Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

1. OFFENTLIG SEKTOR MYNDIGHETENE DIFI INNKJØPS- NETTVERK LEVERANDØRER Presentasjon KS Konferanse 11.02.11 Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

2. VISJON: Perfectionconsists not in doingextraordinarythings, butdoingordinarythings extraordinarilywell Se også http://www.oppland.no/knutepunkt

3. 2006-2007 - Lov og forskrift om offentlige anskaffelser stiller krav om å ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljø 2007-2010 – Regjeringen utarbeider en handlingsplan for Miljø- og Samfunnsansvar i offentlige anskaffelser – utgitt av departementene MD – FAD og BLD. Direktoratet for forvaltning og IKT – Difi, oppretter et nasjonalt overgripende prosjekt for å implementere handlingsplanen i offentlig sektor Det opprettes en faglig støttetjeneste, et KNUTEPUNKT i hvert fylke/region, for å ivareta regjeringens intensjon – redusere miljøbelastninger fra anskaffelser, effektiv ressursbruk og bidra til innovasjon og et konkurransedyktig næringsliv 3 Myndighetene tar ansvar – fra ord til handling …..

4. Formålet med regjeringens handlingsplan: Handlingsplanens aktivitetsområde: • At miljøbelastningen fra innkjøp av varer og tjenester skal bli så liten som mulig • Å bidra til etisk forsvarlig produksjon, handel og forbruk • En effektiv bruk av ressurser • Å bidra til innovasjon og et konkurransedyktig næringsliv • Bidra til miljøbasert innkjøpspolitikk for hele fylket/regionen (stat og kommune) • Bidra til innarbeidelse av miljøkrav, etiske og sosiale hensyn i leverandøravtaler • Dialogkonferanser og kurs/seminarer sammen med innkjøps- og leverandørmiljøene • Kurstilbud for politikere, ledere og innkjøpere • Bistå med maler for gode innkjøpsprosesser der miljø, etiske og sosiale hensyn inngår • Praktisk bistand ved enkeltinnkjøp • Leverandørutvikling

5. STRATEGI- OG HANDLINGSPLAN FOR KNUTEPUNKT OPPLAND 2010 - 2012 • Lokal iverksetting av Regjeringens handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser • Del 1 Sammendrag - Innledning - Bakgrunn- Knutepunkt Oppland- Organisering • Del 2 Kommunikasjons- og handlingsstrategi • Del 3 Handlingsplan - Aktivitetsplan - Budsjett

6. Kommunikasjons- og handlingsstrategi Tiltaksplan • Lederforankring og veiledning ved utvikling av anskaffelsesstrategi • Policyformuleringer for miljø og samfunnsansvar • Kompetanseoverføring, verktøy, maler og metoder • Informasjonsstrategi og portal- løsning • Yte praktisk bistand ved enkeltkjøp • Leverandørsamarbeid, innovasjon og utvikling • Knutepunktet skal kommunisere ”budskapet” på en måte som motiverer til positiv endring. • Knutepunktet skal bistå slik at offentlige oppdragsgivere skal kunne se at deres handlinger har innvirkning på resultatet • Knutepunktet skal arbeide for at offentlige oppdragsgiver skal føle det som et ansvar å bidra på sin måte • Knutepunktet skal bidra til at offentlige oppdragsgiver i Oppland blir en samfunnsnyttig forbruker som etterspør miljøvennlige varer som er tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder • Knutepunktet skal legge tilrette for at offentlige anskaffelser i Oppland bidrar til et forbruk og en produksjon som er bærekraftig

7. Samfunnsansvar - etiske og sosiale hensyn Hva er miljø- og samfunnsansvar • Trygghet, rettferdighet, rettigheter, likebehandling/ikke-diskriminering etc. • At arbeidsforholdene er trygge og hygieniske • Barnearbeid skal ikke forekomme • Svart arbeid skal ikke forekomme • Tvangsarbeid skal ikke forekomme • Respektere retten til fagorganisering og kollektive forhandlinger • Sosial dumping skal ikke forekomme (lovregulerte arbeids- tids- og lønns- forhold) • Diskriminering skal ikke forekomme • Brutal behandling skal ikke forekomme • Ressurs- og inntektsgrunnlaget for marginaliserte folkegrupper må bevares Miljø/miljøeffektivitet • Miljøeffektiviteten angis som forholdet mellom verdiskapningen og miljø-belastningen over tid • Bedret miljøeffektivitet oppnås bare ved høyere verdiskapning med mindre miljø-belastning. • Verdiskapning er for eksempel å skape bolig, varme trygghet, underholdning, kunnskap, transport etc. • Verdiskapning belaster vanligvis miljøet og økosystemenes belastningsevne er truet • Klarer vi å få MER ut av MINDRE er vi miljøbevisste og miljøeffektive

8. Prosessområder for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser • Definisjon av kontraktsgjenstanden • Krav til ytelse eller funksjon • Kvalifikasjonskrav – leverandørens kompetanse • Tildelingskriterier • Kontraktskrav/kontraktsvilkår • Kontraktsadministrasjon/oppfølging

9. Fokus på miljø og samfunnsansvar i anskaffelsesprosesser FOKUS på miljø og samfunnsansvar kommer inn allerede under definering og verifisering av behov Krav til virksomhetens miljø og samfunnsansvar er helheten av et økonomisk, miljømessig, etisk og sosial ansvar KNUTEPUNKTET skal bidra til at oppdragsgivere blir en samfunnsansvarlig forbruker som etterspør miljøvennlig varer og tjenester, tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder Ved fravær av nødvendig FOKUS, må man tilbake til ny behovsverifisering Verifisere behov Evaluering av verifisert behov Fokuspå miljø og samfunns-ansvar ivaretatt ? NEI til konkurranse Start Stopp Kontrakts- og leverandøroppfølging er en viktig del av det etiske og sosial ansvar Konkurranse- dokumentasjon JA til konkurranse Kvalifikasjons- krav Tildelings- kriterier Konkurranse- gjennomføring Ordre- og faktura- håndtering Kontraktsvilkår-og oppfølging Krav og kriterier for miljø, sosiale og etiske hensyn Terminering/ utfasing

10. Definisjon av kontraktsgjenstanden Behovsverifisering • Økologisk mat • Miljøvennlig rengjøringskontrakter • Energieffektive bygg • El-bil / biodrivstoff / hybrid • Miljøvennlige varmesystemer • Energi fra fornybare kilder Krav til ytelse • Teknisk spesifikasjon • Behovsspesifikasjon eller funksjonsspesifikasjon • En kombinasjon av disse, for eksempel: - maks utslipp av Co2 gr./km /euroklasse 4 el. 5- forbud mot visse kjemikalier- krav om maksimalt energiforbruk- miljøvennlig drivstoff / varmesystemer • Hvem har behovet og når, identifiser brukere ! • Er dette vårt reelle behov ? • Konsekvenser hvis behovet ikke tilfredsstilles ? • Kan behovet dekkes på alternative måter ? • Kan behovet minimeres ? • Gjennomføre analyser og undersøkelser ! • Vil behovet endres over tid ? • Er det særlige miljømessige hensyn som må ivaretas ? • Hva med de etiske og sosiale hensyn ? 10

11. Kvalifikasjonskrav – leverandørenes kompetanse • At leverandøren har spesifikk miljøkompetanse ved drifting av en tjeneste, tekniske kompestanse, bemanning/kapasitet, soliditet • Krav til kompetanse/rutiner for håndtering av kjemikalier, renholdsmidler, ledelsessystemer, etc. • Kan ikke kreve at ytelsen er miljømerket • Krav til å oppfylle de underliggende kravene i en miljømerkeordning, for eksempel et system for å sikre sporbarhet av kjemikalier etc. • Miljøkravet må være knyttet til kontrakts-gjenstanden • Miljømerket er en dokumentasjon på oppfylte kvalifikasjonskrav

12. Tildelingskriterier Kontraktskrav/kontraktsvilkår • Kan fastsette særlige vilkår forgjennomføring av kontrakten • Spesifisere leverandør- og kontraktsoppfølging • Slike vilkår kan/bør omhandle - miljømessige forhold- sosiale og etiske hensyn- krav til kildesortering/gjenvinning- gjennomføre opplæringstiltak – for eksempel økonomisk kjøring(økokjøring), kjemikaliehåndtering, kvalitets- og miljø-ledelse, etc., etc. • Slike vilkår bør også ivareta et eventuelt forbedringspotensial • Krav til ytelse kan også benyttes som tildelingskriterier • Miljø bør bare brukes som tildelings-kriterium der det ikke er nok konkurranse til å stille miljø som et krav til ytelsen • Miljøkrav skal være knyttet til kontrakts-gjenstanden, hvis ikke bør miljø ikke være et tildelingskriterium, men et ytelseskrav eller et kvalifikasjonskrav til leverandør • Miljøkriterier bør benyttes som et absolutte krav • Eller et krav som ikke behøver å være oppfylt men som leverandøren vil få tilleggspoeng for å oppfylle, for eksempel lavere CO2 utslipp en minstekravet

13. Kontraktsadministrasjon/oppfølging Kontraktskrav/kontraktsvilkår – oppfølging • Spesifisere vilkår og aktiviteter for leverandør- og kontraktsoppfølging • Slike vilkår kan/bør omhandle: • regelmessige status/oppfølgingsmøter • referatførsel med aktiviteter og oppfølgingsansvar • faste kontaktpunkter hos begge parter • gjennomføring av opplæringstiltak • oppfølgingsaktiviteter for forhold knyttet til avtale/kontraktsavvik • tiltak for å iverksette eventuelle forbedringer • oppfølging av etablert sanksjonsregime • Egenerklæring fra leverandør og/eller produsent • Egenrapporteringsskjema – IEH • Strukturerte oppfølgingssamtaler • Kontroll/befaring på produksjonsstedet • Bruk av sertifiserte produsenter - SA 8000 (arbeidsforhold, ikke miljøforhold)- ISO 9001 Kvalitet/ 14001 Miljø / 26000 Samfunnsansvar / 31000 Risiko- EMAS- Miljøfyrtårn • ELLER TILSVARENDE !

14. St.meld. nr. 36 (2008–2009) Det gode innkjøp Interne forhold: - Behovsdekning - Best pris til beskrevet kvalitet - Minimal miljøbelastning - Verdiskapning ved effektiv ressursbruk Eksterne forhold: - Utvikling av markedet/ leverandørkjedene - Styrket tillet til bruk av felles- skapets midler - Verdiskapning ved konkurranse i markedet

16. TIL SAMMENLIGNING Offentlige anskaffelser i 2008 - 386 milliarder Offentlige ansatte i 2008 - 745 000 Offentlige årsverk i 2008 - 612 000 Offentlige lønnskostnader i 2008 - 306 milliarder

17. Riksrevisjonens funn Riksrevisjonens funn kan med stor sannsynlighet knyttes opp til: • tilfeldig, mangelfull eller uhensiktmessig organisering • mangel på anskaffelsesfaglig kompetanse og ferdigheter • mangel på dedikerte ressurser • mangel på anskaffelsesstrategi eller mangel på implementering av strategi for egen virksomhet • mangel på ledelsesforankring

18. Definert behov Behovs-dekning Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Ønsket adferd Uønsket adferd Konkurranselovgivningen

19. Ønsket adferd Planlegging av anskaffelsen Gjennomføring av anskaffelsen Oppfølging av anskaffelsen Uønsket adferd 3 – 5 % økonomisk 15 – 20 % økonomisk Sikre avtalt pris og effekt effekt kvalitet, samt hindre avtalebrudd/rettstvister Mangelfull planlegging Ulovlige direkte- Upresise og lite og behovsdefinering anskaffelser styringsdyktige kontrakter

20. Lederansvar • Offentlige anskaffelser er KUNNSKAP • Offentlige anskaffelser er REGLER • Offentlige anskaffelser er GODE PROSESSER • Offentlige anskaffelser er ORGANISERING • Offentlige anskaffelser er SYSTEMER & STYRING • Offentlige anskaffelser er ETIKK & INTEGRITET • Offentlige anskaffelser er SAMFUNNSANSVAR • Offentlige anskaffelser er ADFERD • Offentlige anskaffelser er VERDISKAPING

21. Lederansvar - SYSTEMER & STYRING Visjon: Et uttrykk for virksomhetens langsiktige målsetting – ikke kvantifisert Eksempler på visjoner: Ideer som forenkler –Telenor Oss mennesker imellom – Posten Vi viser vei – Mesta Utvikling gjennom samarbeid - Difi Visjon Mål: Uttrykker virksomhetens målsetting i for eksempel: Resultatgrad – Omsetning – Markedsandel SMARTEe MÅL: Spesifikke - Målbare og Motiverende - Aktuelle Realistiske – Tidsbestemte - Enkle Strategi: Uttrykker de virkemidler virksomheten vil benytte målsetting for å nå sine mål • Eksempler på strategier: • Organisk vekst/oppkjøp – Kostnads- effektivisering – Bemanning/outsoursing • Anskaffelser • Miljø- og samfunnsansvar Handlingsplan: Handlingsplan er strategi nedbrutt i enkelt-aktiviteter og tid - HVA som skal gjøres og NÅR det skal skje Tiltaksplan: Konkrete tiltak og aktiviteter Operativ gjennomføring av tiltak handlingsplan, forankret i strategier og målsetting for å bidra til å realisere overordnet visjon Eksempler på tiltaksplaner: - Utarbeide policyformuleringer- Foredragsaktivitet- Gjennomføre seminarer/kurs- Yte praktisk bistand MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN

22. Lederansvar - VERDISKAPING VERDI Behovsdekning 3) Sikre at valget forblir det økonomisk mest fordelaktige tilbud i HELE kontraktsperioden INNKJØPER OG VERDISKAPER 2) Velge det økonomisk mest fordelaktig tilbud når valget av leverandør skal gjøres INNKJØPER OG VERDISKAPER 1) Få tilbyderne til å levere sitt beste tilbud gjennom gode forberedelser i en konkurranseprosess TID Behov oppstår

23. Lederansvar - VERDISKAPING Åpenhet og krav til dokumentasjon reduserer faren for uetisk adferd Virksomhetenes internkontrollsystem sikrer etterlevelse og kvalitet Felles fremgangsmåte sikrer hensiktsmessige prosesser Rett organisering sikrer riktig ressursinnsats Anskaffelsesstrategi gir ønsket retning og måloppnåelse Lov og Forskrift er et minimum, men ingen garanti for en kosteffektiv anskaffelser

24. Anskaffelsesstrategi

25. Nedenfor finner dere noe få ”print” fra nettsiden til Knutepunkt Oppland Se hele nettsiden på: http://www.oppland.no/knutepunkt 25

26. 26

32. 32

33. 33