ProVid Informations- & Vidensstyringssystem

1. ProVidInformations- & Vidensstyringssystem Hugo Jens Holger Søren Teamet bagved udvikling af ProVid for Centrumtegnestuen

2. Problem • Meget viden går tabt, når en medarbejder forlader et projekteringsforløb inden færdiggørelse • Det tager lang tid at få sat en ny medar-bejder ind i et projekt

3. Foranalyse • Kundebehov • Opgavens indhold • Brugermotivation • Overordnede krav til systemet • Metoder

4. Kundebehov Vertikal decentralisering Magt fordeles ned gennem en autoritetskæde (ledelseshierarki). Eksisterende organisation Hvordan får organisationen større effektivitet og bedre kvalitet i sine produkter samt bevarer sin konkurrenceevne i fremtiden

5. Opgavens indhold Systemet (teknologi) skal gøre det mere effektivt for en medarbejder (aktør) at komme ind i et projekteringsforløb. Ekst. Arbejdsrutiner gør det meget svært at få opsamlet status og beslutninger. Leavitt’s modelsammenhænge i organisationer De fire variable er gensidigt afhængige, hvilket vil sige, at ændre man f.eks. på teknologivariablen (hardware og software) vil dette også få betydning for de øvrige variable. 

6. Brugermotivation Vi har ikke nogen eksakt redskab til at bestemme, hvordan en given information bliver til viden i en given person. Det vi kan gøre er ikke ”at styre” men at facilitere Vi kan facilitere (gøre lettere), at :  - Informationer opsamles til glæde for alle i organisationen - Information kan flyde så frit som muligt i organisationen - Personer har adgang til informationen

7. Brugermotivation Vi kan påvirke, at:  - Organisationen deler et fælles meningssystem - Personer har tid og plads til at reflektere over informationerne Vi kan fjerne:  - De barrierer, der psykologisk gør det mindre atraktivt at dele informationen med resten af organisationen - De barrierer, der i praksis i dagligdagen forhindrer personer i at dele information.

8. Overordnede krav til systemet • Det skal være nemt at arbejde med systemet • En ny medarbejder skal hurtigt kunne indsættes i et projekts stade og valgte løsninger • Systemet baseres på web, Intranet eller Internet • Det skitserede videnstyringssystem skal med et minimum indsats fra medarbejderne kunne sikre en logning af alle dokumenter, der indgår i projektarbejdet • Systemet må ikke føles kontrollerende og restriktiv for den enkelte medarbejder

9. Metoder Vision – Målsætning – Strategi (VMS)  Mange projekter er startet op på for lidt analyse af (VMS), hvor ledelsen nok har haft en målsætning, der ofte har tendens af generalitet og abstrakte i formuleringen. Der afsættes ikke tilstrækkelig tid til: Definition af visioner og målsætninger  Resultatet, hvor der bruges mange ressourcer på implementering kan være en indsats, som ikke står mål med ressourcen og blive en situation ”og hvad så nu følelse” – er vil så blevet stillet bedre end før?

10. Metoder Derfor bør der i stigende grad lægges vægt på analytiske tilgange, hvorunder visioner, målsætninger, arbejdsprocesser m.m. forsøges kortlagt. Contextual Design er en god arbejdsmetode som også inddrager kunden i beskrevne processer igennem designfasen.  ”Visioner uden handling, er blot en drøm” ”Handling uden visioner får bare tiden til at gå” ”Visioner og handlinger kan ændre verden”

11. MetoderContextual Design

12. Contextual Design • Kunden i centrum • Kundens behov • Hvad kunden gør, - og hvorfor han gør det

13. Videnstyring • Hvad er viden? • Hvor er den?

14. Contextual Inquiry • Interviewes i marken • De fire faser

15. Afleveringsforretning Opsagt person Engagement? Vores materiale

16. Notater Mails Breve Tegninger Skitser Vores materiale

17. Fælles opfattelse af opgaven • Fortolkningsfasen • Ud af hovedet – op på væggen • Rollerne • Modeller for den enkelte bruger/opgave

18. Konsolidering • Modellerne splittes op • Vi går fra de enkelte modeller til de generelle • Nye sammenhænge

19. 1. Trin i konsolideringen Danner baggrund for de resterende Noterne grupperes Button up Affinitet

20. Medarbejdernes flowmodel • Afgrænsninger intern contra ekstern • Partnering contra Svendsen Låsby • Fokus på projektmedarbejder

21. Sekvensmodeller Projektering i tidlig fase Hent aktionsliste  Afkryds opgave (igangv.)  Opret note for opgave  Udfør skitser  Hent datablad (brochure)  Link skitse til note  Link datablad til note  Relevante oplysn. påføres. note  Gem note • Trikker igangsætter • Output af interview • Eksisterende rutiner • Ukritisk registrering af mange sekvenser • Konsolidering af alle sekvenser • Kan efterfølges BPR • Ny vision til storyboard

22. Storyboard • Totalsystemet • Delsystemer • Input fra brugere til ny generationer af storybords • Nye præsentationer • Klarmelding til UED

23. Kulturel model • Fokus på bløde værdier i firmaet • Følelsesmæssige og kvantitative vurderinger • Skal være afstemt med strategi • Skal være accepteret i organisationen

24. 9. Opret ny note Oprettelse af ny note Funktioner  Vis sager  Vælg sag  Vis opgaver  Vælg opgave  Vis aktionsliste  Afkryds aktivitet  Artefakt note fremkommer  Kort beskriv. af noteindhold  Notater  Link skitse til note  Link datablad til note Link > Beslutningsliste > Oversigt noter > Aktionsliste > Skitser > Datablade > Tegningsliste > Beskrivelser > Korrespondance > Referater > personer / adresser > Revidere note Arbejdsobjekter Sag Opgave Note Aktionsliste Artefakt note Stamdata Skitser Datablad Projektmedarbejder User Environment Design • Opstilling af fokusområder • Adskille automatiske og manuelle funktioner • Påsætte links • Påsætte objekter

25. User Environment Design • Struktur med adgang til alle undermenuer fra hovedmenu og tilbage igen • Et daglig bruger system • Der vælges altid i start • Aktionslisten er det styrende element

26. Artefact-modellen Note • Eksempel på note. • Første udkast • Skal tilfører bruger input • Bærende element i processen

27. Contextual design i softwareudviklingen Tidslinie for udvikling Marketing indsats Udviklingsindsats (ingeniør arbejde) Inkremental udvikling Undersøge bruger behov Model redesign Software udvikling Indsamling af bruger viden Konsoli-dering af arbejdsmodel Vision Redesign af arbejdsmodel Software krav analyse Internt software design • Software • Kode • Test • Integrering Fortsat strategisk indflydelse Inkremental udvikling Inkremental udvikling Hardware udvikling Hardware krav analyse Hardware design • Hardware • Fabrikat • Test • Integrering Fortsat strategisk indflydelse Proces udvikling Forretnings-analyser Redesign af forretnings-proces Proces test og gentagelse Modificeret fra Contextual Design; Hugh Beyer, Karen Holtzblatt

28. Implementeringsfordele med Contextual design Den parallelle udvikling i et inkrementalt forløb. Fastholdelse af fokus på brugeren Fastholdelse af fokus på udviklings-områder der skal prioriteres Færdigheden af systemet kan kontrolleres op imod den contextuelle model som en liste. Planlægningen af implementeringen gøres nemmere, fordi der er fokus på udviklingsområderne = muligt at overskue de ressourcer, der skal afsættes til implementeringen.

29. ProVid ObjektOrienteret Analyse og Design contra Contextual Design • Definering af Use Cases • Definering af Aktører • Gruppering af Use Cases i forhold til indhold • Værktøjer til modellering • ToGether • Definering af en systemarkitektur • Server Client løsning • Web baseret løsning

30. (Påbegyndelse af)ProVid ObjektOrienteret Analyse og Design • ProjectWorker • ProjectAdminister • Aktører

31. (Påbegyndelse af)ProVid ObjektOrienteret Analyse og Design Model gruppering Aktivitetsdiagram Use Case

32. Meta handling (Påbegyndelse af)ProVid ObjektOrienteret Analyse og Design IFC-handling

33. IFC – som eksisterende standard • Industri Foundation Classes (IFC) • Resultat af IAI (International Alliance for interoperability). Verdensomspændende forening der vil standardisere kravene til software interoperabilitet indenfor AEC/FM industrien • Norden er en enhed ud af 9, startet august 1996http://cic.vtt.fi/niai/England har en meget præcis beskrivelse her:http://cig.bre.co.uk/iai_uk/iailogo.html • Hvor er det implementeret?http://www.bauwesen.fh-muenchen.de/iai/ImplementationOverview.htm

34. Industri Foundation Classes (IFC) Specifikationerne: http://www.iai-ev.de/spezifikation/Ifc2x/index.htm

35. Industri Foundation Classes (IFC)

36. Dublin Core Meta data initiative, som eksisterende standard Dublin Core Meta data initiative http://dublincore.org/ Påbegyndt 1995 Arbejder for at indføre interoperabilitet indenfor metadata, og herunder udvikle specialiserede metadata vokabularier. Each term is specified with the following minimal set of attributes: Name: The unique token assigned to the term. URI: The Uniform Resource Identifier used to uniquely identify a term. Label: The human-readable label assigned to the term. Definition: A statement that represents the concept and essential nature of the term. Type of Term: The type of term, such as Element or Encoding Scheme, as described in the DCMI Grammatical Principles. Status: Status assigned to term by the DCMI Usage Board, as described in the DCMI Usage Board Process. Date issued: Date on which a term was first declared. Where applicable, the following attributes provide additional information about a term: Comment: Additional information about the term or its application. See: A link to authoritative documentation. References: A citation or URL of a resource referenced in the Definition or Comment. Refines: A reference to a term refined by an Element Refinement. Qualifies: A reference to a term qualified by an Encoding Scheme. Uddrag fra: http://dublincore.org/documents/dcmi-terms/

37. ”The missing link” (fra UED til UI)

38. ”The missing link” (fra UED til UI)

39. Perspektiver • ProVid integreres i applikationer, så man ikke skal arbejde i en selvstændig applikation. • Import af elementer indeholdende IFC eller Dublin Core data, indføjes automatisk i fælles videns database – ProVid trækker ligeledes sine data derfra, og nye data der tilskrives objekter tilskrives den fælles database • ProVid bliver intelligent, og kan på baggrund af indarbejde oplysninger omkring konstruktioner, kvalitetssikring og firmadesign påpege fejl, mangler og løsningsforslag.