Cellule de crise

1. Cellule de crise Guide pour les chefs d’établissement

2. L’objectif est d’élaborer des plans de continuité types, pour toutes crises confondues, pour les établissements d’enseignements supérieurs, transposables. Il s’agit de bâtir une grille type que chaque université va remplir, telle une sorte de modèle par branche d’activité répertoriant des listes de tâches et missions. 1-Définitions de la cellule de crise et exemples 2-Les préalables à la cellule de crise 3- Déclenchement de la cellule de crise 4 – La cellule de crise 5 – Gestion pendant la crise 6 –Fin de la cellule de crise 7 –Gestion post – crise

3. 1- Définitions de la cellule de crise et exemples de crises : • La crise est l’apparition d’un événement soudain et non souhaité interne ou externe ayant pour conséquences des pertes humaines, financières et matérielles pouvant avoir un impact sur la vie et la continuité de l’établissement. • Quelle que soit l’origine de la crise, il appartient au chef d’établissement de prévoir et de mettre en œuvre toute l’organisation interne afin d’assurer la sécurité de ses usagers, des personnels, des tiers, des biens et de la protection de l’environnement. Elle ne doit pas interférer avec la structure du « temps normal ». • A cette fin le chef d’établissement s’entoure des compétences nécessaires parmi les ressources humaines internes : la cellule de crise. 1

4. Exemplesde situations: 1

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6. 2 - Les préalables à la gestion de crise : • Documents • Moyens, Logistiques  • Moyens financiers • Formations • Exercice de simulation  2

7. Documents : Annuaires: • Annuaire de l’administration (Préfecture – Commune - Rectorat - DRIRE– IRSN - ASN– DDE - DSV - DDASS…) • Annuaire de la direction de l’Etablissement (Président- SG – DRH – chef de service (service technique – Service communication – Service Financiers – Service médecine Préventive Universitaire – Assistante sociale) – Personnel indispensable : sensible (numéro personnel – adresse professionnelle et personnelle – Numéro de portable) • Annuaire des responsables de site, de composante et de laboratoire (numéro et adresse professionnelles et personnelles – Numéro de portable) • Annuaire interne des experts et des acteurs de la prévention de l’établissement (Personnes Compétente radioprotection – Agent Chargé de la Mise en Œuvre des Règles d’ Hygiène et Sécurité – Techniques – Chimiques – Sauveteurs Secouristes du Travail…) • Transmettre la procédure d’alerte aux autorités (contact téléphonique – E- mail…) • Nota : Déclaration à la CNIL- Diffusion limitée de l’annuaire. 2

8. 2 Suite documents… Plans : • Plans des bâtiments et des fluides (Gaz (y compris gaz spéciaux) – électricité – ventilation – eau (usée – propre) – et coupures des fluides)- à actualiser annuellement • Plans d’urgence des bâtiments : Cartographie des risques avec listes produits, bouteilles de gaz (ou arrivée de gaz), stockage de sources scellées et non scellées, lasers, agents pathogènes, animalerie… Informations fonctionnelles : • Liste des effectifs – service(s) planning, • Liste de la capacité des amphis comme aide au comptage, • Superficie des locaux (ex. Stockage). • Horaires d’ouvertures des bâtiments. • Carte professionnelle des agents.

9. Moyens, Logistiques : • Prévoir une salle équipée pour la cellule de crise pour l’établissement et une salle dans les sites (cellule relais) avec les moyens (ordinateurs et les connexions réseaux – téléphones – liste de la logistique- tableau et feutre…). • Prévoir des chasubles pour intervention : communication/services techniques/administration et Ingénieur Hygiène Sécurité/ services médicaux. • Prévoir du papier, des crayons, • Prévoir une fiche bilan pour collecter les informations (ex. : nombre de blessés ; effectif présent…). • Prévoir la possibilité d’avoir des bons « carburant » pour les véhicules de services. • Prévoir un registre « entrée » et « sortie »des personnes dans les bâtiments. • Prévoir un registre « main courante » des évènements : traçabilité (heure, intervention, nom des événements). • Restauration… 2

10. Moyens de communication : 2 • Se rapprocher de la préfecture pour connaître les moyens de communications à utiliser. • Lignes directes auprès des services de secours TASAL. • Prévoir des Lignes supplémentaires sur l’AUTOCOM en ligne directe. • Lignes internes. • Radio (avec des piles de rechange) et des talkies. • Mégaphones …

11. 2 Suite… • Moyens financiers : • Prévoir un budget (liquidité..), • Formations : • Prévoir la formation de tous les acteurs de la gestion de crise, • Exercices de simulation : • Sensibiliser tout le personnel, reconnaître les signaux d’alerte, appliquer les consignes, vérifier le matériel et former à la mise en sûreté, • A valider avec les services de secours- préfecture- DREAL – CHSCT – CT - CA…

12. 3- Déclenchement de la crise : • Déclenchement de la crise en interne ou externe : • Interne : • En cas d’alerte, suivre la procédure interne de l’établissement • Vérification de la crise par contre appel • Externe : • Alerte par les autorités (Préfecture – Rectorat…) • Vérification de l’origine de l’appel 3

13. 4- La Cellule de crise  • Président ou chef de l’établissement • Directeur Général des services, • Responsable de Service Technique (patrimoine) • Médecin de prévention • Ingénieur Hygiène et Sécurité • Responsable de communication • Le webmaster • Le directeur des ressources Humaines • L’agent comptable • Un ou des informaticien(s) • Personne recevant les appels • Personne pour rédiger la main courante pour la prise de notes des événements et ordres d’apparition des personnes • = Rôle de chaque personne lors de la crise et non selon la fonction,(10 - 12 personnes - E-mail de diffusion - numéro de téléphone). • Prévoir un suppléant pour chaque fonction. 4

14. A disposition de la cellule de crise : • Vices présidents, • Et spécialiste ou référents à (chimie – biologie - radioprotection...) • Expert(s) dans le domaine. • Secrétariat pour relier l’information et noter tous les évènements. 4

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16. Plus précisément : • Renseignementdont le rôle est d’assurer la concordance des informations entre les différentes cellules relais locales et la cellule de crise. • Expertise qui doit faire une évaluation continue des risques et soumettre des solutions à la cellule de décision. • Logistique qui a en charge la gestion des moyens nécessaires à l’action. • Communication qui doit être l’UNIQUE vecteur de communication de la cellule de crise avec l’extérieur. ------------------------------------------------------------- • Anticipation qui a pour mission de s’isoler et réfléchir en parallèle du pôle expertise, afin de pouvoir proposer à tout moment une alternative à la solution actuellement mise en œuvre avec la cellule de décision. 4

17. Rejoindre le lieu réservé à la cellule de crise. • Prévoir une salle de repos et une salle pour la restauration: • Prévoir l’intendance de la restauration • Au-delà de 12 heures de présence au sein de la cellule, il faut penser à la continuité de la mission par des personnes relais pour permettre le repos des agents. 4

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21. 6- Fin de crise : • Décision de la fin de la crise : • Par le préfet • ou par le chef d’établissement • ou par l’autorité supérieure • ou par les pompiers • Répercuter cette information en interne ? • Par le chef d’établissement • Par le délégation du chef d’établissement • Par la cellule de la Communication La tentative est grande de revenir le plus tôt possible dans un état normal du système et d’oublier 6

22. 7 - Gestion de post-crise : • Débriefing : réunir les différents acteurs de la cellule de crise • le bilan des conséquences de l’événement • bilan de la gestion de la cellule de crise • Prévoir une fiche de retour d’expérience dès le début de la mise en place de la cellule de crise • Communiquer la gestion de l’événement et les enseignements tirés en externe et en interne • Rédiger un rapport de l’événement et transmission aux autorités. 7