แนวคิดพื้นฐานของการควบคุม ( Basic Control Concepts )

แนวคิดพื้นฐานของการควบคุม(BasicControl Concepts)

การควบคุม(Control) กระบวนการในการตรวจสอบกิจกรรมที่ปฏิบัติเพื่อให้แน่ใจว่า จะบรรลุผลสำเร็จตามแผน หากมีความเบี่ยงเบนไปจากแผนก็จะดำเนินการปรับปรุงแก้ไข (Robbins and Coulter,2546: 229) กระบวนการวัดผลงานและการปรับปรุงแก้ไข เพื่อให้แน่ใจว่างานจะเป็นไปตามแผน เป้าหมายและมาตรฐานที่ได้วางไว้ (วิทยา, 2546: 336) กระบวนการในการตรวจสอบ ติดตามวัดผลและประเมินผลการปฏิบัติงานเทียบกับมาตรฐานที่กำหนดไว้ ทั้งนี้มีจุดมุ่งหมาย เพื่อต้องการให้ผลการปฏิบัติงานเป็นไปตามเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ เป็นกระบวนการที่เป็นหน้าที่ทางการบริหารของการจัดการขั้นสุดท้าย

P วงจรควบคุมคุณภาพPDCA A D มีภารกิจหลัก 4 ขั้นตอน 1.การวางแผน(Plan – P)ตั้งเป้าหมายและมาตรฐานการทำงาน 2.การปฏิบัติตามแผน(DO – D)และวัดผลการปฏิบัติงาน 3.การตรวจสอบผลการปฏิบัติ(Check – C) เปรียบเทียบสิ่งที่คิดกับสิ่งที่ทำ 4.การแก้ไขปัญหา(Act – A) Control = Check + Act C

การวางแผน - เป้าประสงค์ - วัตถุประสงค์ - กลยุทธ์ - แผน • การจัดองค์การ • - โครงสร้าง • การจัดการทรัพยากรมนุษย์ การวางแผนการควบคุม(Control) การนำ - แรงจูงใจ - ภาวะผู้นำ - การสื่อสาร - ปัจจัยบุคคลและพฤติกรรมกลุ่ม การควบคุม - มาตรฐาน - เครื่องมือวัด - การเปรียบเทียบ - การปฏิบัติ

ลักษณะการควบคุม 1.การควบคุมโดยใช้กลไกของตลาด(Market Control) เป็นการควบคุมจากภายนอกองค์การ ดูจากกลไกของตลาดและลูกค้า 2.การควบคุมในเรื่องการบริหารงานขององค์การ (Bureaucratic Control) เป็นการควบคุมจากภายในองค์การ ควบคุมแบบระบบราชการ อาศัยกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ หน้าที่ความรับผิดชอบ ควบคุมการทำงาน 3.การควบคุมแบบครอบครัว(Clan Control) เป็นการควบคุมจากภายในองค์การโดยมีมาตรฐานที่ใช้กำหนดพฤติกรรมของพนักงานในองค์การ ซึ่งอาจมาจากค่านิยม บรรทัดฐาน ประเพณี ปฏิบัติของกลุ่ม เช่น การเคารพผู้อาวุโส การเชื่อฟังผู้บังคับบัญชา

กระบวนการควบคุม (Control Process) กระบวนการควบคุม ประกอบด้วย 3 ขั้นตอน คือ 1.การวัดผลการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นจริง(Measuring Actual Performance) 2.การเปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานกับมาตรฐานที่กำหนดไว้ (Comparing Actual Performance Against a Standard) 3.การแก้ไขหรือปรับปรุงสิ่งที่ผิดพลาดหรือเบี่ยงเบนไปจากมาตรฐาน(Taking Managerial Action to Correct Deviations or Inadequate standards)

การวัดผลการปฏิบัติงานการวัดผลการปฏิบัติงาน 1.ผู้บริหารสังเกตการณ์ด้วยตนเอง(Personal observation) ข้อดี ผู้บริหารจะได้เห็นความเป็นไปหรือปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจนถูกต้อง ข้อเสีย อาจจะเห็นในสิ่งที่สังเกตได้ต่างกัน เสียเวลาของผู้บริหาร ขาดความไว้วางใจจากพนักงาน 2.รายงานในรูปสถิติ (Statistical Report) โดยใช้คอมพิวเตอร์ในการเก็บและวิเคราะห์ข้อมูล รายงานในรูปตัวเลข กราฟเส้น กราฟแท่ง เพื่อแสดงพฤติกรรมการทำงานของพนักงาน ข้อเสีย คือ วัดผลที่เป็นตัวเลขหรือเชิงปริมาณ ไม่สามารถแสดงพฤติกรรมเชิงคุณภาพได้ 3.รายงานในรูปวาจา(Oral Report) จากการประชุม ปรึกษา หารือทั้งที่เป็นกลุ่มหรือรายงานเป็นรายบุคคล หรือรายงานทางโทรศัพท์ 4.รายงานเป็นลายลักษณ์อักษร(Written Reports)เป็นการรายงานที่มีการบันทึกไว้ โดยรายงานหลังจากมีการปฏิบัติไปแล้ว ข้อดี เป็นทางการอ้างอิงได้ สามารถนำมาใช้ได้อีก

แบบของการควบคุม(Types of Control) 1. Feed forward Controlเป็นการควบคุมที่มีวัตถุประสงค์เพื่อป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้นล่วงหน้าก่อนที่จะดำเนินงานจริง เน้นที่อนาคต 2. Concurrent Controlเป็นการควบคุมที่ควบคู่ไปกับการปฏิบัติงานหรือขณะดำเนินการ สามารถแก้ไขปัญหาได้ทันที 3. Feedback Controlเป็นการควบคุมหลังจากการปฏิบัติงานหรือการดำเนินงานเสร็จสิ้นลงแล้ว ได้ทราบเรื่องหรือทราบข้อมูลปัญหาเกิดขึ้นแล้ว เพื่อเป็นประโยชน์ในการปรับปรุงวางแผนในครั้งต่อไป และการได้ข้อมูลย้อนกลับ เป็นการกระตุ้นหรือจูงใจผู้ปฏิบัติงานได้เป็นอย่างดี

แนวคิดเชิงระบบ(Total Quality Control : TQC) Input Process Output ชิ้นผ้า กระบวนการตัดเย็บ เสื้อผ้า Input = Feed forwardก่อนทำ“Safety First” Process = Concurrentกำลังทำแก้ปัญหาได้ทันที Output = Feedbackหลังทำปรับปรุงวางแผนในครั้งต่อไป

ลักษณะของระบบการควบคุมที่มีประสิทธิผลลักษณะของระบบการควบคุมที่มีประสิทธิผล 1. Accuracy ให้ข้อมูลถูกต้อง เชื่อถือได้ นำไปแก้ไขปัญหาได้ 2. Timely ให้ข้อมูลทันเวลา เพื่อจะสามารถแก้ไขปัญหาได้ทันเวลา 3. Economy การดำเนินงานมีความประหยัด ได้ประโยชน์คุ้มค่า 4. Flexibility มีความยืดหยุ่นสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ 5. Understandability ผู้ปฏิบัติงาน สามารถทำความเข้าใจได้

ลักษณะของระบบการควบคุมที่มีประสิทธิผลลักษณะของระบบการควบคุมที่มีประสิทธิผล 6. Reasonable Criteria มีมาตรฐานสมเหตุผลและสามารถดำเนินการได้ 7. Strategic Placement ใช้กลยุทธ์ควบคุมการดำเนินงานได้ 8. Emphasis on Exceptions เน้นการควบคุมเฉพาะเรื่องที่สำคัญหรือส่วนที่เป็นสาระสำคัญ 9.Multiple Criteria มีหลายระดับมาตรฐานและครอบคลุมทุกกิจกรรม 10. Corrective Action แสดงให้เห็นความแตกต่างระหว่างการปฏิบัติจริงกับมาตรฐานชี้ให้เห็นปัญหาและให้ข้อเสนอแนะในการปรับปรุงแก้ไขปัญหาด้วย

ประเด็นสำคัญเกี่ยวกับการควบคุมในปัจจุบันประเด็นสำคัญเกี่ยวกับการควบคุมในปัจจุบัน 1.ความเป็นส่วนบุคคลในที่ทำงาน เช่น อ่าน E-mail ของพนักงาน ดักฟังโทรศัพท์ ตรวจสอบการทำงานโดยคอมพิวเตอร์และตรวจสอบพฤติกรรมโดยใช้กล้องวงจรปิด 2.พฤติกรรมลักขโมยของพนักงาน พบว่า 85% ของการลักขโมยเกิดจากพนักงาน สาเหตุที่พนักงานลักขโมย เพราะว่าโอกาสและสิ่งแวดล้อมอำนวย ไม่มีการควบคุมที่ดีพอ หรือเพราะบุคคลนั้นถูกกดดันจากปัญหาการเงินหรือหนี้สิน หรือคิดว่า ใครๆก็ทำกัน เพราะบริษัทรวยแล้วสิ่งของที่ขโมยก็เล็กน้อย ไม่ทำให้บริษัทล่มจม

ประเด็นสำคัญเกี่ยวกับการควบคุมในปัจจุบันประเด็นสำคัญเกี่ยวกับการควบคุมในปัจจุบัน 3.การใช้ความรุนแรงในที่ทำงาน สาเหตุที่มีการใช้ความรุนแรงอาจเกิดได้จาหลายสาเหตุ เช่น เกิดจากตัวพนักงานเอง ได้แก่ ความเครียดของพนักงาน การรับรู้ข้อมูลมากเกินไป มีปัญหามารบกวนขณะทำงาน ถูกเร่งรัดให้ต้องทำงานเสร็จในเวลาจำกัดเกินควร ไม่ได้รับความเอาใจใส่จากผู้บริหาร หรืออาจเกิดจากสาเหตุของสภาพที่ทำงานคับแคบมีเสียงรบกวนตลอดเวลา

ปัจจัยที่ทำให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่ำปัจจัยที่ทำให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่ำ 1. การทำงานของนักงานถูกกดดัน โดยปริมาณงานและเวลา 2. มีการเปลี่ยนแปลงรวดเร็วและไม่คาดคิดทำให้ต้องทำงานภายใต้ความไม่แน่นอนและขาดเสถียรภาพ 3. ผู้บริหารสื่อสารกับพนักงานด้วยท่าทีแข็งกร้าวและไม่เป็นมิตร 4. ผู้บริหารมีความเป็นผู้นำที่เข้มงวด ไม่เปิดโอกาสให้มีส่วนร่วม 5. พนักงานไม่ได้รับทราบผลการปฏิบัติงาน ได้ยินแต่เสียงข่มขู่จากผู้บริหาร 6. ผู้บริหารใช้วิธีการสองมาตรฐานกับพนักงานในเรื่องนโยบาย วิธีปฏิบัติงานและโอกาสต่างๆของพนักงาน 7. ปัญหาต่างๆในองค์การ เพิ่มพูนและหมักหมมมากมาย

ปัจจัยที่ทำให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่ำปัจจัยที่ทำให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่ำ 8.พนักงานมีความทุกข์ใจ แต่ผู้บริหารไม่สนใจจะรับรู้หรือช่วยเหลือ 9.พนักงานต้องทำงานซ้ำซาก จำเจ เบื่อหน่าย 10.เครื่องมือที่ใช้ทำงานโบราณ ชำรุด ไม่ปลอดภัย ตัวพนักงานขาดการฝึกอบรมให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล 11.สภาพแวดล้อมในการทำงานเป็นอันตรายแก่พนักงาน เช่น อุณหภูมิ อากาศ และภาระงานที่หนักเกินขีดความสามารถของพนักงาน 12.การปฏิบัติต่อกันระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน มีการใช้ ความรุนแรง จนเป็นประเพณีปฏิบัติในหน่วยงานหรือองค์การ

การพัฒนาประสิทธิภาพงานการพัฒนาประสิทธิภาพงาน กลุ่มสร้างคุณภาพ (Quality Control Circle : QCC) ความหมาย กลุ่มสร้างคุณภาพ (Quality Control Circle : QCC) เป็นกิจกรรมที่ต้องการให้พนักงานทุกคนมารวมกลุ่มกันด้วยความสมัครใจเพื่อเข้ามามีส่วนร่วมในการค้นหาสาเหตุของปัญหา การแก้ไขปัญหาและปรับปรุงงานทางด้านคุณภาพให้ดีขึ้นตามแนวความคิดของกลุ่มโดยไม่ขัดต่อนโยบายขององค์กร

การพัฒนาประสิทธิภาพงานการพัฒนาประสิทธิภาพงาน เพื่อที่กลุ่มสร้างคุณภาพจะสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ จึงจำเป็นที่กลุ่มจะต้อง มีวิธีการดำเนินงานดังนี้ 1.การสร้างทีมงาน สำหรับการทำงานเป็นทีมที่ต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกคนทุกฝ่ายนั้นจะต้องมีกฎเกณฑ์ในการปฏิบัติงานและทุกคนก็ต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ดังกล่าวนั้นด้วย นอกจากนั้นแล้ว ทุกคนยังจะต้องเคารพหน้าที่และข้อคิดเห็นของกันและกัน ต้องถือว่าทุกคนมีความสำคัญเท่าเทียมกันหมด มีน้ำใจต่อกันและรู้จักให้อภัยกัน ตั้งมั่น แบ่งงานและประสานงานกัน

การพัฒนาประสิทธิภาพงานการพัฒนาประสิทธิภาพงาน 2.การสร้างความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ย่อมเป็นผลดีต่อกลุ่ม บริษัท และประเทศชาติ ทุก ๆ คนต้องรู้จักคิด มีสมาธิกล้าคิดและลองปฏิบัติ มีความเชื่อมั่นต่อตนเอง อดทน รอผลสำเร็จ เล็งเห็นผลประโยชน์ และขจัดอุปสรรค

การพัฒนาประสิทธิภาพงานการพัฒนาประสิทธิภาพงาน 3.การระดมสมอง ผลงานของกลุ่มจะมีประสิทธิภาพเพียงใดนั้น ต้องอาศัยการระดมสมอง โดยที่ทุกคนต้องช่วยกันคิดปัญหามาทำเป็นกิจกรรม แล้วช่วยกันค้นหาสาเหตุ จำแนกสาเหตุ แก้ไข และป้องกัน และการทำกิจกรรมดังกล่าวก็ต้องมีขั้นตอนดำเนินงานดังนี้ กำหนดหัวข้อของปัญหาระดมความคิดที่มุ่งเน้นปริมาณความคิด ประเมินความคิด คัดเลือกความคิดที่ดีที่สุดไปปฏิบัติ ศึกษารายละเอียดถึงวิธีการนำความคิดดังกล่าวไปปฏิบัติ

การพัฒนาประสิทธิภาพงานการพัฒนาประสิทธิภาพงาน 4.การเสนอผลงาน ในการทำกิจกรรมแต่ละครั้งนั้น จำเป็นต้องมีการเสนอผลงานเพื่อให้ผู้บริหารระดับสูงได้รับรู้ และการเสนอผลงานก็ต้องมีขั้นตอนดังนี้ แนะนำตนเอง แนะนำกลุ่ม เสนอหัวข้อเรื่องและมูลเหตุจูงใจ แผนการดำเนินงานตามขั้นตอน “เดมิ่ง ไซเคิล” ขั้นตอนการดำเนินงาน ผลสรุป ปัญหาและการแก้ไข และหัวข้อการทำกิจกรรมครั้งต่อไป

การพัฒนาประสิทธิภาพงานการพัฒนาประสิทธิภาพงาน แนวคิดเพื่อการส่งเสริม คิวซี 1.แนวคิดเกี่ยวกับคุณภาพ เป้าหมายสูงสุดของคุณภาพต้องอยู่ที่ความพึงพอใจของลูกค้า ซึ่งต้องมีการสำรวจความต้องการของลูกค้าเสียก่อน แล้วจึงนำมากำหนดเป็นมาตรฐานคุณภาพ โดยที่ทุก ๆ คน ทุก ๆ ฝ่ายต้องระลึกไว้เสมอว่า ลูกค้าก็เป็นส่วนหนึ่งของระบบเช่นกัน และเมื่อการสำรวจความต้องการของลูกค้าเสร็จสิ้นลงแล้ว ขั้นตอนต่อไปจึงเป็นการวางแผนผลิตภัณฑ์ การพัฒนา การออกแบบ การทบทวน การทำแบบร่าง การทำต้นฉบับ การทดลองผลิต การผลิตจริง การตรวจสอบ และการขาย

การพัฒนาประสิทธิภาพงานการพัฒนาประสิทธิภาพงาน 2.วงจรการจัดการ (PDCA Cycly หรือ Deming Cycle)วงจรการจัดการหมายถึง ทุกกิจกรรมที่จำเป็นเพื่อบรรลุเป้าหมาย ทั้งระยะสั้นและระยะยาว อย่างมีประสิทธิภาพและอย่างประหยัด กิจกรรมใดก็ตามจำสำเร็จได้ต้องดำเนินไปตามขั้นตอนของวงจรการจัดการดังนี้ วางแผน (Plan) ลงมือปฏิบัติ (Do) ตรวจสอบ (Check) และปรับปรุงแก้ไข (Action) ดังรูป

การพัฒนาประสิทธิภาพงานการพัฒนาประสิทธิภาพงาน 3.การควบคุมด้วยข้อมูลจริง การควบคุมด้วยข้อมูลจริงหมายถึง การควบคุมเชิงสถิติหรือ เอสคิวซี วงจรการจัดการจะดำเนินไปได้ก็ต้องอาศัยข้อมูลทางสถิติ 4.เคารพซึ่งกันและกันการเคารพซึ่งกันและกัน ย่อมส่งผลผลักดันให้ทุกคนตระหนักถึงคุณภาพได้ โดยต้องอาศัยวิธีการดังนี้แนะนำให้ทุกคนทราบถึงความสำคัญของงาน ตบแต่งสถานที่ทำงานให้สะอาดเรียบร้อยและสวยงาม อนุญาตให้ทุกคนเสนอแนะและก่อตั้ง คิวซีซี

แนวคิดพื้นฐานของการควบคุม ( Basic Control Concepts )