ÁROP-1.A.2/B-2008-0013 .

1. ÁROP-1.A.2/B-2008-0013. KECSEKEMÉT MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK KOMPLEX SZERVEZETFEJLESZTÉSE

2. A PROJEKT ELEMEI • Tanácsadási szolgáltatások • Disszeminációs szolgáltatások • Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság napra kész és folyamatos tájékoztatásának javítására • Eredményességet mérő mutatószámok bevezetése • Szervezeti szintű teljesítmény mérés és értékelés • Szervezetfejlesztési dokumentumok elkészítése • Képzés • Közbeszerzési szolgáltatások • Szervezet- és szabályozás-átalakítás Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

3. Tanácsadási szolgáltatások Tartalma: • Stratégiai menedzsment tanácsadás • Vezetési tanácsadás • Projektirányítási Kézikönyv elkészítése • Partnerség erősítése tanácsadás Módszerek: • Workshop, tréning, személyes egyéni és csoportos konzultáció • Időtartam: 2009. május – október 31./december 31. Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

4. Disszeminációs szolgáltatások Tartalma: • Új Magyarország Fejlesztési Terv Arculati Kézikönyve IV. KEDVEZMÉNYEZETTEK–re vonatkozó fejezetének megvalósítását biztosítja a projekt teljes időtartama alatt. Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

5. Szervezeti megoldások a lakosság naprakész tájékoztatásának javítására Tartalom - módszerek • Kommunikációs audit – személyes interjú • Igényfelmérés - Indirekt rákérdezés • A külső kommunikációs tartalom egységesítése, tartalmi irányok kijelölése, és az egyes önkormányzati ügy-csoportokhoz kommunikációs felelős hozzárendelése • Arculati kézikönyv elkészítése • Tanulékony tervezési rendszer kialakítása – alap tervezési struktúra kialakítása, alap éves kommunikációs terv elkészítése Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

6. Közszolgáltatások eredményességét mérőmutatószámok bevezetése • A lakosság telefonos megkérdezése a Hivatal munkájáról a projekt kezdetén • Az eredmény bemutatása • A lakosság telefonos megkérdezése a Hivatal munkájáról a projekt befejezése előtt • Az eredmény bemutatása; a két mérés közti különbség értékelése Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

7. A szervezet teljesítményének értékelése • A Hivatal munkatársainak megkérdezése e-mailben a Hivatalban végzett munkáról a projekt kezdetén • Az eredmény bemutatása • A Hivatal munkatársainak megkérdezése e-mailben a Hivatalban végzett munkáról a projekt befejezése előtt • Az eredmény bemutatása; a két mérés közti különbség értékelése Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

8. Szervezeti megoldások a lakosság naprakész tájékoztatásának javítására Tartalom, módszerek: • Mérési szisztéma kialakítása – javaslat , szemléletformálás • Új kommunikációs eszközök bevezetése – javaslat új kommunikációs eszközök alkalmazására, a meglévők hatékony használatára • Rendszerfenntarthatósági elemzés elkészítése – az új rendszerek fenntarthatósága • Átfogó záró tanulmány elkészítése – közös tapasztalatok, eredmények, mintadokumentumok Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

9. Szervezetfejlesztési dokumentumok önkormányzati környezetben Dokumentum típusok: • Működési rendszerelemzés • Sztenderdizálási dokumentumok • Intézménysztenderd • Szolgáltatás sztenderd • Munkafolyamatok sztenderdje • Munkaköri leírások sztenderdje • Működési folyamattérkép Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

10. Működési rendszerelemzés • Célja, hogy kiderüljön, a munkaszervezet hol áll a menedzsment felfogásban, és a működésében melyek az utólagos ellenőrzésre és a megelőzésre utaló sajátosságok Folyamata: • Minden munkatárs kitölt egy papír-alapú kérdőívet (3 hét) • Elemzés készítés (2 hónap) • Elemzés átadása: kérdés-felelet (1 hónap) • Záró prezentáció - legfeljebb fél nap • Önkormányzati koordinátor szükséges Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

11. Sztenderdizálási dokumentumok • A sztenderdizálási folyamat kétirányú, egyrészt a munkatársak feladatköreitől írja le a szervezet egészét, másrészt a szervezet egészétől halad a szervezetben működő kisebb egységek felé. • A sztenderdizálási dokumentumok keretet adnak az önkormányzatnak ahhoz, hogy segítségével logikus rendszerbe tudják foglalni folyamataikat. • A dokumentációt elektronikus formában – CD-n és nyomtatott formában is megkapják. • A csomag tartalmazza az öt sztenderd űrlapját elő- és hátlappal, egy-egy kitöltési útmutatót, és egy-egy kitöltött mintadokumentumot • A csomag tartalmaz egy személyes prezentációt és oktatást a sztenderdek használatáról. Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

12. Intézmény-sztenderd Tartalma: • minden, az intézményről jogilag releváns tény, • a szervezet teljes folyamatszereplői környezete, • a szervezet elérhetőségei, • megjelenési sztenderdjei, identitása, • minőségrendszere, • tényleges tevékenységi körei és • az ahhoz kapcsolódó ügyfélcsoportok Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

13. Szolgáltatás sztenderd Tartalma: • a szolgáltatásokra vonatkozó alapadatok, • a szolgáltatások formai, tartalmi, időbeni, mennyiségi és költségmutatói, • a szolgáltatások potenciális ügyfélköre, és • mindazok a megállapodásos tények, melyek indokolják az adott szolgáltatások létét Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

14. Munkafolyamatok sztenderdje • Az önkormányzati munkafolyamatok tipizálása, • terjedelmük , illetve tartalmuk szerinti osztályozása. • A szervezeti munkafolyamatok hatékony működéséhez elengedhetetlen, hogy a szervezet tagjai, tisztségviselői tisztában legyenek saját munkafolyamataikkal, • a folyamataik átláthatóak legyenek mind a a kollégák, mind a feletteseik számára. Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

15. Működési folyamattérkép • Elkészítésekor meg kell határozni, a szervezetben működő projektfolyamatokat. • Ezen belül milyen, a szervezet alaptevékenységéhez, az ügyfél igények kielégítéséhez kapcsolódó folyamatok (ún. magfolyamatok) vannak, amelyek jelentősen hozzájárulnak a szervezet céljainak megvalósításához, és • Milyen ezeket kísérő, klasszikus támogató (szállító-támogató) folyamatok vannak, amelyek biztosítják a magfolyamatok létrejöttének és működésének feltételeit. • A folyamattérkép ezen folyamatok feltérképezésével és rendszerbe foglalásával áll össze. Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

16. Képzés I. • 6 alkalomból álló, akkreditált munkaügyi szakmai továbbképzés A képzés ideje: • 2009 szeptember és november között • Alkalmanként egy egész napos elfoglaltságot jelent Javasolt ütemezés: • hetente 1 alkalom, vagy kéthetente 2 alkalom Képzésen résztvevők száma: • A pályázat szerint képzésben részesül 2x25 fő Kérdés: • Kik legyenek a résztvevők? Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

17. Képzés II. • Akkreditált munkaügyi szakmai továbbképzés A képzés ideje: • 2009 szeptember és november között • Képzési alkalmak száma: 1 teljes nap Javasolt ütemezés: • Később meghatározandó időpontban Képzésen résztvevők száma: • A pályázat szerint képzésben részesül 2x25 fő Kérdés: • Kik legyenek a résztvevők? Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

18. Képzéscsomag 2. • A munkavégzés szabályai megelőzési - nem ellenőrzési - rendszerekben: A munkavégzés 20 szabálya • A minőségszemlélet átalakulása: mi a minőség, ki az ügyfél? • Szóbeli kommunikációs gyakorlatok • A megállapodás-kötési kultúra kialakítása: aktív és passzív megállapodás-kötési gyakorlat (ajánlat, megbízás) • Működési rendszer elemzése: eredménymenedzsment vs folyamatmenedzsment • Együttműködés-fejlesztés és a konszenzus rendszerének megmentése Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

19. Közbeszerzési szolgáltatások • Közbeszerzési audit • Zöld közbeszerzés kialakítása – javaslat az önkormányzat számára Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

20. Szervezet- és szabályozás-átalakítás • Rendeletalkotási audit • Szabályozási feladatok átalakítása • Intézmények felügyeletének átalakítása • Szervezet-átalakítási program kidolgozása • Stratégiai tervezés és költségvetés összekapcsolása Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

21. Kérdések Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser