Condivisione della “Mission"

Condivisione della “Mission" Valorizzazione e Responsabilizzazione delle funzioni di segreteria e amministrative Bologna, Scuola S. Domenico 12 marzo 2010

Argomenti dell’incontro1^ parte: Scopo della Scuola Paritaria • Valore dell’opera educativa • A quale bisogno risponde e quale contributo porta alla società civile • Quali criteri ideali guidano le nostre scuole • Qual è il “soggetto” titolare della Mission Bologna, seminario Fonder

Valore dell’opera educativa • Il mondo occidentale è di fronte ad una grave emergenza educativa, riconosciuta ormai da tutti. • In generale vi è una difficoltà dei principali luoghi educativi ad esprimere una qualsivoglia e ragionevole “ipotesi esplicativa” della realtà. • Le nostre opere rendono effettiva la tanto auspicata “pluralità” nell’educazione. Bologna, seminario Fonder

A quale bisogno risponde • Le famiglie, la scuola e la società non svolgono più naturalmente e spontaneamente il loro tradizionale ruolo educativo rispetto alla domanda di senso. • I giovani hanno bisogno di essere istruiti e preparati alla vita lavorativa e sociale • Le imprese e le professioni richiedono cultura, competenze ed elasticità sempre maggiori • Concorrenza dei “paesi emergenti “ Bologna, seminario Fonder

Criteri ideali che guidano le nostre scuole • discussione Bologna, seminario Fonder

Qual è il soggetto titolare della Mission • Soggetto e “carisma” • Soggetto e veste giuridica • Soggetto e organi deliberativi • Soggetto e forme organizzative • Dall’amministrazione alla gestione Bologna, seminario Fonder

Argomenti dell’incontro2^ parte: l’organizzazione al servizio dello scopo • Rapporto organico delle funzioni • Area di attività del comparto di segreteria • Criteri nella gestione delle informazioni • Criteri nella gestione del lavoro • Valutazione da parte delle famiglie: rapporto tra carisma/offerta formativa e aspettativa delle famiglie Bologna, seminario Fonder

Funzioni ed organi delle aziende scolastiche • Blocchi funzionali (molto in sintesi) • Funzioni deliberative • Aree della Direzione Generale • Dirigenza Scolastica • Docenza • Segreteria e servizi amministrativi • Servizi ausiliari e manutenzioni Bologna, seminario Fonder

Rapporto organico tra le funzioni Bologna, seminario Fonder

Responsabilità a “cerchi concentrici” FE CdA Dirigenza Docenti Servizi segreteria, ammin. e ausiliari Bologna, seminario Fonder

Aree di attività di segreteria e amministrazione • Gestione della burocrazia dettata dalle norme del settore scolastico (cd. Segreteria “Istituzionale”) • Rapporti con Ministero e U.S. Regionale • Segreteria “di sportello” (certificati, orari, circolari) • Agenda dei dirigenti: appuntamenti, riunioni • Logistica e organizzazione attività extracurricolari • Servizio “tesoreria” (incasso rette, pagamento fornitori) • Stipendi e pratiche del personale dipendente • Contabilità generale • Acquisti e piccole manutenzioni Bologna, seminario Fonder

E-MAIL Eventi, fatti VISITATORI E GENITORI TELEFONATE ALUNNI PORTINERIA/CENTRALINO SEGRETERIA DOCENTI CORRISPONDENZA Bologna, seminario Fonder

Criteri per la gestione delle informazioni • Unicità e aggiornamento responsabile dei data base (mai duplicazioni!): software di segreteria /contabilità/ cartella comune/ cartelle personali • Competenza e tempestività: le info devono essere comunicate al responsabile di settore al più presto. • Fruibilità: devono essere facilmente e sempre disponibili alle persone autorizzate Bologna, seminario Fonder

Criteri per la gestione delle informazioni • Segretezza e privacy: i segreti di ufficio (dati comuni) e i dati sensibili devono essere conosciuti e trattati solo da chi ne ha necessità per esigenze di lavoro. • “Stile”: quando si parla o si scrive, per l’interlocutore si è il volto e la voce dell’ente. • “Canali” appropriati: le notizie devono essere fornite all’esterno - di norma – meglio se da chi ne ha la responsabilità diretta, in base all’organigramma (esempio: anche se so, non dico, se è materia del preside o del rettore o della mia collega … ) Bologna, seminario Fonder

Criteri per la gestione del lavoro di segreteria • Specializzazionema anchePolivalenza, per le seguenti finalità: • Promemoria di ciò che si è (una cosa sola) • Adeguatezza professionale della risposta • Prontezza nel rispondere ai bisogni degli interlocutori (docenti/alunni/genitori/enti ecc.) • Capacità di affronto dei picchi di lavoro che riguardano, sfalsati temporalmente, i diversi ambiti di attività (rette, iscrizioni, open day ecc.) • Condivisione delle competenze e quindi: • Trasferimento e promozione del Knowhow Bologna, seminario Fonder

Criteri per la gestione del lavoro • Dignità e Uso Proprio degli uffici: qualche esempio preso dall’esperienza diretta : Centralino, Front Office, Ufficio di Segreteria istituzionale, Archivio NON SONO sale professori, deposito caschi, borse e affini, circoli ricreativi e culturali, confessionali ecc.). Bologna, seminario Fonder

Il Direttore Amministrativo. Le funzioni La gestione di un Istituto Scolastico, specialmente se questo offre l’intero percorso scolastico, dalle materne ai licei, coinvolge una grande complessità di fattori economici e normativi. Elenchiamo i principali: • L’esigenza di autosufficienza economica dell’azienda scolastica Bologna, seminario Fonder

Il Direttore Amministrativo. Le funzioni • La gestione del personale dipendente, docente e non docente. • l’organizzazione del lavoro e le normative di sicurezza • la formazione del personale non docente Bologna, seminario Fonder

Il Direttore Amministrativo. Le funzioni • il rispetto delle normative inerenti gli edifici scolastici • la gestione della mensa, se diretta, o del rapporto con la ditta esterna di catering. • le manutenzioni degli immobili e delle attrezzature didattiche. • Manutenzione delle attrezzature informatiche Bologna, seminario Fonder

Il Direttore Amministrativo. Le funzioni • l’organizzazione di corsi e attività extra curricolari. • Il marketing e la qualità dei servizi accessori • la ricerca di fonti di finanziamento pubblico e privato, • la progettazione dell’uso razionale degli spazi e delle risorse Bologna, seminario Fonder

Il direttore amministrativo • Tutti questi aspetti richiedono di essere tenuti presenti contemporaneamente, e condotti in modo organico per il raggiungimento degli obiettivi, che sono appunto quelli fissati dal Gestore. Bologna, seminario Fonder

Il direttore amministrativo Con la crescita della complessità e della specializzazione dei diversi rami di competenza oggi coinvolti nella gestione, non è più pensabile che, come accadeva in passato, il compito dell’economato fosse affidato, spesso a turno, a persone prive di una solida base di competenze culturali e tecniche Bologna, seminario Fonder

Il direttore amministrativo Occorre passare dal concetto di “amministrazione” al concetto di “gestione” La funzione del direttore amministrativo deve essere uno strumento di tale cambiamento Bologna, seminario Fonder

Comunicazione con territorio e famiglie Bologna, seminario Fonder

Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: CRITERI • Partire dal reale: • Consapevolezza dell’ “identità” del Soggetto della gestione dell’opera educativa: non conviene “snaturarsi”. • Osservazione e quindi conoscenza delle caratteristiche e dei bisogni del territorio • Pertanto, conviene essere disponibili all’ascolto delle richieste delle famiglie Bologna, seminario Fonder

Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: CRITERI • “Vagliare tutto e trattenere il valore”: • Tali richieste devono essere giudicate in base ai criteri propri dell’ente educativo, cercando di individuarne e valorizzarne i contenuti di verità, quasi sempre presenti. • L’offerta dei servizi dovrà, se possibile, contemperare le esigenze o i desiderata delle famiglie con le caratteristiche fondamentali del carisma educativo proprie dell’ente. Bologna, seminario Fonder

Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: CRITERI • Assumere il rischio di impresa: • In base alle risorse umane disponibili e alle condizioni economiche, dare una “forma” alla propria offerta didattica e di servizi • Tale forma avrà delle ragioni, che dovranno essere formalmente esplicitate (ad es. nel PEI e nel POF) ma, più importante, dovranno essere conosciute e condivise dal personale direttivo, docente e non docente. Bologna, seminario Fonder

Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: CRITERI • Dare le ragioni delle scelte: • Costringe ad avere delle ragioni adeguate, e ad averle adeguatamente riflettute e condivise nelle sedi appropriate. • Consente interventi correttivi laddove le famiglie e/o il personale segnalino eventuali incoerenze o contraddizioni o problemi. Bologna, seminario Fonder

Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: CRITERI • La scuola è un rapporto fiduciario, tra attori che hanno la stessa finalità: l’educazione dei bambini e dei ragazzi attraverso l’istruzione • La comunicazione deve assumere la forma di un rapporto fiduciario: non erogazione di servizi ma rapporto che veicola anche i servizi Bologna, seminario Fonder

Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: CRITERI • Deve essere percettibile il fatto che noi mettiamo al centro dell’opera e quindi dell’attività che gestiamo “quel” ragazzo, non lo studente o il giovane, ma proprio “quel ragazzo”, secondo la totalità dei fattori che lo costituiscono. • Incontriamo “quel” ragazzo nell’occasione del suo bisogno di frequentare una scuola e di essere istruito. Bologna, seminario Fonder

Qualche esempio in cui sono messi alla prova il carisma e la sua percezione da parte della famiglia • “Finisco di lavorare alle 18, non so a chi lasciare mio figlio” • “in questa scuola la disciplina lascia a desiderare…” • “Questa scuola è troppo severa…” • “Troppi compiti!” • “Troppo pochi compiti!” • “Date voti troppo bassi…” • “I voti sono troppo alti…” • “I docenti sono troppo giovani” • “I docenti sono troppo anziani”… Bologna, seminario Fonder

Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: STRUMENTI • L’identità dell’opera educativa deve essere facilmente “incontrabile”: i primi colloqui informativi devono essere curati ed affidati al personale più adeguato (Rettore, Preside, segreteria di sportello …) • Non bisogna darla per scontata, anche quando l’Istituto è antico e affermato • Gli strumenti di comunicazione devono puntare alla semplicità di fruizione. Bologna, seminario Fonder

Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: STRUMENTI • Deve essere comunicato il concetto dell’unita’ e dell’organicità dell’opera educativa, da tutti i punti di vista (di finalità, didattico, amministrativo, organizzativo, di servizi). • Ad esempio: un punto solo di accesso alla scuola, sempre presidiato da una portineria/centralino • Un solo ufficio di segreteria, facilmente raggiungibile dai genitori e visitatori Bologna, seminario Fonder

Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: STRUMENTI • Le richieste di chiarimenti, le lamentele dei genitori e/o dei docenti devono trovare udienza da parte del referente appropriato (in base alla materia) quanto prima possibile e senza anticamere, attraverso la segreteria che terrà l’agenda degli appuntamenti. • Le comunicazioni non devono mai essere contraddittorie tra i diversi ruoli della scuola: nel dubbio è meglio riservarsi di rispondere dopo aver avuto il tempo di informarsi Bologna, seminario Fonder

Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: STRUMENTI • Le circolari devono essere chiare e semplici, evitando le informazioni non essenziali o burocratiche. • Devono tuttavia dar conto della organicità delle attività dell’Istituto, che non è dato dalla sommatoria di attività diverse (per settore scolastico) ma è un unico soggetto che si esprime in settori e quindi forme differenti. Bologna, seminario Fonder

Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: STRUMENTI • Grafica e coordinato • Perciò, le circolari dovrebbero avere un layout comune per tutti i livelli. • Può essere utile avere un marchio riconoscibile, ed improntare a questo tutto il coordinato di cancelleria (carte intestate, timbri, buste, cartellonistica, tabelle informative, bacheche, sito web Bologna, seminario Fonder

Strumenti di comunicazione Il sito web Bologna, seminario Fonder

Finalità • 1) Rendere visibili le caratteristiche dell’Istituto • 2) Informazione • 3) Strumento di lavoro per dirigenti, docenti e segreteria Bologna, seminario Fonder

Finalità • 1) Rendere visibili le caratteristiche dell’Istituto • Dall’esterno si deve poter avere un’idea coerente con la realtà effettiva dell’Istituto: non bacheca, non vetrina, ma “finestra”. • L’Istituto è in rapporto con gli studenti e le loro famiglie, che non sono né solo “utenti” né solo “clienti”. • Mezzo di espressione del “carisma” • Il confronto come antidoto dell’autoreferenzialità. Bologna, seminario Fonder

Finalità • 2) Informazione • Facilità di accesso alle notizie utili a studenti, famiglie e pubblico esterno • Snellimento del lavoro ripetitivo delle segreterie e della portineria • Capillarità di diffusione, rapidità e completezza delle informazioni pubblicate Bologna, seminario Fonder

Finalità • 3) Strumento di lavoro per dirigenti, docenti e segreteria • Per evitare duplicazioni del lavoro (esempi) • Unicità e qualità degli archivi, aggiornamento in tempo reale. • Ogni cosa fatta è immediatamente disponibile ai potenziali interessati, senza necessità di ulteriori lavorazioni da parte propria o di altri Bologna, seminario Fonder

“Dedalo” Soc. Cooperativa Sociale a r.l. Fonder Bologna, seminario Fonder

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