Sistemi informativi a supporto della gestione della strumentazione

1. Sistemi informativi a supporto della gestione della strumentazione Anna ComiDipartimento di Diagnostica di LaboratorioU.O. di Anatomia PatologicaAzienda Ospedaliera S. Paolo - Milano

2. La gestione di una apparecchiatura scientifica è compito di chi la utilizza, che ne è professionalmente responsabile. Per gestione s’intende l'uso, la pulizia, la manutenzione ordinaria, la richiesta di acquisto del consumabile correlato, gestione guasti e organizzazione della manutenzione tecnica con la ditta fornitrice, l'allestimento della scheda per  la qualità, l'aggiornamento professionale sull'uso dello stesso, se necessario, insegnamento ai nuovi tecnici

3. Gestione dei guasti Telefonata alla Ditta

4. Introduzione del Sistema Qualità nelle strutture sanitarie

5. Gestione manutenzione ordinaria, programmata e correttiva

6. Manutenzione ordinaria: operazioni di mantenimento della funzionalità strumentale eseguite dal personale interno all’U.O. Manutenzione programmata: operazioni di mantenimento della funzionalità strumentale eseguite da personale esterno all’U.O. Manutenzione correttiva: interventi non programmati dovuti alla comparsa improvvisa di problemi tecnici strumentali

7. Tutti gli strumenti presenti in Anatomia Patologica sono identificati da una etichetta applicata che riporta un codice univoco definito L’ elenco viene sempre aggiornato in un file excel comprendente, tra gli altri, i seguenti campi: Codice di identificazione Nome dello strumento Tipologia dello strumento Ubicazione Temperatura di lavoro (ove applicabile) Intervallo di taratura

9. Scheda Tecnica Strumento

10. La verifica del funzionamento delle apparecchiature e/o relativa manutenzione ordinaria è effettuata dal personale dell’U.O. Anatomia Patologica ed è differenziata in base alla tipologia di apparecchiatura

24. Nessuna scheda di manutenzione ordinaria

27. Settore: Biologia Molecolare SCHEDA MANUTENZIONE ORDINARIA CELLE ELETTROFORETICHE HORIZON 11-14: B3 CEL 01; B3 CEL 02; B3 CEL 03

28. Per alcune apparecchiature il personale dell’U.O. effettua una verifica di funzionamento mediante la rilevazione di opportuni parametri.

34. Il controllo giornaliero di temperatura consiste nel verificare ogni mattina, all’inizio del servizio, che la temperatura di lavoro rilevabile dal display dello strumento, da un rilevatore grafico settimanale o da un termometro posto all’interno, rientri nelle specifiche definite e che non vi siano state variazioni di temperatura oltre i limiti prestabiliti (rilevabile da un termometro MIN/MAX posto all’interno o da altro sistema di registrazione) Il controllo effettuato viene registrato su un apposito modulo come “SI” o “NO” a seconda dell’esito e siglato dall’operatore che lo ha eseguito In caso la rilevazione fosse fatta attraverso un termometro MIN/MAX, quest’ultimo va azzerato dopo il controllo

35. MODULO REGISTRAZIONE CONTROLLO TEMPERATURA STRUMENTAZIONE Strumento : ................................................ Limiti di accettabilità : da ..........°C a ..........°C Range corretto in base alla taratura del: …../…../….. Scade il: …../..…/..…

37. inventario pipette anatomia patologica Settore modello matricola volume codice taratura B1 EPPENDORF VARIPETTE 45003 0,5-10 B1-PIP-03 B1 EPPENDORF REFERENCE 277488 0,5-10 B1-PIP-07 B1 EPPENDORF 4700 13217 1 B1-PIP-13 B1 EPPENDORF VARIPETTE 73128 10-100 B1-PIP-02 IN RIPARAZIONE 04-04 B1 EPPENDORF VARIPETTE 117011 10-100 B1-PIP-08 04-03 B1 EPPENDORF REFERENCE 136132 10-100 B1-PIP-14 03-03 B1 EPPENDORF REFERENCE 483135 10-1000 B1-PIP-12 07-03 B1 EPPENDORF VARIPETTE 113232 200-1000 B1-PIP-04 B1 JENCONS SEALPETTE E058528 200-1000 B1-PIP-05 B1 EPPENDORF VARIPETTE 112610 200-1000 B1-PIP-06 B1 GENENCO EP73404 2-20 B1-PIP-10 B1 EPPENDORF REFERENCE 301712 50-200 B1-PIP-01 B1 EPPENDORF REFERENCE 301799 50-250 B1-PIP-09 B2 GILSON S63374N 0,1-10 B2-PIP-25 B2 GILSON S52868N 0,1-20 B2-PIP-24 B2 EPPENDORF REFERENCE 452434 0,5-10 B2-PIP-01 05-03 B2 EPPENDORF REFERENCE 452426 0,5-10 B2-PIP-04 04-03 B2 EPPENDORF VARIPETTE 34305 0,5-10 B2-PIP-07 DA RIPARARE B2 EPPENDORF REFERENCE 452292 0,5-10 B2-PIP-15 05-03 B2 EPPENDORF RESEARCH 250831 100-1000 B2-PIP-06 04-03 B2 EPPENDORF RESEARCH 250833 100-1000 B2-PIP-08 IN RIPARAZIONE 04-04 B2 EPPENDORF REFERENCE 449422 10-100 B2-PIP-02 04-03 B2 EPPENDORF REFERENCE 449470 10-100 B2-PIP-03 05-03 B2 EPPENDORF REFERENCE 285085 10-100 B2-PIP-11 05-03 B2 EPPENDORF VARIPETTE 116981 10-100 B2-PIP-12 DA RIPARARE

38. Programma per il calcolo di D.S., C.V.(%) e Inaccuratezza (%) nella Taratura delle pipette Per le Istruzioni vedi Foglio Istruzioni AZ. OSP. SAN PAOLO (MI) ANA_MOD_095_Ed00 Report Taratura Pipette Codice Pipetta: Data Valore nominale Misurazione Peso in mg (misurato) Volume in microL (calcolato) x1 0,00 x2 0,00 x3 0,00 x4 0,00 x5 0,00 x6 0,00 x7 0,00 x8 0,00 x9 0,00 x10 0,00 Media = 0,00 Esito Taratura OK ? D.S. = 0,00 C.V.(%) = #DIV/0! SI [ ] NO [ ] Inaccurat.(%) #DIV/0! SI [ ] NO [ ] Firma dell'Operatore _______________________

39. Nel caso in cui le verifiche e le manutenzioni ordinarie, evidenzino non conformità rispetto ai parametri prestabiliti, il personale dell’U.O. può effettuare opportune manovre di manutenzione correttiva o richiedere l’intervento dell’assistenza tecnica, registrando contestualmente la non conformità sull’apposita “scheda di manutenzione straordinaria”

41. SCHEDA MANUTENZIONE STRAORDINARIA Settore : ............................... Foglio N.: .......... Data apertura : ................ Strumento : ................................

42. MODULO PIANIFICAZIONE/REGISTRAZIONE MANUTENZIONI PREVENTIVE/PROGRAMMATE, TARATURE I SemestreAnno : ..................Foglio N.: .................

43. I tempi di fermo macchina per guasti sono quelli da analizzare più in dettaglio

44. Le percentuali dei guasti e quindi delle manutenzioni correttive o straordinarie sono dei campanelli di allarme che possono aiutarci a migliorare la manutenzione delle macchine. L'obiettivo principale di chi analizza e gestisce l'efficienza degli strumenti è quindi quello di ridurre al massimo i fermi per guasti

45. Ecco perché sarebbe utile dotarsi di un sistema di acquisizione dei dati di produzione che non si limiti a rilevare i soliti tempi e quantità. Una denuncia precisa e completa delle attività improduttive come guasti e manutenzione può dar luogo, con gli opportuni strumenti di analisi, a decisioni fondamentali per il miglioramento dell'efficienza e della manutenzione degli impianti

46. Ogni macchina ha il suo libretto di manutenzione in cui è riportato tutto quello che deve essere controllato o sostituito periodicamente e questa attività viene ancora in qualche realtà affrontata senza particolari sistemi di controllo

47. Con le conseguenze che spesso ci si dimentica di quello che si deve fare, quello che è stato fatto viene registrato in maniera abbastanza approssimativa e, in definitiva, non si ha un buon controllo né sugli interventi da eseguire né su quelli eseguiti

48. La gestione sistematica di tutte le informazioni utili per la manutenzione e l'accesso informatizzato a tutti gli interventi effettuati possono dare risparmi in tempo e denaro per niente trascurabili

49. Avere tutte queste informazioni registrate in un computer costituisce un bagaglio di conoscenze fondamentale per tutto il personale incaricato della manutenzione e snellisce sicuramente tutta la gestione della modulistica prevista dal Sistema Qualità

50. Cosa dovrebbe avere un semplice programma di gestione della strumentazione per consentirci tali risparmi