UFD 62. EC2 : cours n° 3 Gestion Electronique des Documents

UFD 62. EC2 : cours n° 3Gestion Electronique des Documents GED dans les processus de veille et de l’IE Par : Sahbi SIDHOM MCF. Université Nancy 2 Equipe de recherche KIWI – LORIA Sahbi.Sidhom@loria.fr

Plan du cours • En veille, pourquoi partir des usages ? • Processus de veille : • Collecter les informations. • Analyser pour valoriser. • Partager/diffuser pour faciliter la décision. • GED et Intelligence Économique (IE) • Défis majeurs de la GED • Projets à construire

1. Pourquoi partir des usages ?

Evolution des métiers de la veille et des besoins en bibliothèque Métiers : mise en pratique de l’IE vs. Les besoins du décideur ( usager) Consensus • Norme : diffusion sur Internet • Volumétrie : informations en ligne • Dimension : de tout point en connexion

Référentiel: Veille & IE Contexte ? Technologies / TIC Comment ? Fonctionnalités (supports, numérique et multimédia) Quoi ? Qui ? Métiers (documentation, veille et IE) … 4 dimensions

Usages : évaluer ce qui sera utile Fonctionnalités • Pratiques : en pleine évolution • Points de repère : difficiles • Impact « métiers » : difficile à mesurer

Dynamique de compétitivité : rentabilité Métiers & Technologies / TIC • Rapprochement : mutations • Points de repère : évidences • Impact « métiers & technologies » : mesurables

Elaborer de la surveillance dans l’environnement 2. Collecter des informations brutes 4. Diffuser l’informationà valeur ajoutée à L’entreprise 3. Sélectionner, Analyser et valoriser l’information recueillie Précurseur : Le cycle de l’information Contexte ?

2. Processus de veille

Analyser Input… (besoin Docs.) Collecter Partager Output… (Docs. Réponses) Processus de veille :

Quelles sources ? Web (visible ou invisible) ? Base de données professionnelles ? Flux d’informations ? • Quelle finalité ? Surveillance ? Capitalisation ? Diffusion ? • Quelle périodicité ? Alerte? Récurrente ? • Quelle précision ? Informations très ciblées ? Recherche élargie ? Collecter

BD métiers (serveurs prof.) Flux d’informations (presse…) Gestion des sources: le succès

Ressources & accès Moteurs de recherche Visible Crawler Web intelligent Agent intelligent Interfaces spécifiques Invisible Connecteur Accès aux contenus

Intérêt de la gestion des ressources: • capacité de surveiller tout type de sources électroniques; • capacité de lire les contenus : quelque soit leur format, leur mode d’accès et leurs langues, etc.

Informations non structurées Analyser L’objectif : favoriser la mise en évidence d’informations clés grâce à des outils mathématiques et/ou des traitements adaptés (statistiques, linguistiques, mixtes). La matière première: le texte

PREALABLE d’un domaine connu (ou restreint) SUIVI DYNAMIQUE d’un domaine par des méthodes statistiques, … DECOUVERTE Analyser un contenu « texte » c’est le modéliser pour le rendre calculable Modélisation:

Extraction d’entités nommées un document Indexation thématique Extraction de relations entre entités Opérations statistiques une Collection de documents Mettre en évidence des corrélations Informations de rupture

Partager • Information à la bonne personne Personnalisation : portail de diffusion • Information au bon moment Processus de décision : alerte vs. diffusion • Informationintelligible Informations de synthèse : annotations Niveau de preuve : droits d’accès • Information sécurisée

3. GED & Intelligence Économique (IE)

Contexte de l’intelligence économique Intelligence économique • Le préalable sur la culture stratégique de l'entreprise exige : • une phase d'audit : mise en place de l'intelligence économique en entreprise, • une veille sur les méthodes des concurrents : mise en place d’une stratégie, • une analyse des meilleures pratiques : pratique de l’IE et ses éthiques à l’intérieur de l’organisation.

Difficultés : • Faire de l’ « audit » en intelligence économique : risque de confier la tâche à un intervenant extérieur (ie. faire parler les décideurs sur des sujets sensibles). • Problèmes de formulation des besoins par les décideurs : lourds biais entre la perception et l'interprétation des connaissances du décideur. • La veille sur les méthodes concurrentes : problèmes liés à l'imitation (ie. le risque de la répétion des erreurs), au mimétisme (ie. le risque de la confusion dans les environnements) et à l'homologie (ie. le risque de la confusion dans les propriétés).

UTILISATEUR-ACTEUR D: décideur V: veilleur ? (V) Le monde de l’information ? (D,V) Base de données Demande Sélection Mise en correspondance ? (V) ? (D) Résultats Information à valeur ajoutée Décision Analyse Interprétation Contexte d’IE Référence [SITE, 2007]

Identification d’un problème décisionnel • Transformation du problème décisionnel en un problème de recherche d’information • Identification et validation des sources d’information • Collecte et validation des informations • Traitement pour la calcul des indicateurs • Présentation de l’information • Interprétation • Prise de décision Décideur Veilleur Décideur Processus : Approche SITE (http://site.loria.fr) Référence [SITE, 2007]

4. Défis majeurs de la GED

Questions … GED actuellement ? Comment les outils GED se positionnent actuellement ? Quelle est la valeur informationnelle dans un processus de GED ? Connectivités entre GED-Veille-IE ?

Travaux à construire… 5. projets

UFD 62. EC2 : cours n° 3 Gestion Electronique des Documents