Nekk -projektet

1. Ekonomichefsmöte SDN Nekk-projektet • Delprojekt beställning till betalning • Delprojekt ekonomihantering

2. Konceptmålbild Nytt Ekonomikoncept Skapar förutsättningar för ekonomiskstyrning och uppföljning av verksamheten Ekonomistyrning (Nekksus, Hypergene) Verksamhets-system Personalsystem Utdata, rapporter Analys Beslutsstöd Budget Prognos Processtöd Koncern- konsolidering Framtida behov Modeller, strukturer och systemadm Kvalitetssäkrad datalagring Mötesplatsen Verksamhet, ekonomi, inköp, personal Skapar förutsättningar för effektiv styrning och uppföljning av verksamhetens inköp Skapar förutsättningar föreffektiv ekonomiadministration Beställning till betalning (Winst 2.0, Visma Proceedo) Ekonomihantering(Unit4 Agresso) Huvudbok Faktura-motor Avtal Beställning Faktura-hantering Leverantör Anläggning Kund Modeller, strukturer och systemadm Modeller, strukturer och systemadm

3. Utgångspunkter Vid föregående styrgruppsmöte (2013-09-03) fastställdes att utgångspunkter även fortsättningsvis ligger till grund för projektets utformning och införande av Nytt Ekonomikoncept • Exempel på Utgångspunkter för projektet/konceptbyggandet • Konceptmålbilden utgår från följande målgrupper baserat på avsedda nyttoeffekter (ex. att uppmuntra önskvärda roller) och visionen om mötesplatsen: • Nekksus: Verksamhetsansvariga, verksamhetsekonomer, förvaltningscentrala och kommuncentrala ekonomer • Agresso: Förvaltningscentrala och kommuncentrala ekonomer och redovisare. • Winst 2.0: Inköpare, centrala ekonomer, verksamhetsansvariga • Licensmodeller anpassat efter NEKK:s målgrupper och användning • Winst 2.0 och Agresso innebär en lägre grad av anpassningsbarhet. Nekksus medger en hög grad av anpassning. • Budget- och prognosprocessen och data för budget och prognos hanteras och lagras i Nekksus. Ej tillgängligt i ekonomisystemet.

4. Delprojekt beställning till betalning

5. Status delprojekt Beställning till Betalning Mål för delprojektet • Nytt systemstöd för fakturahantering (Winst) infört i Stadens förvaltningar. • Kommungemensamma processer, modeller och regelverk för beställning och fakturahantering utformade och införda i Stadens förvaltningar. • Ny förvaltarorganisation för Beställning till betalning utformad och överlämnad till linjen. • Nyckeltal och mål för Stadens förvaltningar avseende beställning och fakturahantering framtagna. • Utvärderingsrapport av fas 1 framtagen och presenterad. • Utvecklingsplan för fas 2 framtagen. 2012 2013 2014 Tidplan aug okt nov dec jan feb mars april maj juni sept okt nov dec jan febr mars apr maj juni juli sept Över- lämning fas 1 Klart för test Pilot Milstolpar & beslutspunkter Projektledning, förändringsledning, riskhantering, kommunikation Projektledning Nyttovärdering, uppföljningsmodell Nyttovärdering Utformning och konfigurering Modell och process Integrationer Realisera integrationer Förvaltarorg. Plan och utformning av förvaltarorganisation Acceptanstest Test Central utbildning Central utbildning Utrullning Utrullning • I fokus • Driftsättning och konfigurering av Intraservice (9/9), Angered (18/9) och Fastighetskontoret (18/9). • Tittar på en lösning för att hantera okvitterade ordrar. • Nulägeskartläggning av förvaltarorganisation och första mötet med överlämningsgrupp genomfört. • Ta in erfarenheterna från utrullningsmöten och utbildning från piloterna för att förbättra för kommande grupper. • Pierre Adlercreutz - ny projektmedarbetare från Norra Hisingen. .

6. Från första dagarna i drift… • Första beställning konterades och attesterades måndagen den 9 augusti • Fakturan ankom den 11 september och stannar då leverantören har fakturerat en otillåten fraktavgift • Fakturor från Telia har hanterats som abonnemang och endast avvikelserna mot uppsatta beloppsgränser hanteras. • 83 fakturorunder de första 4 dagarna.

7. Temamöten • Grupp 2 & 3 Roller, användare, grupper och attestflöde 27 september 13-16 Kontering, bokföring och uppföljning 4 oktober 13-16

8. Delprojekt ekonomihantering

9. Status (information) Status delprojekt Ekonomihantering Mål för delprojektet • Projektplan klar • Utformning och konfigurering av ekonomiapplikation klar • Utveckling och driftsättning av integrationer och migrering säkerställt • Acceptanstest av ekonomiapplikation, integrationer och migrering genomförda. Underlag för leveransgodkännande överlämnat. • Ändamålsenligt lokalt systemutnyttjande av ekonomiapplikation och ev. andra systemberoenden säkerställt • Nytt ekonomisystem utrullat i kommunen inför bokslut 2014 • Överlämning till förvaltarorganisation samt avveckling av nuvarande ekonomiapplikationer klart Tidplan . • I fokus • Förståelsefas med gemensam projektplanering och definition av uppdragsbeskrivning. • Uppstart MPG och MIG (Utformning) • Storgruppsmöte den 17/9

10. Vad ska införas Mötesplatsen Verksamhet, ekonomi, inköp, personal Skapar förutsättningar föreffektiv ekonomiadministration Ekonomihantering(Unit4 Agresso) Huvudbok Faktura-motor Leverantör Anläggning Kund Modeller, strukturer och systemadm Ekonomihantering – en komponent i Konceptmålbilden ”Det nya ekonomisystemet skapar förutsättningar för en effektiv ekonomiadministration med huvudbok, leverantörs-, kund- och anläggningsreskontra samt fakturamotor – väl integrerat med stadens verksamhetssystem och Nekksus samt Winst.”

11. Nyttoeffekter – vad delprojektet ska leda till Delprojektet syftar till att ersätta befintliga ekonomisystem MINSKADE UNDERHÅLLS & UTVECKLINGSKOSTNADER MÖJLIGGÖRA UTVECKLING MOT ÖNSKVÄRDA ROLLER Effektiva verksamhets-processer • Genom att styra upp indata, standardisera flöden och tillföra ny funktionalitet. • Genom att en mer standardiserad och integrerad lösning ger färre kopplingar och en mer homogen systemmiljö. Genom att effektivare verksamhets-processer skapar förutsättning för omfördelning av tid och arbetsuppgifter. • Färre applikationer & gränssnitt (A) • Färre & enklare inloggningar (A) • Standardiserade informationsflöden (S) • Goda exempel /best practise kommer användarna till godo (A+S) • Mer robusta integrationer (S) • Färre speciallösningar (S) • Upphandlad standardiserad molntjänst ger lägre driftskostnad (S) • Upphandlad standardiserad ekonomiapplikation ger lägre – genom delade – utvecklingskostnader (S) • Färre användare i ekonomisystemet reducerar behov av support- & underhållstjänster (S) • Tillgång till utökad funktionalitet som dagens systemlösning ej erbjuder. (A+S) • Färre användare i ekonomi-systemet (S) • Förändrade roller och ansvarsfördelning baserat på ny förvaltningsmodell (S) • = Utifrån ett användarperspektiv • (S) = Utifrån ett Stadenperspektiv Johan

12. Utformning och utrullning – två perspektiv på införandet • Iterativ utformningsprocess • Delaktighet genom utformnings-möten med förvaltningar • Trattning från övergripande inriktningsprinciper till lösningsspecifikation • Lösningsspecifikation underlag förtest och utbildning • Strukturerad process för önskemål/förslag • Stormöten för gemensamma bilder och erfarenhetsutbyte • Samarbete med lokala projektansvariga • Uppstartsmöten för att säkerställa förberedelser och aktiviteter • Utbildning • Uppföljning efter driftstart för att säkerställa utveckling mot önskvärda nyttor Johan

13. Övergripandefärdplan 2013-2015 = Delprojekt Beställning till Betalning = Delprojekt Ekonomistyrning = Delprojekt Ekonomihantering = Gemensamma aktiviteter 2013 2014 2015 jan febr mars apr maj juni juli aug sept okt nov dec jan feb mars april maj juni jul aug sept okt nov dec jan feb mars apr maj jun Utveckling, test & driftsättning INTEGRATIONER OCH TEKNIK Förstudie integrationer Utveckling, test & driftsättning Utformning, konfigurering & driftsättning fas 2 Konfigurering Justeringar Test Ordermatchning, abonnemangsmatchning UTFORMNING Utformningsförberedelser Utformning & konfigurering Test Utf. &konfig AR Test Utformning & konfigurering PILOT Förberedelser & utbildn. Pilotdrift Förb. & utb. Utrullning FACKFÖRV. 1 SDN 1 UTRULLNING Förb. & utb. Utrullning SDN 2 FACKFÖRV. 2 Förb. & utb Utrullning Förb. & utb. Förb. & utb. Utrullning Utrullning FACKFÖRV. 3 Förb. & utb. Förb. & utb. Förb. & utb. Utrullning Utrullning Utrullning Förb. & utb Utrullning KRETS/VA Överlämning ÖVRIGT Förfrågan, förhandling Avveckling ekonomiapplikationer Johan

14. Översiktligtidplan

15. Utrullningsstrategi och rollen som LPL • Utrullningsstrategi • Gemensam utrullningsprocess för alla förvaltningar (se BtB) • Samtliga gemensamma moduler driftsätts samtidigt på resp-ektive förvaltning (moduler som ev. avropas på option ingår ej). • Absolut övergång – ingen parallellkörning i gammalt och nytt ekonomisystem. • Sekventiellt införande med pilot och två större utrullningsgrupper – investerande förvaltningar sist (riskeliminering) • Gemensam modell för hantering av masterdata till för- och eftersystem. • Kostnadseffektiva integrationer baserade på standardiserade tekniker. Integrationer som rör flera förvaltningar på plats vid första utrullningen. Samtliga integrationer för förvaltningen på plats vid driftstart. • Befintliga reskontror avvecklas successivt i takt med in- och utbetalningar. Migrering av kund- och leverantörsregister från Horisonten och löpande synkning avseende uppdateringar. Migrering per anläggningsid från flera anläggningsregister. • Rollen som LPL • Med stöd av projektet: • Driva och samordna lokala förberedelser och införandeaktiviteter vid utrullningen av nytt ekonomisystem i hemma förvaltningen. • Fungera som projektets motpart vid frågor som rör hemma förvaltningen och delta på stormöten och andra aktiviteter som projektet bjuder in till. • Ansvara över att informera kollegor om vad som är på gång och vad som behöver göras. • Tillsammans med lokal systemansvarig ansvara över att driva arbetet med ev. förvaltningsspecifika integrationer (fackförvalningar).

16. Välkomna på storgruppsmöte tisdag den 17 september Förmiddagen 09.00-12.00 Information, övergripande systemvisning och dialog om införandet. Målgrupp för förmiddagspasset är förvaltningens lokala projektledare och ekonomichef samt ett par representanter från Koncernredovisning Eftermiddagen 13.00-16.00 Mer djupgående systemvisning i de aktuella modulerna (huvudbok, kund, leverantör och anläggning). Målgrupp för eftermiddagspasset är lokal projektledare, deltagare i 10-gruppen redovisning SDN och ekonomforumfackförvaltningar samt Koncernredovisning. Till eftermiddagspasset finns även möjligheten att anmäla ytterligare en till två ekonomer per förvaltning; först till kvarn!

17. Hög tid att utse lokal projektledare Som lokal projektledare kommer du - med stöd av projektet -  att driva och samordnalokala förberedelser och införandeaktiviteter vid utrullningen av nytt ekonomisystem i din hemmaförvaltning. Du kommer att fungera som projektets motpart vid frågor som rör din förvaltning och därigenom delta på stormöten (närmast den 17 september) och andra aktiviteter som projektet bjuder in till.

18. Kontakt och mer information Nyhetsbrev nekk@stadshuset.goteborg.se https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29