Verileri Yeniden Düzenlemek ve Özetlemek

1. 2011/2012 FALL http://sct.emu.edu.tr/bdem/bdem203 Doğu Akdeniz Üniversitesi Bilgisayar ve Teknoloji Yüksek Okulu Muhasebe ve Vergi Uygulamaları Programı BDEM 203 – Yönetim Bilgi Sistemleri 6 BÖLÜM Verileri Yeniden Düzenlemek ve Özetlemek R. Kansoy

2. Verileri Süzmek Metni Sütunlara Dönüştürmek Verileri Gruplandırmak ve Seviyelendirmek Verileri Sıralamak Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak 2 4 6 1 3 5 Verileri Birleştirmek BÖLÜM 6 İşlenecek Konular 2

3. BÖLÜM 6 1. Verileri Sıralamak • Bir tablodaki veriler • Alfabetik olarak • A’dan Z’ye veya • Z’den A’ya • Sayısal olarak • 0’dan, 9’a • 9’dan, o’a doğru sıralanabilirler. • Verileri sıralamak için Data sekmesinde yer alan Sort&Filter grubundaki sıralama düğmeleri kullanılır. • Tablodaki verileri sıralamak için A’dan Z’ye veya Z’den A’ya Sırala düğmeleri kullanıldığı zaman tablodaki veriler seçilmiş olan tablonun en solundaki sütuna göre sıralanır. 3

4. BÖLÜM 6 1. Verileri Sıralamak • Daha ayrıntılı sıralama yapmak için Data sekmesinde yer alan Sort & Filter grubundaki Sort Düğmesi kullanılır. • ÖRNEK: Aşağıdaki tabloyu sıralayalım. 4

5. BÖLÜM 6 1. Verileri Sıralamak • Tabloyu seçin ve Sort & Filter grubundaki Sort düğmesine tıklayın. • Açılan iletişim kutusunda; • Eğer tablonuzda seçtiğiniz alan başlık satırı içeriyorsa My data has header row onay kutusunu işaretleyiniz. 5

6. BÖLÜM 6 1. Verileri Sıralamak • Sıralamada ilk ölçüt olarak ADI SOYADI başlığını kullanınız. • Sort on açılır listesinden Values’u seçiniz. • Order açılır listesini A’dan Z’ye olacak şekilde ayarlayınız. • Eğer isterseniz sıralamanıza 2. ve/veya 3. ölçütler de (level) ekleyebilirsiniz. • 2. ölçütü eklemek için Add Level komut düğmesine tıklayın. • Açılır listelerden sırasıyla, ORTALAMA, Values, Smallest to Largest değerlerini seçiniz. • 3. ölçütü eklemek için tekrardan Add Level komut düğmesine basarak açılır listelerden sırasıyla NO, Values, Smallest to Largest değerlerini seçiniz. • OK komut düğmesine tıklayarak tabloyu sıralayın. 6

7. BÖLÜM 6 1. Verileri Sıralamak • Tablo aşağıdaki gibi sıralanacaktır; 7

8. BÖLÜM 6 2. Verileri Süzmek • Bir tablo içerisindeki veriler süzülerek sadece belli koşulları sağlayan kayıtlar görüntülenebilir. • Verileri otomatik süzmek için ilgili tabloyu seçin ve Data sekmesinde yer alan Sort &Filter grubundaki Filter düğmesine tıklayın. • Bu işlemden sonra Excel tablonun ilk satırındaki başlık hücrelerine birer ok içeren kutucuklar yerleştirir. • Süzme yapmak istediğiniz kolonun başlığındaki oka tıkladığınızda, karşınıza o kolona ait değerleri içeren bir liste gelir. • Onay kutuları seçilmiş değerler görüntülenirken, onay kutuları temizlenen değerler görüntülenmez yani süzülürler. 8

9. BÖLÜM 6 2. Verileri Süzmek ÖRNEK:Öğrenci Notları & Durumu 9

10. BÖLÜM 6 2. Verileri Süzmek ÖRNEK: İkinci notu 90 olan öğrencilerin listelenmesi. • NOT II kolon başlığının yanındaki oka tıklayın ve 90 değerinin onay kutusunu işaretli bırakarak geriye kalan değerlerin onay kutularını temizleyin. ÖRNEK: İlk üçe giren öğrencilerin listelenmesi. • ORTALAMA başlığının yanındaki oka tıklayın ve açılan listeden Number Filters, ardından Top 10 seçeneklerini seçin. SORU: Ortalamaya göre ilk üçe giren öğrencilerden hangilerinin ilk notuna göre ilk üçe girdiğini bulunuz 10

11. BÖLÜM 6 2. Verileri Süzmek ÖRNEK: İkinci notu 46 ile 85 arası olan öğrencilerin listelenmesi. • NOT II kolon başlığının yanındaki oka tıklayın önce Number Filters, ardından da Custom Filter seçeneklerini seçin. • İletişim kutusundaki ilk açılır listeden greater than or equal to seçeneğini seçin ve yan taraftaki kutuya 46 değerini girin. • And bağlacını seçin. • İkinci açılır listeden smaller than or equal to seçeneğini seçin ve yanındaki kutuya 85 değerini girin. • OK komut düğmesini tıklayın. 11

12. BÖLÜM 6 2. Verileri Süzmek • GELİŞMİŞ SÜZME: Gelişmiş süzme yaparak tablodaki kayıtların belli ölçütlere uyanlarını çalışma sayfası nın üzerine yazdırabilirsiniz. • Gelişmiş süzme yapmak için tablodaki başlık satırını sayfa yada kitap içinde bir bölgeye kopyalayarak bir ölçüt alan oluşturulur. • Hangi alanda ölçütler oluşturulacaksa bu alan adları altına ölçütler girilir. • Aynı satıra giren ölçütler "ve", farklı satırlara girilen ölçütler "veya" bağlacı ile bağlanır. • Ölçütlere uyan kayıtların yazdırılacağı alanın ilk satırına, tablonuzun başlık satırını kopyalayın. • Eğer ölçütlere uyan kayıtlar tablo üzerine yazdırılacaksa bu işleme gerek yoktur. • Tabloyu seçin ve Data sekmesinde yer alan Sort&Filter grubundaki Advanced düğmesine tıklayın. 12

13. BÖLÜM 6 2. Verileri Süzmek • Açılan iletişim penceresi üzerinde; • Süzme işlemi tablo üzerinde olacaksa, Filter the list, in-place, başka başka bir alana yazdırılacaksa Copy to another location seçeneği seçilmelidir. • List range kutusuna süzme yapılacak olan tablonun adresini girin. Eğer komut verilmeden önce tablo seçilmişse, iletişim kutusu açıldığında süzülecek tablonun adresi otomatik görülür. • Criteria range kutusuna ölçütlerin belirlendiği alanın adresini girin. • Copy to seçeneği eğer süzme işlemi başka bir alana yazdırılacaksa aktif olur.Süzme işleminin yazdırılacağı alanın başlık satırının adresini buraya girin. 13

14. BÖLÜM 6 2. Verileri Süzmek • Unique records only onay kutusu işaretlenirse süzme işlemi sonucunda elde edilen aynı kayıtlar varsa bunlardan sadece birini süzer. 14

15. BÖLÜM 6 3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak • Bir tabloda aynı karakter değere karşı gelen veriler bir alana göre gruplandırılabilirler. • Bu gruplar üzerinde, toplam, ortalama, en büyük değer, en küçük değer, çarpım vs. gibi aritmetik işlemler uygulanabilir. • Gruplar üzerinde herhangi bir işlem uygulayabilmek için, işlev kullanılacak veri alanına göre tablo sıralanmalıdır. 15

16. BÖLÜM 6 3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak • ÖRNEK: Aşağıdaki tabloda şöförlerin her birinin ayrı ayrı taşıdığı yolcu sayısını ve toplam taşınan yolcu sayısını bulunuz. 16

17. BÖLÜM 6 3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak • Tabloyu seçin. • Data sekmesinde yer alan Outline grubundaki Subtotal düğmesine tıklayın. • Açılan Subtotal iletişim penceresinin ilk açılır listesinden alt toplam değerinin hangi alana göre yapılacağını seçebilirsiniz. • Örnekte; ŞÖFÖRÜN ADI SOYADI seçilmelidir. 17

18. BÖLÜM 6 3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak • Use function kısmından uygulamak istediğiniz aritmetik işlemi seçiniz. (SUM) • Add subtotal to: alanından tabloda hangi veri alanı için alt toplam alınacağını seçebilirsiniz. • Tablodaki bütün alanlar burda verilir ancak sayısal değer içeren alanlardan biri seçilmelidir. • TAŞINAN YOLCU SAYISI seçeneğinin onay kutusunu işaretleyin. 18

19. BÖLÜM 6 3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak • İletişim kutusunun alt tarafında bulunan onay kutularını kullanarak alt toplam işlev seçeneklerini belirleyebilirsiniz. • Replace current subtotals: • onay kutusu işaretlenirse, her yeni alt toplam işleminde bir önceki alt toplam silinir. • onay kutusu işaretlenmezse bütün alt toplamlar tabloda bulunur. • Page break between groups: • onay kutusu işaretlenirse, gruplar arasına sayfa sonu işareti konulur. • Summary below data: • onay kutusu işaretlenirse, alt toplamlar veri gruplarının alt tarafında görüntülenir. • onay kutusu işaretlenmezse alt toplamlar veri gruplarının üst tarafında görüntülenir. 19

20. BÖLÜM 6 3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak • Onay kutularından ilk ve üçüncüsünü işaretleyin ve OK komut düğmesini tıklayın. • Tabloda alt toplamlar aşağıdaki şekilde görülecektir; 20

21. BÖLÜM 6 3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak • Alt toplam alınan verilerin gruplandırılması tablonun sol tarafında görüntülenir. • - simgesi tıklatılınca veri grubu gizlenir ve sadece alt toplam görülür. • + simgesi tıklatılınca veri grubu yeniden görüntülenir. • Alt toplamları kaldırmak için; • Tablonun tamamını seçin • Data sekmesinde yer alan Outline grubundaki Subtotal düğmesine tıklayın ve gelen iletişim kutusundan Remove All komut düğmesini tıklayın. 21

22. BÖLÜM 6 4. Metni Sütunlara Dönüştürmek • Bir hücre içinde yer alan bilgilerin belirlenen ölçüte göre parçalara ayrılarak her bir parçanın ayrı bir hücreye aktarılmasını sağlayabilirsiniz. • Örnek: Aşağıdaki tabloda A sütununa yazılmış bilgileri hücrelere dağıtalım. • Verinin bulunduğu A1:A6 aralığını seçin. • Data sekmesinde yer alan Data Tolls grubundaki Text to Columns düğmesine tıklayın. 22

23. BÖLÜM 6 4. Metni Sütunlara Dönüştürmek • Metni sütunlara dönüştürmek için iki yöntem uygulanır; • Delimited (Sınırlandırılmış): verilerin birbirinden boşluk, virgül, tab, noktalı virgül gibi karakterlerle ayrıldığını kabul eder ve bunlardan belirlenenlere göre sütunlara ayrılır. • Fixed Width (Sabit Genişlikli): alanları aralarından boşluklarla sütunlara hizalanmış ve ayrılacak sütunların eşit uzunluklu olduğunu kabul eder. • Delimited seçeneğini seçtikten sonra bir sonra ki adıma geçmek için Next komutunu tıklayın. • Delimiters alanından Space (boşluk) onay kutusunu işaretleyip ileri komutunu tıklayınız. • Bu pencerede metinler için Metin, sayılar için Genel ve tarih içeren kolonlsr içinde Tarih seçeneği seçilir. 23

24. BÖLÜM 6 4. Metni Sütunlara Dönüştürmek • General seçeneğini seçtikten sonra Finish komut düğmesine tıklayınız. • Metinler aşağıdaki gibi hücrelere dağılacaktır. 24

25. BÖLÜM 6 5. Verileri Birleştirmek • Bir veya daha fazla kaynaktan alınan veriler matematiksel bir işlev uygulayarak belli bir alanda birleştirilebilir.. • Aşağıdaki tabloda Faaliyet Gelirleri ile Faaliyet Dışı Gelirleri Toplam Gelirler altında birleştirelim. 25

26. BÖLÜM 6 5. Verileri Birleştirmek • Verilerin birleşeceği ilk hücre olan H2 hücresini seçin. • Data sekmesinde yer alan Data Tolls grubundaki Consolidate (birleştir) düğmesine tıklayın. 26

27. BÖLÜM 6 5. Verileri Birleştirmek • Functions açılır listesinden birleştirilecek verilere uygulanacak matematiksel fonksiyon seçilebilir. Buradan Sum seçeneğini seçin. • Birleştirilecek olan ilk hücre aralığını seçin (B2:B7) ve Add komut düğmesine tıklayın. • Birleştirilecek olan 2. hücre aralığını seçin (E2:E7) ve Add komut düğmesine tıklayın. • Use Labels in alanında birleştirilen alandaki başlık etiketini belirlemenizi sağlayan seçenekler yer alır. • Top row: birleştirilen alanda üst başlıkları alarak birleşirler. • Left column: birleştirilen alandaki sol sütundaki başlıkları alarak birleşirler. • Create links to source data onay kutusu işaretlenirse kaynakta yapılan değişiklikler hedefe yansır. 27

28. BÖLÜM 6 5. Verileri Birleştirmek • OK komut düğmesine tıkladığınız zaman veriler aşağıdaki gibi birleştirilecektir. 28

29. BÖLÜM 6 6. Verileri Gruplandırmak ve Seviyelendirmek • Bir tablodaki verileri satır veya sütun olarak gruplandırabilir veya seviyelendirebilirsiniz. • Yandaki tabloda aylık gelirlerin yanı sıra üç aylık dönemlere ait toplam gelirler görülmektedir. • Bu verileri üç aylık gruplar şekline getirelim; • A2:B4 aralığını seçin. • Data sekmesinde yer alan Outline grubundaki Group düğmesine tıklayın. 29

30. BÖLÜM 6 6. Verileri Gruplandırmak ve Seviyelendirmek • Satırları gruplamanız gerektiğinden, açılan iletişim penceresinden Rows seçeneğini seçip, OK komut düğmesine tıklayınız. • Benzer şekilde ikinci, üçüncü ve dördüncü üç aylık gelirleri gruplandırın. • A2:B17 aralığını seçerek 12 aylık gelirleri gruplandırın. 30

31. BÖLÜM 6 6. Verileri Gruplandırmak ve Seviyelendirmek • Verileri gruplandırmak bir tablo üzerindeki özet bilgiye ulaşmakta kolaylık sağlar. • Gruplandırmayı kaldırmak için grubu seçip Data sekmesindeki, Outline grubundaki Ungroup düğmesine tıklayın. • Gruplandırma ayarlarını değiştirmek için, Data sekmesinde yer alan Outline grubunun sağ alt tarafındaki oka tıklayın. 31

32. BÖLÜM 6 6. Verileri Gruplandırmak ve Seviyelendirmek • Açılan Settings iletişim penceresi üzerinde; • Summary rows below detail onay kutusu seçilirse, gruplama satır bazında yapılmışken sayfanın solunda oluşan – ve + simgeleri gruplama çizgisinin alt tarafında bulunmasını sağlar, aksi halde üst tarafında bulunurlar. • Summary columns to right of detail onay kutusu seçilirse, gruplama sütun bazında yapılmışken sayfanın üst tarafında yer alan – ve + simgeleri gruplama çizgisinin sağında görünmesini sağlar, aksi halde soldan görülürler. • Automatic styles onay kutusu işaretlenirse, gruplanan satır veya sütunlar altındaki veriler farklı fontta yazılırlar. 32

33. http://sct.emu.edu.tr/bdem/bdem203 BÖLÜM SONU 6 Sorularınız Lütfen..? Verileri Yeniden Düzenlemek ve Özetlemek Teşekkürler! R. KANSOY