Dobre praktyki w realizacji projektów w ramach XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ

1. Dobre praktyki w realizacji projektów w ramach XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ Ośrodek Przetwarzania InformacjiInstytucja Wdrażająca Działanie 13.1 PO IiŚ Poznań, 16 – 17 kwietnia 2012 r. 2012-04-16,17

2. Szkolenie jest finansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko 2012-04-16,17

3. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ Znaczenie dla realizowanych projektów 2012-04-16,17

4. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Od dnia 7 grudnia 2011 r. obowiązuje zmieniona wersja • Wytycznych w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 2012-04-16,17

5. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Najważniejsze zmiany Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚdla beneficjenta realizującego projekt w ramach działania 13.1: • zmiana nazewnictwa poszczególnych kontroli; • uproszczenie i zwiększenie efektywności systemu planowania i sprawozdawania z kontroli procedur zawierania umów; • uszczegółowienie zasad kontroli wydatków wynikających ze zwiększenia wartości zamówień podstawowych albo udzielania zamówień w trybach niekonkurencyjnych; • uszczegółowienie zapisów wytycznych w zakresie kontroli na zakończenie realizacji projektu i kontroli trwałości po zakończeniu realizacji projektu; • zmiana zasad odwołania od wyników kontroli; • wprowadzenie do wytycznych wzorów wybranych list sprawdzających. 2012-04-16,17

6. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Zmiana nazewnictwa poszczególnych kontroli: 2012-04-16,17

7. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Zmiana nazewnictwa poszczególnych kontroli: 2012-04-16,17

8. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Uproszczenie i zwiększenie efektywności systemu planowania i sprawozdawania z kontroli procedur zawierania umów: • zmiana planu kwartalnego na plan półroczny; 2012-04-16,17

9. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Uszczegółowienie zasad kontroli wydatków wynikających ze zwiększenia wartości zamówień podstawowych albo udzielania zamówień w trybach niekonkurencyjnych: • Włączenie zasad kontroli oraz list sprawdzających określonych dotychczas w Zaleceniach nr 12 IZ PO IiŚdo treści Wytycznych; • Dostosowanie zasad kontroli do Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków z 21.06.2011 r. 2012-04-16,17

10. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Uszczegółowienie zasad kontroli wydatków wynikających ze zwiększenia wartości zamówień podstawowych albo udzielania zamówień w trybach niekonkurencyjnych: • Wydatki wynikające z: • zmian do umów w zakresie zwiększającym cenę w stosunku do ceny umowy podstawowej; • trybu niekonkurencyjnego – wolna ręka art. 67 ust. 1 albo art. 134 ust 6 ustawy Pzp, negocjacje bez ogłoszenia art. 62 ust 1 albo art. 134 ust. 5 ustawy Pzp; • polecenia inżyniera kontraktu zwiększające zakres (przedmiar) w stosunku do zakresu przewidzianego w kosztorysie ofertowym. • Podlegają kontroli w 100% przed rozliczeniem we wniosku o płatność. 2012-04-16,17

11. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Uszczegółowienie zasad kontroli wydatków wynikających ze zwiększenia wartości zamówień podstawowych albo udzielania zamówień w trybach niekonkurencyjnych: • Pismem OPI-DI/320-WM-605-9/10 z dnia 29 grudnia 2010 r. beneficjenci dla przedmiotowych wydatków zostali zobligowani do: • zaznaczenia kolorem czerwonym w tabeli nr 9 składanych wniosków o płatność pozycji będących wynikiem przedmiotowych działań; • przedstawiania w piśmie przewodnim do wniosku o płatność informacji o ujęciu w nim wydatków z działań z przedmiotowych tytułów; • załączenia do wniosku o płatność całościowego protokołu z postępowania, o którym mowa w art. 96 Upzp, umowy/aneksu, wszystkich innych istotnych dokumentów (w tym ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy, o którym mowa w art. 66 ust. 2 ustawy PZP). 2012-04-16,17

12. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Uszczegółowienie zasad kontroli wydatków wynikających ze zwiększenia wartości zamówień podstawowych albo udzielania zamówień w trybach niekonkurencyjnych: • Zmiany do umów w zakresie zwiększającym cenę w stosunku do ceny umowy podstawowej • Kontrola polega na sprawdzeniu zgodności z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ, • w tym z art. 144 Ustawy PZP. 2012-04-16,17

13. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Uszczegółowienie zasad kontroli wydatków wynikających ze zwiększenia wartości zamówień podstawowych albo udzielania zamówień w trybach niekonkurencyjnych: • Tryb niekonkurencyjny – wolna ręka art. 67 ust. 1 albo art. 134 ust 6 ustawy Pzp, negocjacje bez ogłoszenia art. 62 ust 1 albo art. 134 ust. 5 ustawy Pzp • W działaniu 13.1 IP wyraziła zgodę na deklarowanie wydatków poniesionych po 29.08.2011 r., przy czym należy: • zamieścić obligatoryjnie ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy, o którym mowa w art. 66 ust. 2 ustawy; • przedłożyć protokół (wymóg formalny), o którym mowa w art. 96 ustawy PZP zwierający pełne uzasadnienie faktyczne i prawne dla zastosowania trybu niekonkurencyjnego oraz umowę z wykonawcą; • protokół jest podstawą weryfikacji czy zostały spełnione przesłanki z ustawy PZP w oparciu o listę sprawdzającą (załącznik 2b do Wytycznych) 2012-04-16,17

14. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Uszczegółowienie zasad kontroli wydatków wynikających ze zwiększenia wartości zamówień podstawowych albo udzielania zamówień w trybach niekonkurencyjnych: • Polecenia inżyniera kontraktu zwiększające zakres (przedmiar) w stosunku do zakresu przewidzianego w kosztorysie ofertowym • Co do zasady nie są przewidywane w działaniu 13.1 PO IiŚ 2012-04-16,17

15. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Uszczegółowienie zasad kontroli wydatków wynikających ze zwiększenia wartości zamówień podstawowych albo udzielania zamówień w trybach niekonkurencyjnych: • Dodatkowo na podstawie Wytycznych w zakresie kontroli IW ma obowiązek kontroli ex-post co najmniej 20% aneksów zawartych w danych kwartale związanych ze wzrostem wartości umowy podstawowej. • Do beneficjentów zostało skierowane pismo • OPI-DI/320-RW-606/2-1/12 z dnia 21 marca, gdzie zalecono: • przekazywanie do IW wszystkich aneksów zawartych w trybie ustawy PZP oraz na podstawie innych umów w ramach kosztów kwalifikowanych projektu do 14 dni od zawarcia aneksu; • przekazanie do 16 kwietnia kopii wszystkich aneksów zawartych od 1.01.2012, a nie przekazanych do OPI. 2012-04-16,17

16. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Uszczegółowienie zapisów wytycznych w zakresie kontroli na zakończenie realizacji projektu i kontroli trwałości po zakończeniu realizacji projektu: • Włączenie do wytycznych zapisów obowiązujących dotąd – • Zaleceń nr 10 IZ PO IiŚ w sprawie wymogów kontroli na zakończenie realizacji projektów oraz kontroli trwałości po zakończeniu realizacji projektów (6 grudnia 2010 r.). 2012-04-16,17

17. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Zmiana zasad odwołania od wyników kontroli: • Kontrola procedur zawierania umów: • W przypadku nieuwzględnienia ustaleń instytucji kontrolującej zawartych w opinii wydanej w wyniku kontroli ex-ante, beneficjent przekazuje pisemne zastrzeżenia wraz z podaniem uzasadnienia, w terminie 14 dni od dnia otrzymania opinii o dokumentacji; w takim wypadku procedura zawierania umowy podlega ponownej weryfikacji; • W przypadku kontroli prowadzonej ex-post, beneficjent, w terminie 14 dni od dnia otrzymania opinii o dokumentacji, może zgłosić uzasadnione zastrzeżenia do ustaleń zawartych w opinii instytucji kontrolującej; w takim wypadku procedura zawierania umowy podlega ponownej weryfikacji. • BRAK MOŻLIWOŚCI ODWOŁANIA DO INSTYTUCJI NADRZĘDNYCH 2012-04-16,17

18. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Zmiana zasad odwołania od wyników kontroli: • Kontrola w trakcie realizacji projektu: • W przypadku, gdy w opinii kierownika jednostki kontrolowanej realizacja zaleceń pokontrolnych jest niemożliwa bądź niecelowa, kierownik jednostki kontrolowanej może przekazać do jednostki kontrolującej uzasadnienie dla braku realizacji danego zalecenia pokontrolnego. Instytucja kontrolująca akceptuje ww. uzasadnienie bądź przekazuje tę rozbieżność do rozstrzygnięcia instytucji nadrzędnej w systemie realizacji PO IiŚ. Od rozstrzygnięcia instytucji nadrzędnej jednostce kontrolowanej nie przysługuje odwołanie. • W trybie określonym powyżej nie można odwoływać się od ustaleń pokontrolnych, jak również ich zmieniać. W przypadku stwierdzenia przez instytucję nadrzędną, że rozbieżność między instytucjami dotyczy strony merytorycznej ustalenia, sprawa jest zwracana bez rozpatrzenia. 2012-04-16,17

19. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Wprowadzenie do wytycznych wzorów wybranych list sprawdzających: • Lista dla weryfikacji formalnej, finansowej oraz merytorycznej wniosku beneficjenta o płatność; • Lista dla weryfikacji stosowanego trybu zwiększenia wartości zamówień podstawowych na roboty budowlane; • Lista dla prawidłowości zamówień udzielanych w trybach bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu (negocjacje bez ogłoszenia, zamówienie z wolnej ręki). 2012-04-16,17

20. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Reguły prowadzenia kontroli wniosków beneficjentów o płatność określone są w Załączniku nr 4 do Wytycznych w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013. • Dowodem przeprowadzenia kontroli wniosku o płatność jest wypełnienie listy sprawdzającej, według formatu określonego w Instrukcji Wykonawczej odpowiedniej IW. • Minimalny zakres weryfikacji określony został w Załączniku 4a do Wytycznych… • Kontrolę wniosków o płatność przeprowadza się z zachowaniem zasady „dwóch par oczu”. 2012-04-16,17

21. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Kontrole wniosków o płatność są przeprowadzane przez IW na bieżąco, po otrzymaniu od Beneficjenta wniosku o płatność. • W działaniu 13.1 PO IiŚ kontroli podlega 100% składanych wniosków o płatność wraz z pełną dokumentacją. • Kontrola wniosków o płatność jest kontrolą dokumentów. • Przy weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność IWuwzględnia wyniki innych rodzajów kontroli projektu, które odnoszą się do prawidłowości poniesionych przez beneficjenta wydatków. • Informacje, pracownicy dokonujący weryfikacji wniosków o płatność generują przede wszystkim za pomocą • WEWNĘTRZNEGO SYSTEMU ZGŁASZANIA I EWIDENCJI NIEPRAWIDŁOWOŚCI funkcjonującego w OPI oraz przy wykorzystaniu pozostałych dostępnych narzędzi. 2012-04-16,17

22. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • UPROSZCZONY SCHEMAT WEWNĘTRZNEGO SYSTEMU ZGŁASZANIA I EWIDENCJI NIEPRAWIDŁOWOŚCI Ostateczne potwierdzenie informacji o nieprawidłowości; działania związane z uzupełnieniem danych w KSI (SIMIK 07-13); działania związane z uzupełnieniem wewnętrznego rejestru nieprawidłowości; pomniejszenie poświadczenia Przekazanie informacji o nieprawidłowości/potencjalnej nieprawidłowości do pracowników oraz ujęcie w wewnętrznym rejestrze Weryfikacja poszczególnych wydatków z wewnętrznym rejestrem nieprawidłowości 2012-04-16,17

23. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Weryfikacja wniosku o płatność wraz z załączonymi dokumentami obejmuje: • a) weryfikację formalną, • b) weryfikację finansową, • c) weryfikację merytoryczną. 2012-04-16,17

24. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

25. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

26. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

27. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

28. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

29. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

30. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

31. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

32. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

33. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

34. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

35. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

36. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

37. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

38. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

39. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

40. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

41. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

42. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

43. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

44. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność • Wybrane elementy Minimalnego zakresu Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 2012-04-16,17

45. Zmiana Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ • Kontrola wniosków o płatność - podsumowanie • Co do zasady dla każdego wniosku o płatność, w każdej wersji należy wypełnić całą listę sprawdzającą i zweryfikować ją zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”; • Lista sprawdzająca wypełniana jest narastająco po każdym z etapów; • Na etapie oceny wniosków o płatność muszą zostać uwzględnione wszystkie wyniki innych kontroli i inne wątpliwości w stosunku do wydatków w projekcie. 2012-04-16,17

46. Dziękujemy za uwagę! Ośrodek Przetwarzania Informacji Al. Niepodległości 188b Warszawa www.poiis.opi.org.pl 2012-04-16,17