Il Servizio archivistico dott. V. Pavone

1. A.N.A.I. - Regione Veneto Il Servizio archivisticodott. V. Pavone Belluno, 17 maggio 2010

2. L’archivio NON E’ un magazzino è un SERVIZIO

3. Il servizio archivistico PREVISTO DALL’ART. 61 DEL D.P.R. 445/00 come il fulcro delle attività connesse alla gestione dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi

4. Dal DPR 445/2000 • Le p.a. sono obbligate a: Realizzare sistemi di protocollo informatico Per realizzare questi obiettivi è necessaria la creazione di una struttura competente altamente qualificata Individuare le Aree Organizzative Omogenee Assicurare criteri uniformi di classificazione e archiviazione

5. Gli attuali presupposti normativi • D.P.R. 445/00, art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi 1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.

6. Gli attuali presupposti normativi • D.P.R. 445/00, art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi 2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

7. dunque: L’istituzione del servizio archivistico è il presupposto per la razionalizzazione delle attività relative alla gestione dei documenti

8. dal protocollo all’archivio storico Il SERVIZIO ARCHIVISTICO dovrebbe avere una visione della gestione documentale a 360°

9. Che cosa si intende per servizio? Il concetto di servizio ha una duplice connotazione: • inteso nel linguaggio organizzativo-gestionale • inteso nel linguaggio burocratico-amministrativo

10. Il servizio archivistico A livello organizzativo-gestionale • il servizio è un’entità che mette a disposizione know-how e soluzioni

11. Il servizio archivistico A livello burocratico-amministrativo • il servizio è un organismo gerarchica-mente posizionato tra il livello della direzione e il nucleo più ristretto dell’ufficio

12. Altre caratteristiche del servizio archivistico: 1 èservizio trasversale con funzioni gestionali di supporto all’attività amministrativa 2èservizio altamente automatizzato nel quale i documenti, i dati e le informazioni “servono” all’Ente per migliorare l’efficienza e l’efficacia della sua azione 3gestisce e coordina tutte le attività legate alle diverse fasi della vita del documento, dal protocollo all’archivio storico

13. Compiti del Responsabile del Servizio previsti dal DPR 445/00, art. 61 Il servizio... a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni; b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico;

14. ... c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53; d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile; e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti; ...

15. ... f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69; g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all’articolo 54; h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati.

16. Compiti del Responsabile del Servizio previsti dal DPCM 31 ottobre 2000 Art. 4. …le p.a. provvedono a definire le attribuzioni del responsabile del servizio in modo da assicurargli, in particolare, il compito di: • predisporre lo schema del manuale di gestione … • proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche di cui all’art. 3, comma 1, lettera d), (= eliminazione dei protocolli diversi da quello informatico);

17. Compiti del Responsabile del Servizio previsti dal DPCM 31 ottobre 2000 • predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso, conservazione dei documenti informatici d’intesa con il responsabile dei sistemi informativi automatizzati e con il responsabile della sicurezza dei dati personali

18. Dunque, che cosa deve fare il Responsabile del Servizio? • coordinare e gestire la produzione dei documenti, organizzandone la sedimentazione ordinata (utilizzo degli strumenti archivistici) • coordinare tutti gli attori coinvolti nel processo

19. Inoltre... • produzione e conservazione del registro di protocollo • controllo sul corretto utilizzo degli strumenti archivistici • elaborazione ed aggiornamento degli strumenti

20. Il servizio archivistico Si inserisce in una serie di attività previste dal D.P.R. 445/00 • individuazione dell’A.O.O. • introduzione del protocollo informatico • approvazione del manuale di gestione

21. Che cos’è una A.O.O. A.O.O.= insieme di U.O. dell’am-ministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali. Una U.O. associata ad una A.O.O. è un utente dei servizi messi a disposizione dalla A.O.O. stessa

22. I presupposti organizzativi: la definizione dell’A.O.O. • Un solo protocollo • una sola struttura di riferimento • eliminazione della frammentazione • miglioramento dell’efficienza e della speditezza nella gestione e trasmissione dei documenti

23. I presupposti organizzativi: l’adozione di misure per eliminare la frammentazione • Verifica delle esigenze di certificazione dei documenti interni • necessità di sostituire il tracciamento costituito dalla sequenza di successive protocollazioni tra aree interne con un sistema di workflow più evoluto • valutazione dei volumi trattabili efficientemente

24. La frammentazione dei registri di protocollo • sviluppo di sistemi “federati”, maggiormente settorializzati all’interno di una organizzazione • ridondanza della registrazione dovuta alla mancanza di coesione interna • necessità di far interagire le diverse postazioni di protocollo

25. I presupposti per l’applicazione del p.i. Valutazione del contesto ambientale: • livello di informatizzazione • grado di cultura informatica • clima interno • resistenza al cambiamento

26. I presupposti per l’applicazione del p.i. • clima interno • resistenza al cambiamento sono fattori meno definibili, anche in termini di costi, e difficilmente quantificabili, ma incidono fortemente sul “come viene affrontato” il cambiamento

27. Centralizzare il servizio archivistico • Farne struttura trasversale • punto di riferimento dell’attività di tutti gli uffici …di fatto tale riferimento è già in atto per le attività che riguardano l’archivio già formato, e dovrebbe essere estesa alle attività legate all’archivio in formazione, dalla registrazione a protocollo, vissuta come parte dell’attività amministrativa

28. Strumenti: il protocollo informatico • Sistema di registrazione di tutti i documenti in entrata e in uscita • registro pubblico • funzione giuridico-probatoria e funzione gestionale • funzionalità di accesso e controllo di gestione

29. Strumenti archivistici • Titolario di classificazione • prontuario di classificazione e smistamento • repertorio dei fascicoli • piano di conservazione • mezzi di corredo (censimenti, guide, inventari, elenchi…)

30. Strumenti gestionali: • Regolamento del Servizio archivistico: strumento che definisce principi e regole generali e fondamentali • Manuale di gestione: insieme delle regole e delle procedure operative che l’Ente stabilisce

31. Manuale di Gestione • è obbligatorio (art. 5 D.P.C.M. 31 ottobre 2000) • è atto di organizzazione (deve essere formalmente istituito con Deliberazione di Giunta) • è lo strumento nel quale trovare le risposte a tutti i problemi legati alla formazione, gestione e conservazione dei documenti

32. I contenuti del Manuale di gestione Ambito di applicazione e definizioni • Premessa: che cos’è il manuale di gestione (= insieme di regole e procedure stabilite dal produttore) • Individuazione dell’Area Organizzativa Omogenea (AOO) • obiettivo del manuale (= risolvere problematiche e casistiche relative alla gestione dei documenti) • descrizione delle fasi operative, individuazione dei responsabili e indicazione degli strumenti • definizioni

33. I contenuti del Manuale di gestioneAmbito di applicazione e definizioni • Individuazione delle Unità Organizzative Responsabili (UOR) • Istituzione del Servizio archivistico comunale: compiti e strutture ad esso funzionali • Individuazione del responsabile • Introduzione del protocollo informatico unico • Individuazione degli strumenti: titolario, indici, repertorio dei fascicoli, prontuario di smistamento, piano di selezione

34. I contenuti del Manuale di gestioneI documenti • Contenuto dei documenti • Tipologia dei documenti (in arrivo, in partenza, interni) • Trattamento delle differenti tipologie di documenti • Forme dei documenti (analogica, digitale) • Modalità di trasmissione dei documenti

35. I contenuti del Manuale di gestioneDescrizione dei flussi documentali nell’archivio corrente • Documenti in entrata: come e dove avviene la ricezione dei documenti, loro trattamento • Elementi informativi essenziali dei documenti in uscita, redazione, gestione e trasmissione • Documenti interni di preminente carattere informativo e di preminente carattere giuridico-probatorio

36. I contenuti del Manuale di gestioneRegistrazione e segnatura dei documenti • Elementi obbligatori della registrazione • documenti sottoposti a registrazione particolare (repertori) • documenti che non vanno protocollati • segnatura dei documenti, modalità di effettuazione delle operazioni ed elementi della segnatura

37. I contenuti del Manuale di gestioneRegistrazione e segnatura dei documenti • casi particolari: protocollo differito, protocollo particolare o riservato, annullamenti, telefax, posta elettronica, offerte per gare o domande di concorso che pervengono in busta chiusa e sigillata, documenti pervenuti per errore...

38. I contenuti del Manuale di gestioneGestione dei documenti e dei flussi • Organizzazione, gestione e strumenti dell’archivio corrente (titolario, fascicoli, serie e repertori, repertorio dei fascicoli) • Organizzazione, gestione e strumenti dell’archivio di deposito • Organizzazione, gestione e strumenti dell’archivio

39. I contenuti del Manuale di gestioneDocumenti informatici e interoperabilità • Modalità di ricezione dei documenti informatici • accertamento dell’autenticità ed integrità del documento • archiviazione del documento informatico, allegato in chiaro alla registrazione di protocollo e contemporanea produzione di una copia cartacea

40. I contenuti del Manuale di gestioneAccesso e privacy • Riferimento alla normativa vigente in materia di accesso e di tutela del dati personali e sensibili • modalità di esercizio dei diritti e casi di consultazione (interna all’ente, di terzi per fini amministrativi, di terzi per fini di ricerca storico-scientifica) • eccezioni alla libera consultabilità • riferimento al codice deontologico degli archivisti

41. I contenuti del Manuale di gestioneSicurezza e sistema informatico • Piano di sicurezza e obiettivi • controllo del rischio: misure di sicurezza organizzative, logiche e fisiche • codici identificativi personali e protezione degli elaboratori • misure di sicurezza legate all’attività di protocollazione

42. I contenuti del Manuale di gestioneSicurezza e sistema informatico • altre misure di protezione nella procedura di registrazione (annullamento, protocolli riservati) • ruolo del responsabile • abilitazioni all’accesso • controllo della sessione di lavoro • tracciatura delle operazioni • regole per la tenuta del protocollo di emergenza

43. Gli allegati al Manuale di Gestione • Gli Allegati contengono le specificazioni di ciascuna attività descritta nel manuale o strumenti operativi • soggetti ad aggiornamento e revisione più frequente e meno formalizzata (può farlo il responsabile del Servizio)

44. Il ruolo del Manuale di gestione nell’ambito dell’attività del servizio archivistico • Spinta alla sua condivisione • soluzione omogenea dei “casi” da parte dell’amministrazione • riferimento immediato nei casi dubbi

45. Il ruolo del Servizio e il coinvolgimento nell’adozione del protocollo informatico • Rispetto all’amministrazione (leadership, coordinamento e sponsorizzazione da parte dei vertici) • Rispetto alla struttura organizzativa le modalità di gestione adottate devono essere coerenti con la struttura dell’ente e integrate con i processi e le procedure di lavoro

46. Il coinvolgimento dell’amministrazione Nel predisporre i progetti e le attività legate all’adozione di nuovi sistemi, occorre • uno sforzo organizzativo, professionale e culturale nel passare dalla concezione tradizionale di sistema informatico a quella di sistema informativo • la piena responsabilità e sensibilità da parte degli organi di vertice per attuare soluzioni che incidono sul tessuto organizzativo • interventi di riqualificazione e formazione professionale

47. Definizione del livello realizzativo Domanda:quali funzionalità si vogliono realizzare? • Nucleo minimo protocollo • Gestione documentale • Workflow documentale • BPR (business process reengeneering)

48. Protocollo Informatico secondo le linee guida di GE.DOC del CNIPA Nucleo minimo protocollo Gestione documentale Gestione dei procedimenti Riorganizzazione dei processi

49. Nucleo minimo protocollo • Registrazione informatica del documento • segnatura del documento • classificazione d’archivio ed eventuale smistamento

50. Nucleo minimo protocollo A questo livello si realizza: • intervento solo nella fase di registrazione dei documenti e della loro organizzazione nel sistema documentario • intervento solo sui documenti protocollati • coinvolgimento solo dell’ufficio protocollo • accesso telematico alle informazioni ma non ai documenti stessi