LA SECURISATION DU CIRCUIT DU MEDICAMENT AU C.H. GERARD MARCHANT DE TOULOUSE Claudine FABRE Pharmacien-Praticien Hospit

1. LA SECURISATION DU CIRCUIT DU MEDICAMENT AUC.H. GERARD MARCHANT DE TOULOUSEClaudine FABREPharmacien-Praticien Hospitalier JOURNEE REGIONALE D.R.A.S.S./C.C.R.E.V.I. TOULOUSE, 8 DECEMBRE 2005

2. HISTORIQUE AVANT AZF : - 2/3 lits en dispensation nominative, globalisée, - 1/3 lits en distribution globale, - Logiciel : Disporao, avec une ressaisie à la Pharmacie des ordonnances manuelles. APRES AZF : - Réouverture des lits d’hospitalisation en 2002, capacité réduite de 100 lits. - Eclatement des structures sur plusieurs sites ? difficultés de communication. - Réflexion sur le circuit du médicament, - Redéfinir nos objectifs, - Revoir notre organisation.

3. METHODOLOGIE Inscription dans le Projet de Service Pharmacie 2002. Inscription dans le Projet d’Etablissement 2002-2007. Inscription avec priorité haute dans les P.A.Q. préparatoires à la V1 de l’accréditation (Juin 2005). Constitution d’un groupe de travail multiprofessionnel approuvé en C.M.E.

4. DEROULEMENT DES ACTIONS Choix informatique en Collège Médical du D.I.M. : CORTEXTE, logiciel de dossier patient : prescription informatisée, dispensation. - définition des droits d’accès/métiers, - diffusion d’une charte de l’utilisateur, - déploiement des équipements informatiques sur toutes les Unités d’hospitalisation continue et les C.M.P. : * 400 postes installés :17 Unités sur le site Marchant, 15 Unités extériorisées. Plan de formation de tous les prescripteurs à la prescription informatisée (par les techniciennes du D.I.M.) : - déroulement sur un an (2004) en fonction d’un calendrier de basculement. - formation des nouveaux arrivants à la prise de fonction.

6. Mise à jour de la base de données médicaments : A partir de la base Vidal, 505 médicaments du Livret de l’Hôpital ont été paramétrés : - libellé, forme, dosage, correspondance gouttes/mg, dose maxima pour les psychotropes, commentaire, renseigner les équivalences des produits en marché. Club utilisateur Cortexte à la prescription : Objectifs : - améliorer la lisibilité de l’ordonnance, - faciliter l’acte de prescription, - sécuriser la prescription. ? Attention, avec tout traitement psychotrope, risque de baisse de vigilance : prudence dans les situations qui nécessitent de l’attention, comme la conduite ou l’utilisation de machines. Ce risque est accru par la consommation d’alcool. ? Pas de contre-indications dans les antécédents saisis pour le patient.

7. LA PRESCRIPTION Informatisée dans le dossier du patient, Visible par toutes les Unités de soins via le réseau, Couverture à 100 %. Deux types de prescription : - ordonnance d’officine (ordonnance sécurisée), - ordonnance institutionnelle. Accès à partir des 4 premières lettres du nom du produit, Accès à l’historique médicamenteux, Facile et conviviale, Point faible : pas de possibilité d’accès par famille thérapeutique.

8. VALIDATION PHARMACEUTIQUE Tous les jours et plusieurs fois par jour. Connexion des Pharmaciens dans CORTEXTE. Sélection de l’environnement Pharmacie. Recherche des ordonnances prescrites : - à partir d’un Service, - à partir d’une Unité de soins, - à partir de tous les Services, - sélection par patient, par prescripteur. Contrôle des contre-indications et des IAM par le Vidal. Problème particulier ? alerte du médecin par la messagerie ? accusé de réception obligé : - proposition substitution, - problème posologie, IAM, durée, redondance.

11. Trois niveaux de validation : - validé ? - validé avec réserve ? - non validé x Compte-rendu de la validation visible par les infirmiers à partir de l’Unité de soins. Volume : - 80 et 100 ordonnances/jour, - 4 Heures de temps pharmacien, - envoi d’un message pour 15 % des prescriptions. Points positifs : - suppression des avis pharmaceutiques manuscrits, - réactivité des échanges, - facilité de communication avec les médecins.

12. LA DISPENSATION DES MEDICAMENTS PREPARATION DES TRAITEMENTS INDIVIDUELS DES PATIENTS : Réapprovisionnement pluri-hebdomadaire des Unités à la Pharmacie. Deux supports : - un état de cueillette globalisée :liste de tous les besoins des patients pour la période fixée. - un état de dispensation nominative : répartition des quantités par patient (systématique / si besoin). REAPPROVISIONNEMENT DE LA DOTATION : - commande manuscrite, faite par l’infirmière. - feuille d’inventaire pré-imprimée : ? formes multiples (flacons, tubes…), ? quantités prélevées / modifications entre 2 dispensations planifiées et aux «  si besoin ». En aide : visualisation des mouvements des patients. Volume : 300.000 lignes dispensées en 2004.

13. POINTS POSITIFS : Diminution du temps passé dans des appels aux Unités, à la recherche d’informations sur des données (administratives, techniques : ex. : dosage ? Forme ? Nom patient ? Unité ?). Suppression des opérations arithmétiques de comptage. Fiabilité, moins d’erreurs de dispensation. Gain de temps pour les préparateurs. Gain de temps pour les infirmiers (en 2000, 2 Hr de temps infirmier passé à la gestion des médicaments). CONTRAINTES : Reconditionnement de doses unitaires :150 lots/100 000 unités en 2004. Chronophage POINTS FAIBLES : Interfaçage avec le logiciel de gestion MAGH-2 non encore réalisé (COURT TERME)

14. ADMINISTRATION SUPPORTS D’AIDE A L’ADMINISTRATION : - Plan d’administration des gouttes buvables : * une spécialité / patients, * un patient / toutes les spécialités. - Plan d’administration des injectables. - Plan d’administration des formes sèches / tranche horaire « le fond de pilulier ». - Plan général horaire journalier pour tous les médicaments. - Enregistrement de l’administration.

17. L’EVALUATION DE LA DISPENSATION Etat des lieux :questionnaire d’auto-évaluation renseigné par les infirmiers (39 % taux de réponse). Avril 2004. Audit dans les Unités d’admissions( Nov 2005) : - 20 % des patients. - mesurer la conformité ou la non conformité : entre le traitement individuel et l’ordonnance (phase d’administration), entre le contenu du tiroir et l’ordonnance ( phase de dispensation).

18. REFLEXION MENEE PAR LE GROUPE PLURIDISCIPLINAIRE Formation de deux jours. Rythme de réunion : tous les deux mois. Force de proposition dans l’Etablissement : - Trois fiches de recommandations : * Médicaments personnels apportés par les patients : conduite à tenir. * Préparation du traitement médicamenteux du patient en congé d’essai ou permission. * L’administration du médicament au patient. - Conduire un travail sur l’administration du médicament : * Temps confidentiel, * Temps d’information du patient à son traitement, * Base de l’observance. - Mettre en œuvre l’audit interne.

19. EVALUATION DES PRATIQUES AU MOYEN D’ENQUÊTES DE PRESCRIPTION • Accès au diagnostic, • Croisement médicament prescrit/diagnostic, • Présentation des résultats en Commission des médicaments : analyse, axes de travail. Exemples: Enquête de prévalence sur la prescription des antipsychotiques (juin 2004 - Réseau PIC), Suivi de la prescription du Risperdal Consta.

20. CONCLUSION Le dossier patient informatisé est au cœur du dispositif de prise en charge du patient : il rend opérationnelle la coordination entre tous les acteurs du soin. Il nous a permis de sécuriser en grande partie le circuit du médicament, perçu comme un point fort par les experts accréditeurs, même si nous considérons que le travail n’est pas encore abouti et que des axes de réflexion restent à développer. La maîtrise de ce processus est un préalable à l’évaluation des pratiques que nous devrons conduire demain.