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Uso eficaz del tiempo

Uso eficaz del tiempo. ¿Qué es el tiempo ?. Materia prima de nuestra existencia. Rucurso mas valioso: es VIDA. Características. Intangible Irrecuperable No es renovable No se compra No se vende No se almacena No se fabrica Disponible Se usa Inmutable.

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Uso eficaz del tiempo

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Presentation Transcript

  1. Uso eficaz del tiempo

  2. ¿Qué es el tiempo ? Materia prima de nuestra existencia Rucurso mas valioso: es VIDA

  3. Características • Intangible • Irrecuperable • No es renovable • No se compra • No se vende • No se almacena • No se fabrica • Disponible • Se usa • Inmutable

  4. Beneficios del uso racional del tiempo • Mejor calidad de vida • Trabajar menos y hacer mas • Menos agobio y tensión • Mayor motivación y productividad • Concentración de esfuerzos en los asuntos mas difíciles • Resultados satisfactorios en el trabajo y vida privada • Desempeño mas eficiente • Disfrutar del tiempo libre

  5. El ejercicio para producir el cambio • Análisis de registros • Identificar los “robatiempos” • Comparar funciones especificas y tareas efectuadas • Registro • Listado de actividades día a día, semana por semana • Pautas: a) Frecuencia b) Persistencia

  6. El ejercicio para producir el cambio • Diagnostico • Decidir los cambios necesarios para un uso racional del tiempo • Planificación • Objetivos y metas

  7. Ausencia de planificación Errores De Planificación Metas ambiciosas Metas sin alcance Tiempos irreales

  8. Errores en la delegación Del delegante Del delegado No quiere No sabe Inseguridad Incapaz Inexperto

  9. Errores en la Comunicación Del Emisor Del receptor No escucha No es preciso No es consiso No escucha No le interesa Interrumpe

  10. Formas de hacer sociales • Visitas inesperadas • Darse una vuelta por la oficina • Pegarse escapadas • El teléfono • El celular

  11. Desorganización personal • Crisis permanente • Impaciencia crónica • Soñar despierto • Dificultad en la concentración • Demasiados trabajos en curso

  12. Desorganización en las reuniones • Falta de agenda • Interrupciones continuas • Temas fuera de agenda • Temas sin tiempo limite en la agenda

  13. Recomendaciones • Determine metas personales • Priorice las actividades en relación a sus metas • Planifique para año-mes-semana • Confecciones su plan diario de tareas • Delegue todo lo posible • Haga una cosa por vez • Clasifique diariamente sus prioridades • Empiece con la actividad mas importante • Evite las distracciones • Aprenda a decir NO • Establezca horarios silenciosos • Organice las llamadas telefónicas • Fije un sistema de citas • Atienda la correspondencia luego de temas importantes

  14. 6 Reglas para trabajar menos y hacer mas • 1 Haga un plan • Anote sus metas: de vida y laborales • Fije prioridades (clasifique) • A Objetivos mas importantes • B Objetivo de mediano valor • C Objetivo de poco valor, fácil y rápido • 2 Haga la lista diaria • Todos los días en el mismo horario • 3 Seleccione las prioridades diarias • Escriba la clasificación en la lista A – B – C • Reclasifique si es necesario

  15. 6 Reglas para trabajar menos y hacer mas • 4 Pregúntese: Cual es el mejor uso del tiempo ahora ? • Para ayudar a las metas • 5 Maneje cada papel una sola vez • Decida de inmediato • Tire • 6 Hágalo Ahora • Actividades A • Sepa decir NO

  16. Conducción de reuniones

  17. Recomendaciones • Tipos de reuniones • Para BRINDAR INFORMACION • Para DISCUTIR INFORMACION • Para FORMAR • Para TOMAR DECISIONES • Para PRODUCIR IDEAS • Entonces lo primero es: Definir para que convoco a la reunión

  18. Instancias • 1 PREPARACION • 2 CONDUCCION • 3 EVALUACION

  19. 1 PREPARACION • FIJAR OBJETIVOS • Preguntas • Que resultados deseo alcanzar ? • Es necesaria la reunión? • No hay otras alternativas? Cuales ? • SE DEBE ESCRIBIR • ESTABLECER LA ORGANIZACIÓN • Lugar • Fecha • Hora de inicio y hora de finalización

  20. 1 PREPARACION • DETERMINAR LOS ROLES • Líder • Moderador • Secretario • Participantes • DEFINIR TEMAS Y ACTIVIDADES • Temas • Proceso • Tiempo • Personas responsables

  21. 2 CONDUCCION • Herramienta: AGENDA • ROL DEL LIDER • Cumplidor • Convocante • Fija lineamientos • Distribuye comportamientos • Sintetiza • ROL DEL MODERADOR • Monitorea el proceso • Encauza • Asegura la participación • Neutral en los desacuerdos

  22. 2 CONDUCCION • ROL DEL SECRETARIO • Registra • Redacta • Comunica • ROL de los PARTICIPANTES • Respetar las pautas y los lineamientos fijados • Participar • Involucrarse • Aportar

  23. 3 EVALUACION • Encuesta de reacción • Del líder y de los participantes • Autoevaluación • Del líder y de los participantes • Monitoreo de la Gestión

  24. 3 EVALUACION • Que se examina en la evolución de reacción ? • Pertinencia de la convocatoria • Pertinencia de los asistentes • Estructura • Lugar • Horarios • Posibilidad de participación • Decisiones adoptadas

  25. 3 EVALUACION • Que se examina en monitoreo de gestión? • Cumplimiento de las decisiones adoptadas • Cumplimiento de los asistentes

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