dr Ewa Perłakowska (NDAP)

1. RozporządzeniePrezesa Rady Ministrówz dnia 18 stycznia 2011 r. – zakres przedmiotowy i podmiotowy Forum Sekretarzy Małopolski Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji 7 czerwca 2011 r. dr Ewa Perłakowska (NDAP)

2. Regulacje prawne dawne i nowe • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.) • Ustawa z dnia 14 czerwca 196o r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.); • Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375)

3. Regulacje prawne dawne i nowe • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518); • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517); • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519);

4. Regulacje prawne dawne i nowe • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2010 r. w sprawie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa (Dz. U. Nr 34, poz. 181) ; • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140)

5. Podstawy prawne • Ustawa z dnia 14 czerwca 196o r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.) art. 14 § 1 Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej.

6. Stan prawny – ustawa z 14.07.1983 r. art. 6 ust. 1

7. Stan prawny – ustawa z 14.07.1983 r. art. 6 ust. 2

8. Stan prawny – ustawa z 14.07.1983 r. art. 6 ust. 2b

9. Stan prawny – ustawa z 14.07.1983 r. art. 5 ust. 1

10. Stan prawny – ustawa z 14.07.1983 r. art. 5 ust. 2

11. Stan prawny – rozporządzenie z 16.09.2002 r. § 3

12. Stan prawny – rozporządzenie z 30.10.2006 r. § 5

13. Stan prawny – rozporządzenie z 26.02.2010 r. § 2 i § 3

14. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrówz dnia 18 stycznia 2011 r.w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych(Dz. U. Nr 14, poz. 67 iNr 27, poz. 140)

15. Wcześniej obowiązującewykazy aktw administracji terenowej

16. Zarządzenie Nr 36 Ministra Administracji, Gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiska z dnia 22 grudnia 1975 r. w sprawie ustalenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów administracji państwowej; • Zarządzenie Nr 15 Ministra-Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 19 lipca 1990 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach terenowych organów rządowej administracji ogólnej oraz Zarządzenie Nr 32 Ministra-Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1990 r. w sprawie ustalenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów rządowej administracji ogólnej

17. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319), wydane na podstawie art. art. 39a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym; • rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074), wydane na podstawie art. 39 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym; • rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. Nr 160, poz. 1073), wydane na podstawie art. 46 ust. 4 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa; • rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 161, poz. 1109), wydane na podstawie art. 38 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie

18. Zakres podmiotowy • § 1 rozporządzenia art. 6 ust. 2a ustawy

19. Zakres przedmiotowy • § 1 rozporządzenia art. 6 ust. 2b ustawy

20. Układ treści rozporządzenia § 1 ust. 1 – zakres podmiotowy i przedmiotowy § 1 ust. 2 – zdefiniowanie pojęcia „kierownik podmiotu” § 1 ust. 3 – obsługa organów stanowiących: gminy, powiatu i województwa § 2 – podstawowe definicje dla rozporządzenia i jego załączników § 3 – instrukcja kancelaryjna § 4 – jednolity rzeczowy wykaz akt § 5 – instrukcja archiwalna § 6 – przepisy przejściowe i dostosowujące § 7 i § 8 – okres obowiązywania

21. Instrukcja kancelaryjna – zał. nr 1 • załączniki do instrukcji kancelaryjnej • nr 1 – struktura metadanych(s. 21): • A – przesyłka wpływająca • B – przesyłka wychodząca • C – elementy akt sprawy niebędące przesyłkami • D - sprawa • nr 2 – minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych (s. 28) § 3

22. Jednolite rzeczowe wykazy akt – zał. nr 2-5 § 4

23. Instrukcja archiwalna – zał. nr 6 • załącznik do instrukcji archiwalnej • warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego § 5

24. Podstawowe terminy i zasady pracy kancelaryjnej i archiwalnej

25. Wartość archiwalna dokumentacji § 4 ust. 7 rozporządzenia

26. Ważne definicje Podmiot (§ 1) to organy gminy i związki międzygminne, organy powiatu, organy samorządu województwa i organy zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędy obsługujące te organy Kierownik podmiotu (§ 1) odpowiednio, wójt (burmistrz, prezydent miasta), przewodniczący zarządu związku międzygminnego, starosta, marszałek województwa, wojewoda oraz pozostałe organy zespolonej administracji rządowej w województwie, jeżeli te organy nie są obsługiwane przez urząd wojewódzki

27. Ważne definicje Archiwista (§ 2 pkt 2) realizujący zadania archiwum zakładowego pracownik podmiotu Koordynator czynności kancelaryjnych (§ 2 ust. 2 i 3 IK) pracownik wyznaczony przez kierownika podmiotu do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw; funkcja powierzana archiwiście

28. Ważne definicje Kierownik komórki organizacyjnej (§ 2 pkt 3) osoba kierująca komórką organizacyjną lub osoba upoważniona do wykonywania jej zadań Prowadzący sprawę (§ 2 pkt 8) osoba załatwiająca merytorycznie daną sprawę, realizująca w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy

29. Ważne definicje Komórka organizacyjna (§ 2 pkt 4) wydzielona organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy Komórka merytoryczna (§ 7 pkt 4 IK) komórka organizacyjna zakładająca sprawę, odpowiedzialna za jej prowadzenie oraz załatwienie Punkt kancelaryjny (§ 7 pkt 7 IK) komórka organizacyjna, w tym sekretariat, kancelaria lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek

30. Ważne definicje Sprawa (§ 2 pkt 12) zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości Akta sprawy (§ 2 pkt 1) dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania Teczka aktowa (§ 2 pkt 15) materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej

31. Ważne definicje Pismo (§ 2 pkt 7) wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia Odwzorowanie cyfrowe (§ 2 pkt 6) dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru Naturalny dokument elektroniczny (§ 7 pkt 5 IK) dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej

32. Ważne definicje Przesyłka (§ 2 pkt 9) dokumentacja otrzymana lub wysyłana przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne Metadane (§ 2 pkt 5) zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie

33. Ważne definicje Skład chronologiczny (§ 2 pkt 10) uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD Skład informatycznych nośników danych (§ 2 pkt 11) uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej

34. System tradycyjny § 2 pkt 14 i rozdział 3 IK system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci

35. System EZD § 2 pkt 13 i rozdział 2 IK system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych

36. Wybór systemu • § 1 ust. 7 i 8 IK § 1 ust. 2-5 IK

37. Nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi § 2 IK

38. Obowiązki kierownika podmiotu wynikające z rozporządzenia • § 6 ust. 9 rozporządzenia – dostosowanie lokalu archiwum zakładowego do wymogów rozporządzenia – w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia (20.01.2016); • § 1 ust. 3 i 8 IK – wskazanie podstawowego systemu do wykonywania czynności kancelaryjnych: tradycyjny lub EZD oraz poinformowanie o tym archiwisty; • § 1 ust. 5-6 IK – wskazując podstawowy system do wykonywania czynności kancelaryjnych, można określić wyjątki poprzez wskazanie klas z JRWA; • § 2 ust. 3 IK – powierzenie archiwiście funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych;

39. Obowiązki kierownika podmiotu wynikające z rozporządzenia SYSTEM EZD (1) • § 16 ust. 2 IK – określenie listy rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny; • § 17 ust. 6 IK – uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustalenie listy rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując przy tym wielkości graniczne dla parametrów, o których mowa w ust. 4; • § 20 ust. 6 IK – uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustalenie maksymalnej wielkości przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD;

40. Obowiązki kierownika podmiotu wynikające z rozporządzenia SYSTEM EZD (2) • § 21 ust. 8 IK – ustalenie sposobu udostępniania przesyłek nieodwzorowanych lub tych na informatycznych nośnikach danych w okresie gdy sprawy są w toku; • § 22 ust. 1 IK – ustalenie liczby i lokalizacji składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych; • § 30 ust. 2 IK – możliwość ustalenia wzorów i formularzy wykorzystywanych przy sporządzaniu dokumentacji, chyba że wynikają z przepisów prawa;

41. Obowiązki kierownika podmiotu wynikające z rozporządzenia SYSTEM TRADYCYJNY (1) • § 42 ust. 3 IK – określenie listy rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny; • § 47 ust. 3 IK – ustalenie liczby i lokalizacji składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych; • § 54 ust. 3 IK – możliwość ustalenia wzorów i formularzy wykorzystywanych przy sporządzaniu dokumentacji, chyba że wynikają z przepisów prawa;

42. Podział dokumentacji • § 4 IK Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na: • tworzącą akta spraw; • nietworzącą akt spraw.

43. Podział dokumentacji § 5 IK Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak spraw. Znak sprawy: ABC.123.77.2011 ABC-D-II.123.77.2011.MP ABC.123.78.3.2011

44. Podział Dokumentacji § 6 IK Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt. Przykłady

46. Spis spraw, rejestry, ewidencje § 7 pkt 12 IK Spis spraw – narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej (dane w spisie spraw w systemie EZD - § 27 dane w spisie spraw w systemie tradycyjnym - § 53)

47. Spis spraw, rejestry, ewidencje § 7 pkt 8-11 IK

48. Spis spraw, rejestry, ewidencje § 13 IK (EZD)

49. § 40 IK (tradycyjny)

50. Relacje komórek § 8 i § 9 IK