L’évaluation interne à l’UDAF d’Indre et Loire

1. L’évaluation interne à l’UDAF d’Indre et Loire 2011-2012

2. Le contexte de l’UDAF d’Indre et Loire • En juin 2010, délivrance d’une autorisation de création d’un service mandataire judiciaire à la protection des majeurs et d’un service délégué aux prestations familiales à l’UDAF d’Indre et Loire pour une durée de 15 ans. • Cette habilitation concerne l’exercice de mesures de protection et de mesures judiciaires d’aide à la gestion du budget familial.

3. Plan de l’intervention 3 points: • 1. la démarche • 2. les biais et limites • 3. les perspectives

4. La démarche • Pourquoi maintenant ? Une opportunité à saisir • En 2012, le projet associatif et le projet de service arrivent à échéance But : tirer profit des résultats de l’évaluation interne et de la consultation des usagers pour leur révision

5. La démarche • Le temps de la préparation : une étape essentielle • sensibiliser et mobiliser les administrateurs et les salariés autour des enjeux • s’assurer de leur participation active • créer une dynamique collective plurielle (implication des différents acteurs et composantes de l’UDAF 37)

6. La démarche • Janvier 2011 : conférence sur les enjeux de l’évaluation pour les administrateurs et salariés • Avril – mai 2011 : formation à l’évaluation interne • Juin – juillet 2011 : auto formation groupe projet • Constitution d’un comité de pilotage

7. La démarche • La construction et le choix des outils : • Le référentiel d’évaluation UNAF-AFNOR a été le support de l’évaluation interne à l’UDAF d’Indre et Loire.

8. Le référentiel d’évaluation interne • 4 parties • 41 chapitres • 296 critères ou indicateurs : • La gouvernance associative • Les usagers des services mandataires à la protection juridique des majeurs au cœur de l’intervention et des projets • Les usagers des services délégués aux prestations familiales au cœur de l’intervention et des projets • L’organisation et la gestion des ressources humaines et financières

9. La mise en œuvre • Le recueil des données (octobre-décembre 2011) : par groupes de travail en impliquant l’ensemble des salariés • Cinq groupes: • gouvernance associative : 20 personnes (10 administrateurs – 10 salariés) • les usagers des services PJM : 30 à 40 personnes • les usagers des services DPF : 30 à 40 personnes • organisation et gestion des ressources : 30 personnes • + groupe consultation des usagers ( 15 personnes)

10. Analyse et restitution • Janvier à février 2012 • La validation des résultats de l’analyse par le groupe d’évaluateurs et le comité de pilotage • Mars 2012 • Restitution en réunion générale à l’ensemble des salariés et administrateurs : une présentation collective des résultats de l’évaluation et de la consultation des usagers

11. Le rapport d’évaluation • Un document de référence • Mis à disposition de l’ensemble des acteurs ayant participé à l’exercice. • Un résumé a été rédigé, à des fins de diffusion –interne ou externe (bilan d’activités) – mettant en exergue les points forts, les points faibles et les marges de progrès à investir.

12. Conclusion • Une démarche mobilisatrice à entretenir • Un diagnostic partagé pour des plans d’action acceptés par tous • La complémentarité avec la consultation des usagers, et l’appropriation des recommandations de l’ANESM, indispensable pour mesurer les effets des pratiques professionnelles

13. Biais et limites • Les résultats de cette première évaluation prennent en compte les biais et les limites inhérents à cette démarche. • La confrontation d’ une démarche théorique avec l’épreuve des faits : une analyse a posteriori • Des éléments de preuves manquants et des constats à étayer • La gestion du temps par les groupes de travail • Les limites du référentiel • L’absence de consultation des partenaires

14. Perspectives • L’évaluation interne doit permettre de nourrir une démarche d’amélioration continue des pratiques, des activités et de la qualité des prestations ; en ce sens, elle doit être suivie par des décisions concrètes et des plans d’action, permettant d’engager les évolutions nécessaires. • Une fois la démarche engagée, ces évolutions font l’objet d’attentes de la part des salariés.

15. Perspectives Des projets à court terme • Les échéances liées à la révision du projet associatif et du projet de service en 2012 permettront d’y intégrer les résultats de l’évaluation interne et de la consultation des usagers • Observatoire sur la perception du rôle et des missions de l’UDAF par nos partenaires

16. Perspectives En regardant plus loin • La prise en compte des exigences de l’évaluation externe • L’engagement dans la démarche qualité ; sa formalisation à travers les Plans d’amélioration de la qualité • La participation des usagers : des pratiques innovantes à mettre en œuvre

17. Conclusion • L’évaluation interne, telle qu’elle a été développée à l’UDAF d’Indre et Loire, a permis une photographie des réponses aux interrogations suivantes : • Quelle est la légitimité de l’UDAF en tant qu’association pour répondre aux besoins et attentes du public concerné par les mesures? • en tant qu’entité juridique • par rapport à ses missions • en lien avec ses valeurs • Est-ce que sa gouvernance associative favorise le développement et la bonne marche des services ?

18. Conclusion • Est-ce que les pratiques professionnelles des services MJPM et DPF de l’UDAF sont respectueuses des droits des usagers, garantissent leur participation et la personnalisation de l’intervention tout en assurant la protection des personnes et des biens ? • Est-ce que les modes d’organisation et la gestion des ressources humaines et financières garantissent aux usagers la qualité de l’intervention (personnel formé, complémentarité des tâches, formalisation des procédures, analyse des pratiques, management, respect des règles comptables et informatiques…) ? • Elle a permis de se mettre en marche dans la dynamique suivante :

19. Auditeur informatique Qualiticien Décret n° 2010-1319 du 3 novembre 2010 relatif au calendrier des évaluations et aux modalités de restitution des résultats des évaluations des établissements sociaux et médico-sociaux Restitution officielle évaluation interne . Evaluation interne . Consultation des usagers Renouvellement autorisation 2012/2013 2017 2025 2011/2012 2015, Puis 2020 Et 2025 2023 1ère évaluation externe . Mise à jour projet de service . Mise en place démarche d’amélioration continue de la qualité . Formulation « Projet d’Amélioration de la Qualité » 2ème évaluation externe Mise en œuvre, évaluation, mise à jour et restitution « PAQ » Tous les ans : compte-rendu de la démarche via le bilan d’activités Participation des salariés (installation de groupes thématiques par unités)