Subsistema de Ingresos SIIAF

1. Subsistema de IngresosSIIAF C. Manuel Bernal Jayme Diciembre 2011 Sesión 1

2. Presentaciónciyt.uaz.edu.mx

3. Reglas • Colocar celulares en modo silencioso o vibración. • 3:15 Se termina toma de asistencia. • Dirigido a capturistas con experiencia y velocidad mínima de 40 ppm. • Si alguno de los participantes ya es usuario del sistema le pedimos que apoye a sus compañeros. • Guardar silencio en las sesiones y levantar la mano para pedir la palabra. • Poner atención en todas las sesiones ya que no se cuenta con equipo necesario para hacer prácticas.

4. Objetivo general Capacitar capturistas para la operación eficiente y eficaz del subsistema de ingresos del SIIAF a fin de ofrecer un servicio de calidad a los alumnos aspirantes y terceros que realicen el pago de servicios que presta la Institución.

5. Sesiones

6. Sesión 1

7. Sesión 1 - Inducción • Presentación y reglas del curso • Contenido general del curso • Conociendo nuestra Institución • Proceso general de recepción de Ingresos • Actores del proceso de Ingresos y sus funciones • Rutina general de atención

8. Sesión 2 – Sistemas de Información • Sistemas de información • Hardware para el proceso de ingreso • Conectividad • Software para el proceso de ingreso • Diagnóstico y solución de problemas en el uso diario del sistema (SPARK) • Reporte de problemas a personal del CIDS (sistema de incidencias y formatos ISO)

9. Sesión 3 – Ingresos 1/3 • Insumos para la recepción de ingresos (catálogos) • Entrada al sistema • Cobro a aspirantes • Búsqueda de aspirantes por nombre • Cancelación de recibos aspirantes • Condonaciones

10. Sesión 4 – Ingresos 2/3 • Cobro a alumnos • Búsqueda de alumnos por nombre • Cancelación de recibos alumnos • Cobro a externos

11. Sesión 5 – Ingresos 3/3 • Corte de caja • Pre-pólizas • Reportes del sistema • Evaluación final

12. Sesión 1 – Objetivos

13. El participante: • Conocerá las reglas que la Coordinación ha definido para el curso y sus participantes. • Identificará los órganos de gobierno, administrativos y académicos de la Universidad Autónoma de Zacatecas y la importancia de su labor para la Institución. • Describirá el proceso general de recepción de ingresos y los subprocesos que lo integran.

14. El participante: • Identificará y conocerá las funciones de cada uno de los actores del proceso. • Conocerá la rutina general de atención a usuarios y comentará de la importancia de la misma.

15. Organigrama UAZ (Extracto)

16. Organigrama Unidad (extracto)

17. Coordinación de Tecnologías de Información

18. Sistema Institucional de Información Administrativa y Financiera

19. Proceso general de ingresos Los recursos se entregan Al jefe inmediato Al final de día/turno Entrada al sistema Cobro de servicios Corte de caja Entrega de recursos Salida del sistema

20. Actores del proceso de ingresos • Aspirantes • Alumnos • Clientes Externos • Cajero • Tesorero • Contador de unidad o responsable administrativo • Desarrollador del sistema

21. Aspirante • Persona que desea cursar alguno de los programas que ofrece la Institución y que se encuentra en proceso de selección. • Se identifican en el sistema por un número de seis dígitos llamado “clave de aspirante”. • Solo pueden pagar su derecho a examen cuando están en proceso de selección. • Una vez aceptados el sistema determina automáticamente que conceptos debe pagar.

22. Alumno • Persona que se encuentra cursado uno o mas programas dentro de la Institución. • Se identifican en el sistema por un número de ocho dígitos llamado “matricula”. • Pueden pagar un número muy variado de conceptos en función del programa que se encuentran cursando.

23. Clientes externos • Persona que paga por alguno de los servicios que presta la Institución y que no tiene una relación directa. • Se identifican en el sistema por un número de consecutivo que le asigna el cajero cuando solicita servicio por primera vez. • Ej. Paciente de las clínicas de atención odontológica.

24. Cajero • Encargado de recibir y registrar los pagos que se realizan en las cajas de la Institución. • Cada cajero tiene un “nombre de usuario” y “contraseña” que les permite el acceso al sistema. • Existen dos tipos: Cajero general y cajero de unidad.

25. Tesorero • Responsable Institucional del registro y control de los ingresos en las cajas generales y de la administración de las cuentas bancarias de la tesorería • Es el único autorizado para el alta del conceptos y el cambio de costo. • Autoriza el alta de cuentas en el sistema para cajeros nuevos.

26. Contador de unidad o responsable administrativo • Responsable en una unidad o centro de la administración de los ingresos que se reciben en su unidad. • Reciben el cajero a través del corte de caja los ingresos del día. • Tienen permisos de vigilancia en el sistema a través de reportes detallados de los ingresos recibidos en las cajas.

27. Desarrollador del sistema • Personal del sistemas que realizó el desarrollo del subsistema y que brinda apoyo a los usuarios en caso de errores en los programas. • Asignan las “cuentas” para la entrada al sistema. • Brindan soporte vía telefónica o a través de servicios de mensajería instantánea a los cajeros. • Capacitan a cajeros nuevos. • Corrigen errores en el sistema y desarrollan servicios nuevos

28. Rutina de atención

29. Rutina de atención • Saluda al alumno/aspirante/externo de manera cordial • Pregunta su número de identificación (matricula/número de aspirante/clave de cliente externo) • Pregunta por el concepto o conceptos que desea pagar • Le informa del monto total del pago • Recibe el dinero y repite el voz alta la cantidad que esta recibiendo • Imprime el recibo • Entrega al interesado el original y la copia/copias junto con el cambio y lo cuenta delante de él. • Agradece su pago y se despide cordialmente

30. Repaso • Revisión de objetivos primera sesión