Opleiding voor schoolsecretariaten 2012 - 2013

1. ABC-cursus Opleiding voor schoolsecretariaten2012 - 2013

2. webEDISON

3. Overzicht programma webEDISON situering binnen AgODi elektronische communicatie toegang gebruik help !

4. 1. situering webEDISON • EDISON : Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Scholen en ministerie van ONderwijs • elektronisch sedert 1995 • 2008 : webEDISON • diensten van AgODi : • scholen : berekenen van omkadering en toelagen, … • personeel : uitbetaling wedde en vergoedingen, … • informatie nodig : • leerlingengegevens, inschrijvingen, … • personeel : opdrachten, dienstonderbrekingen, rekeningnr, … • tijdig en correct

5. 1. situering webEDISON webEDISON • informatiestroom • school  ministerie • ministerie school • webEDISON = elektronische postbode • beveiligd communicatiekanaal • bevat zelf geen gegevens over leerlingen of personeel

6. 2. elektronische communicatie Informatie doorgeven en ontvangen : stap per stap. • 1ste stap : uw softwarepakket • inbrengen informatie, rekening houden met reglementering • hoe ? zie uw softwareleverancier • wat, wanneer ? zie de cursus over personeels- en leerlingenadministratie • aanmaken "zending" vanuit softwarepakket ZENDING

7. 2. elektronische communicatie ter informatie : voorbeeld van zendingsbestand • wordt direct op uw PC aangemaakt of moet afgehaald worden • moet in de juiste map staan zodat webEDISON het kan terugvinden (zie verder bij "mappenset")

8. 2. elektronische communicatie 2de stap : zending versturen • aanmelden bij webEDISON (zie verder) • versturen van klaarstaande zending(en)- meerdere zendingen kunnen samen verstuurd worden- zendingen kunnen meerdere keren per dag verstuurd worden • resultaat : de zending staat klaar om verwerkt te worden  vóór 20u30 verstuurd : nog diezelfde nacht verwerkt webEDISON ZENDING ZENDING

9. 2. elektronische communicatie 3de stap : nachtelijke verwerking • verwerken zendingen • opname informatie in de elektronische dossiers • klaarzetten terugzendingen  gebeurt automatisch ZENDING TERUG-ZENDING

10. 2. elektronische communicatie 4de stap : afhalen terugzendingen • aanmelden bij webEDISON • afhalen van klaarstaande terugzending- meerdere terugzendingen kunnen afgehaald worden- terugzendingen kunnen meerdere keren afgehaald worden • resultaat : de terugzendingen staan op uw PC of netwerk webEDISON TERUG-ZENDING TERUG-ZENDING

11. 2. elektronische communicatie 5de stap : verwerken terugzendingen • er zijn 2 soorten terugzendingen- gestructureerde : bestemd voor softwarepakket- leesbare : afdrukbaar • terugzendingen bevatten belangrijke informatie

12. 2. elektronische communicatie webEDISON internet internet Mainframe 3 4 2 Instellingen (Directeur, medewerker, …) 1 5 School Onderwijs (AgODi)

13. 2. elektronische communicatie Instellingen (Directeur, medewerker, …) Discimus internet Discimus 1 School Onderwijs (AgODi)

15. op internet, via webbrowser alleen met elektronische identiteitskaart en/of federaal token toegangsrechten vereist 3. toegang tot webEDISON

16. 3.1 webbrowser • toegang op internet via uw webbrowser • internet explorer of firefox • adres : http://webedison.vlaanderen.be

17. 3. toegang tot webEDISON

18. 3.2 eID - fed.token • toegang webEDISON: enkel met token of eID

19. 3.2 eID - token • toegang webEDISON: enkel met token of eID • beide zijn bruikbaar • reserve • geven ook toegang tot persoonlijke gegevens op andere websites (taxonweb, mutualiteit, …) • wees voorzichtig met doorgeven van wachtwoord, pincode, …

20. 3.3 toegangsrechten • toegangsrechten vereist • webEDISON is een beveiligde website • enkel toegankelijk met de juiste toegangsrechten • de directeur bepaalt zelf wie zendingen mag doen voor de school (is "Edisonbeheerder") • de directeur kan rechten verlengen en stopzetten • aanmelden bij "webIDM/gebruikersbeheer" • de toegangsrechten kunnen voor ten minste één dag tot maximaal 15 maand toegekend worden

21. 3.3 toegangsrechten • mogelijke toegangsrechten • er zijn twee rechten voorzien : - personeelsadministratie - leerlingenadministratie • combinaties zijn mogelijk : - meerdere rechten binnen één school - rechten voor meerdere scholen

22. belang van toegangsrecht toegang tot webEDISON binnen webEDISON versturen zendingen / afhalen terugzendingen : enkel voor de school waarvoor u rechten heeft enkel het soort waarvoor u het recht heeft (personeel/leerlingen) daarom : waarschuwing bij het aanmelden als recht gaat vervallen mogelijkheid om zelf rechten na te kijken verwittiging directeurs via Schooldirect 3.3 toegangsrechten

23. verwittiging bij aanmelden in webEDISON contacteer de directeur om het recht tijdigte verlengen merk op : een recht kan verlengd worden vóór het vervalt 3.3 toegangsrechten

24. zelf nakijken van rechten mijn profiel > mijn rechten welk recht, voor welke school, begin- en einddatum aanduiding (in het rood) van rechten die gaan vervallen contacteer uw EDISON-beheerder indien rechten ontbreken of verlengd moeten worden 3. toegangsrechten

25. 4 schermen : overzicht zendingen verzenden fouten afmelden terugzendingen afhalen 4. gebruik van webEDISON

26. Informatie over verstuurde zendingen : status verzonden op instellingsnummer referentienummer verstuurd door  sorteren : klik op titel van kolom 4.1 overzicht zendingen

27. Status (ok) : Geldig: de zending is verstuurd en geldig bevonden door centraal systeem maar nog niet verwerkt. In verwerking: inhoudelijke verwerking moet nog gebeuren en terugzendingen moeten nog worden aangemaakt. Terugzendingen af te halen: voor deze zending zijn er terugzendingen die u nog niet heeft afgehaald. Terugzendingen afgehaald: voor deze zending heeft u de terugzendingen al afgehaald. 4.1 overzicht zendingen

28. Status (niet ok): Fout in zending: de zending is structureel ongeldig. Afgemeld: er was een fout in de zending en u heeft deze fout afgemeld. De zending wordt NIET VERSTUURD.Er moet een nieuwe, correcte zending aangemaakt en verstuurd worden. 4.1 overzicht zendingen

29. referentienummer : aanklikken geeft meer info over de verwerking van de zending verstuurd op … verstuurd door … terugzending beschikbaar op … terugzending afgehaald op … door … terugzending geplaatst in bestand … in map … 4.1 overzicht zendingen

30. voorbeeld historiek (klik op referentienummer) : 4.1 overzicht zendingen

31. verzonden door / afgehaald door : persoon die de zending verstuurd afgehaald heeft u ziet ook de zendingen van uw collega's met dezelfde rechten 4.1 overzicht zendingen

32. probleem : niets te zien in overzicht het overzicht is leeg toch hebt u zendingen verstuurd (bvb na vakantieperiode) 4.1 overzicht zendingen oplossing : • controleer uw rechten • pas de "zoekcriteria" aan

33. 4.1 overzicht zendingen controleer uw rechten : • via "mijn profiel" > "mijn rechten" • misschien zijn deze ondertussen vervallen • vervallen rechten opnieuw toekennen : door directeur

34. 4.1 overzicht zendingen zoekcriteria : • webEDISON bewaart alle zendingen 14 maand • u krijgt die niet allemaal te zien • de selectie gebeurt op basis van de "zoekcriteria" • bekijken en wijzigen : klik op "zoekcriteria"

35. 4.1 overzicht zendingen mogelijke zoekcriteria :

36. 4.1 overzicht zendingen • pas de zoekcriteria aan, bvb na kerstvakantie : • wijzig de periode naar afgelopen 4 weken • of kies voor meest recente 50, 100, 500, … • of geef begin- en einddatum op druk op

37. versturen van zendingen lijst van klaarstaande zendingen volgens uw rechten "alles verzenden" of "selectie verzenden" 4.2 verzenden

38. selecteren van zendingen sorteren : klik op kolomtitel "toon uitgebreide tabel" instellingsnummer soort zending 4.2 verzenden

39. na het verzenden u komt in scherm "overzicht zendingen" controleer de status : "in verwerking" = OK 4.2 verzenden

40. probleem : geen zendingen gevonden in webEDISON ziet u geen zendingen toch hebt u zo pas zendingen aangemaakt 4.2 verzenden oplossing : • controleer uw rechten • "mijn profiel" > "mijn rechten" • als u bv. enkel het recht "personeel" heeft, zal u geen zendingen voor leerlingen zien • bekijk de inhoud van de map voor zendingen • via "verkenner", staan daar zendingsbestanden ? • controleer de instelling van uw mappenset • juiste mappenset ingesteld ? • juiste "map voor zendingen" ?

41. 4.2 verzenden mappenset : • klik op "mappen instellen" • elke mappenset bevat 2 mappen : -map voor zendingen - map voor terugzendingen • in de "map voor zendingen" -zoekt webEDISON de zendingen - moet het softwarepakket de zendingen plaatsen

42. 4.2 verzenden mappenset : • meerdere mappensets zijn mogelijk • mappensets kunnen interessant zijn indien u in meerdere scholen werkt : bvb mappenset "school1" : c:/edison.win/tosend … mappenset "school2" : n:/zendingen/ …

43. probleem : vreemd bestand er staat een vreemd bestand tussen de zendingen (foto, filmpje, pdf-document, …) wordt in het rood aangeduid is waarschijnlijk per vergissing in map voor zendingen geplaatst (bv. via download) 4.2 verzenden oplossing : • ga via verkenner naar de map met zendingen • verwijder of verplaats het bestand

44. lijst van de foutieve zendingen meer informatie over fout : klik op referentienummer maak een correcte zending aan verstuur de correcte zending afmelden afmelden = verwijderen "herinnering" fout wordt niet vanzelf opgelost 4.3 fouten afmelden

45. lijst van de beschikbare terugzendingen volgens uw rechten & de zoekcriteria status "af te halen" en "afgehaald" "alles afhalen" of "selectie afhalen"(alles = alles op het scherm) 4.4 terugzendingen afhalen

46. selectie van terugzendingen sorteren : klik op kolomtitel zoekcriteria status (bvb "af te halen") periode (bvb oktober vorig schooljaar) instellingsnummer 4.4 terugzendingen afhalen

47. vb. 1 : alle nog niet afgehaalde terugzendingen sedert 1 januari in de zoekcriteria : status : "Terugzendingen af te halen" periode van : 01/01/2012 druk op "zoek" druk op "alles afhalen" 4.4 terugzendingen afhalen

48. vb. 2 : alle terugzendingen voor leerlingen van oktober 2011 in de zoekcriteria : status : "Alle statussen" soort : "I&L. ADM" periode van : 01/10/2011 tot en met : 31/10/2011 4.4 terugzendingen afhalen

49. waar zullen de terugzendingen terecht komen ? bij afhalen komen de terugzendingen terecht in "map voor terugzendingen" van de ingestelde mappenset wijzig indien nodig vóór het afhalen submappen "instnr/gestruct" : bedoeld voor softwarepakketten "instnr/leesbaar" : leesbare en afdrukbare tekst  worden indien nodig automatisch aangemaakt bestandnaam : 1e letter : P (personeel) of L (leerlingen) 2e letter : L (leesbaar) of S (gestructureerd) vb: PL001234567.txt is leesbare terugz. personeel 4.4 terugzendingen afhalen

50. voorbeeld : terugzending voor instellingsnummer 000002 map voor terugzendingen : "c:/edison.win/receive" 4.4 terugzendingen afhalen