29. 4. 2011

1. Zvýšení kvality řízení na Krajském úřadě Plzeňského kraje • Seminář pro zaměstnance a zastupitele na téma výsledky analytického šetření 29. 4. 2011 Aktivita číslo 5 Návrh a zavedení systému centrální administrace a řízení projektů

2. Termín realizace etapy: 12/2010 – 4/2011 Výstup: Analýza stavu projektového řízení kraje a souvisejících procesů Výsledky statistického průzkumu Postup realizace: Místní a dotazníkové šetření na úrovni KÚ Dotazníkové šetření na všech ZZO, místní šetření na vybraných ZZO Analýza předložené interní dokumentace Analýza dostupných dat – finance a kapacitní náročnost Ověření výstupů na společném workshopu 6.-7.4.2011 Finální odevzdání výstupů 8.4.2011 Etapa analýzy – termíny, výstup, postup realizace

3. Silné stránky Existence oddělení, které je schopno poskytovat podporu při zpracování projektových žádostí (hromadné zpracování podobných projektů pro více subjektů v působnosti kraje) Schopnost zpracování „auditu čerpání“ v OTPP Využití znalostí a zkušeností personálních kapacit vybudovaných v rámci jednotlivých odborů Fungování projektového řízení na odboru INF Slabé stránky Nedostatečně definovaná strategie kraje s chybějícími prioritami Neexistující platná definice projektu Nepokrytí projektového řízení jednou komplexní směrnicí Nízké povědomí zaměstnanců o projektovém řízení (obecně) Chybějící evidence práce Roztříštěné kapacity pro přípravu a realizaci projektů Nedostatečné povědomí o možnostech využití kapacity oddělení OTTP pro zpracování projektů Nízká schopnost čerpání v porovnání s ostatními kraji Nedostatečná SW podpora projektového řízení Shrnutí analýzy stavu projektového řízení na KÚ

4. Příležitosti Možná a ověřená spolupráce s externími subjekty při zpracování strategických a koncepčních dokumentů (např. RRA) Pokračující možnost čerpání prostředků ze strukturálních fondů Možnost čerpání prostředků i na realizaci potřebných změn Hrozby Změny v předpokládaných prioritách a objemu prostředků pro další programové období Vytváření duplicit v podobě vlastních kapacit pro přípravu projektových žádostí Turbulentní okolí vyžadující ad-hoc řešení (ekonomická a politická situace, intenzívní přírodní vlivy), bez strategie nemožná rychlá redefinice priorit Shrnutí analýzy stavu projektového řízení na KÚ

5. Výsledky statistického průzkumu • Silné stránky • Dobrá komunizace mezi zřizovatelským odborem a organizacemi • Vůle ze stranu KÚ přehodnotit současný systém řízení projektů • Existence oddělení, které je schopné zabezpečit kompletní životní cyklus projektu • Slabé stránky • Nedostatek vlastních kvalifikovaných projektových manažerů • Nedostatečná informovanost organizací o možnosti čerpání finančních prostředků (mimo věcnou příslušnost) • Neexistence kompletního přehledu realizovaných projektů jednotlivými odbory a organizacemi • Nízká úspěšnost žádostí o finanční podporu některých organizací • Neznalost možnosti konzultace na OTPP • Příležitosti • Možná spolupráce s externími subjekty (např. RRA) • Pokračující možnost čerpání prostředků ze strukturálních fondů • Hrozby • Změny v předpokládaných prioritách a objemu prostředků pro další programové období • Nepodpora politické reprezentace • Nezájem organizací o nabízené služby • Snaha některých organizací o vlastní řešení

6. Etapa návrh • Termín realizace etapy: 04/2011 – 8/2011 • Další postup: • Návrh zavedení systému centrální administrace a řízení projektů • Návrh implementace nových či nedostatečně realizovaných činností • Úprava procesu řízení projektů v rámci organizace • Návrh činností, které by bylo vhodně dělat centrálně • Zpracování směrnice rady pro řízení projektů • Zpracování interní metodiky pro řízení projektů • Plán implementace navrhovaných změn • Návrh vnitřní a vnější marketingové strategie změny • Návrh parametrů vhodného SW pro řízení a administraci projektů • Tvorba školících materiálů • Návrh změn interních dokumentů

7. Děkuji za pozornost Petra Lavičková • petra.lavickova@cortis.cz