1 / 55

1. Upute za prijavitelje

Upravljanje projektnim ciklusom Projekt jednako razvoj (www.pjr.hr) Ivan Serdarušić Knin , 18.-20.10.2011. 1. Upute za prijavitelje. Guidelines for Applicants. Najvažniji dokument natječaja

quade
Télécharger la présentation

1. Upute za prijavitelje

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Upravljanje projektnim ciklusom Projekt jednako razvoj (www.pjr.hr)Ivan SerdarušićKnin, 18.-20.10.2011.

  2. 1. Upute za prijavitelje

  3. Guidelines for Applicants • Najvažniji dokument natječaja • U njemu su definirani svi kriteriji važni za izradu projektnih prijedloga i način selekcije projekata • Potrebno je dobro pročitati i konzultirati dokument tokom čitavog procesa izrade projekta i prijave na natječaj • Sve počinje sa jesam li prihvatljiv prijavitelj / partner... (vlastita procjena)

  4. Guidelines for Applicants • Ciljevi natječaja • Potencijalne ciljne skupine • Prihvatljivost aktivnosti (relevantnost) • Obrazac za ocjenjivanje – moguće provjeriti svoj prijedlog • Upute za slanje (rok, način pakiranja, izgled omotnice)

  5. Sadržaj Uputa 1.1 Osnova za dodjelu nepovratnih sredstava 1.2 Ciljevi i prioriteti programa 1.3 Raspodjela financijskih sredstava što ih dodjeljuje ugovaratelj 2.1 Kriteriji prihvatljivosti 2.1.1 Prihvatljivi podnositelji zahtjeva: tko se može prijaviti ? 2.1.2 Partnerstva i prihvatljivi partneri 2.1.3 Prihvatljive aktivnosti: aktivnosti za koje se može podnijeti prijava 2.1.4 Prihvatljivost troškova: troškovi koji se mogu financirati u okviru nepovratnih sredstava

  6. Sadržaj Uputa 2.2 Kako se prijaviti i popratne procedure 2.2.1 Obrazac prijave 2.2.2 Gdje i kako poslati prijave 2.2.3 Rok za podnošenje prijava 2.2.4 Dodatne informacije o prijavi 2.3 Ocjena i odabir prijava 2.4 Podnošenje popratne dokumentacije za privremeno izabrane prijave 2.5 Obavijest o odluci ugovaratelja 2.5.1 Sadržaj odluke 2.5.2 Indikativna vremenska tablica 2.6 Uvjeti za provedbu aktivnosti nakon donošenja odluke ugovaratelja o dodjeli nepovratnih sredstava

  7. Praćenje Uputa • Provedbene agencije - objava • Internet promjene (Corrigendum of GfA) • Moguće mijenjanje uvjeta natječaja, roka i sl. • Q&A • Besplatne radionice

  8. 2. Prijavni obrazac

  9. Ključni koraci • Upoznati se s Uputama za prijavitelje (preporuka: potražite na jeziku koji vam odgovara, ali engleska je službena verzija) • Proučiti prihvatljivost prijavitelja i partnera (preporuka: utvrditi jesam li prihvatljiv kao partner / prijavitelj) • Proučiti ciljeve natječaja i ciljnu skupinu te prihvatljive aktivnosti projekata (preporuka: razmišljati inovativno) • Pregled projektne dokumentacije koja je potrebna za prijavu (preporuka: jednom tjedno otvorite web-stranicu s natječajem

  10. Ključni koraci • Odabir i dogovor o partnerstvu na projektu (preporuka: uvijek imati partnere) • Sastavljanje tima za izradu projekta (preporuka: konzultirati iskusnije) • Korištenje alata u izradi logičke matrice (preporuka: uvijek prvo napraviti LF, a onda raspisati projekt) • Slanje projektne prijave na natječaj (preporuka: paziti na tekst omotnice i rok)

  11. Projektna prijava • Logička matrica (3 stranice) • Prijavni obrazac (40-65 stranica) • Koncept projekta (5 stranica) • Proračun projekta (10 stranica) • Original + 3 kopije + CD

  12. Sadržaj AF • CONCEPT NOTE • FULL APPLICATION FORM • LOGICAL FRAMEWORK • BUDGET FOR THE ACTION • EXPERIENCE OF SIMILAR ACTIONS • THE APPLICANT

  13. Sadržaj AF • PARTNERS OF THE APPLICANT PARTICIPATING IN THE ACTION • ASSOCIATES OF THE APPLICANT PARTICIPATING IN THE ACTION • CHECKLIST • DECLARATION BY THE APPLICANT • ASSESSMENT GRID

  14. Sadržaj – dio o prijavitelju • EXPERIENCE OF SIMILAR ACTIONS • IDENTITY • PROFILE • Target group(s) • CAPACITY TO MANAGE AND IMPLEMENT ACTIONS • Experience by Geographical area (country or region) • Resources: Financial data & Financing Source(s) • Number of staff (full-time equivalent) • LIST OF THE MANAGEMENT BOARD/COMMITTEE

  15. Sadržaj – partneri itd. • PARTNERS OF THE APPLICANT PARTICIPATING IN THE ACTION • DESCRIPTION OF THE PARTNERS • PARTNERSHIP STATEMENT • ASSOCIATES OF THE APPLICANT PARTICIPATING IN THE ACTION • CHECKLIST • DECLARATION BY THE APPLICANT • ASSESSMENT GRID • Iskustvo i financijski kapacitet nose 20/100 bodova (min 12)

  16. Checklist

  17. Vježba 1: iskustvo prijavitelja Odaberite jednu aktivnost / projekt iz vlastitog iskustva prethodne 3 godine koja ocrtava vašu sposobnost upravljanja Upišite: • Naziv aktivnosti i sektor u koji spada te lokaciju • Ukupni trošak, te udio financiranja donora • Trajanje aktivnosti i kratki opis ciljeva i rezultata aktivnosti • Ove tablice koristiti će za procjenu imate li dostatno i stabilno iskustvo upravljanja aktivnostima u istom sektoru i usporedive veličine onoj koja se traži projektnim prijedlogom

  18. Vježba 1: iskustvo prijavitelja

  19. Dio o partnerima - savjeti • Original potpisi partnera na vrijeme! • Na vrijeme i podaci koji se stavljaju u dio o partneru (uvijek provjeriti) • Uzeti od partnera statut (akt o osnivanju) i upis u registar / statistika, OIB • Partneru svakako dostaviti kopiju projektne prijave po slanju finalne verzije na natječaj

  20. Financijski i operativni kapacitet • Donosi maksimalno 20 bodova u ocjenjivanju, potrebno je dobiti ovdje minimalno 12 bodova za prolaz u sljedeći korak evaluacije • Pitanja koja se postavljaju: imaju li prijavitelji, te ako je primjenjivo i partneri, dovoljno iskustva u upravljanju projektnim ciklusom, posjeduje li prijavitelj, te ako je primjenjivo i partneri, zadovoljavajuću razinu tehničke stručnosti (prvenstveno poznavanja tema kojima će se projekt baviti, ima li prijavitelj, te ako je primjenjivo i partneri, dovoljno menadžerskih kapaciteta, ima li prijavitelj stabilan i dostatan izvor financiranja

  21. Odnos logičke matrice s projektnom prijavom • 1.4 Summary – direktan je prijepis teksta iz logičke matrice: opći i specifični ciljevi, rezultati i aktivnosti, partneri, ciljna skupina i krajnji korisnici

  22. Naša logička matrica - projekt • Opći cilj: definirat će se nakon što se naš projekt uklopi u neki konkretni natječaj • Specifični cilj: UspostavatrajnevidljivostiruralnogturizmaŠKžupanije i izgradnjaodrživihkapacitetazaruralnirazvojturizma • Rezultati: • Prepoznatljivi imidž ŠK županije izgrađen i promoviran • Pripremljeni novi prepoznatljivi turistički proizvodi radi rasta i razvoja imidža županije

  23. Naša logička matrica - projekt • Rezultat 1: Prepoznatljivi imidž ŠK županije izgrađen i promoviran AKTIVNOSTI: 1.1. Razvoj i zajedničko definiranje imidža županije 1.2 Popularizacija imidža županije prema van 1.3 Povećavanje receptivnosti domaće ponude turističkih agencija

  24. Naša logička matrica - projekt • Rezultat 2: Pripremljeni novi prepoznatljivi turistički proizvodi radi rasta i razvoja imidža županije AKTIVNOSTI: 2.1. Istraživanje potencijala ruralne turističke ponude u županiji 2.2 Identifikacija novih ruralnih turističkih proizvoda 2.3 Rad na povećanju poduzetničke turističke sposobnosti ruralnog stanovništva

  25. Koncept projekta • Izraditi na kraju, paralelno ili na početku? • Prijavljuje se u prvoj fazi i traži se: 1. Relevantnost u odnosu na: - poziv - sektore, regije, države - krajnje korisnike 2. Opis aktivnosti i ciljnih skupina • Limitirana veličina (5 stranica) i potrebno je vrlo dobro (dojmljivo) obrazložiti projekt • Bodovi relevantnosti (30) prenose se u drugi korak!

  26. Ciljevi i relevantnost 1.5 Objectives – opis općih i specifičnih ciljeva projekta (1 str) 1.6 Relevance (3 str): • analiza problema, • opis ciljne skupine i krajnjih korisnika, • opis specifičnih problema ciljne skupine, • kako će projekt doprinijeti rješavanju problema ciljne skupine, • relevantnost projekta za ciljeve navedene u Uputama za prijavitelje Relevantnost nosi 30 bodova u konceptu – bodovi se prenose u ocjenjivanje cjelokupnog projektnog prijedloga!

  27. Detaljne aktivnosti • Opisati očekivane rezultate - kako će projekt poboljšati situaciju ciljne skupine / krajnjih korisnika, njihove tehničke i upravljačke kapacitete • Specificirati i kvantificirati rezultate • Predvidjeti i popisati sve publikacije • Opisati efekt multiplikatora • Lista aktivnosti i outputa - detaljno, obrazložiti svaku aktivnost, zašto ju se predlaže, s kakvim konkretnim outputima će rezultirati

  28. Vježba 2: detaljne aktivnosti

  29. Vremenski plan aktivnosti 1.9 Duration and indicative action plan for implementing the action • Trajanje projekta u mjesecima (piše se i na početku aplikacije u dijelu 1.4 Summary) • Ne upisuje se datum početka projekta (to će biti datum potpisa ugovora o financiranju projekta bespovratnim sredstvima • Trajanje pojedinih aktivnosti – realna procjena • Aktivnosti moraju biti u korelaciji s detaljnim aktivnostima iz poglavlja 1.7 • Upisuje se odgovoran za provedbu

  30. Vježba 3: vremenski plan (Ganttchart)

  31. Metodologija 1.8 Methodology (4 stranice) • Nadogradnja projekta na prethodne napore / akcije / strategije • Ukoliko je projekt preporuka ranijih evaluacija • Povezanost s programima Europske unije i kako se uklapa • Procedure za follow-up i internu / eksternu evaluaciju • Pojedinačne uloge različitih dionika, partnera, ciljnih skupina • Organizacijska struktura za provedbu projekta • Sredstva za provedbu (oprema, materijali itd.) • Stavovi dionika prema ciljevima projekta

  32. Održivost 1.10 Sustainability (3 stranice): • Preduvjeti i pretpostavke provedbe projekta • Analiza rizika i plan rješavanja ostvarenih rizika • Održivost nakon kraja provedbe projekta: • financijska održivost (financiranje aktivnosti koje će uslijediti nakon završetka, troškovi održavanja, izvori tog financiranja) • institucijska održivost (koje strukture će dozvoliti nastavak rezultata, pitanje vlasništva) • politička održivost (poboljšanje legislative, strategije, planova, metoda) • Okolišna održivost (utjecaj na okoliš, izbjegavanje negativnih efekata na okoliš)

  33. Vježba 4: analiza rizika

  34. 3. Proračun projekta

  35. Proračun projekta • Resursi potrebni za provedbu aktivnosti projekta • Obrazac sadrži 3 dijela / lista • 1. dio: detaljni proračun (po godinama) • 2. dio: obrazloženje troška i same cijene • 3. dio: izvori financiranja

  36. Troškovi moraju biti • Prihvatljivi (prema 2.1.4 Uputa) • Potrebni za provedbu projekta i vezani na aktivnosti • Izbjegavati “lump-sums”, dakle treba detaljno razbiti sve troškove • Izraženi u eurima • Visina troška treba se temeljiti na realnim cijenama • Iznosi su bez PDV-a • Eventualne doprinose u naravi ne upisuje se u proračun

  37. Sheet 1 • 6 glavnih kategorija (budget headings, I nivo) i podkategorije (II nivo) • Glavne kategorije i podkategorije se ne smiju mijenjati / dodavati nove • Sve proračunske stavke moraju biti numerirane • Potrebno je napraviti pod-redove za svaku proračunsku stavku gdje ima više različitih nabava, npr: 3. Oprema 3.1. Kupovina ili najam vozila 3.2 Namještaj, kompjutorska oprema 3.2.1 Laptop 3.2.2 Printer 3.2.3 Destkop kompjutor

  38. Kategorije troškova • HR / perdiems • Travelcosts • Supplies • Localoffice – samo ako se otvara novi ured samo za projekt • Podugovaranje vanjskih troškova (usluga) • Trošak revizije - potreban samo ako je iznos granta veći od 100.000 eura • Administrativni troškovi - ne mogu iznositi više od 7% ukupnih prihvatljivih troškova, to su indirektni troškovi koji nisu pokriveni ni jednom drugom proračunskom stavkom (troškovi hladnog pogona, uredskog materijala itd.) • Rezerva (contingency) može biti maksimalno 5% ukupnih prihvatljivih troškova (ako postoje građevinski radovi i slične visoko rizične aktivnosti)

  39. Sheet 2 • Treba jasno objasniti svaki trošak • Lijeva kolona tablice (Expenses)- mora biti identična onoj u Sheet 1 • Srednja kolona tablice (Clarification of a budget line) je opis troška i uvijek se potrebno referirati na naziv aktivnosti iz aplikacije • Desna kolona tablice (Justification of expenses, estimation) je opis cijene i uvijek se treba pozvati na konkretne iznose / ponudu (u slučaju većih usluga/radova/opreme sugerira se potražiti ponudu)

  40. Sheet 3 • Tablica u kojoj se navode izvori financiranja projekta • Applicant’s financial contribution - iznos sufinanciranja prijavitelja i partnera (ako ih ima) • Svakoga treba navesti zasebno s iznosom i postotkom sufinanciranja • Navodi se traženi iznos granta (Commission/EDF contribution sought in this application) • Percentage of total –formatirati kolonu u postotke i 2 decimalna mjesta • Upisuje se redom: ukupni trošak projekta, pa postoci sufinanciranja, i onda formule izračunaju iznose • Zaokruživanje decimala u Excel-u nije prihvatljivo • Ove iznose prepisati u prvi dio aplikacije (ne smije biti odudaranja)

  41. Vježba 5: ubacite aktivnosti projekta u proračun 1.1. Razvoj i zajedničko definiranje imidža županije 1.2 Popularizacija imidža županije prema van 1.3 Povećavanje receptivnosti domaće ponude turističkih agencija 2.1. Istraživanje potencijala ruralne turističke ponude u županiji 2.2 Identifikacija novih ruralnih turističkih proizvoda 2.3 Rad na povećanju poduzetničke turističke sposobnosti ruralnog stanovništva

  42. Procjena veličine projektnog tima • Projektni tim i tehnički tim • Osoblje partnera? • Idealno: Project manager, Projectassistant & Financial officer plus tehničko osoblje • Procjena s obzirom na ukupni iznos projekta • Vanjski suradnici / stručnjaci (podugovaranje) • Pretjerivanje s vremenskim inputom ili potcjenjivanje? • Paziti na sufinanciranje (kad su javni djelatnici)!

  43. Najčešće pogreške u prijavi • Kasna dostava projekta (loše vremensko planiranje u izradi) • Nepotpune prijave (nepotpisane izjave, izjave koje nisu originalno potpisane, dijelovi na hrvatskom jeziku itd.) • Vrlo slab engleski jezik, nedovoljno jasno pisani projekti • Projekti čiji ciljevi nisu relevantni za cilj natječaja • Slaba održivost rezultata projekta

  44. 4. Ocjenjivanje projektnih prijedloga

  45. 1. korak: admin provjera

  46. Evaluacija i odabir projekata za financiranje • 3 faze u ocjenjivanju pristiglih projektnih prijedloga: • Administrativna provjera i ocjenjivanje sažetka • Ocjenjivanje potpunog projektnog prijedloga • Potvrda prihvatljivosti prijavitelja i partnera • Svaki korak odobrava Delegacija EU (decentralizirani sustav provedbe) i nakon svakog koraka prijavitelji primaju obavijest s informacijom o prolasku • Odbor za ocjenjivanje

  47. 1. korak: koncept

  48. 2.korak: kvaliteta prijave • Meritorni korak procesa • Bodovi za relevantnost se prenose iz ocjene koncepta (max. 30) • pred-prag bodova: Financijski i operativni kapacitet (min. 12 od 20) • Ukupno max. 100 bodova • Rangiranje prema ukupnom broju bodova

  49. 3.korak: prihvatljivost • Dostava dodatnih dokumenata • Rok obično 10 dana • Provjera dostavljenih papira • Paziti na partnere • Nakon ovog koraka evaluacija je gotova i donesena je odluka s kime se sve predlaže potpisivanje ugovora • Dugotrajan proces evaluacije (4-12 mjeseci)

More Related