Starting Microsoft Excel

1. Starting Microsoft Excel • To run Microsoft Excel: • ChooseStartmenu • SelectAll Programs • SelectMicrosoft Office • Click onMicrosoft Office Excel 2003

2. Elements of Excel Window

4. المصنف و أوراق العملBooks and Worksheets • المصنف Book • أوراق تخطيط Chart sheet • أوراق عمل Work sheet • الصفوف Rows • الأعمدة Columns • الخلية Cell و لكل خلية مرجع و الذي يمثل رمز العمود مع رقم الصف

6. تنسيق الخلايا تلقائيا • حدد المدى المراد تنسيقه • اختر القائمة Format • اختر AutoFormat • اختر Options • اختر التنسيقات المطلوبة من النــــــافذه الآتـيــــــــــة: ==>لحذف تنسيق الخلايا: كرر نفس الخطوات السابقة واخـــــتر التنسيق بلا (None)

7. التنسيق الشرطي للخلايا(1) Conditional Formatting • يمكن تنسيق الخلايا التي تحقق معيارا محددا وذلك باستخدام التنسيق الشرطي. • مثال: اذا أردنا تغيير لون النتيجة ”Fail“ للون الأحمر في المثال التالي مع الابقاء على لون النتيجة ”Pass“: • حدد نطاق الخــــلايا المراد تطبيق التنسيق الشرطي عليها كما في الشكل التالي:

8. التنسيق الشرطي للخلايا(2) Conditional Formatting • حدد القائمة Format واختر منها Conditional Formatting فيظهر مربع الحوار التالي: • اختر Cell Value Is (نص, رقم, نتيجة معادلة). • اختر عامل المقارنة Between. • انقر الزر المؤشر عليه بـالحرف A وحدد الخلية التي تحتوي علىFail (تستوفي الشرط). • انقر الزر المؤشر عليه بـالحرف B وحددالخلية الأخيرة التي تحتوي علىFail .

9. التنسيق الشرطي للخلايا(3) Conditional Formatting (e انقر على الزر Format و اختر اللون الأحمر من قائمة Color (f ثم اختر الزر OK و الزر Ok في نافذة Conditional Formatting. الناتج النهائي هو : يمكن اضافة مجموعة شروط أخرى

10. حذف التنسيق الشرطي للخلاياDeleting Conditional Formatting • تحديد نطاق الخلايا المراد حذف التنسيق الشرطي عنه. • من القائمة Format اختر Conditional Formatting • انقر زر الحذف Delete المؤشر عليه بالدائرة الزرقاء ثم اختر الشرط المراد حذفه من نافذة Delete Conditional Format • وهو Condtion1 حسب المثال, لأنه تم وضع شرط • واحد فقط.

11. تنسيق الأرقام (1)Formatting Numbers

12. تنسيق الأرقام (2)Formatting Numbers انشاء وتحرير التنسيقات • الخطوات: • حدد الخلايا التي تريد تنسيقها • اختر خلايا Cells من لائحة Format • انقر فوق مخصص Custom في مربع الفئة Category, اختر التنسيق الذي تريد وفي المربع النوع Type قم بتحرير رموز التنسيق حسب التنسيق المراد تنفيذة وذلك بوضع المؤشر داخل مربع النوع وحذف الرمز الغير مرغوب فية واضافة أي رمز جدديد

13. تنسيق الأرقام (3)Formatting Numbers

14. تنسيق الأرقام (4)Formatting Numbers

15. تخصيص الأسماء(1) Defining Names • تستخدم الأسماء لتخصيص اسم لمدى معين داخل ورقة العمل, و يمكن استخدام اسم المدى عند كتابة معادلة بدلا من كتابة عناوين الخلايا المراد تطبيق المعادلة عليها, والخطوات التالية تبين كيفية اضافة اسم للمدى B4:B6 المبين في الشكل • حدد المدى B4:B6 ثم انقر فوقName من قائمة Insert ثم اختر Define, حسب الشكل التالي:

16. تخصيص الأسماء (2) Defining Names • بعد تحديد اسم للمدى سوف يظهر الأسم الجديد Test في شريط المعادلات (خانة مربع الأسم) عند تحديد المدى الذي تم تسميته, كما في الشكل التالي: مربع الأسم Name Box ملاحظة: يمكن تسمية نطاق الخلايا بطريقة أخرى, وتتمثل: باختيار المدى المراد تسميته ثم كتابة الأسم مباشرة في مربع الأسمName Box. شروط الأسماء:يمكن أن يكون الأسم عربيا أو لاتينياً, و يمكن أن يصل طولها الى 255 حرفاً, و يسمح بترك فراغات بداخلها, ويفضل أن لا تتشابه مع عناوين خلايا أخرى.

17. حذف الأسماءDeleting Range Names • لحذف اسم مدى معين في ورقة العمل نتبع الخطوات التالية: • اختر اسم Name من قاءمة ادراج Insert ثم اختر تعريف Define فيظهر مربع تعريف الأسم Define Name. • انقر فوق الأسم المراد حذفة ثم انقر زر الحذف Delete, ثم اغلاق Close. انشاء أسماء باستخدام عناوين الصفوف والأعمدة • حدد الخلايا المراد تسميتها بالاضافة لتحديد عنوان الصف أو العمود. • اختر اسم Name من لائحة ادراج Insert وفي مربع انشاء اسم Create Names حدد مكان وجود العنوان

18. استخدام الأسماء في المعادلاتUsing a Range Name in a Formula • في المثال التالي سوف يتم استخدام الأسم Test الذي تم انشاؤه سابقا في حساب ناتج معادلة المجموع في الجدول التالي, و حسب الخطوات التالية: • ضع المؤشر في الخلية المراد أن تظهر فيها ناتج المعادلة. • اكتب المعادلة =Sum( في شريط المعادلات ثم من لائحة ادراج Insert اختر Name ثم Paste ليظهر مربع لصق اسم PasteName الذي منه يتم اختيار اسم المدى المراد استخدامه في المعادلة وهو في هذا المثال Test ثم اختر Ok, وبعدها أغلق قــــــــوس المعادلة, وانقر مفتاح Enter,وبعدها سيــــظهر الناتج 145(60+30+55)

19. فرز البيانات في قائمة (1)Sorting • يستخدم الفرز لتنظيم البيانات في قائمة هجائيا أو رقميا أو زمنيا. ويمكن أن يكون الفرز تصاعدياً أو تنازليا. • المثال التالي يوضح فرز القائمة التالية حسب قيمة Test Module

20. فرز البيانات في قائمة (2)Sorting • خطوات الفرز: • حدد خلية ضمن القائمة المراد اجراء الفرز لها. • اختر فرز Sort من قائمة بيانات Data, ثم اختر من خانة Sort By العمود Test Module, واختر Header Row لأن العمود يحتوي على راس صف وهو Test Module.

21. فرز البيانات في قائمة (3)Sorting • الشكل التالي يمثل ناتج عملية الفرز. لاحظ اختلاف ترتيب الأسطر حسب قيمة العمود Test Module

22. فرز الأشهر و أيام الأسبوعSorting Months and Weekdays • عند كتابة الأشهر و أيام الأسبوع ثم فرزها, فان عملية الفرز تكون هجائيا, و هذا مخالف لترتيبها الصحيح. للقيام بعملية ترتيب صحيحة نتبع الخطوات التالية: • حدد خلية في القائمة المراد فرزها • اختر فرز Sort من قائمة بيانات Dataثم اختر زر الخياراتOptions • ثم من قائمة مفتاح ترتيب الفرز الأول First sort key to orderاختر الشكل الذي تريد ترتيب البيانات وفقه, ثم انقر Ok, ثم انقر Ok.

23. فرز الأعمدة من اليسار لليمين (1)Sorting Columns from Left to Right • الخطوات التالية توضح كيفية فرز الأعمدة بدلا من الصفوف: • حدد خلية في القائمة المراد فرزها • اختر فرز Sort من قائمة بيانات Data, ثم اختر السطر المراد فرز بياناتة,ثم اختر زر الخياراتOptions • ثم من قائمة مفتاح ترتيب الفرز الأول First sort key to orderاختر الشكل الذي تريد ترتيب البيانات وفقه. • اختر من تبويب Orientation الخيار Sort Left to Right. , ثم انقر Ok, ثم انقر Ok.

24. فرز الأعمدة من اليسار لليمين (2): مثالSorting Columns from Left to Right 1 2

25. الغاء تأمين الخلاياSecurity • تأمين الخلايا لن يكون له تأثير ما لم يتم حماية الورقة العمل. • خطوات الغاء التأمين: • حدد الخلايا المراد السماح للمستخدمين بتعديلها بعد الحماية • اختر خلايا Cells من قائمة تنسيق Format واختر التبويب حماية Protection Tab ثم أزل الاختيار عن مؤمن Locked.

26. حماية عناصر ورق العملProtecting a Worksheet Elements • الخـطــــــوات: • قمبالغاء تأمينأية خلايا تريد أن يتمكن المستخدمون من تغيريها. • اختر حمايةProtectionمن قائمة أدواتToolsثم اختر حماية ورقــةProtectSheet. • ومـــن حدد العنــــــــــــــــاصر التي تريد المستخـدمــــــــين أن يكون لهم القـــدرة على تغــــــــيـيــــــرها من Allow users of this worksheet to • اكتب كلمة المرورفي خانةPassword to unprotect sheet لالغاء الحماية: Tools >> Protection >> Unprotect sheet >>Then write the password

27. حماية عناصر المصنفProtecting Excel Workbook • اختر حماية Protection من أدوات Toolsو من ثم اختر حماية مصنفProtect Workbook ثم اكتب كلمة المرور Password. لالغاء الحماية: Tools >> Protection >> Unprotect Worksheet >>Then write the password

28. تخصيص كلمة مرور لفتح وللتعديل على المصنف • اختر حفظ باسمSave asمن قائمة ملفFileومن مربع حوار حفظ باسمSave asاختر خيارات عامةGeneral Optionsمن قائمة أدواتTools ثم تكتب كلمة المرور في المكان المخصص. و لالـغـاء الحماية نتبع نقس الخطوات السابقة ولكن نحذف كلــــــــمة المـرور فـقـط بـدلا من كتابتها.

29. التعليقاتComments • تستخدم التعليقات Comments في كثير من الحالات منها: • لتوضيح الهدف من المعادلات والصيغ الرياضية وخاصة عندما تصبح كثيرة. • لشرح محتويات الخلية. • الخطوات: • حدد الخلية المراد اضافة التعليق لها. • اختر تعليق Comment من قائمة ادراج Insert. • في مربع الحوار الذي سيظهر اكتب نص التعليق. • عند الانتهاء من كتابة التعليق انقر خارج مربع التعليق. ملاحظة: ويمكن التعديل على التعليق من خلال اختيار تعديل التعليق Edit Comment من قائمة ادراج Insert

30. اضافة تعليق (مثال)Adding Comment عند التأشير على الخلية يظهر التعليق

31. القوالب (1)Templates • القوالب توفر على المستخدم اختيار التنسيق وكتابة البيانات الثابتة, فمثلا يمكن أن يكون قالب جاهز لاستخراج الفواتير بدلا من انشاء فاتورة كل مرة. • يجب أن لا يحتوي القالب على بيانات حقيقية, و الاكتفاء فقط بالبيانات الثابتة مثل اسم الشركة وادراج شعارها و تنسيق الأرقام والنصوص والرأس والتذييل. • بعد انشاء القوالب يمكن فتحها وتنسيقها

32. القوالب (2)Templates الشكل التالي يمثل خطوات حفظ القالب Template

33. اللصق الخاصPaste Special • يمكن اختيار اللصق الخاص Paste special من قائمة تحرير لتحديد عدة خيارات للصق الخلايا المنسوخة. خيارات اللصق الخاص Paste Special Options • All: Pastes all cell contents and formatting. • Formulas: Pastes only the formulas as entered in the formula bar. • Values: Pastes only the values as displayed in the cells. • Formats: Pastes only cell formatting. • Comments: Pastes only comments attached to the cell. • Validation: Pastes data validation rules for the copied cells to the paste area. • All except borders: Pastes all cell contents and formatting applied to the copied cell except borders. • Column widths: Pastes the width of one column or range of columns to another column or range of columns.

34. اللصق الخاصPaste Specialخيارات اللصق الخاص Paste Special Options • Formulas and number formats: Pastes only formulas and all number formatting options from the selected cells. • Values and number formats: Pastes only values and all number formatting options from the selected cells. • Operation: Specifies which mathematical operation, if any, you want to apply to the copied data. • Skip blanks: Avoids replacing values in your paste area when blank cells occur in the copy area. • Transpose: Changes columns of copied data to rows, and vice versa. • Paste Link: Links the pasted data to the active worksheet.

35. استدارة موضع شرائح التخطيط الدائريChanging Angle of Pie Chart Slices • بعد انشاء التخطيط الدائري, انقر بزر الفأرة الأيمن على التخطيط الدائري واختر تنسيق سلاسل البيانات Format Data Series, ثم اختر التبويب خيارات Options, واختر زاوية الاستــــدارة بعد ذلك.

36. سحب جميع الشرائح في التخطيط الدائري والدائرية المجوفةExplode all segments in a pie chart • بعد انشاء التخطيط الدائري, انقر على التخطيط الدائري مرة واحدة, ثم انقر على أحد المربعات الصغيرة المحيطة بالشرائح واسحب للخارج فتتحرك جميع الشراح عن بعضها للخارج. • و لتحريك شريحة واحدة فقط من الشرائح, انقر مرتين عليها ثم قم بعملية للاتجاه الذي تريد.

37. تغيير وحدة العرض الموجودة على محور القيم (ص) Changing the scale of the value axis • اذا كانت قيمة التخطيط تتكون من أعدادا كبيرة, فيمكن جعل محور القيم أقصر وأكثر قابلية للقراءة. • الخطوات: • انقر فوق محور القيم (ص). • اختر المــحــور المحـــــــــدد SelectedAxis من قائمة تنسيـــــــق Format, ثم اختر التبويب مقياس Scale.

38. تغيير وحدة العرض الموجودة على محور الفئة (س) Changing the Category Axis Scales • اذا كانت قيمة التخطيط تتكون من أعدادا كبيرة, فيمكن جعل محور الفئة أقصر وأكثر قابلية للقراءة. • الخطوات: • انقر فوق محور القيم (س). • اختر المــحــور المحـــــــــدد SelectedAxis من قائمة تنسيـــــــق Format, ثم اختر التبويب مقياس Scale.

39. تنسيق خط عناوين المحورFormat the Chart Axis Text • لتغيير حجم ونمط عناوين محور الفئة (س) أو محور القيمة (ص), نتبع الخطوات التالية: • انقر مزدوجا على المحور الذي تريد تغيير حجم ونمط عناوينه. • من قائمة تنسيق Format اختر المحور المحدد Selected Axis. • انقر فوق التبويب خط Font وحدد الخيارات التي تريد.

40. تنسيق أرقام المحاورFormatting the Chart Axis Numbers • لتغيير تنسيق أرقام التخطيط, نتبع الخطوات التالية: • انقر مزدوجا على المحور الذي تريد تغيير تنيبق أرقامة. • من قائمة تنسيق Format اختر المحور المحدد Selected Axis. • انقر فوق التبويب عدد Number وحدد الخيارات التي تريد, حسب ما تعلمت في تنسيق الأرقام على ورقة العمل.

41. حذف سلسلة بيانات من التخطيطDeleting Data Series from Chart • لحذف سلسلة بيانات Data Series من التخطيط, نتبع الخطوات التالية: • انقر فوق السلسلة المراد حذفها حتى تظهر مربعات صغيرة حولها ثم انقر زر الحذف Delete.

42. مربع التعبئة اضافة سلسلة بيانات الى التخطيطAdding Data Series from Chart • أضف عمود البيانات الى الجدول الذي تم رسم تخطيط لبياناتة. ثم نشط التخطيط, و قم بسحب مربع التعبئة الى عمود البيانات المراد اضافته للجدول.

43. تغيير نوع التخطيط لسلسلة بيانات معينةModifying the Chart Type for a Defined Data Series • انقر فوق سلسلة البيانات التي تريد تغيير نوعها • انقر بزر الفأرة الأيمن واختر نوع التخطيط Chart Type من القائمة الفرعية التي تظهر. • حدد النوع الذي تريد وانقر زر مــــوافق Ok

44. ادراج صورة في تخطيطInserting Image in a Chart • يمكن استبدال الوان السلاسل بصورة تفضلها, وذلك من خلال اتباع الخطوات التالية: • انقر نقرا مزدوجا فوق سلسة البيانات المراد استبدال لونها بصورة, فيظهر مربع حوار تنسيق متسلسلة البيانات Format Data Series • ثم انقر فوق نقش Pattern, ثم انقر فوق زر تأثيرات التعبئة Fill Effects • انقر فوق التبويب صورة Picture وحدد الصورة التي تريد من خلال النقر على زر تحديد صورة Select Picture انظر الى الشريحة التالية

45. ادراج صورة في تخطيطInserting Image in a Chart

46. التصفيةFiltering • تستخدم التصفية للبحث عن مجموعة فرعية من البيانات والتعامل معها. • الصفية تظهر فقط الصفوف التي تحقق شرطا تم وضعه, وتخفي مؤقتا الصفوف الأخرى. • طرق التصفية: • تصفية تلقائية AutoFilter • ذتصفية متقدمةAdvanced Filtering

47. التصفية التلقائيةAutoFiltering • تستخدم لاستخراج السجلات التي تنطبق عليها صفة واحدة, أو التي ينطبق عليها شرط أو أكثر. • مثال: عمل تصفية تلقائية للبيانات التالية:

48. التصفية التلقائيةAutoFiltering(مثال) • الخطوات: • حدد الخلايا المراد عمل التصفية بناءا عليها, في هذا المثال سيكون الاختيار لجميع الخلايا. • من قائمة بيانات Data اختر تصفية Filterو من القائمة الفرعية التي تظهر اختر تصفية تلقائية AtuoFilter. و النتيجة ظهور مربعات السرد Drop-Down List بجانب كل خلية في السطر الأول كما في الشكل التالي.

49. التصفية التلقائيةAutoFiltering(مثال) • وعند النقر على أحد مربعات السرد تظهر قائمة تحوي ما يلي: • ALL : اظهار كل السجلات. • Top 10.. : اظهار السجلات التي تحتوي على أعلى أو أقل عدد محدد من القيم. • Custom: تخصيص ويعني اضهار السجلات التي ينطبق عليها معايير محددة. • Sort Descending : ترتيب تنازلي. • Sort Ascending: ترتيب تصاعدي. • و بقية القائمة تحتوي على قيم حقول العامود دون تكرار.

50. التصفية التلقائيةAutoFiltering(مثال) • المطلوب القيام بتجربة التصفية التلقائية من خلال اجراء بعض التجارب: • اظهار سجلات العاملين في القسم الذي رمزه S(Department code = S)