1. Upute za prijavitelje

1. Upravljanje projektnim ciklusom Projekt jednako razvoj (www.pjr.hr)Ivan SerdarušićKnin, 18.-20.10.2011.

2. 1. Upute za prijavitelje

3. Guidelines for Applicants • Najvažniji dokument natječaja • U njemu su definirani svi kriteriji važni za izradu projektnih prijedloga i način selekcije projekata • Potrebno je dobro pročitati i konzultirati dokument tokom čitavog procesa izrade projekta i prijave na natječaj • Sve počinje sa jesam li prihvatljiv prijavitelj / partner... (vlastita procjena)

4. Guidelines for Applicants • Ciljevi natječaja • Potencijalne ciljne skupine • Prihvatljivost aktivnosti (relevantnost) • Obrazac za ocjenjivanje – moguće provjeriti svoj prijedlog • Upute za slanje (rok, način pakiranja, izgled omotnice)

5. Sadržaj Uputa 1.1 Osnova za dodjelu nepovratnih sredstava 1.2 Ciljevi i prioriteti programa 1.3 Raspodjela financijskih sredstava što ih dodjeljuje ugovaratelj 2.1 Kriteriji prihvatljivosti 2.1.1 Prihvatljivi podnositelji zahtjeva: tko se može prijaviti ? 2.1.2 Partnerstva i prihvatljivi partneri 2.1.3 Prihvatljive aktivnosti: aktivnosti za koje se može podnijeti prijava 2.1.4 Prihvatljivost troškova: troškovi koji se mogu financirati u okviru nepovratnih sredstava

6. Sadržaj Uputa 2.2 Kako se prijaviti i popratne procedure 2.2.1 Obrazac prijave 2.2.2 Gdje i kako poslati prijave 2.2.3 Rok za podnošenje prijava 2.2.4 Dodatne informacije o prijavi 2.3 Ocjena i odabir prijava 2.4 Podnošenje popratne dokumentacije za privremeno izabrane prijave 2.5 Obavijest o odluci ugovaratelja 2.5.1 Sadržaj odluke 2.5.2 Indikativna vremenska tablica 2.6 Uvjeti za provedbu aktivnosti nakon donošenja odluke ugovaratelja o dodjeli nepovratnih sredstava

7. Praćenje Uputa • Provedbene agencije - objava • Internet promjene (Corrigendum of GfA) • Moguće mijenjanje uvjeta natječaja, roka i sl. • Q&A • Besplatne radionice

8. 2. Prijavni obrazac

9. Ključni koraci • Upoznati se s Uputama za prijavitelje (preporuka: potražite na jeziku koji vam odgovara, ali engleska je službena verzija) • Proučiti prihvatljivost prijavitelja i partnera (preporuka: utvrditi jesam li prihvatljiv kao partner / prijavitelj) • Proučiti ciljeve natječaja i ciljnu skupinu te prihvatljive aktivnosti projekata (preporuka: razmišljati inovativno) • Pregled projektne dokumentacije koja je potrebna za prijavu (preporuka: jednom tjedno otvorite web-stranicu s natječajem

10. Ključni koraci • Odabir i dogovor o partnerstvu na projektu (preporuka: uvijek imati partnere) • Sastavljanje tima za izradu projekta (preporuka: konzultirati iskusnije) • Korištenje alata u izradi logičke matrice (preporuka: uvijek prvo napraviti LF, a onda raspisati projekt) • Slanje projektne prijave na natječaj (preporuka: paziti na tekst omotnice i rok)

11. Projektna prijava • Logička matrica (3 stranice) • Prijavni obrazac (40-65 stranica) • Koncept projekta (5 stranica) • Proračun projekta (10 stranica) • Original + 3 kopije + CD

12. Sadržaj AF • CONCEPT NOTE • FULL APPLICATION FORM • LOGICAL FRAMEWORK • BUDGET FOR THE ACTION • EXPERIENCE OF SIMILAR ACTIONS • THE APPLICANT

13. Sadržaj AF • PARTNERS OF THE APPLICANT PARTICIPATING IN THE ACTION • ASSOCIATES OF THE APPLICANT PARTICIPATING IN THE ACTION • CHECKLIST • DECLARATION BY THE APPLICANT • ASSESSMENT GRID

14. Sadržaj – dio o prijavitelju • EXPERIENCE OF SIMILAR ACTIONS • IDENTITY • PROFILE • Target group(s) • CAPACITY TO MANAGE AND IMPLEMENT ACTIONS • Experience by Geographical area (country or region) • Resources: Financial data & Financing Source(s) • Number of staff (full-time equivalent) • LIST OF THE MANAGEMENT BOARD/COMMITTEE

15. Sadržaj – partneri itd. • PARTNERS OF THE APPLICANT PARTICIPATING IN THE ACTION • DESCRIPTION OF THE PARTNERS • PARTNERSHIP STATEMENT • ASSOCIATES OF THE APPLICANT PARTICIPATING IN THE ACTION • CHECKLIST • DECLARATION BY THE APPLICANT • ASSESSMENT GRID • Iskustvo i financijski kapacitet nose 20/100 bodova (min 12)

16. Checklist

17. Vježba 1: iskustvo prijavitelja Odaberite jednu aktivnost / projekt iz vlastitog iskustva prethodne 3 godine koja ocrtava vašu sposobnost upravljanja Upišite: • Naziv aktivnosti i sektor u koji spada te lokaciju • Ukupni trošak, te udio financiranja donora • Trajanje aktivnosti i kratki opis ciljeva i rezultata aktivnosti • Ove tablice koristiti će za procjenu imate li dostatno i stabilno iskustvo upravljanja aktivnostima u istom sektoru i usporedive veličine onoj koja se traži projektnim prijedlogom

18. Vježba 1: iskustvo prijavitelja

19. Dio o partnerima - savjeti • Original potpisi partnera na vrijeme! • Na vrijeme i podaci koji se stavljaju u dio o partneru (uvijek provjeriti) • Uzeti od partnera statut (akt o osnivanju) i upis u registar / statistika, OIB • Partneru svakako dostaviti kopiju projektne prijave po slanju finalne verzije na natječaj

20. Financijski i operativni kapacitet • Donosi maksimalno 20 bodova u ocjenjivanju, potrebno je dobiti ovdje minimalno 12 bodova za prolaz u sljedeći korak evaluacije • Pitanja koja se postavljaju: imaju li prijavitelji, te ako je primjenjivo i partneri, dovoljno iskustva u upravljanju projektnim ciklusom, posjeduje li prijavitelj, te ako je primjenjivo i partneri, zadovoljavajuću razinu tehničke stručnosti (prvenstveno poznavanja tema kojima će se projekt baviti, ima li prijavitelj, te ako je primjenjivo i partneri, dovoljno menadžerskih kapaciteta, ima li prijavitelj stabilan i dostatan izvor financiranja

21. Odnos logičke matrice s projektnom prijavom • 1.4 Summary – direktan je prijepis teksta iz logičke matrice: opći i specifični ciljevi, rezultati i aktivnosti, partneri, ciljna skupina i krajnji korisnici

22. Naša logička matrica - projekt • Opći cilj: definirat će se nakon što se naš projekt uklopi u neki konkretni natječaj • Specifični cilj: UspostavatrajnevidljivostiruralnogturizmaŠKžupanije i izgradnjaodrživihkapacitetazaruralnirazvojturizma • Rezultati: • Prepoznatljivi imidž ŠK županije izgrađen i promoviran • Pripremljeni novi prepoznatljivi turistički proizvodi radi rasta i razvoja imidža županije

23. Naša logička matrica - projekt • Rezultat 1: Prepoznatljivi imidž ŠK županije izgrađen i promoviran AKTIVNOSTI: 1.1. Razvoj i zajedničko definiranje imidža županije 1.2 Popularizacija imidža županije prema van 1.3 Povećavanje receptivnosti domaće ponude turističkih agencija

24. Naša logička matrica - projekt • Rezultat 2: Pripremljeni novi prepoznatljivi turistički proizvodi radi rasta i razvoja imidža županije AKTIVNOSTI: 2.1. Istraživanje potencijala ruralne turističke ponude u županiji 2.2 Identifikacija novih ruralnih turističkih proizvoda 2.3 Rad na povećanju poduzetničke turističke sposobnosti ruralnog stanovništva

26. Koncept projekta • Izraditi na kraju, paralelno ili na početku? • Prijavljuje se u prvoj fazi i traži se: 1. Relevantnost u odnosu na: - poziv - sektore, regije, države - krajnje korisnike 2. Opis aktivnosti i ciljnih skupina • Limitirana veličina (5 stranica) i potrebno je vrlo dobro (dojmljivo) obrazložiti projekt • Bodovi relevantnosti (30) prenose se u drugi korak!

27. Ciljevi i relevantnost 1.5 Objectives – opis općih i specifičnih ciljeva projekta (1 str) 1.6 Relevance (3 str): • analiza problema, • opis ciljne skupine i krajnjih korisnika, • opis specifičnih problema ciljne skupine, • kako će projekt doprinijeti rješavanju problema ciljne skupine, • relevantnost projekta za ciljeve navedene u Uputama za prijavitelje Relevantnost nosi 30 bodova u konceptu – bodovi se prenose u ocjenjivanje cjelokupnog projektnog prijedloga!

28. Detaljne aktivnosti • Opisati očekivane rezultate - kako će projekt poboljšati situaciju ciljne skupine / krajnjih korisnika, njihove tehničke i upravljačke kapacitete • Specificirati i kvantificirati rezultate • Predvidjeti i popisati sve publikacije • Opisati efekt multiplikatora • Lista aktivnosti i outputa - detaljno, obrazložiti svaku aktivnost, zašto ju se predlaže, s kakvim konkretnim outputima će rezultirati

29. Vježba 2: detaljne aktivnosti

30. Vremenski plan aktivnosti 1.9 Duration and indicative action plan for implementing the action • Trajanje projekta u mjesecima (piše se i na početku aplikacije u dijelu 1.4 Summary) • Ne upisuje se datum početka projekta (to će biti datum potpisa ugovora o financiranju projekta bespovratnim sredstvima • Trajanje pojedinih aktivnosti – realna procjena • Aktivnosti moraju biti u korelaciji s detaljnim aktivnostima iz poglavlja 1.7 • Upisuje se odgovoran za provedbu

31. Vježba 3: vremenski plan (Ganttchart)

32. Metodologija 1.8 Methodology (4 stranice) • Nadogradnja projekta na prethodne napore / akcije / strategije • Ukoliko je projekt preporuka ranijih evaluacija • Povezanost s programima Europske unije i kako se uklapa • Procedure za follow-up i internu / eksternu evaluaciju • Pojedinačne uloge različitih dionika, partnera, ciljnih skupina • Organizacijska struktura za provedbu projekta • Sredstva za provedbu (oprema, materijali itd.) • Stavovi dionika prema ciljevima projekta

33. Održivost 1.10 Sustainability (3 stranice): • Preduvjeti i pretpostavke provedbe projekta • Analiza rizika i plan rješavanja ostvarenih rizika • Održivost nakon kraja provedbe projekta: • financijska održivost (financiranje aktivnosti koje će uslijediti nakon završetka, troškovi održavanja, izvori tog financiranja) • institucijska održivost (koje strukture će dozvoliti nastavak rezultata, pitanje vlasništva) • politička održivost (poboljšanje legislative, strategije, planova, metoda) • Okolišna održivost (utjecaj na okoliš, izbjegavanje negativnih efekata na okoliš)

34. Vježba 4: analiza rizika

35. 3. Proračun projekta

36. Proračun projekta • Resursi potrebni za provedbu aktivnosti projekta • Obrazac sadrži 3 dijela / lista • 1. dio: detaljni proračun (po godinama) • 2. dio: obrazloženje troška i same cijene • 3. dio: izvori financiranja

37. Troškovi moraju biti • Prihvatljivi (prema 2.1.4 Uputa) • Potrebni za provedbu projekta i vezani na aktivnosti • Izbjegavati “lump-sums”, dakle treba detaljno razbiti sve troškove • Izraženi u eurima • Visina troška treba se temeljiti na realnim cijenama • Iznosi su bez PDV-a • Eventualne doprinose u naravi ne upisuje se u proračun

38. Sheet 1 • 6 glavnih kategorija (budget headings, I nivo) i podkategorije (II nivo) • Glavne kategorije i podkategorije se ne smiju mijenjati / dodavati nove • Sve proračunske stavke moraju biti numerirane • Potrebno je napraviti pod-redove za svaku proračunsku stavku gdje ima više različitih nabava, npr: 3. Oprema 3.1. Kupovina ili najam vozila 3.2 Namještaj, kompjutorska oprema 3.2.1 Laptop 3.2.2 Printer 3.2.3 Destkop kompjutor

39. Kategorije troškova • HR / perdiems • Travelcosts • Supplies • Localoffice – samo ako se otvara novi ured samo za projekt • Podugovaranje vanjskih troškova (usluga) • Trošak revizije - potreban samo ako je iznos granta veći od 100.000 eura • Administrativni troškovi - ne mogu iznositi više od 7% ukupnih prihvatljivih troškova, to su indirektni troškovi koji nisu pokriveni ni jednom drugom proračunskom stavkom (troškovi hladnog pogona, uredskog materijala itd.) • Rezerva (contingency) može biti maksimalno 5% ukupnih prihvatljivih troškova (ako postoje građevinski radovi i slične visoko rizične aktivnosti)

40. Sheet 2 • Treba jasno objasniti svaki trošak • Lijeva kolona tablice (Expenses)- mora biti identična onoj u Sheet 1 • Srednja kolona tablice (Clarification of a budget line) je opis troška i uvijek se potrebno referirati na naziv aktivnosti iz aplikacije • Desna kolona tablice (Justification of expenses, estimation) je opis cijene i uvijek se treba pozvati na konkretne iznose / ponudu (u slučaju većih usluga/radova/opreme sugerira se potražiti ponudu)

41. Sheet 3 • Tablica u kojoj se navode izvori financiranja projekta • Applicant’s financial contribution - iznos sufinanciranja prijavitelja i partnera (ako ih ima) • Svakoga treba navesti zasebno s iznosom i postotkom sufinanciranja • Navodi se traženi iznos granta (Commission/EDF contribution sought in this application) • Percentage of total –formatirati kolonu u postotke i 2 decimalna mjesta • Upisuje se redom: ukupni trošak projekta, pa postoci sufinanciranja, i onda formule izračunaju iznose • Zaokruživanje decimala u Excel-u nije prihvatljivo • Ove iznose prepisati u prvi dio aplikacije (ne smije biti odudaranja)

42. Vježba 5: ubacite aktivnosti projekta u proračun 1.1. Razvoj i zajedničko definiranje imidža županije 1.2 Popularizacija imidža županije prema van 1.3 Povećavanje receptivnosti domaće ponude turističkih agencija 2.1. Istraživanje potencijala ruralne turističke ponude u županiji 2.2 Identifikacija novih ruralnih turističkih proizvoda 2.3 Rad na povećanju poduzetničke turističke sposobnosti ruralnog stanovništva

43. Procjena veličine projektnog tima • Projektni tim i tehnički tim • Osoblje partnera? • Idealno: Project manager, Projectassistant & Financial officer plus tehničko osoblje • Procjena s obzirom na ukupni iznos projekta • Vanjski suradnici / stručnjaci (podugovaranje) • Pretjerivanje s vremenskim inputom ili potcjenjivanje? • Paziti na sufinanciranje (kad su javni djelatnici)!

44. Najčešće pogreške u prijavi • Kasna dostava projekta (loše vremensko planiranje u izradi) • Nepotpune prijave (nepotpisane izjave, izjave koje nisu originalno potpisane, dijelovi na hrvatskom jeziku itd.) • Vrlo slab engleski jezik, nedovoljno jasno pisani projekti • Projekti čiji ciljevi nisu relevantni za cilj natječaja • Slaba održivost rezultata projekta

45. 4. Ocjenjivanje projektnih prijedloga

46. 1. korak: admin provjera

47. Evaluacija i odabir projekata za financiranje • 3 faze u ocjenjivanju pristiglih projektnih prijedloga: • Administrativna provjera i ocjenjivanje sažetka • Ocjenjivanje potpunog projektnog prijedloga • Potvrda prihvatljivosti prijavitelja i partnera • Svaki korak odobrava Delegacija EU (decentralizirani sustav provedbe) i nakon svakog koraka prijavitelji primaju obavijest s informacijom o prolasku • Odbor za ocjenjivanje

48. 1. korak: koncept

49. 2.korak: kvaliteta prijave • Meritorni korak procesa • Bodovi za relevantnost se prenose iz ocjene koncepta (max. 30) • pred-prag bodova: Financijski i operativni kapacitet (min. 12 od 20) • Ukupno max. 100 bodova • Rangiranje prema ukupnom broju bodova

50. 3.korak: prihvatljivost • Dostava dodatnih dokumenata • Rok obično 10 dana • Provjera dostavljenih papira • Paziti na partnere • Nakon ovog koraka evaluacija je gotova i donesena je odluka s kime se sve predlaže potpisivanje ugovora • Dugotrajan proces evaluacije (4-12 mjeseci)