PMBOK 4. VERSİYON İLE 5. VERSİYON ARASINDAKİ FARKLAR

1. PMBOK 4. VERSİYON İLE 5. VERSİYON ARASINDAKİ FARKLAR Ömür BENEK, MSc. PMP 21.01.2013

2. PMBOK NEDİR? Proje :Bir ürün yada hizmeti geliştirmeyi hedefleyen, orijinal, geçici bir girişimdir. PMBOK (A Guide tothe Project Management Body of Knowledge): ABD kökenli ve kâr amacı gütmeyen bir dernek olan PMI (Project Management Institute – Proje Yönetimi Enstitüsü– www.pmi.org) tarafından yayınlanmış ve Dünya’da en çok bilinen proje yönetimi standardıdır. Project Management Body Of Knowledge şeklinde açılımı olup Türkçe’de Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzu anlamına gelen bir dokümandır. PMBOK farklı ülkelerden, farklı alanlardan proje yöneticileri arasında ortak bir terminoloji kullanılmasını sağlar. Proje Yöneticilerinin daha etkin bir şekilde proje yönetmesini sağlamak, Proje Yönetimi mantığı çerçevesinde projenin hedeflere uygun şekilde ilerlemesi ve proje için önemli kıstasların devamlı izlenmesi ve takibi için geliştirilmiş bir bilgiler bütünüdür. Standardın ilk sürümü 1987’de onaylanarak yayınlanmış, ancak “PMBOK Guide” halini 1996’da almıştır. İkinci sürümü 2000, üçüncü sürümü 2004 ve şu anda geçerli olan son sürümü 2008’de yayınlanmıştır. PMBOK proje yönetimini temel 5 süreç ve 9 bilgi alanı kapsamında ele alan bir bilgi dağarcığıdır. PMBOK 10 dilde yayınlanmış olup, 2010 yılında bu dillere Türkçe de eklenmiştir.

3. PMBOK NEDİR? PMI’ınProje Yönetimi standardı olan PMBOK dışında, Protföy Yönetimi, Program Yönetimi, WBS (WorkBreakdownStructure – İş Kırılım Yapısı), EVM (Earned Value Management – Kazanılmış Değer Yönetimi), Risk Yönetimi ve Proje Konfigürasyon Yönetimi gibi konularda da standartları da bulunmaktadır. PMI her 4 senede bir PMBOK yapısını değiştirme geleneğini bu sene de bozmamış olup en son 2008 yılında hazırlayıp piyasaya sunduğu PMBOK 4. versiyonunun Türkçeleştirilmesinde Program ve Proje Koordinasyon Direktörlüğü de çalışmış olup kitabın sponsorluğunu da Türk Telekom yapmıştı. 4 yıl aradan sonra 2012 yılı içerisinde PMI; 4. versiyon üzerinden güncelleme çalışmalarına başladı. 2013 e girdiğimiz ilk günlerde de çalışmalar tamamlanarak kitabın aşağıdaki adresten satışına başlandı. http://marketplace.pmi.org/Pages/ProductDetail.aspx?GMProduct=00101388701 Satılan bu kitap şu anda İngilizce olarak yayınlanmıştır. Türkçe versiyonunun ise en kısa zamanda PMI-TR koordinatörlüğünde yürütülecek bir çalışma ile tamamlanması ve yayınlanması planlanmaktadır.

4. PMBOK 5’in Getirdikleri • PMBOK 5’ de görülen en büyük farklardan biri «İzleme ve Kontrol Süreci» • isminin «Kontrol Süreci» olarak değiştirilmesidir. • Toplam 42 olan proses sayısı PMBOK’5 ile 47’ye çıkmıştır. Böylece 5 yeni Proses eklenmiştir. • «Paydaş Yönetimi» ayrı bir bilgi alanı olarak ele alınmış olup toplam 12 olan Bilgi Alanı sayısı 13’e çıkmıştır. • Ayrıca mevcut proseslerden 13 tanesinin ya ismi değiştirilmiş ya da yer aldığı Bilgi Alanı değiştirilmiştir. • Bilgi Alanlarında (Knowledge Areas) oluşan değişiklikler: • Kapsam Yönetimi’nde 5 olan proses sayısı 6’ya yükseldi. • Zaman Yönetimi’nde 6 olan proses sayısı 7’ye yükseldi. • Maliyet Yönetimi’nde 3 olan proses sayısı 4’e yükseldi. • İletişim Yönetimi’nde 5 olan proses sayısı 3’e düştü. Buradaki 2 proses Paydaş Yönetimi bilgi alanına eklendi. • Yeni eklenen Paydaş Yönetimi Bilgi Alanında 4 adet proses yer almaktadır.

5. İletişim Yönetimi ve Paydaş Yönetimi PMBOK’4 de İletişim Yönetimi olarak yer alan 10 numaralı bilgi alanı (knowledge areas) 2 ayrı alana ayrılmıştır: Proje İletişim Yönetimi ve Proje Paydaş Yönetimi. Bu çalışma iletişim yönetiminde değişiklik getirmiş olup proje iletişiminin planlanması, yönetilmesi ve kontrolüne odaklanılması sağlamıştır. PMBOK’4 de 10. Bölümde yer alan iki proses (Paydaşların Belirlenmesi ve Paydaş Beklentilerinin Yönetilmesi) yeni oluşturulan 13 numaralı Paydaş Yönetimi bilgi alanına eklenmiştir. Paydaş Yönetimi Bilgi Alanı 4 prosesten oluşmaktadır: • Paydaşların Belirlenmesi, • Paydaş Yönetim Planının Geliştirilmesi, • Paydaş Anlaşmalarının Yönetimi, • Paydaş Anlaşmalarının Kontrolü. PMP sınavına girecekler için önemli bir uyarı da bulunmak gerekiyor: PMP sınavı için PMBOK 5. Versiyonun baz alınacağı tarih ise 31 Temmuz 2013 olarak açıklandı. Yani Temmuz ayının sonuna kadar yapılacak PMP sınavlarında şu anki PMBOK’4 süreçlerinden sorumlu olunacak. Bu tarihten sonra sınava girecek olanlar bu sunumda farkları anlattığımız PMBOK 5. versiyonundan sorumlu olacaklar.

6. Proje Çalışma Verileri ve Bilgi Akışlarının Tutarlılığı Tutarlılığı arttırmak ve proje çalışmalarının yürütülmesi sırasında takım için tanımlanmış olan çalışma performans bilgisi ve çalışma performans raporlarını sıralamak ve proje verileri ve bilgi akışlarını netleştirmek için kullanılan yöntemler aşağıdaki gibidir: Çalışma Performans Verileri: Proje çalışmaları sırasında yapılan aktivitelerin durumuyla ilgili yapılan yüzeysel gözlemlerdir. Örneğin; fiziksel olarak çalışmanın bitme yüzdesi, teknik performans ölçüm kalitesi, zaman çizelgesinde yer alan başlangıç ve bitiş tarihleri, değişiklik talep numaraları, hata numaraları, gerçek maliyet, gerçek süreler vb. Çalışma Performans Bilgileri: Çalışma performans bilgileri, farklı bilgi alanları arasındaki ilişkiye dayalı olarak farklı kontrol proseslerinden gelmektedir. Örneğin teslimatların durum bilgileri, değişiklik talepleri için uygulama durum bilgileri ve tahmini tamamlanma öngörüleri vb.

7. Proje Çalışma Verileri ve Bilgi Akışlarının Tutarlılığı Çalışma Performans Raporları: Çalışma performans bilgilerinin, sorun oluşturanlar, karar oluşturma amaçlı ya da bilgilendirme amaçlı verilerin derlenmesi ve doküman haline getirilerek fiziksel ya da elektronik olarak gösterimidir. Örnek olarak bunlar durum raporları, kısa notlar, gerekçeler, bilgi notları, öneriler, güncellemeler ve elektronik gösterge panelleridir. Geliştirilen Veri Modeli

8. Karşılaştırma Tablosu

9. PMBOK’4 Süreç ve Bilgi Alanı Tablosu

10. PMBOK’5 Süreç ve Bilgi Alanı Tablosu

11. Proseslerdeki Değişiklikler 4.3 Projenin Yürütülmesi ve Yönetilmesi – «Proje Çalışmalarının Yürütülmesi ve Yönetilmesi» olarak, 5.1 Kapsam Planının Yönetilmesi – Yeni eklendi, 5.5 Kapsamın Tanımlanması – «Kapsamın Onaylanması» olarak, 6.1 Zaman Yönetim Planı – Yeni eklendi, 7.1 Maliyet Yönetim Planı – Yeni eklendi, 8.1 Kalite Planı – «Kalite Yönetim Planı» olarak, 8.3 Kalite Kontrol Performansı – «Kalite Kontrolü» olarak, 9.1 İnsan Kaynakları Planının Geliştirilmesi – «İnsan Kaynakları Yönetim Planı» olarak, 10.2 İletişim Planı – «10.1 İletişim Yönetim Planı» olarak, 10.3 Bilgilerin Dağıtılması – «10.2 İletişim Yönetimi» olarak, 10.5 Performansın Raporlanması – «10.3 İletişim Kontrolü» olarak, 11.6 Risklerin İzlenmesi ve Kontrolü – «Risklerin Kontrolü» olarak, 12.1 Tedariklerin Planlanması – «Tedarik Yönetim Planı» olarak, 12.3 Tedariklerin Yönetilmesi – «Tedariklerin Kontrolü» olarak, 10.1 Paydaşların Belirlenmesi – «13.1 Paydaşların Belirlenmesi» olarak, 13.2 Paydaş Yönetim Planı – Yeni eklendi, 10.4 Paydaş Beklentilerinin Yönetilmesi - «13.3 Paydaş Sözleşmeleri Yönetimi» olarak, 13.4 Paydaş Sözleşmeleri Kontrolü – Yeni eklendi.

12. 4 – Proje Entegrasyon Yönetimi Değişiklikleri Proje Yürütmenin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi olan prosesin ismi yürütme sürecini daha iyi tanımlamak ve desteklemek amacıyla; Proje Çalışmalarının Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi olarak değiştirildi. Yapılan değişikliklere baktığımızda çeşitli prosesler için araç ve tekniklerin geliştirilmiş olup, diğer proje yönetimi prosesleriyle daha iyi entegre olunması için çeşitli proseslerin girdi ve çıktıları değiştirilmiştir. Daha iyi bir Proje Yönetim Planının Geliştirilmesi için çıktılara bir tablo eklenmiştir. Bu tablo sayesinde projenin yürütülmesi sırasındaki bilgi akışı ve proje bilgileri daha iyi ayarlanarak, proje dokümanları ile girdi-çıktılar arasındaki ayrıntılar netleştirilmiştir.

13. 5 – Proje Kapsam Yönetimi Değişiklikleri Geliştirilen 5.1 numaralı Proje Kapsam Yönetimi bilgi alanı prosesi ile her bilgi alanı için hazırlanan planların daha detaylı bir şekilde planlanması amaçlanmıştır. Bu tutarlılığı desteklemek adına, prosesler ikincil planları oluşturur ki buna da Kapsam Yönetim Planının Geliştirilmesi yerine Kapsam Yönetim Planı adı verilmiştir. Bu sayede de Gereksinimlerin Toplanması prosesiyle beraber; proje başarısı için gerekli tüm ihtiyaç duyulanları kapsayacak şekilde genişlemesi sağlanmış olur. Bu gereksinimler ayrıca ürün, servis ya da proje için dağıtımların sonuçlanması, ya da proje için gerekli kalite ihtiyaçları ve proje başarısı için kritik öneme sahip gereksinimleri içerir. Kapsamın Doğrulanması prosesi Kapsamın Onaylanması olarak değiştirilmiş olup bu sadece teslimatların kabulünü değil paydaşlar tarafından onaylanmasını içerir. Proje çalışmalarının yürütülmesi sırasında proje veri ve akışlarının yeni modele uyarlanması için proses girdi ve çıktıları ayarlanmıştır.

14. 6 – Proje Zaman Yönetimi Değişiklikleri • Proje Yönetim Planını oluşturmak için her bilgi alanı (knowledgearea) için • yardımcı planlar bir araya getirilir ki Zaman Yönetiminde de bu amaçla yeni • bir proses eklenmiştir: Zaman Yönetim Planı. Bu proses proje zaman modelinin • Geliştirilmesine odaklanılmasını sağlar. Proses tanımı da, Aktivitelerin Tanımlanması, • Aktivite Kaynaklarının Tahmini, Aktivite Sürelerinin Tahmini ve Zaman Kontrolü • Prosesleri ile revize edilmiştir. Bazı prosesler çeşitli girdiler ve çıktılarla modifiye • edilmiştir. • Agile (Çevik) Teknikler de Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi prosesinin • içine dahil edilmiştir. Tablo, şekil ve yardımcı yazılar da bu bölümdeki zaman • Çizelgesinin netleştirilmesini sağlamaktadır.Proje Yönetimi prosesleri arasındaki • tutarlılığı sağlamak için bazı girdi ve çıktılar yeniden isimlendirilmiştir. • Proje çalışmalarının yürütülmesi sırasında proje veri ve akışlarının yeni modele • uyarlanması için proses girdi ve çıktıları ayarlanmıştır.

15. 7 – Proje Maliyet Yönetimi Değişiklikleri • Proje Yönetim Planını oluşturmak için her bilgi alanı (knowledgearea) için • yardımcı planlar bir araya getirilir ki Maliyet Yönetiminde de bu amaçla yeni • bir proses eklenmiştir: Maliyet Yönetim Planı. Bu proses proje maliyetlerinin • ve bütçenin belirlenmesini sağlar. • Yeni oluşturulan Şekil 7-8 ile olasılık ve yönetim rezervlerini de içeren bir • analize vurgu yapılmakla beraber proje bütçesini oluşturan çeşitli etkenler de • dikkate alınır. • Yeni eklenen Tablo 7-1 ile kazanılmış değer analizi için tüm formülleri tek bir • tabloda toplanarak kazanılmış değer özeti sunulmuş olunur. • Kazanılmış değer ve proje fon gereksinimleri için hazırlanan şekiller ve tablolar • yönetim rezervlerini vurgulamaktadır. • Proje Yönetimi prosesleri arasındaki tutarlılığı sağlamak için bazı girdi ve çıktılar • yeniden isimlendirilmiştir. • Proje çalışmalarının yürütülmesi sırasında proje veri ve akışlarının yeni modele • uyarlanması için proses girdi ve çıktıları ayarlanmıştır.

16. 8 – Proje Kalite Yönetimi Değişiklikleri • Bu bilgi alanına eklenen yeni bir proses bulunmamaktadır. • Kalite Planı prosesi yardımcı planlar oluşturmak amacıyla Kalite Yönetim Planı • olarak yeniden isimlendirilmiştir. Kalite Yönetim Planı için , proje kalite • gereksinimleri üzerine odaklanabilmek amacıyla daha iyi bir sıralama yapılmıştır. • Kalite Kontrolünün Gerçekleştirilmesi prosesinin ismi Kalite Kontrolü olarak • değiştirilmiştir. • Şekil 8-2; Kalite Güvencesi, Kalite Kontrolü ve Kalitenin maliyeti için oluşturulan • PUKO Döngüsü (Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al) ve Başlangıç-Planlanlama- • Yürütme-İzleme-Kapanış döngülerini içerir. Proje Yönetim Planını oluşturmak • Kalite Yönetim Planı prosesinde tüm projenin kalitesi için gereksinim toplanması • konusunda yeni bir girdi eklendi. • Proje kalitesinin yönetiminde kullanılan temel kalite yönetimi araçları daha • önemli hale gelmiştir. • Kalite Kontrolü için kalitenin 7 temel kuralını daha iyi özetleyen yeni şekiller eklendi. • Proje Yönetimi prosesleri arasındaki tutarlılığı sağlamak için bazı girdi ve çıktılar • yeniden isimlendirilmiştir. • Proje çalışmalarının yürütülmesi sırasında proje veri ve akışlarının yeni modele • uyarlanması için proses girdi ve çıktıları ayarlanmıştır.

17. 9 – Proje İK Yönetimi Değişiklikleri Bu bilgi alanında önemli bir değişiklik bulunmamaktadır. İnsan Kaynakları Planının Geliştirilmesi prosesinin ismi İnsan Kaynakları Yönetim Planı olarak yeniden isimlendirilmiştir. Eklenen ve yeniden düzenlenen girdiler ve çıktılar, araç ve teknikler, Proje Yönetim Planını oluşturan İnsan Kaynakları Planı, 9.2 Proje Ekibinin Oluşturulması, 9.3 Proje Ekibinin Geliştirilmesi ve 9.4 Proje Ekibinin Yönetilmesi proseslerinden oluşmaktadır. İnsan Kaynakları Yönetim Planı, Proje Ekibinin Oluşturulması ve Proje Ekibinin Geliştirilmesi prosesleri daha detaylı bir şekilde güncellenmiştir. Bazı girdi ve çıktılar, çeşitli proje yönetim prosesleri arasında bilgi akışı tutarlılığının sağlanması amacıyla yeniden isimlendirilmiştir.

18. 10 – Proje İletişim Yönetimi Değişiklikleri • 10 numaralı bilgi alanında yer alan Paydaş Yönetimi konusundaki bilgiler, yeni • oluşturulan Paydaş Yönetimi bilgi alanına taşınmıştır. • İletişim Planı prosesi İletişim Yönetimi Planı olarak yeniden isimlendirilmiştir. • 10.3 Bilgilerin Dağıtılması ve 10.5 Performansın Raporlanması prosesleri; • Kapsam Kontrolü, Zaman Kontrolü ve Maliyet Kontrolü prosesleri arasındaki • karışıklığı açığa kavuşturmak için yeniden düzenlendi. • Prosesler iletişim aktivitelerine odaklanmış olup tüm projenin iletişiminin • izlenmesi, proje bilgileri ile proje iletişim planlarının verimliliği için yeniden • düzenlenmiştir. • Prosesler 10.2 İletişimin Yönetilmesi ve 10.3 İletişimin Kontrolü olarak • değiştirildi. İletişim Yönetim Planı, İletişimin Yönetilmesi ve İletişim Kontrolü • proseslerinin içerikleri değişikliklere göre güncellenmiştir. • Proje Yönetimi prosesleri arasındaki tutarlılığı sağlamak için bazı girdi ve çıktılar • yeniden isimlendirilmiştir. • Proje çalışmalarının yürütülmesi sırasında proje veri ve akışlarının yeni modele • uyarlanması için proses girdi ve çıktıları ayarlanmıştır.

19. 11 – Proje Risk Yönetimi Değişiklikleri • Bu bilgi alanında önemli bir değişiklik bulunmamaktadır. • Risklerin İzlenmesi ve Kontrolü prosesinin ismi Risklerin Kontrolü olarak • yeniden isimlendirilmiştir. • Proje Yönetim topluluğundan alınan geri bildirimlerle «Pozitif Risk» terimi • «Fırsat» olarak vurgulanmıştır. • Risk durumu, risk toleransı ve risk eşik değeri terimleri daha net bir şekilde • açıklanmıştır. • Diğer değişiklikler ise yazıların düzeltilmesi, geri bildirimlerin dahil edilmesi ve • diğer bilgi alanlarına bağlı olarak girdi ve çıktıların sıralanması şeklindedir. • Proje Yönetimi prosesleri arasındaki tutarlılığı sağlamak için bazı girdi ve çıktılar • yeniden isimlendirilmiştir. • Proje çalışmalarının yürütülmesi sırasında proje veri ve akışlarının yeni modele • uyarlanması için proses girdi ve çıktıları ayarlanmıştır.

20. 12 – Proje Tedarik Yönetimi Değişiklikleri • Tedariklerin Planlanması prosesi yardımcı planlar oluşturmak amacıyla • Tedarik Yönetim Planı olarak yeniden isimlendirilmiştir. • Tedariklerin İdaresi prosesi, diğer kontrol proses isimleriyle tutarlılığı • sağlaması amacıyla Tedariklerin Kontrolü olarak değiştirildi. • Diğer değişiklikler ise yazıların düzeltilmesi, geri bildirimlerin dahil edilmesi ve • diğer bilgi alanlarına bağlı olarak girdi ve çıktıların sıralanması şeklindedir. • Proje Yönetimi prosesleri arasındaki tutarlılığı sağlamak için bazı girdi ve çıktılar • yeniden isimlendirilmiştir. • Proje çalışmalarının yürütülmesi sırasında proje veri ve akışlarının yeni modele • uyarlanması için proses girdi ve çıktıları ayarlanmıştır.

21. 13 – Proje Paydaş Yönetimi Değişiklikleri • Projelerde Paydaş Yönetiminin gelişimi hakkında düşünecek olursak yeni bir • bilgi alanı olarak Proje Paydaş Yönetimi dahil edilmiştir. • Paydaşların bilgileri ve Paydaş Beklentilerinin Yönetimi 10 numaralı bilgi alanı • olan Proje İletişim Yönetiminden alınarak, proje ile ilgili aktiviteler ve kilit roldeki • proje paydaş sözleşmelerinin önemine vurgu yapmak amacıyla yeni bir bilgi • alanı olarak eklenmiştir. • Paydaş Yönetim Planı ve Paydaş Sözleşmelerinin Kontrolü prosesleri yeni olarak • eklendi. • Proje Yönetimi prosesleri arasındaki tutarlılığı sağlamak için bazı girdi ve çıktılar • yeniden isimlendirilmiştir. • Proje çalışmalarının yürütülmesi sırasında proje veri ve akışlarının yeni modele • uyarlanması için proses girdi ve çıktıları ayarlanmıştır.

22. TEŞEKKÜRLER… Ömür BENEK, MSc. PMP 21.01.2013