Upplýsingafundur SUT og ICEPRO um rafræn viðskipti

1. Upplýsingafundur SUT og ICEPROum rafrænviðskipti Bergþór Skúlason

2. Helstu verkefni • EB • CEN BII • PEPPOL • Notar CEN BII tækniforskriftir • Hefur sett upp fyrirkomulag registry yfir viðskiptaaðila • European multistakeholder forum on eInvoicing • Ísland • FUT – tækniforskriftir • ICEPRO – kynningar, samráðsvettvangur • Reykjavíkurborg / sveitarfélögin • Ríkisvaldið, FJS / LSH • Miðlæg skrá um viðskiptaaðila • Af hverju / hvernig

3. XML viðskiptaskjöl: markmið ESB • Koma á rafrænum viðskiptum sem byggja á • XML skeytasniði • 4 horna viðskiptalíkön • Það sem til þarf: • Samræmdir skeytastaðlar • Skilgreining á reikningi sem “allir” geta stuðst við • Samtenging þjónustuaðila • Geta flett upp viðskiptaaðilum um alla Evrópu • Tækniforskrift virki sem staðlað EDI samkomulag • Kalla eftir rafrnæum reikningum: • stöðluðum viðskiptalausnum fyrir lítil fyrirtæki • Styðja við og hvetja viðskipti milli landa • 100% rafrænir reikningar í opinberum innkaupum frá 2016

4. Ísland í dag • Skeytasnið, • Tækniforskrift fyrir rafrænan reikning er tilbúin • Fleiri forskriftir á leiðinni frá FUT • Byggja á CEN BII1 forskriftum • Tækniforskrift virki sem staðlað EDI samkomulag • Þjónustuaðilar • Samtenging er að þróast • Rafrænir reikningar eru lögleg skjöl • Þjónustuaðilar geta fullnægt lagakröfum • Breytingar hjá ESB (sönnun á uppruna og rekjanleika)

5. Tækniforskriftir FUT - helstu kostir • “Four corner model” miðlunar • Tækniforskrift virkar sem staðlað EDI samkomulag • og því grunnur að samskiptum aðila • Endurnýtanlegt fyrir marga / alla viðskiptaaðila • Fjárfesting er endurnýtanleg: • uppsetning fyrir fyrsta viðskiptavin gildir fyrir aðra sem koma á eftir. • Opnar einnig fyrir rafræn viðskipti við aðila í ESB • Ríki og borg hafa nú þegar veðjað á þennan kost

6. Af hverju stöðluð viðskiptaskjöl The market for electronic procurement is an example of “the long tail” phenomena By lowering the Cut-Off point PEPPOL solutions will become economically feasible to implement in the long tail Number of documents per customer PEPPOL lowers the Cut-Off point Cut-off point! Number of documents exchanged with a customer Customers, ranked by volume

7. The Danish experience • Long term stability of standards is important • Changes in standards can be very expensive for implementers and users • Changes in standarfs can eliminate years of benefits of electronic trade for small companies (in the long-tail) • Stability of standarfs is more important than having a “perfect” standard • Need support for the whole procurement chain • Governance is the key • Key to ensure benefits from investment • Provide good documentation and support organisation • Standards for electronic trade should be part of national infrastructure • Use the same specifications for all your customers • and your own suppliers

8. Stefnumótun • Allir reikningar vegna opinberra inkaupa verði rafrænir • Byggja á tækniforskriftum FUT • Tvær leiðir koma til greina • Þvingun • Setja dagsetningu hvenær stofnanir skulu geta tekið við • Skylda birja til að senda rafræna reikninga frá dags. • Virkja samninga • Gera stofnanir færar um að taka við • Fá birgja til samstarfs gegnum innkaupasamninga • Kostir og gallar • Þvingun hraðvirk en sársaukafull (fyrir alla aðila) • Virkja samninga hægvirkari, hagræðing skilar sér hægar • Blönduð leið vinsælust í dag • Virkja stofnanir -> virkja samninga -> skylda með lögum

9. So where is the money • The savings is NOT in paper, stamp and envelop or handling of paper • Two major areas of return are: • Standardized reusable modules (solutions) - off-the-shelf: • Invest once, reuse for all • Your solution works for all your customers (well ... most) • Your company is not unique, you can use standardized solutions • We use off-the-shelf databases, accounting systems, email, etc ... • Reengineering of in-house processes • Automation in handling of documents • Clean up of processes – • too many variables allow for too many sub processes • Clean up information: Removal of errors / inconsistensies / misleading info

10. BIS benefits • Technical specification can work as technical part of an EDI agreement • Reusable investment • One setup, can be reused for all your customers • 80 / 20 rule applies. • Top x percent of your customers account for over 80% of documents • The rest of your customers (over 99%) are in the long tail with less than 20% of documents • The long tail is where the investment pays off • Keeps cost at minimum, cost of establish, connect, operate and maintain • Lowers barries for entry – for all • Opens up trade within the EU

11. Staðlaðar lausnir ná niður kostnaði og fjölga viðskiptavinum • XML er ekki (ennþá) að keppa við EDI lausnir • Registry • Hvaða þjónustuaðili sinnir mér • Hvaða samskipti get ég stundað (staðlað EDI agreement) • Aukin áhersla á stýringu innkaupa • Samsetning reikninga endurspegli möguleika til sjálfvirkni • Reikningur á móti pöntun • Reikningur per kostnaðarstað • Setja inn upplýsingar sem stýra bókun og samþykkt • Stóru peningarnir eru ekki í rafrænum skjölum heldur stýringu viðskipta gegnum samninga • Pantanir og “beiðnir” • Vörulistar og vöruflokkun • Endurhönnun innri ferla hjá kaupanda og seljanda

12. PEPPOL Infrastructure Transport and routing (service providers) Registry of registries: the only central component Registry of customers or national registries SML = Service Metadata Locator (interface) SMP = Service Metadata Publisher (interface) AP = Access Point (Operated by a Service Provider)