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SENA: CONOCIMIENTO Y EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS

FORMACION DE AUDITORES INTETRNOS DE CALIDAD ISO 9001:2008 – NTC GP 1000:2009. SENA: CONOCIMIENTO Y EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS. 1.1 HORARIO 8:00 a 17:00. CONTENIDO. I. GENERALIDADES NTC GP1000-2009 II. ESTRUCTURA DE LA NORMA NTCGP1000:2009

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SENA: CONOCIMIENTO Y EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS

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  1. FORMACION DE AUDITORES INTETRNOS DE CALIDAD ISO 9001:2008 – NTC GP 1000:2009 • SENA: CONOCIMIENTO Y EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS

  2. 1.1 HORARIO 8:00 a 17:00

  3. CONTENIDO I. GENERALIDADES NTC GP1000-2009 II. ESTRUCTURA DE LA NORMA NTCGP1000:2009 III. INTRODUCCIÓN A LAS AUDITORÍAS IV. GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍAS V. ACTIVIDADES DE AUDITORÍA VI. COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES

  4. Objetivos Del Curso • Conocer la evolución de la Norma Técnica de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y en general de los Sistemas de Gestión de Calidad. • Entender los conceptos y principios de gestión de la calidad, incluidos en la Norma NTCGP 1000:2009. • Interpretar y analizar los requisitos de la Norma NTCGP 1000:2009 para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad. • Conocer la metodología de planeación, ejecución, verificación y control de Auditorias Internas. • Desarrollar habilidades para la preparación de documentos de auditoria y conocimiento de las técnicas de la auditoria interna. • Auditar algunos procesos del Sistema de Gestión de la organización conforme a los lineamientos de la Norma 19011.

  5. I. GENERALIDADES NTC GP1000:2009

  6. Introducción Beneficios Ley 872 / 2003 Control de procesos, con el fin de disminuir Q&R, Denuncias. Detectar y corregir desviaciones de los procesos. Análisis de resultados de estadísticas de los procesos. Facilitar el Control Político y ciudadano a la calidad de la gestión en Entidades. Oportunidad para ajustar los Procedimientos de las Entidades

  7. Origen De La Norma NTCGP 1000 LEY 872 30/12/2003 Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras Entidades Prestadoras de Servicios. DECRETO 4110 09/12/2004 Por la cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

  8. Origen y evolución de la NTCGP 1000 Decreto 4485 18/11/2009 Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública – NTCGP 1000. El presente Decreto rige a partir de su publicación y modifica en lo pertinente al Decreto 4110 de 2004.

  9. Familia Norma NTCGP 1000 ISO 19011 Guía para auditar SG FAMILIA GP1000 NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA – NTCGP 1000 Requisitos (fundamentos-vocabulario)

  10. NTCGP 1000:2009 • Introducción. 1.1 Generalidades Esta figura muestra que las partes interesadas juegan un papel significativo para definir los requisitos como elementos de entrada. NOTA AL PIE: 1 Como parte de los principios de calidad (véase numeral 1.2) esta norma hace énfasis en que la razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes. En este marco, y aunque no es un requisito de esta norma, es deseable que el Sistema de Gestión de la Calidad se entienda y emplee como una plataforma que le permite a las entidades trascender y satisfacer también las necesidades no solo de los clientes sino de todas las demás partes interesadas (véase 3.39).

  11. Controles (ej.: Indicadores) Actividades de proceso Recursos Entradas Salidas Entrada Salida Controles Proceso B Proceso A Proceso D Proceso C NTCGP 1000:2009 GENERALIDADES PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados Identificar y administrar la secuencia e interacciones.

  12. NTCGP 1000:2009 PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD Determina las expectativas, necesidades y requisitos para la satisfacción del Cliente. 1. ENFOQUE AL CLIENTE Personal alineado en la dirección y propósito de la empresa /entidad. 2. LIDERAZGO Excelencia de la gente con alto grado de ética en la utilización de sus Habilidades para el logro de los objetivos. 3. PARTICIPACIÓN DEL PERSONAL

  13. Realización del Producto NTCGP 1000:2009 PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD 4. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS 5. ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTIÓN El resultado deseado se Alcanza cuando las actividades y los recursos se gestionan como un proceso. Manejo de un sistema de Procesos interrelacionado para el logro de objetivos. MEJORA CONTINUA DEL SGC C L I E N T E S C L I E N T E S Responsabilidad de a Gerencia Gestión de Recursos Medición, Análisis y Mejoramiento Salida REQUISITOS PRODUCTO Y/O SERVICIO SATISFACCION Entrada

  14. AACTUAR P PLANEAR Definir las Metas Actuar Correctivamente Definir los métodos que permitirán alcanzar las metas propuestas Educar y Entrenar Verificar los resultados de la tarea ejecutada Ejecutar la tarea y recoger los datos H HACER V VERIFICAR NTCGP 1000:2009 PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD 6. MEJORA CONTINUA Es la concepción gerencial básica que dinamiza la relación entre el Hombre y los Procesos y entre los Procesos y los Resultados. Ciclo P-H-V-A

  15. NTCGP 1000:2009 PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD 7. ENFOQUE BASADO EN HECHOS Y DATOS PARA LA TOMA DE DECISIÓN. Análisis de datos e información. 8. RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR. Creación de valor y Capacidad de las organizaciones. 9. COORDINACIÓN, COOPERACIÓN Y ARTICULACIÓN. Trabajo en equipo, en y entre entidades. Actuaciones y decisiones claras. 10. TRANSPARENCIA.

  16. ESTRUCTURA DE LA NORMA NTC GP1000:2009

  17. ÍNDICE 0. INTRODUCCIÓN. 1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN. 2. REFERENCIAS NORMATIVAS. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES. 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN. 6. GESTIÓN DE RECURSOS. 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO. 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA. Anexos A, B, C Y D.

  18. Ambiental E Calidad Q HS Salud y Seguridad NTCGP 1000:2009 COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTIÓN Para integrar los sistemas de control interno y de desarrollo administrativo algunos elementos de convergencia, se han identificado en el Anexo C de la NTCGP 1000:2009. Ejemplos: • Planes de Desarrollo Administrativo. • MECI 1000: 2005.

  19. NTCGP 1000:2009 OBJETO HERRAMIENTA DE GESTION CALIDAD Y SATISFACCION SOCIAL Constituirse en una herramienta de gestión que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional. Satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo.

  20. NTCGP 1000:2009 APLICACION Los requisitos son genéricos y se pretende que sean aplicables a todas las entidades dentro del alcance de la ley 872 de 2003, sin importar tipo, tamaño o producto. Pequeña Oficial Producto Grande Servicio Privada

  21. NTCGP 1000:2009 TERMINOS Y DEFINICIONES Entes de la rama ejecutiva del poder público y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003. Entidades Cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la función de la entidad. Adquisición de bienes y servicios Persona o grupo de personas que dirigen y controlan del máximo nivel jerárquico de una entidad. Alta Dirección Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. Cliente Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Calidad

  22. NTCGP 1000:2009 TERMINOS Y DEFINICIONES Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades Competencia Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficacia Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Eficiencia Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Efectividad Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destina final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Gestión Documental

  23. NTCGP 1000:2009 TERMINOS Y DEFINICIONES Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Proceso Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Registro Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Requisito Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. Trazabilidad

  24. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos Generales 4.2 Requisitos de la Documentación 4.2.1 Generalidades 4.2.2 Manual de la Calidad 4.2.3 Control de Documentos 4.2.4 Control de los Registros NTCGP 1000:2009

  25. Proceso B Proceso A Proceso C Proceso D Procedimientos y puntos de control NTCGP 1000:2009 REQUISITOS GENERALES Determinar procesos. Determinar su Secuencia Criterios y métodos para asegurar su eficacia y eficiencia. Disponibilidad de Recursos e información. Seguimiento, medición(cuando sea aplicable) y análisis. Acciones de Mejora. Puntos de control sobre riesgos.

  26. Política y Objetivos de calidad Política de Calidad ________________________ Objetivos de Calidad ____________ Manual de Calidad NTCGP 1000:2009 GENERALIDADES Manual de Calidad. Procedimientos documentados y registros Requeridos por la Norma. Los documentos, incluidos los registros, requeridos que permitan asegurarse de la eficaz planificación, ejecución y control de los procesos.

  27. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.6 Revisión por la Dirección 5.1 Compromiso de la Dirección 5.2 Enfoque al Cliente 5.3 Política de Calidad 5.4 Planificación 5.5 Responsabilidad Autoridad y Comunicación 5.4.1 Objetivos de la calidad 5.5.1 Responsabilidad y Autoridad 5.6.1 Generalidades 5.5.2 Representante de la Dirección 5.6.2 Información para la revisión 5.4.2 Planificación del SGC 5.5.3 Comunicación Interna 5.6.3 Resultados de la Revisión NTCGP 1000:2009

  28. Estructura NTCGP 1000:2009 – Capitulo 5 5.1 Compromiso de la Dirección La Alta Dirección debe asegurarse de: • Comunicar a los servidores públicos o particulares que ejerzan funciones públicas la importancia de satisfacer los requisitos. • Establecer la Política y Objetivos de la Calidad. • Llevar a cabo la Revisión por la Dirección. • Asegurar la disponibilidad de Recursos.

  29. Política de la Calidad Estructura NTCGP 1000:2009 – Capitulo 5 5.3 Política de la Calidad. La Alta Dirección debe establecer una Política de la Calidad: • Adecuada al objeto de la entidad. • Coherente con el Plan de desarrollo, planes sectoriales, sistema de control interno, planes estratégicos. • Compromiso cumplir con requisitos de clientes, mejora continua eficacia, eficiencia y efectividad. • Marco de referencia para establecer y revisar los Objetivos de la Calidad. • Es comunicada y entendida dentro de la entidad. • Es revisada para su continua adecuación.

  30. GESTIÓN DE LOS RECURSOS 6.1 Provisión de Recursos 6.2 Talento Humano 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de Trabajo 6.2.1. Generalidades 6.2.2 Competencia, Toma de Conciencia y Formación NTCGP 1000:2009

  31. Estructura NTCGP 1000:2009 – Capitulo 6 • 6.1 Provisión de Recursos • Implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia. • Aumentar las satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Talento Humano Infraestructura Ambiente de Trabajo

  32. Estructura NTCGP 1000:2009 – Capitulo 6 • Proporcionar formación o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria. • Evaluar las acciones tomadas – efecto sobre la eficacia, eficiencia y efectividad. • Asegurar que el personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades. • Registros apropiados de educación, formación, experiencia y habilidades 6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia Se debe determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la conformidad con los requisitos del producto.

  33. 7.5 Producción y Prestación del Servicio 7.6 Control de Equipos de Seguimiento y Medición 7.1 Planificación Realización del Producto y/o prestación del servicio 7.2 Procesos relacionados con el Cliente 7.3 Diseño y Desarrollo 7.4 Adquisición de Bienes y Servicios 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio 7.3.1 Planificación 7.4.1 Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios 7.5.1 Control de la Producción 7.3.2 Entradas 7.5.2 Validación de los Procesos 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio 7.4.2 Información de la Adquisición de Bienes y Servicios 7.3.3 Resultados 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.3.4 Revisión 7.2.3 Comunicación con el cliente 7.4.3 Verificación productos y/o servicios contratados 7.3.5 Verificación 7.5.4 Propiedad del Cliente 7.3.6 Validación 7.5.5 Preservación del Producto 7.3.7 Control Cambios NTCGP 1000:2009 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO

  34. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8.4 Análisis de Datos 8.5 Mejora 8.1 Generalidades 8.2 Seguimiento y Medición 8.3 Control del Producto y/o Servicio No Conforme 8.5.1 Mejora Continua 8.2.1 Satisfacción del Cliente 8.2.2 Auditoría Interna 8.5.2 Acción Correctiva 8.2.3 Seguimiento y Medición de los Procesos 8.5.3 Acción Preventiva 8.2.4 Seguimiento y Medición del Producto y/o servicio NTCGP 1000:2009

  35. NTCGP 1000:2009 GENERALIDADES Se deben planificar las actividades de Seguimiento, Medición, Análisis y Mejora Para: • Demostrar la conformidad del producto y/o servicio • Asegurar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad. • Mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de Calidad. Se deben determinar los métodos aplicables incluyendo técnicas estadísticas y el alcance de su utilización.

  36. III. INTRODUCCIÓN A LAS AUDITORÍAS

  37. 3. Introducción a las Auditorias NTC ISO 19011 Directrices para la Auditoría de Sistemas de Gestión de la Calidad y Ambientales La norma ISO 19011, ha sido preparada conjuntamente por : • el Comité Técnico ISO /TC 176, Gestión y aseguramiento de la calidad , Subcomité 3, tecnologías de apoyo y • el Comité Técnico ISO /TC 207, Gestión ambiental, y el Subcomité 2, auditoría ambiental e investigaciones ambientales relacionadas.

  38. 3. Introducción a las Auditorias NTC ISO 19011 Directrices para la Auditoría de Sistemas de Gestión de la Calidad y Ambientales • Objeto y campo de aplicación. • Referencias normativas. • Términos y definiciones. • Principios de auditoría. • Gestión de un programa de auditoría. • Actividades de la Auditoría. • Competencia y evaluación de los auditores.

  39. 3. Introducción a las Auditorias AUDITORÍA Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance al que se cumplen los criterios de auditoría

  40. 3. Introducción a las Auditorias PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA REFERENTES A LOS AUDITORES: • Conducta ética : confianza, integridad,confidencialidad y discreción. • Presentación ecuánime: obligación de reportar con veracidad y exactitud. • Debido Cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar. REFERENTES A LA AUDITORÍA: • Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría. • Enfoque basado en la Evidencia : método racional para conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles.

  41. 3. Introducción a las Auditorias Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Nota: Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria. Criterios de Auditoria Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los Criterio s de auditoría y que son verificables. Evidencia de la Auditoria Hallazgos de la Auditoria Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

  42. CLIENTE AUDITADO AUDITOR 3. Introducción a las Auditorias Auditor: Persona con la competencia para llevar A cabo una auditoría. Organización o persona que solicita una auditoría ej. Gerencia general/responsable de un área/director de calidad. Organización que es auditada. Cliente de La auditoría: Auditado:

  43. Auditor Auditado Primera Parte Organización Organización (auditoría Interna) Segunda Parte Otra Organización Organización (Auditoria Externa) Tercera Parte Organismo Organización (Auditoria Externa) Independiente 3. Introducción a las Auditorias CLASIFICACION DE LAS AUDITORIAS • Primera Parte - por una organización en sí misma para sus propios propósitos. • Segunda parte - por una organización interesada en otra organización, por ejemplo un cliente en un proveedor. • Tercera parte - por una organización independiente, típicamente para la certificación.

  44. 3. Introducción a las Auditorias OBJETIVO DE LA AUDITORIA INTERNA • Evaluar el grado de adecuación entre: “Los objetivos que se pretenden, Las disposiciones adoptadas, y Los resultados obtenidos” • Determinar la conformidad del sistema de gestión de calidad con las disposiciones planificadas. • Proveer oportunidades de mejoramiento. • Evaluar la aptitud para alcanzar la calidad esperada, verificar la aplicación de las disposiciones contractuales. • Reconocer la capacidad para satisfacer los requisitos especificados . • Certificar, acreditar una organización “auditoría de certificación o acreditación”.

  45. Taller No. 1 - TERMINOS Y DEFINICIONES DE LA 19011 -

  46. GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍAS

  47. 4. Gestión de un Programa de Auditoria Programa de Auditoria Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito especifico. Nota: un programa de auditoría incluye las actividades para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorías.

  48. 4. Gestión de un Programa de Auditoria LOS OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍAS PUEDEN BASARSE EN : • Prioridades de la dirección. • Propósitos comerciales. • Requisitos del Sistema de gestión. • Requisitos legales, reglamentarios , contractuales. • Necesidad de evaluar proveedores. • Requisitos del cliente. • Necesidades de otras partes interesadas.

  49. 4. Gestión de un Programa de Auditoria “La responsabilidad de la gestión de un programa de auditoría debería asignarse a una o más personas con conocimientos generales de los principios de la auditoría, de la competencia de los auditores y de la aplicación de técnicas de auditoría. Estas personas deberían tener habilidades para la gestión , así como conocimientos técnicos y del negocio pertinentes para las actividades que van a auditarse”

  50. 4. Gestión de un Programa de Auditoria LOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA, DEBERIAN CONTENER LOS CRITERIOS PARA: • La Programación de las auditorías. • Selección de los equipos auditores y la asignación de funciones y responsabilidades. • Planeación. • Preparación. • Ejecución. • Informe de auditoría. • Seguimiento. • La conservación de los registros de auditoría. • La comunicación de los logros globales del programa la alta dirección.

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