1 / 54

MANUAL PENYEDIAAN SURAT DAN MEL ELEKTRONIK RASMI

MANUAL PENYEDIAAN SURAT DAN MEL ELEKTRONIK RASMI. UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA. ISI KANDUNGAN. Pengenalan Penyediaan Surat Rasmi Penyediaan Mel Elektronik Rasmi. PENGENALAN .

marcus
Télécharger la présentation

MANUAL PENYEDIAAN SURAT DAN MEL ELEKTRONIK RASMI

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. MANUAL PENYEDIAAN SURAT DAN MEL ELEKTRONIK RASMI UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

  2. ISI KANDUNGAN • Pengenalan • Penyediaan Surat Rasmi • Penyediaan Mel Elektronik Rasmi. Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

  3. PENGENALAN UniversitiTeknologi MARA (UiTM) sebagaiorganisasi yang mengutamakankompetensidanprofesionalismeperlusentiasameningkatkankualitikerjadanperkhidmatansejajardengankeperluansertaekspektasipelanggan. Keperluanuntukberkomunikasisecaraberkesandenganpelanggandalamdan luar sentiasa berlakudalammerealisasikanvisidanmisiUiTM. Surat, memo danmelelektronikmerupakansalahsatusalurankomunikasi yang penting. Surat, memo dan melelektronikdisediakanuntukmenyampaiataumendapatkanmaklumat, arahan, keputusandan idea baru. Suratdanmelelektronikpentingbagimembuktikanwujudnyapenyaluranmaklumatantarasesamaagensikerajaandandenganpihak lain. Urusan surat-menyurat mempunyaitatacara yang perludiketahuidandiamalkanolehsemuastafUiTM. Manual PengurusanSuratdan Mel ElektronikRasmiiniditerbitkansebagaigarispanduankepadawargaUiTMdalammenyediakandokumenberkenaanmengikuttatacara yang betul, tepatdanseragam. InisiatifinidapatmembantuUiTMmeningkatkankecekapansistempenyampaianperkhidmatan.SemuawargaUiTMjugaperlumematuhipekelilingperkhidmatandanarahanpentadbiranUiTM yang berkaitandenganpengurusansuratrasmiiaitu : PekelilingPendaftarBilangan 10/2010 bertarikh 18 Mac 2010 KeputusanMesyuaratKetuaJabatanPejabatPendaftar () Bil 1/2011 bertarikh 19 Januari 2011. Mesyuarat BERSETUJU supaya format surat yang sesuaidigunapakaiolehsemuaBahagian/Jabatan/Unit. Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

  4. PENYEDIAAN SURAT RASMI Secaraamnya, suratrasmiUiTMhendaklahmengandungielemen-elemenberikut : • KepalaSurat(Letterhead) danAlamatPengirim • NomborRujukan; • TarikhSurat; • NamadanAlamatPenerima; • PermulaanSurat; • TajukSurat; • NomborPerenggan; • PengakhiranSurat; • MukaSurat; dan • Lampiran. Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

  5. FORMAT SURAT RASMI Suratrasmidisediakanapabilaberhubungandenganagensikerajaan, swastadanindividubagimenyampaikanmaklumat, arahan, keputusan, jemputanataumemohonmaklumat, pertimbangandankelulusan. Padaasasnya, format penulisansuratrasmiUiTMadalahsamadengan format suratrasmikerajaankecualidengansedikitpengubahsuaianseperti yang ditunjukkandidalam rajah 1 hingga 16. ContohsuratrasmiUiTMadalahsepertidiRajah1. Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

  6. Kepala Surat (Letterhead) dan Alamat Pengirim Nombor Rujukan Tarikh Surat Nama dan alamat penerima Permulaan Surat Tajuk Surat Nombor Perenggan Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM Pengakhiran surat Tandatangan/ tandatangan bagi pihak (b.p) Rajah 1: Surat Rasmi UiTM

  7. Penjelasanbagisetiapelemendalamsuratrasmiadalahsepertiberikut : • KepalaSurat(Letterhead) /AlamatPengirim MukasuratpetamasuratrasmiUiTMmestimenggunakankepalasuratjabatanmasing-masing.yangmengandunginama, alamat, nombortelefon, nomborfaksimilidanlamanweb. IniakanmemudahkanpenerimamenjawabsuratataumenghubungiJabatantersebutdisampingmengesahkanbahawasuratberkenaanadalahatasurusanrasmi . Rajah 2 menunjukkancontohkepalasurat yang digunakanolehBahagianArkibdanMuzium, PejabatPendaftar, UiTM. PenyediaansuratkepadaagensiLuar Negara perlumenggunakankepalasuratBahasaInggerismengikutkesesuaian. Alamat Jabatan, nombor telefon dan faks Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM Namadanalamat email unit pewujud Rajah 2: Kepala Surat/Alamat Pengirim

  8. NomborRujukan Nomborrujukansurathendaklahdicatatpadasebelahkananatassuratdandikandungkanmengikut fail yang berkenaan. Sekiranya surat tersebut adalah balasan kepada surat yang diterima daripada bahagian lain (surat masuk), nombor rujukan surat tersebut mesti dicatatkan di atas nombor Surat Kami seperti ditunjukkan di dalam rajah 3 (a).  Tarikh Surat Tarikhsurathendaklahdicatatkanpadasebelahkananatassurat, tanpaselangselepasnomborrujukan. Ruangantarikhperludikosongkandanianyaperludiisiolehpenandatangansurat. Rajah 3 menunjukkancontohcatatannomborrujukan fail dantarikhsurat. Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM NomborRujukandisebelahkanan Tarikh di sebelah kanan Dikosongkan dan diisi oleh penandatangan surat Rajah 3: Nombor rujukan dan Tarikh

  9. Sekiranya surat tersebut adalah balasan kepada surat yang diterima daripada bahagian lain (surat masuk), nombor rujukan surat tersebut mesti dicatatkan di atas nombor Surat Kami seperti ditunjukkan di dalam rajah 3 (a). Nombor Rujukan surat yang diterima/surat masuk Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM Dikosongkan dan diisi oleh penandatangan surat Rajah 3 (a): Nombor rujukan dan Tarikh

  10. Alamat Penerima Alamat penerima hendaklah dicatat pada sebelah kiri surat, selang sebaris selepas tarikh surat. Alamat penerima di dalam surat rasmi hendaklah dibuat mengikut kategori penerima seperti berikut : • Surat kepada Jabatan boleh dibahagikan kepada tiga jenis iaitu : • Surat kepada jabatan – dialamatkan kepada gelaran rasmi jawatan ketua jabatan. Rajah 4 menunjukkan contoh surat kepada jabatan. Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM Gelaran rasmi jawatan dan alamat rasmi jabatan Rajah 4: Surat kepada Jabatan

  11. Surat khusus kepada ketua agensi – didahului dengan kata hormat, gelaran kebesaran, nama, gelaran rasmi jawatan dan alamat rasmi agensi berkenaan. Rajah 5 menunjukkan contoh surat khusus kepada Ketua Jabatan Surat khusus kepada Ketua Jabatan mengandungi kata hormat, gelaran rasmi, gelaran rasmi jawatan dan alamat rasmi. Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM Rajah 5: Surat khusus kepada Ketua Jabatan

  12. Surat kepada pegawai – Surat yang ditujukan kepada pegawai tertentu hendaklah dialamatkan kepada gelaran rasmi jawatan ketua agensi dan ditambah di bawah alamat dengan singkatan perkataan ‘untuk perhatian’ dan diikuti dengan nama pegawai berkenaan (u.p.: nama pegawai). Rajah 6 menunjukkan contoh surat kepada pegawai tertentu. Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM Surat kepada pegawai tertentu mengandungi gelaran rasmi jawatan, alamat rasmi dan nama pegawai yang berkenaan Rajah 6: Surat kepada pegawai tertentu

  13. Sektor Swasta/ Badan Bukan Kerajaan / Pertubuhan Surat kepada Sektor Swasta, Badan Bukan Kerajaan atau Pertubuhan hendaklah dialamatkan kepada ketua organisasi berkenaan mengikut gelaran rasmi jawatannya, diikuti dengan nama, alamat rasmi serta ditambah di bawah alamat dengan singkatan perkataan ‘untuk perhatian’ dan diikuti dengan nama pegawai yang hendak dihubungi (u.p.: nama pegawai), sekiranya ada. Rajah 7 menunjukkan contoh surat berkenaan. • Orang Awam / Individu • Surat kepada orang awam atau individu juga hendaklah dialamatkan kepada nama dan alamat individu berkenaan. Bagi individu yang mempunyai gelaran kebesaran, kata hormat dan gelaran hendaklah dinyatakan pada namanya. Surat kepada sektor swasta/ Badan Bukan Kerajaan/ Pertubuhan tertentu mengandungi gelaran rasmi jawatan, alamat rasmi dan nama pegawai yang berkenaan Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM Rajah 7: Surat kepada Sektor Swasta, Badan Bukan Kerajaan/ Pertubuhan

  14. Bagi surat yang mempunyai bilangan penerimanya lebih dari satu pihak, senarai edaran perlu digunakan. Rajah 8 dan Rajah 9 menunjukkan contoh surat dengan senarai edaran. Jika senarai edaran adalah panjang, hanya muka surat yang berkenaan penerima tersebut sahaja yang perlu dihantar. Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM Permulaan surat dimulai dengan Tuan/Puan kerana penerima yang ramai Surat yang mempunyai bilangan penerima lebih daripada satu pihak Rajah 8: Surat kepada pegawai tertentu

  15. Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM Rajah 9: Contoh Senarai Edaran untuk Jabatan dan khusus atas nama pegawai berkenaan

  16. Permulaan / Pembuka Kata Surat Surat yang ditujukan kepada jabatan / agensi kerajaan hendaklah dimulakan dengan ‘Tuan’ seperti yang ditunjukkan di Rajah 10 (a), manakala surat kepada orang awam hendaklah dimulakan dengan ‘Tuan’ atau ‘Puan’. Surat yang khusus kepada Ketua Jabatan / Agensi tidak mempunyai gelaran dimulakan dengan ‘Tuan’ atau ‘Puan’ dan yang mempunyai gelaran kebesaran hendaklah didahului dengan kata hormat dan gelaran kebesarannya seperti ‘YBhg.Tan Sri / Datuk / Dato’. Begitu juga bagi surat kepada orang awam yang mempunyai gelaran kebesaran. Rajah 10 (b) menunjukkan contoh permulaan surat kepada penerima dengan gelaran kebesaran. Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM Permulaan surat khusus kepada ketua Jabatan yang tidak mempunyai gelaran kebesaran Rajah 10 (a) : Permulaan surat khusus kepada Ketua Jabatan

  17. Permulaan surat khusus kepada Ketua Jabatan yang mempunyai gelaran kebesaran Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM Rajah 10 (b) : Permulaan surat kepada Penerima yang mempunyai gelaran kebesaran

  18. Tajuk Surat Surat perlu diberikan tajuk (atau perkara) yang dapat menggambarkan kandungan surat berkenaan. Setiap surat hendaklah dihadkan kepada satu tajuk (atau perkara) sahaja. Bagi surat jawapan, tajuk yang sama hendaklah digunakan. Rajah 11 menunjukkan contoh tajuk surat. Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM Tajuk surat dalam huruf besar dan di BOLDkan dan dihadkan kepada satu tajuk setiap surat Rajah 11 : Tajuk Surat

  19. Nombor Perenggan Semua perenggan dalam surat, kecuali perenggan pertama, hendaklah dinomborkan secara berturutan. Rajah 12 menunjukkan contoh nombor perenggan. Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM • NomborPerenggan • Barispertamatidakperludiberikannombor • Perenggankeduadanseterusnyadiberikannombor. • ‘Tab’ sekaliselepasnomborperenggan Rajah 12 : Nombor perenggan

  20. Pengakhiran Surat Setiap surat hendaklah diakhiri dengan “Sekian.”, dan ‘tag line’ Jabatan “JADIKAN UiTM YANG TERBAIK, UTAMAKAN KOMPETENSI DAN PROFESIONALISMA”dan diikuti dengan “Yang benar” di sudut kiri sebelah bawah surat sebelum ruangan tandatangan pegawai yang berkenaan. Nama pegawai yang menandatangani surat hendaklah menggunakan huruf besar di sudut kiri surat di bawah tandatangannya dan diikuti dengan singkatan bagi pihak (b.p.) Ketua Jabatan. (Tidak boleh menandatangani surat atas nama pegawai lain). Semua surat perlu disertai dengan nombor telefon, faksimili dan alamat emel bagi memudahkan penerima menghubungi untuk rujukan. Rajah 13 menunjukkan contoh pengakhiran surat. • Pengakhiran surat • Ayat pengakhiran • Tag line • Tandatangan/Nama dan Jawatan Pegawai yang menandatangani surat bagi pihak (b.p) Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM Rajah 13 : Pengakhiran surat

  21. Muka Surat dan Lampiran Bagi surat yang mengandungi lebih daripada satu muka surat, muka surat seterusnya hendaklah dicetak di atas kertas kosong tanpa kepala surat dan diberi rujukan dan tarikh serta nombor yang berturutan. Rajah 14 menunjukkan contoh penomboran muka surat. Muka surat yang terakhir perlu dipastikan supaya tidak mengandungi tandatangan sahaja. Sekurang-kurangnya satu ayat atau baris daripada perenggan yang terakhir perlu ada sebagai hubungkait antara tandatangan dan kandungan surat. Ini adalah untuk memastikan tandatangan yang diperolehi adalah untuk tujuan surat berkenaan sahaja dan bukannya untuk tujuan lain. Ini adalah mustahak kerana tandatangan adalah satu bentuk kelulusan dan langkah ini dapat mengelakkan penyalahgunaan dan penyelewengan dalam urusan surat menyurat. Nomborrujukandantarikh yang samasepertidimukasuratpertama Mukasuratterakhirmestidipastikantidakhanyamengandungitandatangansahaja Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM • MukaSurat • Mukasuratpertamatidakdiberikannombor • Nombordiberidarimukasuratkeduadanseterusnya Rajah 14 : Penomboran muka surat

  22. Lampiran yang disertakan kepada surat hendaklah dilabelkan di bahagian atas sebelah kanan, misalnya Lampiran 1 atau Lampiran A dan mestilah selaras dengan label yang dirujuk di dalam surat. Rajah 15 (a) dan (b) menunjukkan contoh surat yang mengandungi lampiran dan lampiran surat. Nombor rujukan dan tarikh yang sama dengan surat iringan disebelah kiri dan nombor lampiran kanan di bahagian atas Label lampiran mesti selaras dengan label lampiran yang dirujuk di dalam surat Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM Perkataan ‘…disertakan’ ditulis selepas pengakhiran surat dengan saiz font 9 dan italic Rajah 15 (a) dan (b) : Surat yang mempunyai lampiran

  23. Surat hendaklah disediakan dalam dua (2) salinan. Salinan asal dihantar kepada penerima, salinan kedua dikandungkan dalam fail yang berkenaan. Sekiranya surat perlu diedarkan kepada penerima dalam senarai salinan kepada (s.k), salinan tambahan perlu dibuat. Butiran s.k. ini boleh disediakan selepas ruangan tandatangan surat. Rajah 16 menunjukkan contoh penggunaan s.k. • Salinan kepada • Menggunakan singkatan s.k. • Diletakkan selepas ruang tandatangan Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM Rajah 16 : Penggunaan salinan kepada (s.k.)

  24. Dokumenterperingkat Letaktandakeselamatandokumenterperingkatbahagianatasnamadanalamatpenerimadanbahagianbawahsebelahkanansurat. Nombor rujukan fail (Surat kami) juga diletakkan tanda keselamatan. Contoh sepertidi rajah 17 (a) dan (b). Tanda keselamatan di sebelah kiri atas dan sebelah kanan bawah surat Nombor rujukan fail dengan tanda keselamatan Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM Rajah 17 (a) dan (b) : Dokumen terperingkat

  25. Pengurusanmelelektronikrasmi • E-mel telah diterima pakai sebagai salah satu format dokumen rasmi. • E-mel rasmi perlu mengandungi rujukan fail, tarikh dan logo rasmi. Contoh format e-mel dan termasuk dokumen terperingkat adalah seperti di rajah 17. • Penggunaan huruf besar kandungan e-mel adalah tidak digalakkan. Sebaik-baiknya, gabungan huruf besar dan huruf kecil digunakan dan dipraktikkan di tempat-tempat yang bersesuaian di samping mengamalkan penggunaan bahasa yang betul. • Pengguna juga perlu memastikan bahawa subjek dan kandungan e-mel adalah berkaitan dan menyentuh perkara perbincangan yang sama. Manual Penyediaan Surat dan Mel Elektronik Rasmi UiTM

  26. KEPALA SURAT MEL ELEKTRONIK RASMI JABATAN(LOTUS NOTES 8.5.1)

  27. KEPALA SURAT MEL ELEKTRONIK RASMI JABATAN(LOTUS NOTES 8.5.1) “TEMPLATE” KEPALA SURAT JABATAN Imejimbasankepalasuratrasmijabatan Rekabentukmenggunakanmicrosoft word

  28. “TEMPLATE” KEPALA SURAT JABATAN 1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN

  29. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN 1. Imejkepalasuratjabatan yang telahdiimbas. Nota: Sekiranyaberlakupindaanmaklumatdancetakanbarudilakukanmakaimbasanterhadapkepalasuratterkiniperludilakukan 1

  30. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN Gunakanmicrosoft worduntukmenetapkansaizimejkepalasurat. 2. Masukkanimejkepalasuratpadadocument kosongmelalui tab insert -> picture 3. Kemudianpilihimejkepalasurat yang telahdiimbas. 4. Tentukanukuranseperti rajah diatas. (Menggunakansaiz standard A4)

  31. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN 5 5. Kemudianklikkanan(“right click”) padaimejdanpilih “copy”.

  32. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN 6. Pada “Lotus notes” klik menu “file”. 7. Klikpilihan“preferences”. 6 7

  33. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN 8. Klik menu “mail”. 9. Klik tab “signature”. 9 8

  34. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN 10. Pilih“rich text” 11. Klikpadaruangankurungan. 10 11

  35. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN 12. Klikpadabutanganakpanah. 13. Klikpadapilihanpaste. 12 13

  36. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN 14. Imejkepalasurattelahdimasukkan 15. Tekankekunci“enter” beberapa kali untukberikansedikitruangdiantarakepalasuratdengan“signature”. 14 15

  37. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN 16. Isikanmaklumat“signature” berikutsahaja. • Namapenuhpegawai • Jawatan • Nombortelefonpejabat 17. Klikbutang“ok” 17 16

  38. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN 18. Ujicuba“signature” yang telahsiapdenganklikpada“new”untukmenyediakanmesejbarupadamukadepanaplikasimelelektronik Lotus Notes. 18

  39. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN 19. Imejkepalasuratrasmijabatanbeserta“signature” pegawaitelahsediaada. 20. Masukkankandunganmesej yang ingindihantarpadaruangandiantaraimejkepalasuratrasmijabatandengan“signature” pegawai. 21. Klik “send”untukmenghantarmesej / melelektronik yang telahsiap 21 19 20

  40. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN 2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN “MICROSOFT WORD”

  41. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN 2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN “MICROSOFT WORD” 1. Buatjadualdenganmenggunakan “Microsoft Word” 2. PenetapanwarnakorporatUiTM (pada “row” 1) 3. Penetapannamabahagiandanmelelektronikjabatan (pada “row” 2 “column” 1) 4. Penetapannama PTJ, alamat, nombortelefonsertanomborfaksimilipada (“row” 2 “column” 2) 5. Penetapan Logo UiTMpada (“row” 2 “column” 3) 6. Akhirsekalisave “document”. 1 2 3 4 5

  42. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN 2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN “MICROSOFT WORD” 7. Halakan“pointer”padajadual yang telahsiap (sepertijadual 5) kemudian“highlight” keseluruhanjadualkemudianklikkanan(“right click”) padabadanjadual 8. Pilih“copy” 7 8

  43. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN 2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN “MICROSOFT WORD” 9. Pada “Lotus notes”klik menu “file”. 10. Klikpilihan“preferences”. 9 10

  44. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN “MICROSOFT WORD” 11. Klik menu “mail”. 12. Klik tab “signature”. 12 11

  45. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN “MICROSOFT WORD” 13. Pilih“rich text” 14. Klikpadaruangankurungan. 13 14

  46. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN “MICROSOFT WORD” 15. Klikpadabutanganakpanah. 16. Klikpadapilihanpaste. 15 16

  47. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN “MICROSOFT WORD” 17. Jadual “template”kepalasurattelahdimasukkan 18. Tekankekunci“enter” beberapa kali untukberikansedikitruangdiantarakepalasuratdengan“signature”. 17 18

  48. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN “MICROSOFT WORD” 19. Isikanmaklumat“signature” berikutsahaja. • Namapenuhpegawai • Jawatan • Nombortelefonpejabat 20. Klikbutang“ok” 19 20

  49. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN2. REKA BENTUK MENGGUNAKAN “MICROSOFT WORD” 21. Ujicuba“signature” yang telahsiapdenganklikpada“new”untukmenyediakanmesejbarupadamukadepanaplikasimelelektronik Lotus Notes. 21

  50. TEMPLATE KEPALA SURAT JABATAN1. IMEJ IMBASAN KEPALA SURAT RASMI JABATAN 22. Jadual“template” kepalasuratrasmijabatanbeserta“signature” pegawaitelahsediaada. 23. Masukkankandunganmesej yang ingindihantarpadaruangandiantaraimejkepalasuratrasmijabatandengan“signature” pegawai. 24. Klik “send”untukmenghantarmesej / melelektronik yang telahsiap 24 22 23

More Related