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Subsistema INSTITUCIONAL. Institucional. Dispor de uma visão clara das finalidades pelas quais a empresa foi criada e é mantida.
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Subsistema INSTITUCIONAL • Institucional Dispor de uma visão clara das finalidades pelas quais a empresa foi criada e é mantida. Propiciar instrumentos que permitam converter os motivos, necessidades, crenças, valores dos empreendedores em definições que caracterizam claramente a razão de ser da empresa.
Subsistema Institucional Instrumentos institucionais auxiliam a administração a definir: osmotivos pelos quais a empresa existe (missão), o que ela se propõe a fazer (propósitos) e no que ela acredita (princípios).
Subsistema INSTITUCIONAL • MISSÃO: A definição da missão responde a pergunta: "Por que existimos?" Esclarece os motivos pelos quais os empreendedores e seus sucessores decidiram criar e manter o empreendimento; reflete a maneira pela qual a empresa vê seu papel e sua contribuição à Sociedade e como atende às expectativas de seus empreendedores e colaboradores.
Subsistema INSTITUCIONAL • PROPÓSITO: A definição dos propósitos empresariais responde à pergunta "Qual é meu negócio?" Propósitos caracterizam o que os empreendedores decidiram fazer e que acreditam que podem fazer melhor entre as várias alternativas para criar e manter um empreendimento. Esta escolha reflete a vocação, as crenças e os valores dos empreendedores.
Subsistema INSTITUCIONAL • PRINCÍPIOS: Definem a maneira de a empresa pensar e refletem seu posicionamento diante de um conjunto variado de aspectos do ambiente externo e interno. Princípios empresariais incluem definições que estabelecem, por exemplo, o relacionamento da empresa com seus colaboradores, clientes, fornecedores, comunidade, governo etc. Estabelecem também as diretrizes gerais que orientam práticas gerenciais, comerciais, a preservação do meio ambiente, etc.
SubsistemaInstitucional Missão Propósito Princípios FILOSOFIA EMPRESARIAL (cultura) É fundamentada em motivos, necessidades, crenças, valores, convicções e expectativas dos empreendedores. Objetivos dos empreendedores perdem sua característica individual para refletir conjunto de definições institucionais que fazem sentido para todos da empresa e para a sociedade.
Exemplos de missão JOHNSON & JOHNSON • “A empresa existe para aliviar a dor e a doença” • Hierarquia de responsabilidades: em primeiro lugar os clientes, em segundo os funcionários, em terceiro a sociedade como um todo, e em quarto lugar os acionistas. • Oportunidade e recompensa individual baseadas no mérito. • Descentralização = criatividade = produtividade”. IBM • “Dar total consideração ao funcionário individual. • Dedicar muito tempo para tornar os clientes felizes. • Ir até o fim para fazer as coisas certas”.
Exemplos de missão MERCK • “Melhoria da vida humana. • Honestidade e integridade. • Responsabilidade social e empresarial. • Inovação (produtos) • Excelência. • Lucro do trabalho que beneficia a humanidade”. SERPRO • “Prover soluções baseadas no uso da tecnologia da informação para a gestão das finanças públicas e ações estruturadas e integradoras da Administração Federal, com qualidade, inovação e a preços competitivos”.
Exemplos de missão FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS • “Avançar nas fronteiras do conhecimento da área das Ciências Sociais e afins, produzindo e transmitindo idéias, dados e informações, além de conservá-las e sistematizá-las, de modo a contribuir para o desenvolvimento sócio-econômico do país, para melhoria dos padrões éticos nacionais, para uma governança responsável e compartilhada e para a inserção do país no cenário internacional”. INCRA • “Criar oportunidades para que as populações rurais alcancem plena cidadania”. • Missão: é razão de ser da organização, definindo o seu negócio e sua essência. Professa o compromisso da organização. • Visão: ser referência internacional de soluções de inclusão social.
Instrumentos Institucionais Missão, propósitos e princípios empresariais, por natureza, não são suficientes para estabelecer todas as definições para conduzir o empreendimento aos resultados desejados. • A função é a de fornecer os instrumentos para estabelecer estas orientações mais específicas, possibilitando à administração o suporte necessário para: • definir o futuro, os rumos e os resultados esperados (planejamento), • colocar os planos em execução (direção), • avaliar os resultados e promover ações corretivas (controle), num processo permanente.
Subsistema Gerencial Instrumentos de planejamento, direção e controle abrangem todos os níveis da organização e permitem à administração monitorar resultados setoriais e globais, e em ciclos que variam de um dia a vários anos. Seu objetivo é dar um suporte adequado para a administração criar o futuro desejado para o empreendimento, estabelecendo objetivos, rumos, estratégias voltadas para produtos e mercados rentáveis; promovendo o desenvolvimento de talentos; assegurando a produtividade. Enfim, fornecer instrumentos para definir o que o empreendimento deve fazer e para avaliar se o que está sendo feito, está de acordo com os rumos traçados.
A função do subsistema Operacional é a de fornecer os instrumentos para a administração definir quais são as operações do empreendimento e como devem ser executadas, garantindo que elas sejam realizadas de forma integrada, com os métodos corretos e os recursos adequados. Subsistema Operacional O subsistema operacional envolve definições sobre processos, métodos, procedimentos, instalações físicas, nível de automação, facilidades e equipamentos para execução de cada operação. O objetivo do subsistema operacional é o de fornecer o suporte que a administração precisa para garantir que a operação global do empreendimento tenha um desempenho eficiente.
Enquanto o subsistema gerencial dá suporte à administração para definir "o que fazer", o subsistema operacional fornece os instrumentos para definir "como fazer". Subsistema OPERACIONAL Para garantir o desempenho global, as operações precisam ser definidas claramente: recrutamento e admissão dos RH, distribuição dos produtos, recebimento dos clientes, compras, recebimento de materiais, pagamentos a fornecedores, etc. Não é porém só para as operações industriais que o subsistema operacional deve ser especificado. O empreendimento como um todo deve ser eficiente e não só parte dele.
A função do subsistema de organização é dotar a administração de instrumentos para a subdivisão da tarefa empresarial em funções específicas e para a designação de pessoas qualificadas para assumir as responsabilidades. Subsistema ORGANIZAÇÃO Estes instrumentos incluem: a especificação das funções (papéis e responsabilidades) necessárias para realizar a tarefa empresarial, o agrupamento dessas funções em unidades organizacionais (departamentos, setores...), a fixação das relações de autoridade entre essas unidades e a designação das pessoas para a execução dessas funções.
O objetivo do Subsistema de Organização é o de assegurar que: • a distribuição da tarefa empresarial seja feita de forma eficaz (em direção aos resultados); e • eficiente (otimizando recursos, tempo, custos etc.) de maneira coordenada. Subsistema ORGANIZAÇÃO Eficaz: Que produz o efeito desejado; que dá bom resultado. Eficiente: Que realiza a ação otimizada; ação no menor tempo e/ou no menor número de passos possível.
O subsistema de organização define quem faz o quê. Baseia-se na filosofia empresarial e considera os requisitos e características das atividades institucionais, gerenciais e operacionais. Subsistema ORGANIZAÇÃO A Organização deve ser planejada para ser instrumento útil ao administrador; caso contrário, em vez de uma ferramenta, torna-se uma "camisa-de-força"; em vez de agilizar as operações, torna a empresa ”truncada", ineficaz e ineficiente. Ineficaz: Inútil; impróprio, inconveniente. Ineficiente:Inadequado; sem efeito.
Fornece os processos e os meios para a administração promover interação entre os empreendedores, colaboradores, clientes, fornecedores, entidades representativas da sociedade. Subsistema COMUNICAÇÃO No ambiente externo o processo de comunicação é fundamental para identificar as necessidades sociais, conhecer os clientes, tornar as utilidades conhecidas, atrair talentos, criar e manter relações válidas com clientes, fornecedores e entidades representativas da Sociedade. O ambiente interno é fundamental para a empresa conseguir a difusão, compreensão e aceitação da filosofia empresarial e dos planos, para assegurar a coordenação das operações em direção aos resultados, para promover a motivação, etc.
Não se resume à especificação dos meios a serem utilizados; o desafio a ser vencido é o de conseguir promover a comunicação. Subsistema COMUNICAÇÃO É preciso conceber primeiro um processo que assegure efetivamente a interação através da comunicação e só depois, escolher os meios e as técnicas de suporte desse processo.
O objetivo produzir informações necessárias para suporte à execução e ao gerenciamento de cada operação e da empresa como um todo. Subsistema INFORMAÇÃO Especifica informações, sistemas que as produzem e meios utilizados para processamento (manual, mecânico, eletrônico).
Qualquer que seja seu porte, uma empresa precisa de informações para executar as operações (vendas, produção, compras, finanças etc.); precisa também de informações para elaborar planos, avaliar resultados etc. Informações ... Empresas têm necessidade de estruturar sistemas para produzir informações na forma adequada, para fins operacionais e gerenciais, e estruturadas de acordo com as diferentes necessidades dos vários níveis hierárquicos.
Comumente os Sistemas de Informação são confundidos com computadores ou com a informática. Estes são meios ou recursos de processamento, que sozinhos não garantem informações para os propósitos empresariais. Subsistema INFORMAÇÃO Informação por si não produz resultados, não reduz custos, não aumenta a rentabilidade, não desenvolve talentos, etc. É um recurso que depende da ação do gestor para tornar-se instrumento para a geração de resultados empresariais.
Inclui o conjunto de instrumentos que auxiliam a administração no esforço para mobilizar pessoas e buscar adequação do comportamento individual e coletivo aos requisitos da tarefa empresarial. Subsistema HUMANO-COMPORTAMENTAL São as pessoas que criam, desenvolvem e mantêm os empreendimentos, executam a tarefa empresarial e delas depende uma parte significativa do sucesso dos resultados. Esses instrumentos são dirigidos à motivação, à ativação e à integração das pessoas.
Os instrumentos de motivação são voltados à satisfação das necessidades, ou motivos, das pessoas que integram a organização. Subsistema HUMANO-COMPORTAMENTAL Os instrumentos de ativação são destinados aos esforços voltados à assunção de papéis pelas pessoas. (A delegação de autoridade, os processos participativos, os programas de educação ou capacitação que visam ao conhecimento e compreensão de papéis e responsabilidades) Os instrumentos de integração são voltados à obtenção do esforço coletivo, requisito fundamental para a realização dos resultados. Buscam promover o conhecimento e a adesão das pessoas à filosofia, objetivos e normas da empresa, e a integração de novos colaboradores, o trabalho conjunto e a cooperação entre pessoas e unidades organizacionais.
A especificação dos sistemas de gestão das funções é orientada pelas definições gerais do Sistema de Gestão da empresa. Subsistema GESTÃO DAS FUNÇÕES O planejamento de cada função é baseado nos conceitos, processos e métodos do planejamento empresarial. A estrutura organizacional de cada função deve refletir o modelo da organização da empresa como um todo.
