1 / 33

Verileri Yeniden Düzenlemek ve Özetlemek

2011/2012 FALL. Doğu Akdeniz Üniversitesi Bilgisayar ve Teknoloji Yüksek Okulu Muhasebe ve Vergi Uygulamaları Programı. BDEM 203 – Yönetim Bilgi Sistemleri. 6. BÖLÜM. Verileri Yeniden Düzenlemek ve Özetlemek. R. Kansoy. Verileri Süzmek. Metni Sütunlara Dönüştürmek.

polly
Télécharger la présentation

Verileri Yeniden Düzenlemek ve Özetlemek

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. 2011/2012 FALL http://sct.emu.edu.tr/bdem/bdem203 Doğu Akdeniz Üniversitesi Bilgisayar ve Teknoloji Yüksek Okulu Muhasebe ve Vergi Uygulamaları Programı BDEM 203 – Yönetim Bilgi Sistemleri 6 BÖLÜM Verileri Yeniden Düzenlemek ve Özetlemek R. Kansoy

  2. Verileri Süzmek Metni Sütunlara Dönüştürmek Verileri Gruplandırmak ve Seviyelendirmek Verileri Sıralamak Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak 2 4 6 1 3 5 Verileri Birleştirmek BÖLÜM 6 İşlenecek Konular 2

  3. BÖLÜM 6 1. Verileri Sıralamak • Bir tablodaki veriler • Alfabetik olarak • A’dan Z’ye veya • Z’den A’ya • Sayısal olarak • 0’dan, 9’a • 9’dan, o’a doğru sıralanabilirler. • Verileri sıralamak için Data sekmesinde yer alan Sort&Filter grubundaki sıralama düğmeleri kullanılır. • Tablodaki verileri sıralamak için A’dan Z’ye veya Z’den A’ya Sırala düğmeleri kullanıldığı zaman tablodaki veriler seçilmiş olan tablonun en solundaki sütuna göre sıralanır. 3

  4. BÖLÜM 6 1. Verileri Sıralamak • Daha ayrıntılı sıralama yapmak için Data sekmesinde yer alan Sort & Filter grubundaki Sort Düğmesi kullanılır. • ÖRNEK: Aşağıdaki tabloyu sıralayalım. 4

  5. BÖLÜM 6 1. Verileri Sıralamak • Tabloyu seçin ve Sort & Filter grubundaki Sort düğmesine tıklayın. • Açılan iletişim kutusunda; • Eğer tablonuzda seçtiğiniz alan başlık satırı içeriyorsa My data has header row onay kutusunu işaretleyiniz. 5

  6. BÖLÜM 6 1. Verileri Sıralamak • Sıralamada ilk ölçüt olarak ADI SOYADI başlığını kullanınız. • Sort on açılır listesinden Values’u seçiniz. • Order açılır listesini A’dan Z’ye olacak şekilde ayarlayınız. • Eğer isterseniz sıralamanıza 2. ve/veya 3. ölçütler de (level) ekleyebilirsiniz. • 2. ölçütü eklemek için Add Level komut düğmesine tıklayın. • Açılır listelerden sırasıyla, ORTALAMA, Values, Smallest to Largest değerlerini seçiniz. • 3. ölçütü eklemek için tekrardan Add Level komut düğmesine basarak açılır listelerden sırasıyla NO, Values, Smallest to Largest değerlerini seçiniz. • OK komut düğmesine tıklayarak tabloyu sıralayın. 6

  7. BÖLÜM 6 1. Verileri Sıralamak • Tablo aşağıdaki gibi sıralanacaktır; 7

  8. BÖLÜM 6 2. Verileri Süzmek • Bir tablo içerisindeki veriler süzülerek sadece belli koşulları sağlayan kayıtlar görüntülenebilir. • Verileri otomatik süzmek için ilgili tabloyu seçin ve Data sekmesinde yer alan Sort &Filter grubundaki Filter düğmesine tıklayın. • Bu işlemden sonra Excel tablonun ilk satırındaki başlık hücrelerine birer ok içeren kutucuklar yerleştirir. • Süzme yapmak istediğiniz kolonun başlığındaki oka tıkladığınızda, karşınıza o kolona ait değerleri içeren bir liste gelir. • Onay kutuları seçilmiş değerler görüntülenirken, onay kutuları temizlenen değerler görüntülenmez yani süzülürler. 8

  9. BÖLÜM 6 2. Verileri Süzmek ÖRNEK:Öğrenci Notları & Durumu 9

  10. BÖLÜM 6 2. Verileri Süzmek ÖRNEK: İkinci notu 90 olan öğrencilerin listelenmesi. • NOT II kolon başlığının yanındaki oka tıklayın ve 90 değerinin onay kutusunu işaretli bırakarak geriye kalan değerlerin onay kutularını temizleyin. ÖRNEK: İlk üçe giren öğrencilerin listelenmesi. • ORTALAMA başlığının yanındaki oka tıklayın ve açılan listeden Number Filters, ardından Top 10 seçeneklerini seçin. SORU: Ortalamaya göre ilk üçe giren öğrencilerden hangilerinin ilk notuna göre ilk üçe girdiğini bulunuz 10

  11. BÖLÜM 6 2. Verileri Süzmek ÖRNEK: İkinci notu 46 ile 85 arası olan öğrencilerin listelenmesi. • NOT II kolon başlığının yanındaki oka tıklayın önce Number Filters, ardından da Custom Filter seçeneklerini seçin. • İletişim kutusundaki ilk açılır listeden greater than or equal to seçeneğini seçin ve yan taraftaki kutuya 46 değerini girin. • And bağlacını seçin. • İkinci açılır listeden smaller than or equal to seçeneğini seçin ve yanındaki kutuya 85 değerini girin. • OK komut düğmesini tıklayın. 11

  12. BÖLÜM 6 2. Verileri Süzmek • GELİŞMİŞ SÜZME: Gelişmiş süzme yaparak tablodaki kayıtların belli ölçütlere uyanlarını çalışma sayfası nın üzerine yazdırabilirsiniz. • Gelişmiş süzme yapmak için tablodaki başlık satırını sayfa yada kitap içinde bir bölgeye kopyalayarak bir ölçüt alan oluşturulur. • Hangi alanda ölçütler oluşturulacaksa bu alan adları altına ölçütler girilir. • Aynı satıra giren ölçütler "ve", farklı satırlara girilen ölçütler "veya" bağlacı ile bağlanır. • Ölçütlere uyan kayıtların yazdırılacağı alanın ilk satırına, tablonuzun başlık satırını kopyalayın. • Eğer ölçütlere uyan kayıtlar tablo üzerine yazdırılacaksa bu işleme gerek yoktur. • Tabloyu seçin ve Data sekmesinde yer alan Sort&Filter grubundaki Advanced düğmesine tıklayın. 12

  13. BÖLÜM 6 2. Verileri Süzmek • Açılan iletişim penceresi üzerinde; • Süzme işlemi tablo üzerinde olacaksa, Filter the list, in-place, başka başka bir alana yazdırılacaksa Copy to another location seçeneği seçilmelidir. • List range kutusuna süzme yapılacak olan tablonun adresini girin. Eğer komut verilmeden önce tablo seçilmişse, iletişim kutusu açıldığında süzülecek tablonun adresi otomatik görülür. • Criteria range kutusuna ölçütlerin belirlendiği alanın adresini girin. • Copy to seçeneği eğer süzme işlemi başka bir alana yazdırılacaksa aktif olur.Süzme işleminin yazdırılacağı alanın başlık satırının adresini buraya girin. 13

  14. BÖLÜM 6 2. Verileri Süzmek • Unique records only onay kutusu işaretlenirse süzme işlemi sonucunda elde edilen aynı kayıtlar varsa bunlardan sadece birini süzer. 14

  15. BÖLÜM 6 3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak • Bir tabloda aynı karakter değere karşı gelen veriler bir alana göre gruplandırılabilirler. • Bu gruplar üzerinde, toplam, ortalama, en büyük değer, en küçük değer, çarpım vs. gibi aritmetik işlemler uygulanabilir. • Gruplar üzerinde herhangi bir işlem uygulayabilmek için, işlev kullanılacak veri alanına göre tablo sıralanmalıdır. 15

  16. BÖLÜM 6 3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak • ÖRNEK: Aşağıdaki tabloda şöförlerin her birinin ayrı ayrı taşıdığı yolcu sayısını ve toplam taşınan yolcu sayısını bulunuz. 16

  17. BÖLÜM 6 3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak • Tabloyu seçin. • Data sekmesinde yer alan Outline grubundaki Subtotal düğmesine tıklayın. • Açılan Subtotal iletişim penceresinin ilk açılır listesinden alt toplam değerinin hangi alana göre yapılacağını seçebilirsiniz. • Örnekte; ŞÖFÖRÜN ADI SOYADI seçilmelidir. 17

  18. BÖLÜM 6 3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak • Use function kısmından uygulamak istediğiniz aritmetik işlemi seçiniz. (SUM) • Add subtotal to: alanından tabloda hangi veri alanı için alt toplam alınacağını seçebilirsiniz. • Tablodaki bütün alanlar burda verilir ancak sayısal değer içeren alanlardan biri seçilmelidir. • TAŞINAN YOLCU SAYISI seçeneğinin onay kutusunu işaretleyin. 18

  19. BÖLÜM 6 3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak • İletişim kutusunun alt tarafında bulunan onay kutularını kullanarak alt toplam işlev seçeneklerini belirleyebilirsiniz. • Replace current subtotals: • onay kutusu işaretlenirse, her yeni alt toplam işleminde bir önceki alt toplam silinir. • onay kutusu işaretlenmezse bütün alt toplamlar tabloda bulunur. • Page break between groups: • onay kutusu işaretlenirse, gruplar arasına sayfa sonu işareti konulur. • Summary below data: • onay kutusu işaretlenirse, alt toplamlar veri gruplarının alt tarafında görüntülenir. • onay kutusu işaretlenmezse alt toplamlar veri gruplarının üst tarafında görüntülenir. 19

  20. BÖLÜM 6 3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak • Onay kutularından ilk ve üçüncüsünü işaretleyin ve OK komut düğmesini tıklayın. • Tabloda alt toplamlar aşağıdaki şekilde görülecektir; 20

  21. BÖLÜM 6 3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak • Alt toplam alınan verilerin gruplandırılması tablonun sol tarafında görüntülenir. • - simgesi tıklatılınca veri grubu gizlenir ve sadece alt toplam görülür. • + simgesi tıklatılınca veri grubu yeniden görüntülenir. • Alt toplamları kaldırmak için; • Tablonun tamamını seçin • Data sekmesinde yer alan Outline grubundaki Subtotal düğmesine tıklayın ve gelen iletişim kutusundan Remove All komut düğmesini tıklayın. 21

  22. BÖLÜM 6 4. Metni Sütunlara Dönüştürmek • Bir hücre içinde yer alan bilgilerin belirlenen ölçüte göre parçalara ayrılarak her bir parçanın ayrı bir hücreye aktarılmasını sağlayabilirsiniz. • Örnek: Aşağıdaki tabloda A sütununa yazılmış bilgileri hücrelere dağıtalım. • Verinin bulunduğu A1:A6 aralığını seçin. • Data sekmesinde yer alan Data Tolls grubundaki Text to Columns düğmesine tıklayın. 22

  23. BÖLÜM 6 4. Metni Sütunlara Dönüştürmek • Metni sütunlara dönüştürmek için iki yöntem uygulanır; • Delimited (Sınırlandırılmış): verilerin birbirinden boşluk, virgül, tab, noktalı virgül gibi karakterlerle ayrıldığını kabul eder ve bunlardan belirlenenlere göre sütunlara ayrılır. • Fixed Width (Sabit Genişlikli): alanları aralarından boşluklarla sütunlara hizalanmış ve ayrılacak sütunların eşit uzunluklu olduğunu kabul eder. • Delimited seçeneğini seçtikten sonra bir sonra ki adıma geçmek için Next komutunu tıklayın. • Delimiters alanından Space (boşluk) onay kutusunu işaretleyip ileri komutunu tıklayınız. • Bu pencerede metinler için Metin, sayılar için Genel ve tarih içeren kolonlsr içinde Tarih seçeneği seçilir. 23

  24. BÖLÜM 6 4. Metni Sütunlara Dönüştürmek • General seçeneğini seçtikten sonra Finish komut düğmesine tıklayınız. • Metinler aşağıdaki gibi hücrelere dağılacaktır. 24

  25. BÖLÜM 6 5. Verileri Birleştirmek • Bir veya daha fazla kaynaktan alınan veriler matematiksel bir işlev uygulayarak belli bir alanda birleştirilebilir.. • Aşağıdaki tabloda Faaliyet Gelirleri ile Faaliyet Dışı Gelirleri Toplam Gelirler altında birleştirelim. 25

  26. BÖLÜM 6 5. Verileri Birleştirmek • Verilerin birleşeceği ilk hücre olan H2 hücresini seçin. • Data sekmesinde yer alan Data Tolls grubundaki Consolidate (birleştir) düğmesine tıklayın. 26

  27. BÖLÜM 6 5. Verileri Birleştirmek • Functions açılır listesinden birleştirilecek verilere uygulanacak matematiksel fonksiyon seçilebilir. Buradan Sum seçeneğini seçin. • Birleştirilecek olan ilk hücre aralığını seçin (B2:B7) ve Add komut düğmesine tıklayın. • Birleştirilecek olan 2. hücre aralığını seçin (E2:E7) ve Add komut düğmesine tıklayın. • Use Labels in alanında birleştirilen alandaki başlık etiketini belirlemenizi sağlayan seçenekler yer alır. • Top row: birleştirilen alanda üst başlıkları alarak birleşirler. • Left column: birleştirilen alandaki sol sütundaki başlıkları alarak birleşirler. • Create links to source data onay kutusu işaretlenirse kaynakta yapılan değişiklikler hedefe yansır. 27

  28. BÖLÜM 6 5. Verileri Birleştirmek • OK komut düğmesine tıkladığınız zaman veriler aşağıdaki gibi birleştirilecektir. 28

  29. BÖLÜM 6 6. Verileri Gruplandırmak ve Seviyelendirmek • Bir tablodaki verileri satır veya sütun olarak gruplandırabilir veya seviyelendirebilirsiniz. • Yandaki tabloda aylık gelirlerin yanı sıra üç aylık dönemlere ait toplam gelirler görülmektedir. • Bu verileri üç aylık gruplar şekline getirelim; • A2:B4 aralığını seçin. • Data sekmesinde yer alan Outline grubundaki Group düğmesine tıklayın. 29

  30. BÖLÜM 6 6. Verileri Gruplandırmak ve Seviyelendirmek • Satırları gruplamanız gerektiğinden, açılan iletişim penceresinden Rows seçeneğini seçip, OK komut düğmesine tıklayınız. • Benzer şekilde ikinci, üçüncü ve dördüncü üç aylık gelirleri gruplandırın. • A2:B17 aralığını seçerek 12 aylık gelirleri gruplandırın. 30

  31. BÖLÜM 6 6. Verileri Gruplandırmak ve Seviyelendirmek • Verileri gruplandırmak bir tablo üzerindeki özet bilgiye ulaşmakta kolaylık sağlar. • Gruplandırmayı kaldırmak için grubu seçip Data sekmesindeki, Outline grubundaki Ungroup düğmesine tıklayın. • Gruplandırma ayarlarını değiştirmek için, Data sekmesinde yer alan Outline grubunun sağ alt tarafındaki oka tıklayın. 31

  32. BÖLÜM 6 6. Verileri Gruplandırmak ve Seviyelendirmek • Açılan Settings iletişim penceresi üzerinde; • Summary rows below detail onay kutusu seçilirse, gruplama satır bazında yapılmışken sayfanın solunda oluşan – ve + simgeleri gruplama çizgisinin alt tarafında bulunmasını sağlar, aksi halde üst tarafında bulunurlar. • Summary columns to right of detail onay kutusu seçilirse, gruplama sütun bazında yapılmışken sayfanın üst tarafında yer alan – ve + simgeleri gruplama çizgisinin sağında görünmesini sağlar, aksi halde soldan görülürler. • Automatic styles onay kutusu işaretlenirse, gruplanan satır veya sütunlar altındaki veriler farklı fontta yazılırlar. 32

  33. http://sct.emu.edu.tr/bdem/bdem203 BÖLÜM SONU 6 Sorularınız Lütfen..? Verileri Yeniden Düzenlemek ve Özetlemek Teşekkürler! R. KANSOY

More Related