MEDICION DE ARCHIVOS

MEDICION DE ARCHIVOS ARCHIVO GENERAL DE LA NACION mario quiñones abusaid

Normas jurídicas • Normas Técnicas • Icontec

Normas publicadas • NTC 3723: Procedimientos en microfilmación. • NTC 4080: Simbología en microfilm. • NTC 4095: Descripción de archivos. • NTC 4436: Papel para documentos de archivo. • NTC 5029: Medición de archivos. • NTC 5174: Procesado y almacenamiento de microfilmes.

Etapas 1. Investigación 2. Análisis 3. Pruebas de campo 4. Parametrización 5. Estudio en comité de normalización 6. Consulta pública 7. Ajustes finales 8. Aprobación y publicación

Equipo de trabajo • Conformado por personal del Archivo General de la Nación de todas las áreas técnicas. • Resultados ante el comité de normalización

Metrología Estudia los sistemas de pesas y medidas. • Volumen * Masa • Longitud * Area • Temperatura * Fuerza • Energía

Importancia de un archivo ASPECTOS CUALITATIVOS * Valor histórico o cultural * Contenido Científico * Vigencia administrativa o legal ASPECTOS CUANTITATIVOS * Longitud * Peso * Volumen

Conocer el tamaño de un archivo sirve para: • Planificar tareas archivísticas: organización, selección, clasificación, restauración, microfilmación, digitalización, descripción, difusión, etc. • Diseñar espacios físicos • Presentar informes • Transferencia de documentación

APLICACIÓN NORMA NTC 5029 • Documentación en papel • Formatos carta y oficio • Tolerancia del 10%

Cantidad de Folios Es la más precisa forma de conocer el tamaño de un archivo pero la más dispendiosa.

Metros lineales Toma la medida de la documentación de canto o filo. Es la más utilizada universalmente.

Fórmula de conversión Q = #metros X PFM Q: Cantidad de folios #metros: Número de metros lineales PFM: Promedio de folios por metro lineal

Metros cúbicos

Forma volumétrica V=Area de la base multiplicada por la altura

Metros cuadrados No es considerado un método de medición de archivos como tal por ser inexacto. Sin embargo, es útil cuando se trata de proyectar áreas para depósitos de archivo. 1 mt. cuadrado = 5.8 metros lineales

Ejemplo

Forma volumétrica V = 1/3 (Pi) r² h

Medidas Altura (h) = 1 mt. Radio (r) = 1.3 mts., r2 = 1.69 Pi = 3.1416 Entonces: V = 1/3 ( 3.1416 ) 1.69 X 1 = 1.8 metros cúbicos V/4 = 0.45 metros cúbicos

Cálculos finales • Folios: 0.45 mts. cub X 126000=56700 • Mts linea: 0.45 mts cub X14.4362=6.5 • Mts Cuad: 0.45 mts cub X 2.49= 1.12 • Peso: 0.45 mts cub X 0.48484= 0.4 Toneladas

De los anexos de la norma Anexo B : Tabla de equivalencias Anexo C : Tablas de Conversión

E: mail: agnnal@attglobal.net Cra 6 Nº 6-91 Tel: 3373111 Fax: 3372019

Cálculos finales • Folios: 0.45 mts cub X 126000=56700 • Mts linea: 0.45 mts cub X14.4362=6.5 • Mts Cuad: 0.45 mts cub X 2.49= 1.12 • Peso: 0.45 mts cub X 0.48484= 0.4 Toneladas

Archivo General de la Nación Carrera 6 Nº 6-91 - Bogotá PBX 3373111 Fax 3372019 E Mail: agnnal@attglobal.net Web: archivogeneral.gov.co

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