PORTAL WEB Manual de Usuario Perfil Centro de Costos

2. PORTAL WEBManual de UsuarioPerfil Centro de Costos

3. Portal WEB OFIXPRES S.A.S El acceso al Portal Web de OFIXPRES S.A.S se hace por la dirección http://www.ofixpres.com.co/ o http://www.ofixpres.com o https://www.ofixpres.co

4. Uso del Sitio WebPrimer Ingreso En este campo ingrese el Usuario y la Contraseña asignada. Debe hacer clic en el botón IR Recuerde digitar completo el nombre de usuario. Durante el primer Ingreso, el Portal de OFIXPRES S.A.S Solicitará cambio de clave. Para esto tenga a mano el Nit de la compañía, digite su nueva clave y se solicitará repetirla. Recuerde: La contraseña debe tener mínimo 8 caracteres, debe estar conformada por un carácter alfabético y un carácter numérico. Puede contener caracteres especiales como (. - _ @ $). Es posible que la configuración de cliente maneje el esquema de tiempo de vida de claves y repetición de las mismas, por lo cual el sistema puede validar que no se repitan claves recientemente usadas.

5. Uso del Sitio WebIngresar como Centro de Costos En este campo ingrese el Usuario y la Contraseña asignada. Debe hacer clic en el botón IR Recuerde digitar completo el nombre de usuario. Una vez validado el ingreso del usuario, en la página aparecerá la información con la cual se creó la cuenta: Recuerde:Al realizar 3 intentos de acceso con una clave errada la cuenta de usuario quedará bloqueada. Para habilitar de nuevo la cuenta de usuario es necesario contactar con el Administrador del Sistema

6. Uso del Sitio WebPrimer Ingreso • Puede asignar un nombre de usuario personalizado a su cuenta así: • Haga login en el portal • Haga clic en el botón ubicado a la derecha • El sistema solicitará ingresar el usuario personalizado así. Usted debe digitarlo y el sistema validará si está disponible. • Si el usuario es valido, el sistema informa que fue agregado con éxito. Ahora, usted puede usar este usuario personalizado para ingresar al portal, con la misma clave que ha usado.

7. Uso del Sitio Web El sitio web presenta la combinación de funcionalidades para el Perfil Centro de Costos Así: Menú Inicial: provee Acceso a las funciones principales para el Perfil Centro de Costos. Como consulta de Estado de Pedidos e Información de Compras Habituales 1 Menú Herramientas: Acceso a funcionalidades adicionales como consulta Catálogo Compañía, Catálogo Centro de Costos, Consulta del Estado de Autorización de las ordenes diligenciadas y consulta de información de las Actas de Entrega 2 3 Motor de Búsqueda: Funcionalidad de búsqueda de productos en el catálogo asignado al Centro de Costos Carro de Compras: Contenido de la compra actual. 6 4 Nosotros: Información sobre OFIXPRES S.A.S. y contacto Web. 2 5 1 3 6 Funcionalidades de Navegación: Botón inicio y usuario personalizado. 4 5

8. Uso del Sitio – Hacer un PedidoNavegar Catálogo Centro de Costos • Para la realización de su pedido, siga los siguientes pasos • Ubique en los botones principales de la página el botón • Está en la pantalla así: Haga Clic aquí

9. Uso del Sitio – Hacer un Pedido Para el Perfil Centro de Costos, Hacer Pedidos es su principal función. Para ejecutar esta tarea debe seguir los siguientes pasos: • Clic en el botón Haga su pedido. El sitio Web presentará la información del catálogo organizado por Grupos de Productos o FAMILIAS. El Centro de Costos podrá navegar por las diferentes familias del catálogo encontrando los productos que puede solicitar. En la familia Formas Preimpresas usted podrá encontrar los formatos únicos de cada cliente. En la familia Todas encontrará la totalidad de productos asignados a su catálogo.

10. Uso del Sitio – Hacer un PedidoSelección de Familias y productos Para consultar los productos, el Centro de Costos debe seleccionar una de las familias haciendo clic sobre ella. • Haga clic sobre una de las familias. • El sitio Web presentará la información de • productos basado en el catálogo autorizado para el Centro de • Costos actual. Así, el Centro de Costos tendrá la capacidad de ver qué productos puede solicitar.

11. Uso del Sitio – Hacer un PedidoVisualización de presupuesto por cantidad Una vez desplegado el catálogo se visualiza al lado derecho, los presupuestos asignados por cada ítem, tal como se muestra en la imagen. La cantidad que debe tener en cuenta para realizar el pedido es cantidad disponible. • El sitio Web presentará la información de • productos basado en el catálogo autorizado para el Centro de • Costos actual. Así, el Centro de Costos tendrá la capacidad de ver qué productos puede solicitar y cual es su información.

12. Uso del Sitio – Hacer un PedidoAdición al Carro de Compras El Centro de Costos, podrá Seleccionar productos de su catálogo, cantidades y adicionarlos al carro de compras de la siguiente manera: • En la columna Cantidad, se ingresan las unidades a solicitar por producto. Para las cantidades debe tener en cuenta la Unidad de presentación del producto. • 3. Durante la navegación de familias de productos, encontrará el botón Adicionar al Carrito con el cual se agregarán los productos seleccionados. Es importante que los productos tengan la marca • 4. Puede continuar seleccionando y adicionando producto a medida que repita los pasos 2 y 3. • 5. Para productos en otras familias, puede repetir los pasos adicionales, navegar por las demás familias y de igual forma seleccionar productos y adicionarlos al Carro de Compras.

13. Uso del Sitio – Hacer un PedidoMotor de Búsqueda • Al momento de adicionar productos a la Orden, el Centro de Costos puede realizar una búsqueda • puntual del producto por medio del Motor de Búsqueda. En él, se permiten búsquedas por Palabra Clave, • Nombres o Código de Producto • En el Motor de Búsqueda indicamos el código de un producto, nombre o marca. • Clic en Buscar • 3. La aplicación filtrará el catálogo del Centro de Costos, con todos los resultados que coincidan con los criterios de la búsqueda , presentando dicha información como un catálogo, con la información del ítem • Usted adiciona el producto al Carro de • Compras por medio del botón Adicionar al • Carrito indicando las cantidades y seleccionando el producto

14. Uso del Sitio – Hacer un PedidoConsulta del Carro de Compras • A medida que se adicionan productos al Carro de Compras, esta información comienza a formar parte de la • Orden que el Centro de Costos está diligenciando. Estas adiciones se ven reflejadas en la opción Carro de • Compras ubicado en el lado derecho de la aplicación. • La opción Carro de Compras almacena toda la información de items que han sido adicionados. • 2. Para ingresar al detalle hacer clic en el botón Detalle, con lo cual se visualizará el resumen de la compra.

15. Uso del Sitio – Hacer un PedidoModificación del Carro de Compras La consulta de Detalle del Carro de Compras se presenta por columnas • La columna Cant. (Cantidades) permite modificar las unidades solicitadas por cada uno de los productos. Así, se digita la nueva cantidad deseada y se hace clic en el botón Actualizar para que guarde los cambios a ellos. Se pueden modificar múltiples productos al tiempo. • Si se desea retirar uno de los productos de la actual compra, se debe hacer clic en el ícono de Caneca, ubicado al extremo derecho del producto a retirar. También puede asignar cantidades CERO y hacer clic en el botón ACTUALIZAR. • 3. Haga clic botón Continuar con el cual se finaliza el proceso y se da por aceptada la orden.

16. Uso del Sitio – Hacer un PedidoEnviar el Pedido Para terminar el proceso de compra, se debe hacer clic en el botón Enviar, con lo cual el sistema presentará la información de la orden tramitada y adicional presenta la información para el respectivo despacho. • La página, presentará la información relacionada con la orden a generar. Ofrece la oportunidad de colocar comentarios, visibles para el autorizador (si aplica) • Finalmente, presenta la información de Dirección de Envío con la cual se registro el Centro de Costos y se creó la cuenta. • 3. Para finalizar el proceso, se debe hacer clic en el botón Enviar.

17. Uso del Sitio – Hacer un PedidoConfirmación del Pedido Finalmente, al enviar la orden, el sistema presentará el número asignado, centro de costos que hace la solicitud y los totales de la orden. • Al finalizar el pedido, la página asigna el número único de confirmación del pedido como Número de Orden de Pedido, adicional, se visualiza el Código del Centro de Costos y los Totales respectivos. • 2. Como soporte de la transacción, puede exportar en formato Excel, el detalle de la orden que acaba de finalizar con el botón Exportar a Excel

18. Uso del Sitio – Hacer un PedidoControl Presupuestal El control presupuestal permite el control sobre el periodo actual de pedido, monto asignado e información relacionada con saldos disponibles, ejecutados y pendientes por ejecutar. El control presupuestal depende de la configuración actual del cliente, por esta razón, si no tiene asignado dicho control no visualizará la siguiente información. 1. Para visualizar el presupuesto clic en Detalle del carro de compras

19. Uso del Sitio – Hacer un PedidoControl Presupuestal • El sistema presenta, dentro del carro de compras la información sobre presupuesto así: • Periodo Actual: Periodo Activa de ejecución presupuestal. • Presupuesto Periodo: Monto presupuestal asignado. • Presupuesto Consumo Periodo: Monto ejecutado a la fecha dentro del periodo actual. • Presupuesto disponible: Saldo disponible. • Presupuesto Invertido en Ordenes Pendientes por Autorizar: Ordenes que se han diligenciado pero no han sido autorizadas. El control presupuestal depende de la configuración actual del cliente, por esta razón, si no tiene asignado dicho control no visualizará la siguiente información.

20. Uso del Sitio – Hacer un PedidoControl Presupuestal Dentro del control presupuestal, la aplicación le solicitará, si da el caso, de que verifique las cantidades solicitadas para así poder ajustar la ejecución del presupuesto. Si no modifica las cantidades, el sistema no le permite tramitar el pedido. Para modificar el pedido, cambie las cantidades respectivas y haga clic en el botón actualizar, así el sistema recalculará el monto de la orden actual V. 2.0 - 2010

21. Uso del Sitio – Consulta de Autorización Esta opción le ayudará a saber el Estado en que su pedido se encuentra en la página web. Si ya fue autorizado, no ha sido autorizado o si se le han realizado modificaciones Puede ingresar por estos vínculos En pantalla usted verá los 5 últimos pedidos realizados por el Centro de Costos con su respectivo estado, dependiendo de las convenciones en colores que se indican en la página V. 1.0 - 2008

22. Uso del Sitio – Consulta de Autorización En pantalla usted verá los 5 últimos pedidos realizados por el Centro de Costos con su respectivo estado, dependiendo de las convenciones en colores que se indican en la página • Los estados de Autorización para las ordenes son: • (Verde) Orden Autorizada • (Amarillo) Autorizada con Modificaciones • (Azul) Sin Autorizar • (Rojo) Rechazada • 3. Para ver la información detallada de la orden se debe hacer clic sobre el Número de la Orden IMPORTANTE Si el pedido está en estado Orden sin Autorizar (Azul), la fecha que verá es la fecha cuando se realizó el pedido. Si el pedido está en Estado Orden Autorizada con Modificaciones (Amarillo) u Orden Autorizada (Verde), es la fecha de la autorización del pedido. V. 2.0 - 2010

23. Uso del Sitio – Acta de Entrega La funcionalidad de Acta de Entrega permite que el usuario relacione directamente en la página web los elementos que solicitó contra los que fueron recibidos en el despacho. • La opción Crear Acta de Entrega presenta en orden cronológico la información de pedidos para los cuales no se ha diligenciado. • Para crear un Acta de entrega, se debe seleccionar la opción de Crear Acta de Entrega y hacer clic en el botón Siguiente. • Luego, de la lista, se debe hacer clic sobre el Número de Orden • La aplicación, presenta la información de la orden solicitada y allí usted puede indicar las cantidades recibidas contra las cantidades solicitadas. Si tiene alguna observación se puede ingresar, debe indicar la fecha de recpeción del pedido y finaliza haciendo clic en el botón Crear Recuerde:Es necesario indicar si el pedido fue Cumplido con Novedad cuando las cantidades recibidas no coinciden con las cantidades solicitadas o Cumplido cuando la entrega se ajustó al pedido solicitado

24. Uso del Sitio – Acta de Entrega Cuando sean despachadas las cantidades faltantes y desee cerrar el Acta de Entrega ingrese así: Selecciona la opción Consultar o modificar acta. Clic en Siguiente En la siguiente pantalla, usted debe hacer clic en el Número de Orden En la siguiente pantalla usted debe cambiar la cantidad, escribir los comentarios correspondientes a la orden y cambiar el Estado del Acta por Cumplido. Finaliza haciendo clic en el botón Actualizar V. 2.0 - 2010

25. Uso del Sitio – Estado de Pedidos Por medio de Estado de Pedidos el Centro de Costos puede consultar sus pedidos en OFIXPRES S.A.S. si se encuentran despachados o en espera de envío así: • La aplicación presentará el formulario para ingresar los criterios de búsqueda así: • Número de orden: Número Que la página asigna al finalizar la orden • Número de Pedido Oracle: Número que OFIXPRES S.A.S. Asigna para el despacho del pedido. • O puede buscar sin usar criterio de búsqueda • Fecha Inicial, Final: fecha desde la cual se realiza la búsqueda. La fecha final es la del día. • Clic en el botón Ver Pedidos. V. 2.0 - 2010

26. Uso del Sitio – Estado de Pedidos Al visualizar la información del Estado de Pedidos, se tiene acceso al detalle del mismo y de la guía del transportador como Coordinadora. • Durante la visualización, se tiene información de los pedidos de acuerdo a los criterios de búsqueda. • Al hacer clic sobre el Número de Pedido, se visualizará la información detallada de la orden seleccionada. • Al hacer clic sobre el número de la Guía y dependiendo del transportador, se podrá visualizar la guía, con sus respectivas fechas e información relevante. • En el ejemplo se visualiza una guía del transportador Coordinadora V. 2.0 - 2010

27. Uso del Sitio – Mi Cuenta El Centro de Costos, está en capacidad de consultar su propia información y de igual forma administrar su clave de Acceso así: • En el Menú Herramientas se hace clic sobre la opción Mi Cuenta. Se visualiza la ventana de Mis Datos. • Al hacer clic sobre la opción Actualizar Mis Datos, se abrirá una nueva ventana, en la cual se encuentran los datos del Centro de Costos. • El Centro de Costos está en capacidad de cambiar solamente su Clave. La edición de información adicional, como Contacto, email debe ser por medio del Administrador del Cliente. • En el ejemplo se visualiza datos de la cuenta creada para el Centro de Costos. • Recuerde: La contraseña debe tener mínimo 8 caracteres, debe estar conformada por un carácter alfabético y un carácter numérico. Puede contener caracteres especiales como (. - _ @ $) V. 2.0 - 2010

28. Uso del Sitio - Contáctenos El Portal Web de OFIXPRES S.A.S. provee para los usuarios la opción Contáctenos, por la cual el cliente puede dirigir mensajes de preguntas, comentarios y sugerencias para OFIXPRES S.A.S. En el menú Herramientas el Centro de Costos encuentra la opción Contáctenos. Al hacer clic presentará el siguiente formulario Web: Puede seleccionar el tipo de soporte necesario como Problemas Técnicos, solicitar Información de Productos, Quejas y Reclamos, Consultas Sobre Ordenes, Contenido Web u Otros. V. 2.0 - 2010