Lög og reglur um opinber innkaup

1. Lög og reglur um opinber innkaup Háskóli Íslands janúar 2008 II Guðmundur I Guðmundsson

2. Rammasamningar 34. gr. • Nýtt ákvæði um rammasamninga • Áður var byggt á dómi • 4 ár hámarks tími • Mögulegur lengri tími, varðar efni samningsins

3. Rammasamningar • Samningur við einn eða fleiri bjóðendur, þar sem magn og umfang samnings er að meira eða minna leyti ótilgreint, en kaupendur einn eða fleiri, skuldbinda sig til að kaupa af þeim þá vöru, þjónustu eða verk, sem samningurinn kveður á um. • Hægt að segja sig frá rammasamningi • Rammasamningur uppfyllir útboðsskyldu • Ekki heimilt að bjóða út vöru ef kaupandi er aðili að rammasamningi • Samingstími venjulega 2 ár með heimild til framlengingar tvisvar, eitt ár í senn

4. Rammasamningar • Samræming innkaupa ríkisins • Meira magn-hagkvæmari innnkaup • Útboðsskilda skv. EES samningi • Vinnusparnaður f. Innkaupafólk • Stöðugt samband við innkaupafólk • Áskriftargjöld • Þóknun Ríkiaskaupa 1.5 % af veltu

5. Rammasamningar • Ef rammasamningur gerður við fleiri en eitt fyrirtæki skulu rammasamningshafar vera a.m.k. þrír, enda séu í fyrir hendi nægilega mörg fyrirtæki í rammasamningsútboði sem fullnægja hæfisskilyrðum og/eða tilboð sem fullnægja skilmálum rammasamningsútboðsins • Heimilt að gera einstaka samninga á grundvelli rammasamnings við þau fyrirtæki sem eru aðilar rammasamnings

6. Ef skilmálar rammasamnings eru að einhverju leyti óákveðnir er heimilt að láta fara fram samkeppni á milli rammasamningshafa, eftir atvikum eftir að skilmálar eða tæknilegar kröfur hafa verið skýrð nánar, eftir edtirfarandi reglum: Skrifleg samkeppni Tiboðsfrestur nægjanlega langur Tilboð skrifleg og efni þeirra trúnaðarmál þar til tilboðsfrestur rennur út Valið á milli tilboða á grundvelli valforsendna sem fram hafa komið í skilmálum rammasamnings Einstakir samningar á grundvelli rammasamninga við fleiri fyrirtæki

7. Örútboð 34. gr. • Innkaupaferli þar sem kaupandi leitar, með hæfilegum fyrirvara, skriflegra tilboða meðal tiltekinna rammasamningshafa um skilmála sem ekki hefur verið mælt fyrir um í viðkomandi rammasamningi og lýkur jafnan með samningi við þann bjóðanda sem leggur fram besta tilboðið á grundvelli þeirra valforsendna sem fram koma í útboðsskilmálum rammasamningsins.

8. Einstakir samningar rúmast innan skilmála ramasamningasins. Heimilt að ráðfæra sig skriflega við rammasamningshafa og óska eftir viðbótum við tilboð hans ef það er nauðsynlegt. Einstakir samningar á grundvelli rammasamninga við eitt fyrirtæki

9. Tveggja þrepa útboð • 2 umslög a) lausn b) verð

10. Auglýsing tilboða • Útboð skulu auglýst með áberandi hætti þannig að allir mögulegir bjóðendur viðkomandi vöru, þjónustu eða verks eigi kost á að taka þátt í útboði • Í auglýsingu eiga að koma fram það miklar upplýsingar að bjóðendur geti tekið afstöðu til hvort þeir hyggjast taka þátt í útboði • Yfir viðmiðunarmörkum þá auglýst í Simap • Aðrar upplýsingar t.d. hvar gögn liggja frammi ofl.

11. Almennt útboð Ísland Tilboðstími 15 d. Hraðútboð Tilboðstími 10 Forval 15 d. Tilboðstími 7 d. Lokað útboð Ísland Lokað hraðútboð Ísland Forval 10 d. Tilboðstími 7 77 10 15 37 20 25 52 Almanaksdagar Almennt útboð EES Tilboðstími52 d. Kynningarauglýsing Tilboðstími 22 dagar (36) Lokað útboð EES Forval 37 d. Tilboðstími 40 d. Forval 15 d. Tilboðstími10 d. Lokað hraðútboð EES Forval 15 d. Tilboðstími

12. Frestir og útreikningur fresta • Skal miða við umfang útboðs • Frestur reiknast frá deginum eftir að útboð er auglýst og til og með opnunardegi • Á EES reiknast frá dagsetninu tilkynningar • Ekki má auglýsa innan lands fyrr en tilkynning hefur verið send SIMAP

13. Stytting tilboðstíma5. og 6. mgr. 38 gr. tilskipun 2004/18 • Hægt verður að stytta tilboðstíma á EES útboðum með notkun rafrænnar tækni • Rafræn samskipti: Auglýsing - 7 daga stytting í alm útboð, forval, samningskaupum og samkeppnisviðræðum • Ef kynningarauglýsing er notuð styttist tilboðsfrestur í alm. útboði um 7 daga til viðbótar • Rafræn gögn - 5 daga stytting • Alm. útboð og skilaf. í lokuðu útb.

14. Þörf Kaup skilgreind Útboð auglýst Gögn afhent Tilboðstími Tilboð opnuð Mat tilboða Samningsgerð Viðskipti hefjast Bundið í lögum Leit að hagkvæmni Pólitík Útboðsferlið

15. Útboðsferlið Þörf Kaup skilgreind Útboð auglýst Gögn afhent Tilboðstími Tilboð opnuð Mat tilboða Samningsgerð Viðskipti hefjast Þarfagreining Ráðgjöf ? Kostnaðar- áætlun Fjárlaga- heimildir Drög að verk- og tímaáætlun Tímamörk Eigið vinnuframlag kaupanda

16. Útboðsferlið Þörf Kaup skilgreind Útboð auglýst Gögn afhent Tilboðstími Tilboð opnuð Mat tilboða Samningsgerð Viðskipti hefjast Dagsetningar ákveðnar Auglýst á EES Auglýst innanlands Opnun tilboða Fyrirspurnir og svör

17. Útboðsferlið Þörf Kaup skilgreind Útboð auglýst Gögn afhent Tilboðstími Tilboð opnuð Mat tilboða Samningsgerð Viðskipti hefjast Frágangur útboðsgagna Kynningarfundur Breytingar á útboðsgögnum á tilboðstíma ÚTBOÐSGÖGN útboðstæknileg atriði þarfa- eða kröfulýsing lög, reglur og staðlar tilboðsblöð

18. Útboðsgögn • Útboðsgögn skulu innihalda allar nauðsynlegar upplýsinga til að bjóðanda sé unnt að gera tilboð • 38. Gr. laga um opiner innkaup (almennir skilmálar) • Nauðsynlegt að þau sé vel úr garði gerð þar sem þau eru lykill að góðum tilboðum • Tilboð byggir á útboðsgögnum og þeim upplýsingum sem þar koma fram.

19. Tilboðsblað 39. gr. • Tilboðsblað hluti útboðsgagna • Þannig úr garði gert að tilboð séu sett fram á sama hátt og þannig samanburðarhæf

20. Hæfi bjóðenda • Fjárhagsleg staða • Skráning /Starfsréttindi • Tæknileg geta • Gæðastaðlar • Umhverfisstaðlar • Geta í útboðsgögnum hvaða gögn fylgi með tilboðum • Heimilt að veita bjóðanda færi á að auka við framkomin votttorð eða skýra þau

21. Fjárhagsstaða bjóðanda 49. gr • Skal vera það trygg að bjóðandi geti staðið við skuldbindingar sínar gagnvart kaupanda • Getur fært sönnur á það með viðeigandi upplýsingar frá banka eða endurskoðaða reikninga • Geta skal í útboðsgögnum hvaða gögn skuli leggja fram • Ef bjóðandi getur ekki lagt fram framngreind gögn skal gefa honum kost á að sýna fjárhagslega getu með framvísun annarra gagna • Þegar bjóðandi er ófær um að leggja fram þau gögn sem greinir í 1. mgr. er honum heimilt að sýna fram á fjárhagslega getu sína með öðrum gögnum sem kaupandi telur fullnægjandi.

22. Heimilt að vísa bjóðanda frá 47. gr. • Bú bjóðanda undir gjaldþrotaskiptum, hann hefur fengið heimild til nauðasamningaeða greiðslustöðvunar, eða er í sambærilegri stöðu • Óskað gjaldþrotaskipta á búi bjóðanda • Bjóðandi hefur með dómi verið fundinn sekur um refsivert brot í starfi • Bjóðandi sýnt vanrækslu í starfi • Vanskil með opinber gjöld, lífeyrisiðgjöld, eða sambærileg lögákveðin gjöld • Gefur rangar upplýsingar um fjárhagslega og tæknilega getu

23. Tæknilegar útskýringar 40. gr. • Vöru, verki eða þjónustu lýst eins nákvæmlega og hægt er með tækniforskriftum • Tækniforskriftir skulu vera í samræmi við evrópska eða íslenska staðla • Ekki má vísa til vörumerkja, einkaleyfa, gerða eða sérstaks uppruna ef ekki mögulegt þá skal nota orðalagið “eða sambærilegt”

24. Persónulegar aðstæður bjóðanda 47. gr. Heimilt er að vísa bjóðanda frá í eftirfarandi tilfellum: • Tilvikum um spillingu, svik og peningaþvætti, skal vísað frá, en viðkomandi verða að hafa verið dæmdir (final judgement) • Ekki skylt að biðja um gögn nema um grun sé að ræða • Kennitöluflakk

25. Fjárhagsstaða bjóðenda 49. gr • Fyrirtæki getur, eftir því sem við á og vegna gerðar tiltekins samnings, byggt á fjárhagslegri getu annarra aðila án tillits til lagalegra tengsla fyrirtækisins við þessa aðila. • Ef þetta er gert skal fyrirtæki sýna kaupanda fram á að það muni hafa nauðsynlega fjármuni til ráðstöfunar, t.d. með þeim hætti að hlutaðeigandi fyrirtæki stofni sameiginlega sérstakt félag í þessu skyni.

26. Skráning bjóðanda 48. gr. • Heimilt að áskilja að bjóðandi sé skráður í fyrirtækjaskrá eða sambærilega erlenda skrá • Ekki heimilt að áskilja að bjóðandi sé skráður í tilteknu landi.

27. Tæknileg geta • Tæknileg geta skal vera það trygg að bjóðandi geti staðið við skuldbindingar sínar • Samningar síðustu þrjú eða fimm ár • Fjöldi starfsmanna, tæknibúnaður, aðferðum til að tryggja gæði • Menntun og hæfni starfsmanna • Sýnishorn af vöru • Opinberu vottorði um framleiðslu rannsóknarstöðu og gæðaeftirlit • Geta í útboðsgögnum hvaða gögn skuli leggja fram • Vernd tækni- og viðskiptaleyndarmála

28. Heimilt að taka tillit til verndaðra vinnustaða, þar sem flestir einstaklinganna geta ekki unnið undir venjulegum kringumstæðum Sama ákvæði heimilar að tekið sé tillit til umhverfissjónarmiða Verndaðir vinnustaðir 27. gr.

29. Framlagning gagna 52. gr. • Heilmilt að gefa bjóðanda færi á að auka við framkomin gögn eða skýra þau • Frávik frá meginreglunni um bann við viðræðum kaupanda og seljanda eftir að tilboð hafa verið opnuð • Jafnræðisreglan • Skýringarviðræður

30. Forsendur fyrir vali á samningsaðila 45. gr. • Lægsta verð eingöngu • Hagkvæmasta tilboð • ýmsar forsendur eftir því um hvers konar samning er að ræða, t.d. verð afhendingardagur o.s.frv. • Tilgreinist í útboðsgögnum og raðist upp eftir mikilvægi ef hægt er. • Tilgreina skal hlutfallslegt vægi hvers viðmiðs sem vísað er til sem forsendu fyrir vali tilboðs. Þetta vægi má setja fram sem ákveðið bil með hæfilegum hámarksvikmörkum. • Ef ómögulegt er að tilgreina tiltekið vægi forsendna af ástæðum sem hægt er að sýna fram á skal raða forsendum í röð eftir mikilvægi. • Taka má tillit til umhverfissjónarmiða

31. Tilboð fleiri aðila • Fleiri en einn bjóðandi geta staðið saman að tilboði enda telst þá vera um solidariska ábyrgð að ræða • Þurfa að standast sömu kröfur og áður er getið varðandi hæfi, hver fyrir sig • Einn getur verið í forsvari • Ath. samkeppnislög (ólöglegt samráð)

32. Frávikstilboð 41. gr. Fjárhagsleg hagkvæmni, en ekki eingöngu verðs.Taka fram í útboðsauglýsingu hvort frávikstilboð eru heimil, sbr. einnig o- lið 1. mgr. 38. gr., en að öðrum kosti eru frávikstilboð óheimil. Aðeins frávikstilboð sem fullnægja lágmarkskröfum kaupanda samkvæmt útboðsgögnum, sbr. o-lið 1. mgr. 38. gr., er heimilt að taka til umfjöllunar. Sé frávikstilboð gert skal geta þess sérstaklega á tilboðsblaði að um slíkt tilboð sé að ræða. Með frávikstilboði skal fylgja skýr og greinargóð lýsing á því í hvaða atriðum vikið sé frá tæknilegri lýsingu útboðsgagna.( 67. gr. )

33. Fyrirspurnir og athugasemdir á tilboðstíma • Skriflegar • Innan níu/sex almanaksdaga fyrir opnun • Komin til bjóðenda innan fjögurra sólarhringa fyrir opnun

34. Tilboð afturkölluð • Bjóðandi getur hvenær sem er fram að opnun afturkallað tilboð sitt, skal gert skriflega.

35. Opnun frestað • Með minnst fjögurra almanaksdaga fyrirvara • Ef ekki þá skal halda opnunarfund og skráð hverjir skiluðu inn tilboðum, án þess að opna tilboðin og þeim einum boðin áframhaldandi þátttaka

36. Afhending tilboða • Í lokuðu umslagi • Bjóðandi ábyrgur fyrir að tilboð komist í réttar hendur fyrir opnun • Skila inn heildartilboðsfjárhæð, einingarverð og önnur gögn fylgja í lokuðu umslagi, í póst degi áður. Einingaverð ekki tekin til skoðunar nema tilboð komi til álita • Bjóðendur viðstaddir opnun

37. Útboðsferlið Þörf Kaup skilgreind Útboð auglýst Gögn afhent Tilboðstími Tilboð opnuð Mat tilboða Samningsgerð Viðskipti hefjast Formlegur opnunarfundur tímasetningar Upplýsingar til bjóðenda matsmódel, upplýsingar úr tilboðum

38. Opnun tilboða • Nafn bjóðanda • Heildartilboðsupphæð • Hvort tilboð sé sett fram sem frávikstilboð • Rammasamningar

39. Form tilboða og annarra gagna • Skrifleg • Afhent umsjónarmanni útboðs eða send í pósti • Heimilt að ákveða að leggja fram með öðrum hætti ef leynd er tryggð og unnt er að staðreyna móttöku og móttökutíma (nútímafjarskiptatækni) • Heimilt að svar með öðrum hætti en skriflega

40. Útboðsferlið Þörf Kaup skilgreind Útboð auglýst Gögn afhent Tilboðstími Tilboð opnuð Mat tilboða Samningsgerð Viðskipti hefjast Eru tilboðin gild ? Uppfylla tilboðin markmið útboðsins ? Er verðið ásættanlegt ? Formkröfur útboðsins - gögn sem fylgja tilboði - framsetning Kröfur til bjóðenda - hæfni til að ljúka verkefninu - fjárhagslegt bolmagn

41. Útboðsferlið Þörf Kaup skilgreind Útboð auglýst Gögn afhent Tilboðstími Tilboð opnuð Mat tilboða Samningsgerð Viðskipti hefjast Eru tilboðin gild ? Uppfylla tilboðin kröfur útboðsins ? Er verðið ásættanlegt ? Vörur - Þjónusta - Verkefni Væntingar kaupanda - virkni - gæði - lok

42. Útboðsferlið Þörf Kaup skilgreind Útboð auglýst Gögn afhent Tilboðstími Tilboð opnuð Mat tilboða Samningsgerð Viðskipti hefjast Eru tilboðin gild ? Uppfylla tilboðin markmið útboðsins ? Er verðið ásættanlegt ? Kostnaðaráætlun - heildarkostnaður / líftímakostnaður Framsetning tilboðs - aukaverk

43. Mat tilboða • gilt / ógilt • hæfur / óhæfur • hagstæðast / lægst

44. Mat á hagstæðasta tilboði • Það tilboð sem best fullnægir kröfum bjóðanda samkvæmt kröfum útboðsins • Óheimilt að meta á grundvelli annarra forsendna en fram koma í útboðsgögnum

45. Kostnaðaráætlun • Æskilegt að kostnaðaráætlun liggi fyrir, t.d. Gefur fast land fyrir höfnun tilboðs ef verð reynist hærra og eins getur verið verið grundvöllur heimildar til samningskaupa án auglýsingar

46. Upplýsingar eftir opnun tilboða • Skýringarviðræður • Vottorð / skjöl

47. Óeðlilega lág tilboð 73. gr. • Ef tilboð vegna tiltekins verksamnings virðast vera óeðlilega lág miðað við framkvæmdir skulu samningsyfirvöld skriflega óska eftir nánari upplýsingum um þá þætti tilboðsins sem þau telja skipta máli og sannreyna þessa þætti í ljósi framkominna skýringa, áður en þau hafna slíkum tilboðum.

48. Tilboði hafnað • Samið við annan • Gildistími tilboðs runninn út

49. Rökstuðningur höfnunar • Þegar val tilboðs hefur grundvallast á öðrum forsendum en verði eingöngu skal í tilkynningu koma fram nafn þess bjóðanda sem var valinn og upplýsingar um eiginleika og kosti þess tilboðs sem kaupandi valdi með hliðsjón af valforsendum útboðsgagna • Bjóðandi á alltaf rétt á rökstuðningi • Rökstuðningur skal liggja fyrir eigi síðar en 15 dögum eftir beiðni • Kaupandi skal tilkynna bjóðendum eins fljótt og kostur er niðurstöðu útboðs eða forvals • Ef ákveðið að hafna öllum tilboðum og láta nýtt útboð fara fram skal rökstuðningur fylgja

50. 10 daga biðtími • Þegar um er að ræða innkaupaferli sem lýkur með vali kaupanda á tilboði skulu líða a.m.k. tíu dagar frá því að ákvörðun um val tilboðs er tilkynnt þar til tilboð er endanlega samþykkt. Stytta má þennan frest við hraðútboð skv. 60. gr. og falla frá honum ef mjög brýnt er að gera samning þegar í stað • Tilboð skal samþykkja endanlega með skriflegum hætti innan gildistíma þess og er þá kominn á bindandi samningur á grundvelli útboðsgagna og tilboðs bjóðanda