Office 2010 之基础教程

Office 2010之基础教程 库尔勒市第十二中学巩运霖

Office 2010 之Word篇

WORD 2010应用程序窗口 快速访问工具栏标题栏窗口控制按钮功能区滚动条编辑区状态栏 1

WORD 2010应用程序窗口 word2010的工作界面主要由标题栏、快速访问工具栏、【文件】按钮、功能区、窗口控制按钮、编辑区、滚动条及状态栏八个部分组成。标题栏：显示Office应用程序名称和文档名称。快速访问工具栏：提供默认的按钮或用户添加的按钮，可以加速命令的执行。相当于早期Office应用程序中的工具栏。【文件】按钮：相当于早期Office版本中的【文件】菜单，执行与文档有关的基本操作（打开、保存、关闭等），打印任务也被整合到其中。 2

WORD 2010应用程序窗口 功能区：提供常用命令的直观访问方式，相当于早期Office应用程序中的菜单栏和命令。功能区由选项卡、组和命令三部分组成。选项卡命令组对话框启动器 3

WORD 2010应用程序窗口 窗口控制按钮：调整窗口的不同状态，包括最大化、最小化、还原、关闭。编辑区：编辑数据的主要区域。不同的Office组件，其编辑区的外观和使用方法也不相同，例如Excel的编辑区由纵横交错的单元格组成，而Word则由一个空白页面组成。滚动条：调整文档窗口中当前显示的内容。状态栏：显示当前文档的工作状态或额外信息（切换文档视图按钮、调整窗口比例按钮）。 4

选择文本 多向选择（不连续文本、纵向文本、扩展选择） • （1）按住Ctrl键，然后拖动鼠标来任意选择文档中不连续的文本。 • （2）按住Alt键，然后拖动鼠标进行选择，即可竖向选择文本。 • （3）扩展选择文本 • 单击待选择区域的起始处，按一次F8，再单击待选择区域的结尾处，即可选取两次单击所包围的区域。 • 按两次F8，选择插入点位置所在的单词。 • 按三次F8，选择插入点位置所在的句子。 • 按四次F8，选择插入点位置所在的段落。 • 按五次F8，选择整个文档。 • 按ESC，退出扩展选择模式。 5

查找和替换文字 （1）单击【开始】/【编辑】/【查找】按钮（或Ctrl+F键），在文档窗口左侧出现【导航】窗格；（2）在窗格的搜索框中输入待查找的文字，Word将自动在文档中查找与输入文字相匹配的内容，并以黄色标记；（3）点击【导航】窗格下部的上下按钮依次定位查找文字；（4）点开搜索框右侧的下拉菜单中的“替换”，在“替换为”空格中输入替换后的文字，可实现单次或者全部替换。 6

查找和替换特殊字符 去掉手动换行符：（1）打开【查找和替换】对话框，单击“特殊字符”按钮；（2）在“查找内容”框中单击，从“特殊字符”下拉列表中选择“手动换行符”，然后在“替换为”框中单击，从“特殊字符”下拉列表中选择“段落标记”；（3）执行单个替换或全部替换。去掉空格：（1）打开【查找和替换】对话框，在“查找内容”框中输入空格（按下键盘上的空格即可），在“替换为”框中什么也不输入；（2）执行单个替换或全部替换。去掉句首的问号：（1）打开【查找和替换】对话框，在“查找内容”框中输入？在“替换为”框中什么也不输入；（2）为避免替换掉句尾的问号，执行单个替换。 7

将文档转换为PDF格式 打开将要转换的Office文档，单击【文件】按钮并选择【保存并发送】命令，然后双击【创建PDF或XPS】选项，在对话框中选择保存位置并输入一个文件名，单击【发布】按钮当前文档即转换成了PDF格式。或者保存文件时，在文件类型中选择“PDF（*.pdf）”，点击保存即可。 8

如何将数字金额快速转换为大写金额 在Word中输入12345后选中; 点击【插入】→【编号】命令，在弹出的“编号”对话框“数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁……”，单击“确定”；则12345就变成中文数字“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。 9

如何实现表格位置的快速调整 文字环绕表格（1）光标放在要调整的表格中，点击【布局】/【属性】，在弹出的【表格属性】对话框中，选择【表格】选项；（2）在对话框中，单击【环绕】图标，单击“确定”按钮，文本便环绕在表格周围。文本在单元格中的对齐方式（1）将光标放置在需要对齐文本的单元格中，单击鼠标右键，在弹出的子菜单中单击【单元格对齐方式】命令，可弹出九种对齐方式，根据需要可选取任意一种对齐方式；（2）光标放在要调整的表格中，点击【布局】选项卡，在“对齐方式”组里选择相应的对齐方式。 10

如何实现表格位置的快速调整 调整表格与文字之间的位置（1）光标放在要调整的表格中，点击【布局】/【自动调整】命令：单击【根据内容调整表格】命令，表格将根据输入的文本内容来设定行高与列宽。当在表格中编辑文本时，表格会随其变化。单击【根据窗口调整表格】命令，会根据当前文档的页面设置来自动调整表格的宽度，当对页面边距进行修改时，表格会自动随着页面的变化而变化。单击【固定列宽】命令，会设定表格中列的固定宽度。当输入的文本超出列宽时，文本会自动隐藏，而不会增加列宽，此时需要手动调整列宽。或单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中单击以上三个命令。（2）光标放在要调整的表格中，点击【布局】选项卡：单击【平均分布各行】命令，可保持表格高度不变，选取行的行高一致；单击【平均分布各列】命令，可保持表格宽度不变，选取列的列宽一致。 11

对表格内容进行排序 排序分为升序和降序两种，Word可以对列方向上的数据进行排序，不能对行方向上的数据进行排序，具体操作如下：（1）选中表格内任一单元格，单击【布局】/【数据】/【排序】按钮，或单击【开始】/【段落】/【排序】，打开【排序】对话框；（2）从【主要关键字】、【次要关键字】等下拉列表中选择要作为排序依据的列标题，在右侧选择排序类型，单击【确定】后，将以所选列为排序基准对整个表格中的数据进行排序。 12

在表格内进行计算 在表格中进行计算的操作如下：（1）单击要放置计算结果的单元格，单击【布局】/【数据】/【公式】按钮，打开【公式】对话框；（2）在【公式】文本框中自动输入了求和公式，也可以修改其中的函数名称或引用范围，或在【粘贴函数】下拉列表中选择函数，确定后单元格中即可显示计算结果。 13

在表格内进行计算 表格中单元格的引用方式 Word表格中的每个单元格有一个单元格地址，列以英文字母表示，行以自然序数表示。单元格地址如下图所示： 14

屏幕截图 屏幕截图的操作如下：（1）在word中新建一个文档，点击【插入】/【屏幕截图】按钮；（2）在下拉菜单中可看到当前所有已开启的窗口缩略图，点击其中一个，即可将该窗口完整截图自动插入到文档中。快捷键截图：按 Ctrl+Alt+A可实现当前窗口的快捷截图。 15

使用图形（形状、文本框、艺术字） 绘制形状：（1）单击功能区中的【插入】/【插图】组/【形状】按钮，在打开的列表中选择所需的图形；（2）在文档中按住鼠标左键拖动，即可绘制一个指定大小的图形。改变形状：（1）选择形状并单击功能区中的【格式】/【插入形状】组/【编辑形状】按钮；（2）在弹出的菜单中选择【更改形状】命令，然后在打开的列表中选择其他形状；或选择【编辑顶点】命令，通过拖动顶点来改变图形形状。 16

使用SmartArt图示 创建SmartArt图示：单击文档中要放置SmartArt图示的位置，单击【插入】/【插图】组/【 SmartArt 】按钮，打开对话框，在其列表中选择图示类型，确定即可。调整SmartArt 图示的结构：选择新的布局：选中插入的SmartArt 图示，在【设计】/【布局】下拉列表中选择新的布局；更改现有形状的等级：单击要改变等级的形状，单击【设计】/【创建图形】组/【升级】或【降级】按钮，即可升级或降级所选择的形状。 17

使用SmartArt图示 调整SmartArt 图示的结构：添加新形状：选择SmartArt图示中的一个形状，然后单击功能区中【设计】/【创建图形】组/【添加形状】按钮，在弹出的菜单中选择形状添加的位置，即可添加新形状。在SmartArt 图示中添加内容：单击功能区中的【设计】/【创建图形】组/【文本窗格】按钮，打开显示在SmartArt 图示的左侧的文本窗格；单击对应输入内容的文本框，在其中输入所需的内容后，按下方向键接着输入其他形状中的内容。也可以选择形状，右击选择“编辑文字”，在形状中输入文字。 18

样式 • 样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一组格式。当应用样式时，系统会自动完成该样式中所包含的所有格式的设置工作，可以大大提高排版的工作效率。 • Word包含字符、段落、链接段落和字符、表格及列表五种样式。 • Word允许用户自定义上述类型的样式。同时还提供了多种内置样式，如标题1～标题3、正文等样式。 19

创建、更新目录 • 创建目录（1）确保要作为目录的文字段落都已设置了正确的大纲级别；（2）单击【引用】/【目录】按钮（3）可在打开的列表中选择Word预置的目录样式，也可以选择【插入目录】命令，打开目录对话框，进行相应的设置和修改。 • 更新目录如果修改了与目录标题对应的文档内的标题内容时，只需右击目录，从弹出的快捷菜单中选择【更新域】命令，然后在打开的对话框中单击【更新整个目录】单选按钮，即可将修改结果更新到目录中。 20

对文档内容进行批注 对内容进行批注：选择要添加批注的内容，单击功能区中【审阅】/【批注】组/【新建批注】按钮，在文档右侧显示一个红色方框，在其中输入批注内容即可。浏览文档中的批注：单击功能区中的【审阅】/【批注】组/【上一条】或【下一条】按钮，Word会自动从当前插入点开始向上或向下查找批注并自动进入批注的编辑状态。删除批注：右击批注，在弹出的快捷菜单中选择【删除批注】命令，将该批注从文档中删除；单击功能区中的【审阅】/【批注】组/【删除】按钮，在弹出的菜单中选择【删除文档中所有批注】命令。 21

对文档内容进行修订 修订文档内容：单击功能区中【审阅】/【修订】组/【修订】按钮，即可进入修订模式。接受或拒绝修订：右击某个修订，在弹出的快捷菜单中选择【接受格式更改】或【拒绝格式修改】命令确认或取消对文档内容的修改。单击功能区中的【审阅】/【更改】组/【接受】或【拒绝】按钮，在弹出的菜单中选择【接受对文档的所有修订】或【拒绝对文档的所有修订】命令，可实现接受或拒绝文档内的所有修改。 22

利用邮件合并批量制作文档 制作数据源和主文档：（1）新建一个Word文档（主文档），录入相同内容，不同内容处留空，命名保存；（2）再建一个带有表格的文档（数据源），表格的首行为标题行，其他行为数据行，用于录入不同内容，命名保存。建立主文档与数据源的连接：（1）关闭数据源文件，打开主文档，单击功能区的【邮件】/【开始邮件合并】组/【选择收件人】按钮，在弹出的菜单中选择【使用现有列表】命令；（2）打开【选取数据源】对话框，选择数据源文件，单击打开按钮，此时【邮件】选项卡中的大部分都变为可用状态，在待插入数据文字左侧，单击功能区的【邮件】/【编写和插入域】/【插入合并域】按钮，在打开的列表中选择对应的选项插入到主文档中。 23

利用邮件合并批量制作文档 对数据进行筛选：（1）单击功能区的【邮件】/【开始邮件合并】组/【编辑收件人列表】按钮，在打开的对话框中选择【筛选】命令；（2）打开【查询选项】对话框，在【域】中选择对应选项，在【比较条件】、【比较对象】中输入相应数据，【确定】即可完成数据的筛选。完成邮件合并：（1）单击功能区的【邮件】/【预览结果】组/【预览结果】按钮，此时在主文档中包含插入域的位置上分别有数据源文档中的真实数据替换，可以由此来检验合并后的结果，使用浏览按钮来浏览不同的合并记录。（2）确认无误后单击【邮件】/【完成】/【完成并合并】按钮，在弹出的菜单中选择【合并到邮件】命令，打开【合并到邮件】对话框，收件人中选择【邮箱】，单击【全部】单选按钮，【确定】后，各收件人即可收到相应的邮件发出的录用通知书。 24

Office 2010 之Powerpoint篇

认识PPT 2010 1. PowerPoint主要用于演示文稿的创建，即幻灯片的制作，简称PPT，也称为幻灯片制作演示软件。人们可以用它来制作、编辑和播放一张或一系列的幻灯片。能够制作出集文字、图形、图像、声音以及视频剪辑等多媒体元素于一体的演示文稿，把自己所要表达的信息组织在一组图文并茂的画面中，用于介绍公司的产品、展示自己的学术成果。 2.PPT2010一共分为四个区，分别是：功能区大纲视区幻灯片视图区备注区 1

对象及操作 PPT的對象 2

新建幻灯片 方法一：快捷键法。按“Ctrl+M”组合键，即可快速添加1张空白幻灯片。方法二：回车键法。在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，然后按下回车键（“Enter”），同样可以快速插入一张新的空白幻灯片。方法三：命令法。执行“插入→新幻灯片”命令，也可以新增一张空白幻灯片。 3

图片的插入 为了增强文稿的可视性，向演示文稿中添加图片是一项基本的操作。　　①执行“插入→图片→来自文件”命令，打开“插入图片”对话框。　　②定位到需要插入图片所在的文件夹，选中相应的图片文件，然后按下“插入”按钮，将图片插入到幻灯片中。　　③用拖拉的方法调整好图片的大小，并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。如图所示注意：以定位图片位置时，按住Ctrl键，再按动箭头键，可以实现图片的微量移动，达到精确定位图片的目的。 4

音頻的插入 为演示文稿配上声音，可以大大增强演示文稿的播放效果。　　①执行“插入→音讯→从档案插入音讯”命令，然后选择音频文件插入。　　②定位到需要插入声音文件所在的文件夹，选中相应的声音文件，然后按下“确定”按钮。　　③在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将声音文件插入到当前幻灯片中。　　注意：插入的声音文件后，会在幻灯片中显示出一个小喇叭图片，在幻灯片放映时，通常会显示在画面了，为了不影响播放效果，通常将该图标移到幻灯片边缘处。位置如图3 5

视频的插入 我们可以将视频档添加到演示文稿中，来增加演示文稿的播放效果。　　①执行“插入→视讯→从档案插入影片”命令，找到需插入的视频文件，然后打开,点击“插入”。　　②定位到需要插入视频档所在的文件夹，选中相应的视频档，然后按下“确定”按钮。 ③在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将声音文件插入到当前幻灯片中。　　④调整处视频播放窗口的大小，将其定位在幻灯片的合适位置上即可。位置如图3 6

音频、视频的插入 • 注意：演示文稿支援mp3、wma、wav、mid等格式声音文件。 • 注意：演示文稿支援avi、wmv、mpg等格式视频档。 7

插入Flash动画 方法：点击“插入——视讯——从档案插入视讯”，然后将视讯档案拓展名改成*.swf，然后找到Falsh文件的所在地，点击插入。如下图 8

艺术字的插入 点击插入——文字艺术师，然后选择你所喜欢的图形。之后在其中输入自己想要的文字。如下图 9

图案的插入 点击插入——图案，然后选择自己想要的图案，插入到文本中。如下图 10

插入excel表格 方法一：在PowerPoint中选择需要放置电子表格的幻灯片，在功能区中选择“插入”选项卡，在“表格”组中单击“表格 →Excel电子表格”。如下图 11

插入图表 点击插入——图表，然后选择自己需要的图表，单击确定。如下图 12

公式编辑 点击插入，然后在符号选项卡中选择方程式，在跳出的框中，选择自己所需要的方程式即可。如下图 13

动画设置 制作幻灯片PPT，我们不仅需要在PPT的内容设计上制作精美，还需要在PPT的动画上下功夫，好的PPT动画能给我们PPT演示带来一定的说明与推力，带动观看我们的PPT的用户主动性吸引力也挺强的。怎么制作幻灯片动画？最新版本的PowerPoint 2010动画效果更是主打绚丽，比起之前版本的PPT动画，PowerPoint 2010展示出了强大的动画效果。 PowerPoint 2010动画效果分为PowerPoint 2010自定义动画以及PowerPoint 2010切换效果两种动画效果，先来说第一种动画效果：PPT 2010自定义动画，PowerPoint 2010演示文稿中的文本、图片、形状、表格、SmartArt图形和其他对象制作成动画，赋予它们进入、退出、大小或颜色变化甚至移动等视觉效果。具体有以下4种自定义动画效果： 14

动画设置 第一种，“进入”效果，在PPT菜单的“动画”→“新增动画”里面“进入”或“更多进入效果” ，都是自定义动画对象的出现动画形式，比如可以使对象逐渐淡入焦点、从边缘飞入幻灯片或者跳入视图中等。如下图 15

动画设置 第二种，“强调”效果，同样在在PPT菜单的“动画”→“添加动画”里面“强调”或“更多强调效果”，有“基本型”“细微型”“温和型”以及“华丽型”四种特色动画效果，这些效果的示例包括使对象缩小或放大、更改颜色或沿着其中心旋转。如下图 16

动画设置 第三种，“结束”效果，这个自定义动画效果的区别在于与“进入”效果类似但是相反，它是自定义对象退出时所表现的动画形式，如让对象飞出幻灯片、从视图中消失或者从幻灯片旋出。如下图 17

动画设置 第四种，“动作路径”效果，这一个动画效果是根据形状或者直线、曲线的路径来展示对象游走的路径，使用这些效果可以使对象上下移动、左右移动或者沿着星形或饼图案移动(与其他效果一起)。 18

动画设置 以上四种自定义动画，可以单独使用任何一种动画，也可以将多种效果组合在一起。ppt如何设置动画？例如，可以对一行文本应用“飞入”进入效果及“陀螺旋”强调效果，使它旋转起来。也可以对自定义动画设置出现的顺序以及开始时间，延时或者持续动画时间等。编辑时间的地方同个对象使用两个不同的效果 19

幻灯片切换 ppt怎么做动画的另一种方法：ppt2010动画效果中的切换效果，即是给幻灯片添加切换动画，在PPT2010菜单栏的“切换”中有“切换到此投影片”组有“切换方案”以及“效果选项”，在“其他”当中，我们可以看到有“区别”“华丽型”以及“动态内容”三种动画效果，使用方法：选择要想其应用切换效果的幻灯片，在“切换”选项卡的“切换到此投影片”组中，单击要应用于该幻灯片的幻灯片切换效果： 20

注意事项 • 学会了设置ppt动画效果，不仅能给PPT带来炫酷的效果，给用户的感觉更是一种尊重，但是前提条件是制作PPT动画绝对不要添加太多，避免出现动画效果多度而让自己的PPT变得复杂。 21

Office 2010 之Excel篇

认识excel2010工作界面 单元格名称H7,H是列号，7是行号 1

Office 2010 之基础教程