Infoträff SLK 29 augusti 2013

1. Presentation av NEKK-projektet Infoträff SLK 29 augusti 2013 • Johan Nilsson, delprojektledare

2. Stadens intentioner & kommunstyrelsen budskap • En Stad Kommunikations-strategi Inköps- och Upphandlingspolicy Bolagsöversynen Gemensam byggprocess NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

3. Stadens systemflora – nuläge Flera olika tekniska plattformar Flera olika drifts-lösningar Ekonomistyrning Hypergene Mercur Real report Olika grad av nyttjande av gem. ekonomitjänster Excel Cognos planning MicrosoftBI VismaActit Qlickview XXX Flera olika lösningarför support Beställning till Betalning Ekonomihantering VismaProceedo AgressoEFH Gasell Horisonten Raindance Agresso Business World PaletteArena JeevesEFH BasWare VismaControl VismaBusiness VismaSPCS Flera licenser för samma produkt IFS E-faktura Logica XXX Jeeves IFS XXX NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

4. Bakgrund till projektet Med nytt ekonomikoncept menas en bärande idé om en helhetslösning - där system och teknik bara är en del bland flera för att åstadkomma önskvärd verksamhetsnytta. NEKK fokuserar förutom på system även på att vidareutveckla grundläggande strukturer och modeller, processer och arbetssätt som systemet ska stödja. Därutöver ska NEKK aktivt medverka till att människor, kompetenser, roller, organisation samt rådande kultur utvecklas i den riktning som gör det möjligt att få ut så mycket nytta av förändringen som möjligt. Detta synsätt påverkar genomförandet av projektet och införandet av nytt ekonomikoncept. NEKK kommer att införas i ett flertal etapper med olika parallella aktiviteter och leveranser. Överlämning till förvaltningsorganisation sker successivt under projektets gång. Göteborgs Stads förvaltningar har under flera år genomfört ett målinriktat arbete i syfte att samordna och effektivisera ekonomiprocesser och systemstöd, bl.a. genom samordning av fakturahantering och införandet av en gemensam huvudbok. Inom staden har därtill funnits en uttalad ambition att förbättra förutsättningarna för och kvaliteten i ekonomisk planering, uppföljning och analys. Mot denna bakgrund startades projektet Nytt Ekonomikoncept (NEKK) upp under hösten 2009. NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

5. Konceptmålbild Nytt Ekonomikoncept Skapar förutsättningar för ekonomiskstyrning och uppföljning av verksamheten Ekonomistyrning (Nekksus, Hypergene) Verksamhets-system Personalsystem Utdata, rapporter Analys Beslutsstöd Budget Prognos Processtöd Koncern- konsolidering Framtida behov Modeller, strukturer och systemadm Kvalitetssäkrad datalagring Mötesplatsen Verksamhet, ekonomi, inköp, personal Skapar förutsättningar för effektiv styrning och uppföljning av verksamhetens inköp Skapar förutsättningar föreffektiv ekonomiadministration Beställning till betalning (Winst 2.0, Visma Proceedo) Ekonomihantering(Unit4 Agresso) Huvudbok Faktura-motor Avtal Beställning Faktura-hantering Leverantör Anläggning Kund Modeller, strukturer och systemadm Modeller, strukturer och systemadm NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29 Per

6. NEKK:s Färdplan 2011 2012 2013 2014 2015 Avtal Överlämnat Förberedelser Pilot Utrullning Utveckling Ekonomi-styrning(Hypergene) Avtal Överlämnat Förberedelser Pilot Utrullning Beställning till Betalning (Winst 2.0) Överlämnat Avtal Förberedelser Pilot Utrullning Ekonomisystem (Unit4 Agresso) Överlämnat Koncern-konsolidering(Cognos) Förberedelser Utrullning NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

7. Nekksus - Hypergene Skapar förutsättningar för ekonomiskstyrning och uppföljning av verksamheten Ekonomistyrning (Nekksus, Hypergene) Utdata, rapporter Analys Beslutsstöd Budget Prognos Processtöd Modeller, strukturer och systemadm Mötesplatsen Verksamhet, ekonomi, inköp, personal • Delprojektet avslutat per 2013-06-30 • Utvärderingsrapport sammanställd – bra betyg för införandet! • Målbild för vidareutveckling av Nekksus beslutad av styrgruppen • Interimslösning för utvecklingsfrågor etablerad NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

8. Hur upplever du att NEKK-projektets införande av Nekksus har fungerat som helhet? NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

9. Beställning till betalning – Winst • Nytt arbetssättet har under våren utformats och Winst har satts upp för att möta stadens behov och krav. • 9 septemberkommer Intraservice som första förvaltning att förändra sitt arbetssätt och gå över till Winst för fakturahantering och beställning. • 18 septemberkommer SDN Angered och Fastighetskontoret att införa det nya arbetssättet. • Utrullningen pågår fram till juni 2014 och då har 31 av stadens förvaltningar infört det nya arbetssättet och Winst. Mötesplatsen Verksamhet, ekonomi, inköp, personal Skapar förutsättningar för effektiv styrning och uppföljning av verksamhetens inköp Beställning till betalning (Winst 2.0, Visma Proceedo) Avtal Beställning Faktura-hantering Modeller, strukturer och systemadm NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

10. Införandet av Winst 2.0 2012 2013 2014 2013 2014 nov aug okt nov dec jan feb mars april maj juni sept okt dec jan febr mars apr maj juni juli sept jan febr mars apr maj juni juli aug sept okt nov dec jan feb mars april maj juni jul aug sept okt nov dec Tidplan Över- lämning fas 1 Klart för test Pilot Milstolpar & beslutspunkter PILOTER Förb. & utb. Utr Projektledning, förändringsledning, riskhantering, kommunikation Projektledning GRUPP 1 Nyttovärdering, uppföljningsmodell Nyttovärdering GRUPP 2 Utformning och konfigurering Modell och process GRUPP 3 Integrationer Realisera integrationer GRUPP 4 Plan och utformning av förvaltarorganisation Förvaltarorg. GRUPP 5 Acceptanstest Test Central utbildning Central utbildning Utrullning Utrullning Förb. & utb. Utr Förb. & utb. Utr Förb. & utb. Utr Förb. & utb. Utr Förb. & utb. Utr NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

11. Ekonomihantering – Unit4Agresso Mötesplatsen Verksamhet, ekonomi, inköp, personal Skapar förutsättningar föreffektiv ekonomiadministration Ekonomihantering(Unit4 Agresso) Huvudbok Faktura-motor Leverantör Anläggning Kund Modeller, strukturer och systemadm NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29 • Unit4 Agressovaldes till nytt ekonomisystem i Göteborgs Stad! • Detaljplanering av införandet pågår tillsammans med systemleverantören • Förfrågan i nyhetsbrevet att utse lokala projektansvariga och lokalt systemansvariga • Stormöte med förvaltningarna den 17 september

12. Nyttoeffekter – vad delprojektet ska leda till Delprojektet syftar till att ersätta befintliga ekonomisystem MINSKADE UNDERHÅLLS & UTVECKLINGSKOSTNADER MÖJLIGGÖRA UTVECKLING MOT ÖNSKVÄRDA ROLLER Effektiva verksamhets-processer • Genom att styra upp indata, standardisera flöden och tillföra ny funktionalitet. • Genom att en mer standardiserad och integrerad lösning ger färre kopplingar och en mer homogen systemmiljö. Genom att effektivare verksamhets-processer skapar förutsättning för omfördelning av tid och arbetsuppgifter. • Färre applikationer & gränssnitt (A) • Färre & enklare inloggningar (A) • Standardiserade informationsflöden (S) • Goda exempel /best practise kommer användarna till godo (A+S) • Mer robusta integrationer (S) • Färre speciallösningar (S) • Upphandlad standardiserad molntjänst ger lägre driftskostnad (S) • Upphandlad standardiserad ekonomiapplikation ger lägre – genom delade – utvecklingskostnader (S) • Färre användare i ekonomisystemet reducerar behov av support- & underhållstjänster (S) • Tillgång till utökad funktionalitet som dagens systemlösning ej erbjuder. (A+S) • Färre användare i ekonomi-systemet (S) • Förändrade roller och ansvarsfördelning baserat på ny förvaltningsmodell (S) • = Utifrån ett användarperspektiv • (S) = Utifrån ett Stadenperspektiv NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

13. Övergripande färdplan 2013-2015 = Delprojekt Beställning till Betalning = Delprojekt Ekonomistyrning = Delprojekt Ekonomihantering = Gemensamma aktiviteter 2013 2014 2015 jan febr mars apr maj juni juli aug sept okt nov dec jan feb mars april maj juni jul aug sept okt nov dec jan feb mars apr maj jun Utveckling, test & driftsättning INTEGRATIONER OCH TEKNIK Förstudie integrationer Utveckling, test & driftsättning Utformning, konfigurering & driftsättning fas 2 Konfigurering Justeringar Test Ordermatchning, abonnemangsmatchning UTFORMNING Utformningsförberedelser Utformning & konfigurering Test Utf. &konfig AR Test Utformning & konfigurering PILOT Förberedelser & utbildn. Pilotdrift Förb. & utb. Utrullning FACKFÖRV. 1 SDN 1 UTRULLNING Förb. & utb. Utrullning SDN 2 FACKFÖRV. 2 Förb. & utb Utrullning Förb. & utb. Förb. & utb. Utrullning Utrullning FACKFÖRV. 3 Förb. & utb. Förb. & utb. Förb. & utb. Utrullning Utrullning Utrullning Förb. & utb Utrullning KRETS/VA Överlämning ÖVRIGT Förfrågan, förhandling Avveckling ekonomiapplikationer NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

14. Utformning och utrullning – två perspektiv på införandet • Iterativ utformningsprocess • Delaktighet genom utformnings-möten med förvaltningar • Trattning från övergripande inriktningsprinciper till lösningsspecifikation • Lösningsspecifikation underlag förtest och utbildning • Strukturerad process för önskemål/förslag • Stormöten för gemensamma bilder och erfarenhetsutbyte • Samarbete med lokala projektansvariga • Uppstartsmöten för att säkerställa förberedelser och aktiviteter • Utbildning • Uppföljning efter driftstart för att säkerställa utveckling mot önskvärda nyttor NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29 Johan

15. Tidplanochomfattningintegrationer (MIG) 2013 2014 2015 jan febr mars apr maj juni juli aug sept okt nov dec jan feb mars april maj juni jul aug sept okt nov dec jan feb mars apr maj jun Start 2 av Transaktions- integrationer Start 3 av Transaktions- integrationer Start av masterdataintegrationer Start 1 av Transaktions- integrationer Klargöra förutsättningar för Intraservice Förstudie (Intraservice) Utveckling, test & driftsättning av integrationer Dialog med förvaltningarna Personec Hypergene Winst 2.0 Mercur Färdtjänst - Skolbio, Instrumentförråd Kultur - Miljöreda Miljö - Tillsynsavgift SLK - Intrauppföljningdb, CRM, SEB Utb - Oscar, Mercur Intraservice - TotalIN, Visma Inkasso, CDG, Strålfors, BGC Alla - Personec, IDP, Winst 2.0 Treserva Procapita Idrott & förening- Bookmaker, Summarum Fastighetskontoret- Markis, Gatulån, Tomtkö, Projstruktur Lokalförvaltningen- Summarum, Landlord Park & Natur- Byggsamordnaren, WinHyra, IFS, Summarum, MOFS SBK- Bygglov Trafikkontoret- Fordonsflytt, MOP, NSK, Nystart, Utfärdaren, Kops NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

16. Välkomna på storgruppsmöte tisdag den 17 september Förmiddagen 09.00-12.00 Information, övergripande systemvisning och dialog om införandet. Målgrupp för förmiddagspasset är förvaltningens lokala projektledare och ekonomichef samt ett par representanter från Koncernredovisning Eftermiddagen 13.00-16.00 Mer djupgående systemvisning i de aktuella modulerna (huvudbok, kund, leverantör och anläggning). Målgrupp för eftermiddagspasset är lokal projektledare, deltagare i 10-gruppen redovisning SDN och ekonomforumfackförvaltningar samt Koncernredovisning. Till eftermiddagspasset finns även möjligheten att anmäla ytterligare en till två ekonomer per förvaltning; först till kvarn! Senast 11/9 Anmälan till dagen är obligatorisk och samordnas av respektive ekonomichef. Information om hur anmälan går till kommuniceras i kommande nyhetsbrev. NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

17. Hög tid att utse lokal projektledare Som lokal projektledare kommer du - med stöd av projektet -  att driva och samordnalokala förberedelser och införandeaktiviteter vid utrullningen av nytt ekonomisystem i din hemmaförvaltning. Du kommer att fungera som projektets motpart vid frågor som rör din förvaltning och därigenom delta på stormöten (närmast den 17 september) och andra aktiviteter som projektet bjuder in till. Senast 11/9 Anmälan av lokal projektledare för respektive förvaltning görs av din ekonomichef. Information om hur anmälan går till kommuniceras i kommande nyhetsbrev. NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29

18. Kontakt och mer information Nyhetsbrev nekk@stadshuset.goteborg.se https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-29