L’informatisation : un support pour la centralisation du transport des patients

1. Paris La Villette - Cité des Sciences et de l’Industrie Lundi 26etmardi 27 novembre 2012 L’informatisation : un support pour la centralisation du transport des patients Atelier n° 35 Halte aux dysfonctionnements quotidiens JF. WENDLING, Responsable des flux logistiques du département hôtelier – CH Valenciennes wendling-jf@ch-valenciennes.fr, 03 27 14 33 33. N.CHOLET, Responsable adjointe, transport interne des patients – CH Valenciennes cholet-n@ch-valenciennes.fr, 03 27 14 33 33

2. Une prestation de service Inscrite dans la relation Client/Fournisseur au sein d’une Démarche Qualité, Devant répondre à des exigences en termes de Qualité, Réactivité, Performance et Efficience PRESENTATION DU SERVICE • La mission de Équipe de Brancardage • Assurer dans les meilleures conditions de confort et de sécurité le transport interne de tous les patients dans l’enceinte de Établissement. • Nb de transports par jour en moyenne : 320

3. Plan • Améliorations « Avant / Après » • Explications : « Pendant » • Les clés de la réussite et conclusion • Annexes techniques

4. AVANT • Déplacements inutiles : perte de temps , fatigues inutiles, retards, stress • Formalisations de la demande variées : programmation non fiable • Coûts élevés, manque de moyens, déficit budgétaire pour le service

5. Organisation « avant » du lundi au vendredi , 32 agents, 10 plages horairesle week-end, 10 agents, 4 plages horaires • Répartition des agents dans l’ensemble de l’établissement : fausse centralisation • Mauvaise répartition des tâches : impossibilité d’entraide entre les secteurs en cas de besoin • Absence de régulateur en continuité : pas de suivi , pas de traçabilité des actions • Horaires nombreux : rupture de service à certaines heures • Moyens de communication à l’ancienne : téléphone, fax, papier, appel oral dans le couloir, tableau de programmation

6. Après : résultats à ce jour Accroissement du temps aux soins directs pour le personnel des unités • Meilleure satisfaction des patients et des services, baisse importante des retards • Suivi, traçabilité et réactivité face aux demandes • Baisse des déplacements inutiles, de la pénibilité, des interruptions des tâches Revalorisation de la fonction brancardier • Baisse des effectifs et des heures supplémentaires • Bilan financier très positif

7. Pendant : le plan d’action • Optimisation des flux de transport, mutualisation des moyens humains et matériels • Diminution des plages horaires, meilleure répartition des tâches entre les agents, développement de la régulation, suivi, traçabilité et réactivité face aux demandes • Gestion facilitée et adaptée pour les clients et les agents • Adaptation informatique (traçabilité au niveau du bio nettoyage). • Mécanisation des grandes distances

8. Conclusion Dans un projet d’établissement Dans une relation client fournisseur Les responsables du service et son équipe Conduisent des projets d’amélioration continue de la qualité, de la sécurité, de la satisfaction des agents, de l’efficience des services d’un secteur Traitent et diffusent l’information concernant le fonctionnement du secteur d’activités Pour le patient et pour les services bénéficiaires

9. Annexes • A. La conduite du projet • B. La nouvelle organisation et les nouveaux horaires • C. L’informatisation • D. La mécanisation

10. La conduite du projet : • Difficultés • Apprendre à se servir du logiciel • Rencontrer les cadres et le personnel dans les services • Faire face à l’incompréhension et au mécontentement de certains services réfractaires aux changements d’organisation • Rassurer les brancardiers • Faire face à la pression syndicale • Joindre les personnels techniques appropriés

11. Les clés de la réussite du projet • L’identification claire des enjeux et des besoins • Le groupe de travail pluridisciplinaire • L’accompagnement par comité de pilotage • La bonne planification des phases du projet • Les tests à petite échelle • La bonne traçabilité des difficultés des partenaires • La bonne évaluation avec les différents partenaires, la mesure précise de l’atteinte des objectifs

12. 1) Optimisation de la programmation du travail  diminution du stress par une meilleure gestion des demandes  amélioration de l’intérêt au travail (reconnaissance) 2) Optimisation de la collaboration avec les Unités de Soins et les Plateaux Techniques  Respect du travail de chacun et meilleure synergie Nos actions

13. 3) Améliorer la visibilité de la charge de travail en temps réel et en prévisionnel, 4) Mutualiser des moyens, 5) Améliorer les moyens de communication entre les clients et le service prestataire (en nombre et en fonctionnalité),

14. 6) Assurer une traçabilité exhaustive, 7) Réaliser des statistiques fiables sur l’activité, 8) Exploiter les non conformités (modes de transport non adaptés, patient non prêt ou sorti…), • 9) Améliorer les conditions de travail des brancardiers et l’ergonomie • 10) Réduire les déplacements

15. Les étapes • -Centralisation de l’équipe en janvier 2010 • -Recherche du logiciel adapté au besoin de l’établissement janvier 2009 • Collecte de toutes les informations nécessaires, dans chaque service, pour le paramétrage de octobre 2009 au 31 décembre 2009 • Formation des formateurs à l’utilisation du logiciel 3 jours début janvier 2010 • Installation, formation et accompagnement dans tous les services depuis janvier 2010 • Formation des brancardiers aux nouvelles technologies début janvier 2010 • Formation des agents à la régulation mars 2010 • Accompagnement journalier des services afin de répondre à leurs besoins depuis le début du projet • Acquisition de matériel visant à favoriser le transport des patients par un agent mars 2010

16. B. L’ancienne organisation du lundi au vendredi de 6h30/ 20h30sur 10 plages horaires 32 AGENTS Transfert inter service 8 postes Radio 10 postes 1 poste de Pseudo Régulateur 8h00/17h30 URGENCES 6 postes Scanner 4 postes BLOC 4 postes

17. le week-end de 6h30/ 20h30 sur 4 plages horaires Transfert inter service Radio N H 10 agents Scanner JBN URGENCES La nuit 4 agents

18. B. La nouvelle organisation

19. La centralisation • Amplitude Horaire 7h00 / 21h00 sur 5 plages 1 REGULATEUR 1 REGULATEUR 5 AGENTS ( 1h de pause) 6 AGENTS (1h de pause) 4 AGENTS ( 1h de pause) 1 AGENTS ( 1h de pause) 3 AGENTS ( 20min de pause)

20. Les nouveaux horaires de semaine 2 REGULATEURS (1 matin et 1 soir) Amplitude Horaire 7h00/ 21h00 5/7 sur 5 plages 19 BRANCARDIERS

21. Les nouveaux horaires de semaine 1 REGULATEUR : le samedi de 07:00 à 15:30 ; le dimanche de 13:30 à 21:00 (en dehors de ces horaires régulation automatique) Amplitude Horaire 7h00/ 21h00 2/7 sur 3 plages 7 brancardiers La nuit 2 agents 7/7

22. L’agent de transport L’agent de régulation • Réceptionne • Transporte • Organise • Manipule • Traite • Accompagne • Planifie • Planifie • Vérifie • Surveille • Relie • Entretien le matériel

23. C. L’informatisation : au carrefour de l’activité

24. C. L’informatisation : exemple des demandes de transport LE BON DE TRANSPORT INFORMATISE : un DOCUMENT UNIQUE

25. D. La mécanisation Le Bed-Mover Le bed-mover est un appareil qui permet de déplacer la plupart des lits hospitaliers sans efforts et sans contraintes pour le personnel qui assure le brancardage. Principe : l’appareil se connecte aux pieds du lit par l’intermédiaire d’une paire de pinces. La connexion lit-appareil ne nécessite aucun outil, elle se fait électriquement depuis l’appareil. Le déplacement de l’ensemble se fait à partir d’une télécommande ergonomique et facile d’utilisation. Avantages : Maniabilité, économie de personnel, absence de fatigue