Dans l’application les symboles suivants sont utilisés et signifient :

1. L’application Imoniteur vous permet de créer un budget de voyage, de commander des prestations (vol, voiture de location, hôtel, billets de train à l’étranger) auprès de l’agence de voyage EPFLCréation d’un budget de voyagede préparer la base de la future note de frais. • Le system Imoniteur est accessible à cette adresse : https://infowww.epfl.ch/imoniteur/menu.htm • Si vous n’avez pas accès merci de contacter le 35050.

2. Dans l’application les symboles suivants sont utilisés et signifient : • (*) : Champ obligatoire à remplir • : La petite terre ouvre l’aide pour trouver des informations en liaison avec la cellule avoisinante. • : ce bouton permet d’enregistrer les informations et continuer le budget de voyage.

3. Choisissez l’option « Gestion des voyages » Choisissez ensuite : « Gestion de voyages à l’étranger »

4. Pour la prochaine étape : Cliquez sur « Créer un nouveau budget de voyage » Vous pouvez aussi utiliser le menu déroulant

5. 1 2 3 4 Sur cette page il faut entrer les informations comptables : Votre numéro de fonds pour comptabiliser les dépenses Votre centre finance XXXX Une numérotation/codification propre à votre unité N’utilisez cette case que si vous appartenez aux Services Centraux. Les éléments marqués (*) sont obligatoires Une fois rempli cliquez sur « Suivant »

6. 1 2 3 4 Cet écran vous devez indiquer le nom du voyageur, les options sont : Vous êtes le voyageur, cette option est pour vous Vous préparez le budget pour un invité, l’option 2 doit être choisie. Attention, vous ne pourrez pas établir de note de frais avec l’application, vous devrez utiliser un transfert bancaire. C’est un de vos collègues qui voyage, tapez son nom dans la case et appuyez sur « Chercher », Son nom apparaît dans la liste, en cliquant dessus, vous avez l’écran suivant qui s’affiche.

7. Sur cet écran, vous retrouvez toutes les informations concernant le voyageur et vous avez aussi la possibilité d’indiquer si une partie du voyage est privé. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur suivant pour passer à l’étape suivante. Si vous choisissez « Partiellement privée » un nouvelle écran à compléter s’ouvre.

8. Les parties à remplir sont : Où sont indiquées les dates de la partie privée Qui sont les personnes accompagnantes. Une fois rempli, cliquez sur « Suivant » 1 2

9. Le motif du voyage est à indiquer sur cet écran, pour cela cliquez sur un des choix proposé. Il s’ouvrira alors un nouvel écran à compléter.

10. Toutes les cellules indiquées avec (*) sont obligatoires: • Le motif • Les dates de début et fin • La ville • Le nom de l’organisateur • Le nom de la conférence

11. Cet écran permet de choisir les prestations qui feront partie du voyage et pour lesquels vous sollicitez ou non l’aide de l’agence de voyage EPFL. Une fois la prestation choisie, un nouvel écran s’affiche.

12. 1 7 Les informations suivantes sont indispensables : S’agit-il d’un vol aller ? Dates de départ et de retour avec le détail du moment du vol Aéroport de départ et d’arrivée Peut-être complété si le voyageur a déjà un vol précis en choix ou pourra être complété après discussion avec l’agence Sera complété dès que la confirmation par l’agence aura été reçue. Commentaire par rapport au vol. Permet à l’agence de choisir un vol avant ou après les dates spécifiées 2 3 4 5 6 Une fois l’écran complété, choisissez « Suivant » ou « nouvelle commande » si vous souhaitez ajouter d’autres prestations ou passer à l’écran suivant.

13. Depuis l’écran précédent vous avez choisi l’option «Nouvelle commande » et vous vous retrouvez sur un écran identique à celui que déjà vu. Choisissez votre prestation et sur l’écran suivant remplissez les informations nécessaires.

14. 1 2 3 4 5 6 Pour une conférence les points suivants doivent être renseignés : es champs sont renseignés automatiquement Attention les dates indiquées sont les dates du voyage, elles doivent être modifiées si elles ne correspondent pas aux dates de la conférence. Ce champs est renseigné automatiquement par l’information indiquée au début du budget Vous devez indiquer ici si l’hôtel et des repas sont inclus dans le prix de l’inscription. Le mode de paiement doit être choisi dans le menu déroulant. La somme payée et sa monnaie Cliquez « suivant »pour l’étape suivante

15. Cet écran permet de compléter le budget de voyage avec des frais complémentaires aux prestations commandées auprès de l’agence de voyage EPFL. Plus vous indiquez de prestations, plus la note de frais sera aisée à remplir.

16. Il est possible d’ajouter autant de frais que désiré simplement en utilisant la touche « Autre frais », après chaque choix un écran à compléter s’ouvrira, sauf pour les écrans Budget repas, forfait petit-déjeuner, forfait petit-déplacement et forfait pour séjour en appartement, car pour ces derniers le calcul est automatique.

17. Exemple de calcul automatique Une fois toutes les dépenses additionnels ajoutées, il suffit de cliquer sur « Terminer » pour obtenir le document de la prochaine diapositive.

18. Il vous appartient de compléter les montants qui manquent et/ou d’ajouter de nouvelles dépenses, ou un commentaire. Il suffit de cliquer sur la ligne à modifier ou sur Nouvelle prestation, Autre Frais ou sur les liens en bleu des commentaires pour ouvrir l’écran concerné. Vous pouvez modifier/ compléter ce budget autant de fois qu’il est nécessaire.

19. Pour commander les prestations auprès de l’agence de voyage, il suffit de cliquer sur « envoyer une demande d’offre », un nouvel écran s’ouvre qu’il faudra compléter avant de l’envoyer.

20. 1 2 3 4 5 Ici sont indiquées les préférences de voyage du collaborateur : La classe de vol, économique ou businees La place dans l’avion, couloir ou fenêtre Le type de repas, attention tous se sont pas disponibles. Le type de chambre, simple ou double. La nationalité du voyageur permettra à l’agence d’attirer l’attention sur la nécessité d’un visa ou pas Commentaires utiles pour la commande du billet Possibilité que le voyageur reçoive une copie de la commande à l’agence de voyage. 6 7 Une fois les préférences choisies, cliquez sur « Envoyer le mail »

21. La date et l’heure de l’envoi de la demande d’offre à l’agence de voyage s’affiche à l’écran et peut être consultée pour en connaître les détails.

22. Ci-contre l’exemple du message envoyé à l’agence de voyage avec les prestations commandées. • Suite au courriel ou au téléphone, l’agence vous propose 3 vols selon les directives de l’EPFL et la disponibilité. • Le voyageur ou la secrétaire discute et finalise l’achat du billet avec l’agence. • La secrétaire introduit dans le budget de voyage toutes les informations, vol, prix, hôtel etc. qui font parties du voyage. • Le budget de voyage sera transformé en note de frais au retour du voyageur.

23. INFORMATIONS IMPORTANTES Le remboursement des frais se fait sur la base de tickets originaux. Les tickets doivent être collés sur une page A4. En cas de problèmes avec l’application, vous pouvez contacter Mme Perrin au 36086 ou Mme Lamnafaa au 36085. Sites à consulter : http://polylex.epfl.ch http://voyages.epfl.ch http://sf.epfl.ch