Total Quality Management (TQM)

1. Total Quality Management (TQM) Dalam Penyelengaraan Pendidikan dan Pelatihan Guru Oleh: TIM D

2. WHAT IS TQM • Top Management Commitment • Customer Focus • Performance measurement • Participative Management • Continuous Improvement

3. QUALITY Quality Control Quality Assurance Total Quality Control Total Quality Management

4. Quality Control Sistem di mana kualitas produk/jasa yang dihasilkan untuk memenuhi kebutuhan konsumen dihasilkan dari proses produksi yang ekonomis Quality Assurance Jaminan mutu suatu produk sehingga konsumen dapat membeli produk dengan yakin dan percaya, serta menggunakan produk tersebut untuk jangka waktu tertentu

5. Total Quality Control Sistem yang efektif untuk mengintegrasikan pengem- bangan, pemeliharaan dan peningkatan kualitas yang dilakukan beberapa kelompok dalam organisasi dalam memenuhi kebutuhan konsumen Total Quality Management Filosofi dan prinsip yang merupakan dasar peningkatan kinerja organisasi

6. PENGERTIAN TQM • Total : Keseluruhan • Quality : Kualitas = Mutu = Ukuran Pencapaian • Manajemen : Pengelolaan; . Perencanaan . Pengorganisasian . Penggerakan . Pengawasan

7. Prinsip TQM TQM berkenaan dengan pengelolaan secara berkualitas seluruh atau setiap unsur sistem untuk mencapai jasil yang berkualitas. Dengan pendekatan TQM idealnya akan tercapai Zero Defect.

8. KONSEP TQM DALAM PENDIDIKAN TQM merupakan suatu filosofi peningkatan kualitas secara berkelanjutan dan dapat dijadikan alat praktis oleh lembaga pendidikan dalam memenuhi kebutuhan, keinginan, dan harapan pelanggan sekarang dan masa mendatang dalam bidang pendidikan (Sallis, 1993: 34). Artimya, kualitas pendidikan difokuskan pada kepuasan pelanggan (internal dan eksternal).

9. KONSEP TQM DALAM PENDIDIKAN TQM juga merupakan aktivitas untuk melakukan segala sesuatu secara benar pada setiap saat. Hal ini didasarkan pada realita bahwa aktivitas tersebut lebih baik daripada memperbaiki kesalahan. Konsep TQM dalam pendidikan dapat diimplementasikan atau dilakasanakan dengan menggunakan model yang diadopsi dati Tenner & Detoro (1992: 32).

10. Tujuan TQM Dalam Pendidikan Tujuan utama TQM dalam bidang pendidikan adalah meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan, terus menerus, dan terpadu.

11. Prinsip TQM Pemfokusan pada pelanggan Peningkatan kualitas pada proses Melibatkan semua komponen.

12. Prinsip TQM Pemfokusan pada pengguna menunjuk pada setiap peningkatan kualitas pendidikan haruslah didasarkan pada keinginan, kebutuhan, dan harapan pengguna pendidikan (internal dan eksternal). Konsep ini memerlukan pengumpulan dan penganalisaan data lapangan secara tepat sehingga perlu mempertemukan kedua belah pihak. Peningkatan kualitas pada proses menunjuk pada peningkatan terus menerus yang dibangun atas dasar : pekerjaan akan menghasilkan serangkaian tahapan interelasi dan aktivitas yang pada akhirnya akan menghasilkan output (keluaran).

13. Elemen pendukung TQM Kepemimpinan, Seorang manajer bimbingan belajar harus mampu memimpin anak buahnya untuk mencapai tujuan lembaga tersebut. Ketika TQM digunakan sebagai kunci proses manajemen, peranan manajer adalah sebagai penasehat, pembimbing dan pemimpin tidak boleh terabaikan. Artinya, ia harus memahami tujuan, prinsip, dan elemen-elemen pendukung TQM dan mampu memanaj secara terus-menerus untuk mencapai kualitas pendidikan yang di harapkan.

14. Elemen pendukung TQM Pendidikan dan Pelatihan, Elemen pendidikan dan pelatihan bagi semua sumber daya manusia yang ada seharusnya dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh mereka sesuai dengan peningkatan kualitas pendidikan

15. Elemen pendukung TQM Struktur Pendukung Struktur pendukung bisa berasal dari internal dan eksternal bimbingan belajar. Dukungan yang cukup/baik dapat membantu jaringan kerja dengan manajer kulaitas lain pada bagian lain di lembaga bimbingan belajar. Komunikasi Komunikasi menjadi bagian yang tak terpisahkan dalam mengimplementasikan program kualitas. Semua pegawai harus menerima informasi kualitas yang jelas agar mereka sungguh-sungguh melaksanakan program peningkatan kualitas. Pengalaman sukses dari seseorang dalam mengimplementasikan alat dan teknik TQM dapat meningkatkan kepuasan pelanggan pada semua bidang komunikasi kualitas.

16. Elemen pendukung TQM Penghargaan Penghargaan perlu diberikan kepada tim maupun individu yang sukses dalam mengaplikasikan proses peningkatan kualitas. Hal ini dapat memacu mereka untuk lebih terdorong lagi mencapai kesuksesan, dan ini sangat berarti bagi organisasi atau lembaga bimbingan belajar. Kegagalan lembaga memberikan penghargaan kepada mereka yang sukses dapat mengancam kesuksesan lembaga dalam meningkatkan kualitas lembaga secara total. Pengukuran Keberhasilan program perlu diukur. Ukuran yang digunakan tidak lain adalah kepuasan pelanggan di luar lembaga. Data-datanya perlu dikumpulkan secara sistematis. Data yang terkumpul perlu diolah untuk melihat kepuasan mereka sekaligus untuk menemukan berbagai persoalan yang timbul sekaligus sebagai dasar untuk perbaikan terus-menerus melalui program TQM.

17. PROSEDUR IMPLEMENTASI TQM DALAM BIDANG PENDIDIKAN 1) Persiapan. Tahapan persiapan adalah aktivitas pertama dan utama yang harus dilakukan sebelum TQM dikembangkan dan dilaksanakan. Beberapa langkah yang harus dilakukan adalah : membentuk tim, melaksanakan pelatihan TQM bagi tim. Merumuskan model atau sistem yang akan dikembangkan sebagai nama implementasi TQM, membuat kebijakan berkaitan dengan komitmen anggota organisasi untuk mendukung TQM, mengkomunikasikan kepada semua anggota organisasi berkaitan dengan adanya perubahan, melakukan analisis faktor pendukung dan penghambat organisasi, dan melakukan pengukuran terhadap kepuasan pelanggan internal dan eksternal. Kesemua langkah-langkah tersebut harus dilakukan secara sistematik dan sistematis dengan dukungan penuh pimpinan dan anggotanya. Fleksibilitas dapat dilakukan sesuai dengan situasi dan kondisi masing-masing lembaga pendidikan. Oleh karena itu, dalam tahapan persiapan memang memerlukan kemauan, perhatian, dan komitmen yang tinggi untuk mendukung tahapan berikutnya.

18. PROSEDUR IMPLEMENTASI TQM DALAM BIDANG PENDIDIKAN 2)Pengembangan sistem. Berdasrkan tahapan persiapan, pengembangan sistem dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut : peninjauan dan pengembangan model atu sistem yang ada melalui penyusunan dokumen sistem kualitas, melakukan pelatihan dan sosialisasi prosedur dan petunjuk kerja kepada tim inti maupun tim imbas secara tuntas, dan melakukan penyiapan akhir baik sumber daya manusia maupun non manusianya secara cermat dan akurat dalam rangka memasuki tahapan implementasi sistem kualitas.

19. PROSEDUR IMPLEMENTASI TQM DALAM BIDANG PENDIDIKAN 3) Implementasi sistem. Tahapan implementasi sistem menunjuk pada langkah-langkah sebagai berikut : melaksanakan uji joba sistem jaminan kualitas dalam lingkup tertentu berdasarkan siklus PDCA, anggota tim menginformasikan kepada pimpinan maupun steering commits berkaitan dengan uji coba sistem jaminan kualitas yang telah dilaksanakan secara rinci, tim mengumpulkan data dan informasi dari pelanggan (baik pelanggan internal maupun eksternal), melakukan tindakan koreksi dan pencegahan sesuai dengan harapan pelanggan, dan mendiskusikan/melaksanakan rapat pemimpin dan pelaksana sistem jaminan kualitas berkaitan dengan seluruh balikan yang ada untuk menghasilkan atau membuat modikasi proses yang diharapkan secara terus menerus dan berkesinambungan. Kesemua tahapan tersebut harus dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan. Apabila salah satu tahapan maupun langkah bermasalah, hal tersebut akan berdampak pada tahapan maupun langkah berikutnya. Oleh karena itu, setiap ada masalah harus segera dicarikan solusi pemecahannya hingga tuntas.

20. Langkah strategis: Kepuasan pengguna jasa pendidikan adalah faktor yang sangat penting untuk diperhatikan oleh lembaga pendidikan, karenanya identifikasi pengguna jasa pendidikan dan kebutuhan mereka merupakan aspek yang krusial dan tidak boleh diabaikan.

21. Langkah strategis: • Perbaikan yang berkesinambungan tentunya berkaitan erat dengan komitmen ( continous quality improvement) dan proses ( continous process improvement). Komitment terhadap kualitas dimulai dengan peryataan dedikasi pada misi dan visi, serta pemberdayaan semua partisipan untuk secara inkremental mewujudkan visi tersebut.

22. Langkah strategis: • Selain merupakan aset organisasi yang sangat vital, sumber manusia ( SDM) merupakan pelanggan internal yang menentukan kualitas akhir sebuah lembaga. Oleh karenanya sukses dan tidaknya implementasi TQM sangat ditentukan oleh kesiapan, kesediaan dan kompetensi sumber daya manusia dalam lembaga pendidikan yang bersangkutan untuk merealisasikannya secara sungguh- sungguh.

23. Langkah strategis: • Pimpinan lembaga pendidikan perlu menciptakan visi untuk mengarahkan lembaga pendidikan dan karyawannya. Penciptaan visi yang jelas akan menumbuhkan komitmen karyawan terhadap kualitas, memfokuskan semua upaya lembaga pendidikan pada pemuasan kebutuhan pengguna atau pelanggan, menumbuhkan sense of teamwork, standard of excellence dan menjembatani keadaan lembaga pendidikan sekarang dan masa yang akan datang.

24. Rumus Kualitas Q = P/E Kualitas (Q: Quality) adalah seberapa cocok hasil (P: Performance/hasil) dengan standar yang telah ditetapkan atau harapan (Expectation/standar)

25. Tingkatan Kualitas • Q < 1 : Tidak berkualitas/tidak memuaskan • Q = 1 : Mencapai standar/memuaskan • Q > 1 : Melebihi standar Istimewa/Pelayanan Prima

26. Dinamika Kualitas Ukuran kualitas tidaklah statis, tetapi berkembang mengikuti dinamika lingkungan organisasi baik internal maupun eksternal. Oleh sebab itu pengelolaan kualitas adalah pekerjaan terus menerus atau sustainable development. Contoh: • Standar kelulusan UN berubah dari waktu ke waktu. • Ukuran kualitas fasilitas Diklat berkembangan sesuai dengan perkembangan Iptek Media.

27. LIMA PILAR TQM MENURUT CREECH (1996:7) PROSES PRODUK ORGANISASI PEMIMPIN KOMITMEN

28. LINGKARAN MUTU MENURUT EDWARD SALLIS (1993: 36) Teams Leadership Staff motivation Strategy LEANERS EXPERIENCE Evaluation System Quality

29. Prinsip Penjaminan Mutu Quality Improvement Quality Management Quality Control Quality Assurance

30. Strategi Penjaminan Kualitas Yang Berkelanjutan (Sustainable Quality Assurance Strategy) Future Standard Plan Do Action Check Arah Perubahan Current Standard

31. PENGEMBANGAN DAN PERUBAHAN • Pengembangan adalah perubahan. • Perubahan dimulai dengan pergeseran paradigma (cara pandang) atau shift of paradigm • Dalam mensikapi perubahan, ada 3 (tiga) kemungkinan kelompok anggota; • Early follower ( 5%-10%) • Critical mass (80% sd 90%) • Permanent resistance (5%-10%)

32. 8 PRINSIP QUALITY LEADERSHIP MENURUT P. R. SCHOLTES (1988: 1-10) • Customer focus • Obsession with quality • Recognizing the structure in work • Freedom through control • Unity of purpose • Looking for faults in systems • Teamwork • Continued education and training

33. OPEN LOOP DAN CLOSED LOOP SYSTEM (1) Open Loop System Proses Input Output Tidak ada Umpan Balik dalam Sistem sehingga tidak ada mekanisme perbaikan berjalan.

34. Diklat Sebagai Sistem Environmental Input Proses Raw Input (Trainees) Output (Tamatan) Outcomes? Impact ? Instrumental Input (Kurikulum, Instruktor, Sarpras, Dana, Dll) Prinsip TQM: Harus ditetapkan dan diupayakan tercapai kualitas di semua tahap dan unsur

35. OPEN LOOP DAN CLOSED LOOP SYSTEM (2) Input Proses Output PI PP B = E-R Umpan Balik B = Balikan, E= Ekspektasi, R = Kenyataan, PP= Pengendalian Proses, PI = Pengendalian Input

36. M&E LemdiklatSEBAGAI BAGIAN DARI CLOSED LOOP SYSTEM PROSES Diklat Proses Diklat Input Output PI PP B = E-R M&E Lemdiklat B = Balikan, E= Ekspektasi, R = Kenyataan, PP= Pengendalian Proses, PI = Pengendalian Input