • Przekazywanie • Przechowywanie

7. Etap I Zbieranie informacji polega na: • odczytaniu, • utrwaleniu, • porządkowaniu, • rejestrowaniu.

8. Etap II Selekcja polega ba wyborze informacji i ma charakter wielostopniowy: I stopień – wybór informacji celowych spośród masy zebranych inf. II stopień – wybór informacji, które mają być utrwalone na nośniku III stopień – wybór informacji w zależności od potrzeb odbiorcy

9. Etap III Segregacja (klasyfikacja) polega na podziale przedmiotów oraz pojęć na podstawie ich podobieństw i różnic na klasy i działy różnych stopni. • System alfabetyczny • System chronologiczny • System geograficzny • System rzeczowy

10. Etap IV Przetwarzanie informacji – najtrudniejszy organizacyjnie etap obiegu informacji.

11. Etap V Przekazywanie informacji odbiorcom. • Aspekt organizacyjny • Aspekt techniczny

12. Etap VI Przechowywanie informacji polega na przechowywaniu nośników treści informacji odpowiednio oznaczonych.

13. DOKUMENTACJA BIUROWA i jej rodzaje.

14. Wstęp W każdym przedsiębiorstwie przepływ informacji powinien być odpowiednio uregulowany, tzn. oparty na pewnych, z góry przyjętych, jednolitych zasadach postępowania. Bardzo ważne jest ustalenie zasad przepływu informacji, a zwłaszcza dokumentów biurowych.

15. Rodzaje dokumentów Podział: • ze względu na nadawcę i adresata • ze względu na pilność sprawy • ze względu na zapewnienie tajemnicy

16. ze względu na nadawcę i adresata • pisma otrzymywane (korespondencja przychodząca zewnętrzna), • pisma wysyłane (korespondencja wychodząca, zewnętrzna), • pisma wewnętrzne (korespondencja wewnętrzna)

17. ze względu na pilność sprawy • pisma zwykłe, które załatwiane są w terminie zwyczajowo przyjętym lub określonych odrębnymi przepisami, • pisma pilne przesyłane i załatwiane w pierwszej kolejności

18. ze względu na zapewnienie tajemnicy • pisma jawne, niezawierające żadnej tajemnicy, • pisma poufne, zawierające tajemnicę służbową, • pisma tajne, zawierające tajemnice państwową.

19. OBIEG DOKUMENTÓW – w firmie

20. Organizacja obiegu dokumentów I FAZA – przyjmowanie dokumentów II FAZA – załatwianie spraw III FAZA – wysyłanie odpowiedzi

21. Punkty zatrzymania W każdej fazie pisma zatrzymuje się w komórkach biurowych, w których wykonywane są niezbędne czynności biurowe z obiegiem pism.

22. Punkty zatrzymania • Kancelaria ogólna lub sekretariat • Sekretariaty komórek organizacyjnych • Kierownik komórki organizacyjnej • Pracownik biurowy • Aprobant • Sala komputerów lub maszyn • Kierownik

23. Zadanie 1 Sporządź wykres drogi obiegu pisma według podanego opisu. Plik zadanie1_zaoczne.doc

24. INSTRUKCJA KANCELARYJNA

25. Instrukcją kancelaryjną Nazywamy zbiór przepisów ustalających tryb, zasady i normy postępowania, regulujące sprawne wykonywanie czynności biurowych.

26. Zadania • określa podstawowe pojęcia związane z pracą biurową, • normuje sposób i zasady wykonywania czynności biurowych związanych z obiegiem pism, • reguluje tryb postępowania z aktami jawnymi i poufnymi.

27. Zadanie 2 Wyszukaj za pomocą wyszukiwarki internetowej dowolną instrukcję kancelaryjną. Opisz jej podstawowe cechy i elementy z jakich się składa.

28. SYSTEMY KANCELARYJNE

29. Rodzaje systemów kancelaryjnych • System kancelaryjny dziennikowy. • System kancelaryjny bezdziennikowy.

30. System kancelaryjny dziennikowy To ustalony i przedstawiony w instrukcji kancelaryjnej sposób przyjmowania, porządkowania, oznaczania, obiegu (załatwiania, wysyłania) i przechowywania dokumentacji biurowej.

31. Rodzaje systemów kancelaryjnych dziennikowych • System kancelaryjny dziennikowy • System kancelaryjny bezdziennikowy • System mieszany

32. System kancelaryjny dziennikowy Zalety systemu • pismo przedmiotem szczególnej troski, • system prosty – nr w dzienniku wskazuje miejsce przechowywania, • kontrola pisma w każdej fazie załatwiania sprawy.

33. System kancelaryjny dziennikowy Wady systemu • bardzo pracochłonny, • brak odpowiedzialnej, • system kosztowny, • hamuje sprawny obieg dokumentów, • wydłużenie czasu załatwiania spraw.

34. Podział systemu kancelaryjnego dziennikowego • System jednodziennikowy, • System dwudziennikowy.

35. Czynności wykonywane w ramach tego systemu: rejestracja przesłanie za pokwitowaniem do właściwej komórki org rejestracja gromadzenie i spisywanie w dzienniku pism do wysyłki Przechowanie oryginałów przez pracownika załatwiającego sprawę

36. Dziennik korespondencyjny – pisma wpływające do sekretariatu

37. Dziennik korespondencyjny – pisma wychodzące

38. System kancelaryjny bezdziennikowy Nie wymaga tak szczegółowej rejestracji pism. Konieczne jest rejestrowanie tylko poszczególnych spraw (dokumentów dotyczących jednej sprawy).

39. odnotowanie daty wpływu, wpisanie symbolu komórki org. przesłanie za pokwitowaniem do właściwej komórki org doręczenie pisma pracownikowi pracownik rejestruje pismo w spisie spraw pismo załatwiające sprawę pracownik przekazuje do sekretariatu oryginały pism otrzymanych i kopie wysłanych przechowuje się w aktach sprawy Czynności wykonywane w ramach tego systemu

40. Symbol pisma – sprawy np. DK-1401-3-/2006 DK – symbol komórki organizacyjnej 1401 – symbol hasła z wykazu akt firmy 3 – Kolejny nr sprawy ze spisu spraw 2006 – rok 2006

41. Przykład z rejestracji dziennikowej L.Dz. 169/2006 Liczba dziennika rok nr kolejny

42. Spis spraw

43. PRZECHOWYWANIE AKT

44. Dokument biurowy Każde pismo, notatka, sprawozdanie, protokół, zestawienie, sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.

45. Akta spraw Zbiór wszystkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy, np. akta osobowe pracownika.

46. Akta spraw Akta spraw Akta spraw bieżących załatwionych Obejmują sprawy oczekujące na załatwienie, w toku załatwiania i już załatwione, ale do poprawy Obejmują sprawy ostatecznie załatwione, zamknięte – akta archiwalne

47. Przechowywanie akt bieżących Wyróżnia się dwa sposoby: • Pracownik biurowy w komórce organizacyjnej. • Registratura centralna.

48. Przechowywanie akt archiwalnych • Akta kategorii A – wszystkie akta o znaczeniu historycznym, trwałe. Przechowywane: wieczyście, do końca istnienia firmy, a po jej likwidacji – archiwum państwowe

49. Przechowywanie akt archiwalnych • Akta kategorii B – akta o czasowej wartości. Przechowywanie – zgodnie z przepisami, określoną liczbę lat, a po upływie przekazywane na makulaturę. Akta kategorii B5

50. Przechowywanie akt archiwalnych • Akta kategorii C (Bc) – akta manipulacyjne. Przechowywanie: do końca roku kalendarzowego w którym zostały sporządzone.