TEST DU SERVICE FACTURIER EN DELEGATION

1. TEST DUSERVICE FACTURIEREN DELEGATION Réunions des : 05/01/2006 à Bordeaux 06/01/2006 à Pau 13/01/2006 à Limoges Présentation

2. Les objectifs • Simplifier • suppression de la double saisie des factures (Xlab-GCF) • amélioration du contrôle interne grâce à l’examen conjoint des écarts commandes / factures • mise au point des contrats de service entre le laboratoire et la DR • Répondre aux exigences de qualité • les dimensions opérationnelles de l’achat sont traitées en labo • les dimensions juridiques et comptables sont traitées au SFC • exhaustivité du contrôle du « service fait »

3. Le contexte • Un environnement réglementaire rénové • nouvelle comptabilité budgétaire • loi de sécurité financière • LOLF • protocole de modernisation • BFC une opportunité : organisation et exécution recettes et dépenses • Le service facturier au SFC : un des éléments de la réforme de la fonction financière et comptable • CMOD • remplacement du mandatement papier par une validation informatique • réforme sur le traitement des missions • la monétique

4. La démarche • Aide à la déclinaison de la conception détaillée dans BFC de l’organisation de la chaîne de la dépense • Résultat des expérimentations dansdeux DR • Test à grande échelle avant généralisation

5. Les modalités de mise en oeuvre • Le périmètre • équipement et fonctionnement courant • pas les vacations • pas les missions • Les principes • réception et saisie des factures en GCF • saisie détaillée au labo de la commande • information par le labo de la livraison(diaporama formation 17/01/2006) • rapprochement commande, service fait, facture par le SFC

6. Plan du circuit Fournisseur 1 3 Délégation SFC Unité 1bis Engagement Commande Vérification livraison effectuée 2 Module livraison NON OK 4

7. Phase de démarrage au SFC • Analyse des écarts entre les commandes et factures • Identification des besoins de formation • Identifier les problèmes non recensés

8. Information du fournisseur • Lettre type en cours d’élaboration à envoyer à l’appui de la première commande (soit le 18 janvier 2006) c-à-d arrêt de l’utilisation du module facture d’Xlab à cette même date.

9. Le rôle des gestionnaires labo • La maîtrise des aspects essentiels de l’achat scientifique reste dans le laboratoire. • l’identification du besoin • l’engagement • la maîtrise des crédits • le relationnel avec le fournisseur sur les aspects techniques • Réunion formation de l’équipe service facturier (SFC/Labo) le 17 janvier 2006

10. Le rôle des gestionnaires SFC • Saisir l’intégralité de la facture • Développer un nouveau thème de partenariat • Pouvoir garantir de meilleurs délais • Réunion formation de l’équipe service facturier (SFC/Labo) le 17 janvier 2006 • Organisation du courrier en DR • Retour information labo

11. Le cadre contractuel du dispositif • LE CONTRAT DE SERVICEsigné entre le délégué régional, le directeur du laboratoire et le SFC

12. Le calendrier • 28/11/2005Validation du choix des 3 laboratoires • 05/12/2005Réunion d’information sur le dispositif • 17/01/2006Formation de l’équipe service facturier en DR (3 SFC + 3 Labos) • 18/01/2006 Démarrage du test • 30/01/2006 • 27/02/2006 • 13/03/2006 • 27/03/2006 Réunions d’échange d’informations au sein de l’équipe.Analyse en vue des restitution

13. Les restitutions • Le délai global de paiement avant le test • Le délai de traitement dans le cadre du test • Nombre de factures rejetées auprès des fournisseurs • Nombre de demandes d’informations ou de pièces complémentaires adressées au labo • Rédaction d’un guide des bonnes pratiques (échange par e.mail préféré)

14. FIN